Италия: Издан технический регламент по вопросам создания, передачи, копирования, тиражирования, воспроизведения и установления времени создания/прохождения электронных документов

Данный пост Николя Савино (Nicola Savino – на фото) был опубликован на его блоге 13 января 2015 года.

Мы долго ждали этот документ, и, наконец, его получили :) 12 января 2015 года в «Официальном бюллетене» правительства Италии (Gazzetta Ufficiale, №8) был опубликован утвержденный распоряжением Президента совета министров (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, D.P.C.M.) от 13 ноября 2014 года новый технический регламент «по вопросам создания, передачи, копирования, тиражирования, воспроизведения и установления времени создания/прохождения электронных документов, а также создания и сохранения электронных документов государственными органами в соответствии с положениями ст.ст. 20, 22, 23-2, 23-3, 40 (п.1), 41 и 71 (п.1) «Кодекса электронного правительства», утвержденного законодательным декретом №82 от 2005 года» (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005), см. http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/01/12/15A00107/sg

Есть повод для ликования. Это еще один счастливый день для электронно-цифрового мира, и особенно для тех, кто имеет дело с управлением электронными документами и обеспечением их долговременной сохранности. Кроме того, веб-формы теперь признаются электронными документами не только при наличии электронной цифровой подписи (или квалифицированной подписи), обеспечивающей неизменность документа. Наконец сказано о том, что хранение в защищённой документной системе либо передача в архивную систему - не единственные способы обеспечения долговременной сохранности электронных документов. Думаю, очень важна в этом отношении статья 3 Распоряжения, которая ниже приведена полностью, и, напомню, есть ещё сертифицированная электронная почта (PEC) ...

Статья 3. Создание электронного документа

1. Электронные документы создаются следующими основными способами:

a) Подготовка/редактирование с использованием соответствующих программных средств;

b) Получение электронного документа по каналам связи или на электронном носителе информации, получение копии аналогового документа для создания его образа на электронном носителе; получение электронной копии аналогового документа;

c) Электронная регистрация информации, образующейся в ходе транзакций и электронных процессов или при представлении данных по каналам связи с использованием предоставленных пользователям модулей и форм;

d) Генерация или группировка в соответствии с заданной логической структурой, в том числе в автоматическом режиме, наборов данных или записей, на основе одной или нескольких баз данных, которые могут принадлежать нескольким взаимодействующим субъектам; и их сохранение в статической форме.

2. Электронный документ обладает свойством неизменности, если он сформирован таким образом, что его форма и содержание не могут быть изменены на стадии активного использования, и обеспечивается его статичность на этапе длительного хранения.

3. Электронные документы, однозначно и неизменно идентифицируемые, хранятся в электронной системе управления документами или в электронной архивной системе, управление которой может быть передано третьим лицам.

4. В случае, если электронный документ сформирован в соответствии с подпунктом a) пункта 1, характеристики неизменности и целостности определяются одним или несколькими нижеперечисленными операциями:

a) Подписание электронной цифровой подписью (firma digitale) или квалифицированной электронной подписью (firma elettronica qualificata);

b) Прикрепление отметки времени;

c) Передача третьим лицам по сертифицированной электронной почте с подтверждением доставки;

d) Хранение в системе управления документами, обеспечивающей выполнение адекватной политики безопасности;

e) Передача на хранение в электронную архивную систему, обеспечивающую долговременную сохранность (sistema di conservazione).

5. В случае, если электронный документ сформирован в соответствии с подпунктом b) пункта 1, характеристики неизменности и целостности определяются операцией хранения в электронной системе управления документами, гарантирующей неизменность документов, либо в электронной архивной системе.

6. В случае, если электронный документ сформирован в соответствии с подпунктами с) и d) пункта 1, характеристики неизменности и целостности определяются операцией протоколирования соответствующей операции/транзакции, применением мер по защите целостности баз данных и по формированию и хранению системных протоколов аудита или по созданию статической выборки данных и её передаче на хранение в электронную архивную систему.

7. Неизменность электронного документа ассоциируется с отметкой времени (riferimento temporale – определяется как «электронное доказательство, содержащее сведения о дате и времени, относящееся к одному или нескольким электронным документам» - Н.Х.) (если таковая имеется).

8. Электронными доказательствами являются неизменные электронные документы, представленные в одном из форматов, перечисленных в Приложении 2 к настоящему Распоряжению с целью обеспечения независимости от технологической платформы, интероперабельности информационных систем и жизнеспособность данных во времени в плане их доступности и читаемости. Прочие форматы могут использоваться в случаях, когда этого требует природа электронных документов в интересах их специфического использования в типичном для них контексте.

9. Неизменность электронного документа охватывает метаданные, которые были сформированы во время его создания. Минимальный набор метаданных, в соответствии с Приложением 5 к настоящему Распоряжению, включает:
a) Уникальный неизменный идентификатор;
б) Отметка времени, упомянутая в пункте 7;
в) Тема/название,
d) Лицо, создавшее документ;
е) Конечный адресат;
е) Отпечаток (хэш) электронного документа.

Состав дополнительных метаданных зависит от контекста и потребностей, связанных с управлением и обеспечением долговременной сохранности электронных документов.

Короче говоря, есть повод порадоваться, и много о чём можно поговорить. Вскоре я дополню это пост видеозаписью, где будет дан ряд интересных существенных комментариев, касающихся исторического перехода к обеспечению долговременной сохранности документов в электронном виде  :).

Николя Савино (Nicola Savino)

Мой комментарий: Италия ещё раз показала, что остается одним из европейских лидеров в области создания полноценной нормативно-правовой базы для использования электронных документов.

Не могу, к сожалению, гарантировать безошибочность перевода, но, думаю, он достаточно ясно показывает (несмотря на возможные неточности), в какую сторону движется итальянское законодательство.

Источник: Блог Николя Савино
http://www.nicolasavino.com/2015/01/13/regole-tecniche-in-materia-di-formazione-trasmissione-copia-duplicazione-riproduzione-e-validazione-temporale-dei-documenti-informatici/