понедельник, 30 ноября 2015 г.

Австралия: Короба с бумагами будут запрещены в государственных органах


Данная статья Филипа Томсона (Phillip Thomson – на фото) была опубликована 27 октября 2015 года на сайте австралийской  газеты «The Canberra Times».

Новая политика федеральной государственной службы нацелена на борьбу со сложенными в короба бюрократическими документами -  она требует, чтобы все органы исполнительной власти перешли на электронные методы работы.

Опубликованная 27 октября 2015 года Национальными Архивами Австралии «Политика непрерывного использования электронной информации 2020» (Digital Continuity 2020 Policy, http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-and-digital-continuity/digital-continuity-2020/index.aspx ) устанавливает требования для всех федеральных органов исполнительной власти и направлена на то, чтобы покончить с методами делопроизводства прошлого века.

Глава министерства финансов Джейн Холтон (Jane Halton) говорила о «маленьких людях,  топающих ногами». Фото: Jay Cronan

Глава одного из наиболее влиятельных ведомств – секретарь министерства финансов Джейн Халтон - предложила руководителям не пугаться сопротивления со стороны персонала. Она призвала государственных служащих на борьбу с «тиранией маленького человека», который, как правило, «носит на шляпе пропеллер» и говорит «нет, мне нравится действовать по-своему».

Мой комментарий: Как это всё знакомо! Большие начальники, само собой, исключительно носители всего доброго и светлого, а вот их подчиненные – ну просто сборище недотёп и ретроградов, на решительную борьбу с которыми нужно настроиться заранее... Некоторым министрам не приходит в голову, что они, вероятно, тоже принадлежат к «маленьким человечкам», над которыми столь ехидно иронизируют. Сопротивление сотрудников переменам – проблема реальная, но часто она вызывается вполне объективными (и устранимыми) факторами, а не какой-то патологической вредностью людей. Хороший же руководитель способен сделать сотрудников своими союзниками даже тогда, когда процесс перемен оказывается очень болезненным.

«Мы живем в период одной из величайших революций в истории земного шара - электронной революции», подчеркнула г-жа Холтон на церемонии официального представления политики.

По мнению Генерального директора Национальных Архивов Австралии Дэвида Фрикера (David Fricker), государственные служащие больше не смогут хоронить бумаги в коробах. Фото: Jamila Toderas

Г-жа Холтон раскритиковала бумажные формы, заполнения которых гражданами до сих пор требуют представители федеральной бюрократии. Она сказала, что её «достало» написать от руки «25 раз» в формах своё имя, адрес и возраст при получении государственных услуг. По её мнению, государственной службе необходимо при работе с информацией использовать подход «собрал однажды, использовал многократно».

Новая политика заставит государственные органы управлять своей информацией как активом, обеспечивая его создание и управление до тех пор, пока в нем будет нужда, учитывая при этом деловых и иные потребности и риски.

Государственные органы перейдут на полностью электронные рабочие процессы, что означает, в том числе, проведение согласования и утверждения в электронной форме, а также то, что информация будет создаваться и управляться в электронном формате.

Документные системы государственных органов будут способны взаимодействовать друг с другом, так что можно будет легко найти содержащуюся в них информацию и поделиться ею с другими государственными учреждениями.

До конца этого года руководители федеральных органов исполнительной власти должны определить, от каких бумажных документов в будущем можно будет избавиться.

Первым официальным отчетным сроком для государственных учреждений станет создание к июню 2016 года комитетов по полномасштабному управлению информацией. К концу следующего года государственным органам нужно будет разработать планы управления своей информацией.

Мой комментарий: Всё как у нас: если не знаешь, что делать, и не хочешь нести персональную ответственность – создай комитет (а лучше два)!

Переход к новой эпохе управления документами будет завершен к концу 2020 года.

Генеральный директор Национальных Архивов Австралии Дэвид Фрикер обратил внимание на необходимость обеспечить, чтобы хранимая сейчас государственными органами информация сохранилась, несмотря на устаревание технологий. Он также сказал, что государственные служащие могут «больше не смогут хоронить бумаги в коробах».

Согласно политике, внедрение сквозных электронных процессов работы даст государственным органам возможность реализовать более зрелые и эффективные процедуры и услуги, обеспечивающие непосредственное эффективное взаимодействие с гражданами.

В политике отмечается, что «рабочие процессы, в рамках которых создаётся, собирается и сохраняется в доступном виде электронная информация, способны обеспечить более высокую производительность труда и лучшее реагирование на поведение клиента и государственных органов».

«Хранимую в электронном виде информацию удобнее использовать, ею проще и дешевле обмениваться».

«Хранение информации в бумажной или иной аналоговой форме способно привести к потере эффективности, вследствие, например, неоправданного дублирования, увеличения расходов на хранение, а также ненадежности или недоступности информации, которую нельзя будет быстро найти и экономически эффективно коллективно использовать либо для которой трудно будет создать резервные копии в интересах обеспечения непрерывности деловой деятельности».

Органы исполнительной власти будут ежегодно отчитываться перед Национальными Архивами посредством проведения опроса.

При представлении политики государственным служащим также сообщили о тренингах, которые помогут им осуществить изменения.

Филип Томсон (Phillip Thomson)

Источник: сайт газеты «The Canberra Times»
http://www.canberratimes.com.au/it-pro/government-it/public-service-to-ban-paper-in-boxes-new-digital-policy-to-make-sweeping-reforms-across-aps-20151027-gkjpyf

Комментариев нет:

Отправить комментарий