Рекомендации фирмы TAB по решению 5 основных проблем, связанных со смешанным (бумажным и электронным) документооборотом

Североамериканская компания TAB, достаточно известный поставщик решений для управления документами, на днях опубликовала на своём сайте небольшое руководство «Решение 5 основных проблем, связанных со смешанным (бумажным и электронным) документооборотом» (Solving the Top 5 Hybrid Records Challenges) объёмом 4 страницы, которое можно скачать, при условии сообщения своих персональных данных, здесь: http://www.tab.ca/resources/solving-the-top-5-hybrid-records-challenges/?tab_k=TAB-WebCAEn-WP_Top_5_Hybrid_Challenges-CPB-201503-

Теме смешанного (гибридного) документооборота уделяется, с моей точки зрения, незаслуженно мало внимания, поэтому я бы рекомендовала коллегам не проходить мимо этого документа (тем более. Что он совсем небольшой, и его вполне посильно прочитать).  Ниже приведена «выжимка» из руководства – перечень основных проблем и способов их решения.

Когда в одной и той же среде управления документами присутствует информация в как бумажном, так и в электронном виде, возникают новые для многих организаций проблемы в сфере управления документами.

Решение этих «новых» проблем часто является вопросом применения проверенного временем передового опыта ко всему массиву документов и информации, - и это хорошая новость для всех специалистов по управлению документами. Мы выделили 5 основных проблем  управления документами в смешанной (гибридной) среде, а также те подходы и решения, которые можно использовать для их преодоления.

Проблема 1: Выделение документов. Как определить, что является документами в условиях смешанной (гибридной) среды? Многие организации делают ошибку, используя в качестве критерия вид/формат документа, однако заявлять, что, например, «все наши бухгалтерские документы - бумажные, а все кадровые – электронные» - попросту неверно.

Решение: Избегайте  подхода «или-или».

Проблема 2: Управление жизненным циклом документов. У компаний есть тенденция управлять жизненным циклом документов путем создания множества систем и политик, основанных на виде/формате. Еще чаще в компаниях имеется установленная политика для документов только одного вида, и это обычно бумага.

Решение: Используйте единый глобальный подход к управлению документами.

Проблема 3: Выделение официального экземпляра документа. Следует ожидать, что в гибридном среде в каждый момент времени может циркулировать множество экземпляров и копий документа в различных форматах. Для большинства организаций такая ситуация действительно может осложнить ответ на «вечный» вопрос управления документами: что считать «официальным экземпляром документа»?

Решение: Разработайте и введите четко сформулированную политику

Проблема 4: Как справиться с растущими объёмами документов? Реалии гибридной среде заключаются в том, что объемы бумажных документов продолжают расти даже тогда, когда организации переходят на использование электронных документов.

Решение: Регулярно избавляйтесь от материалов, не являющихся документами

Проблема 5: Как вовлечь и заинтересовать пользователей? Бессмысленно разрабатывать системы и политики управления документами в условиях гибридной среды, если никто в организации их не придерживается. Проблема здесь в том, что у большинства пользователей сохраняется менталитет «или/или», выработанный после многих лет работы в чисто бумажной среде либо связанный с общей нехваткой знаний об управлении документами.

Решение: Образование и обучение.

Источник: сайт компании TAB
http://www.tab.ca/resources/solving-the-top-5-hybrid-records-challenges/?tab_k=TAB-WebCAEn-WP_Top_5_Hybrid_Challenges-CPB-201503- 

На сайте Британского института стандартов начато публичное обсуждение проекта новой редакции стандарта ISO/IEC 27000 «Системы менеджмента информационной безопасности. Общий обзор и терминология»

С 23 марта 2015 года на сайте Британского института стандартов (BSI) выложен для публичного обсуждения проект очередной редакции ключевого международного стандарта системы менеджмента информационной безопасности ISO/IEC 27000 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общий обзор и терминология» (Information technology - Security techniques - Information security management systems - Overview and vocabulary), см. http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/54287  (см. также http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=66435 ).

Ранее публичное обсуждение «своей» версии этого документа начал французский орган по стандартизации AFNOR, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/iso-27000.html .

Новая редакция заменит действующий стандарт ISO/IEC 27000:2014 (см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=63411 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:27000:ed-3:v1:en ).

В России данный стандарт адаптирован на основе уже довольно древней редакции 2009 года как ГОСТ Р ИСО/МЭК 27000-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общий обзор и терминология», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=3&year=2015&search=27000&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=175549

Обсуждение на сайте продлится до19 мая 2015 года.

Источник: сайт Британского института стандартов / сайт ИСО
http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/54287
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=66435

Порядок и способ подачи заявлений в форме электронных документов по земельным участкам

Приказом Министерства экономического развития РФ от 14 января 2015 года №7 утвержден «Порядок и способы подачи заявлений об утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории, о проведении аукциона по продаже земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности, или аукциона на право заключения договора аренды земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности, о предварительном согласовании предоставления земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности, о предоставлении земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности, и заявления о перераспределении земель и (или) земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности, и земельных участков, находящихся в частной собственности, в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также требования к их формату», который вступил в силу с 1 марта 2015 года.

Мой комментарий: Сразу видно, что в используемой Минэкономразвития СЭД нет жёстких ограничений на длину названия документа :)

В приказе речь идет о следующих видах заявлений:

• Об утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории;


• О проведении аукциона по продаже земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности, или аукциона на право заключения договора аренды земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности;


• О предварительном согласовании предоставления земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности;


• О предоставлении земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности;


• О перераспределении земель и (или) земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности, и земельных участков, находящихся в частной собственности

Заявление в форме электронного документа представляется в орган, уполномоченный в соответствии с законодательством РФ на принятие предусмотренного заявлением решения по выбору заявителя (п.2):

• Путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте уполномоченного органа, в том числе посредством отправки через личный кабинет единого портала или местного портала;


• Путем направления электронного документа в уполномоченный орган на официальную электронную почту.

В заявлении указывается один из следующих способов предоставления результатов рассмотрения заявления уполномоченным органом (п.3):

• В виде бумажного документа, который заявитель получает непосредственно при личном обращении;


• В виде бумажного документа, который направляется уполномоченным органом заявителю посредством почтового отправления;


• В виде электронного документа, размещенного на официальном сайте, ссылка на который направляется уполномоченным органом заявителю посредством электронной почты;


• В виде электронного документа, который направляется уполномоченным органом заявителю посредством электронной почты.

При этом только в виде бумажного документа, который заявитель получает непосредственно при личном обращении, либо который направляется уполномоченным органом заявителю посредством почтового отправления, оформляются:

• Решение о предоставлении земельного участка;


• Решение о предварительном согласовании предоставления земельного участка;


• Подписание со стороны уполномоченного органа договора купли-продажи, договора аренды земельного участка, договора безвозмездного пользования земельным участком, соглашения о перераспределении.

Мой комментарий: Таким образом, даже в нормативном документе, регламентирующим порядок электронного взаимодействия, предусмотрено, что ряд документов может быть получен на бумажных носителях.

Заявление в форме электронного документа подписывается по выбору заявителя (если заявителем является физическое лицо) (п.5):

• Электронной подписью заявителя (представителя заявителя);


• Усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя (представителя заявителя).

Заявление от имени юридического лица заверяется по выбору заявителя электронной подписью либо усиленной квалифицированной электронной подписью (если заявителем является юридическое лицо) (п.6):

• Лица, действующего от имени юридического лица без доверенности;


• Представителя юридического лица, действующего на основании доверенности, выданной в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Мой комментарий: В данном случае не совсем понятно, что подразумевается под термином «электронная подпись заявителя»: простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись, или любой вид электронной подписи? Суды вполне могут поддержать последний вариант :)

При подаче заявлений к ним прилагаются документы, представление которых заявителем предусмотрено в соответствии с Земельным кодексом РФ (п.7). Заявитель вправе самостоятельно представить с заявлением документы, которые в соответствии с законодательством запрашиваются уполномоченным органом.

К заявлению прилагается копия документа, удостоверяющего личность заявителя (удостоверяющего личность представителя заявителя, если заявление представляется представителем заявителя) в виде электронного образа такого документа (п.8).

Представления копии документа не требуется в случае представления заявления посредством отправки через личный кабинет единого портала или местного портала, а также, если заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью.

Мой комментарий: С моей точки зрения, требование о  предоставлении копии удостоверяющего личность документа спорное, т.к. у уполномоченных организаций в таком случае может появиться проблема с исполнением требований законодательства о защите персональных данных. Контролирующие  органы, например, могут потребовать получения от граждан письменного согласия на обработку их биометрических персональных данных.

В случае представления заявления представителем заявителя, действующим на основании доверенности, к заявлению также прилагается доверенность в виде электронного образа такого документа.

Получение заявления и прилагаемых к нему документов подтверждается уполномоченным органом путем направления заявителю уведомления, содержащего входящий регистрационный номер заявления, дату получения уполномоченным органом указанного заявления и прилагаемых к нему документов, а также перечень наименований файлов, представленных в форме электронных документов, с указанием их объема (далее - уведомление о получении заявления) (п.9).

Уведомление о получении заявления направляется указанным заявителем в заявлении способом не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления заявления в уполномоченный орган (п.10).

Целый раздел документа содержит требования к форматам заявлений и прилагаемых к ним документов.

Заявления и прилагаемые к ним документы предоставляются в уполномоченный орган в форме электронных документов путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте, посредством отправки через единый портал или местный портал, направляются в виде файлов в формате XML, созданных с использованием XML-схем и обеспечивающих считывание и контроль представленных данных (п.13).

Заявления представляются в уполномоченный орган в виде файлов в формате doc, docx, txt, xls, xlsx, rtf, если указанные заявления предоставляются в форме электронного документа посредством электронной почты (п.14).

Электронные документы (электронные образы документов), прилагаемые к заявлению, в том числе доверенности, направляются в виде файлов в форматах PDF, TIF (п.15).

Качество предоставляемых электронных документов (электронных образов документов) в форматах PDF, TIF должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать реквизиты документа (п.16).

Документы, которые предоставляются уполномоченным органом по результатам рассмотрения заявления в электронной форме, должны быть доступны для просмотра в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, в том числе без использования сети Интернет (п.17).

Средства электронной подписи, применяемые при подаче заявлений и прилагаемых к заявлению электронных документов, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством РФ (п.19).

Источник: Консультант Плюс

http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=175784 

Джеймс Лепен: Управление электронной почтой в государственных органах Великобритании – комментарии государственного служащего

Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 13 марта 2015 года.

Сойдя сегодня с поезда, я наткнулся на своего знакомого –государственного служащего. Уже лет двадцать он работает на достаточно высоком посту, а в последние три года принимал участие в довольно важной инициативе по разработке политики.

Он спросил меня, что я сейчас занимаюсь. Я ответил, что по-прежнему консультирую по вопросам управления документами, но параллельно начал учиться в аспирантуре и готовить диссертацию. На его вопрос, какую именно тему я выбрал, я рассказал, что изучаю, как государственные органы Великобритании управляют электронной почтой. Он начал смеяться. Не хихикать, заметьте, а именно смеяться, что называется, «от живота».

Я поинтересовался, что тут такого смешного. На это он мне сказал, что, по его мнению, надлежащее управление государственными документами закончилось с ликвидацией бумажных документных систем в конце 1990-х годов. В течение какого-то времени его министерство использовало мощную систему управления электронными документами, но «никто в ней не мог ничего отыскать, и вряд ли кто-либо всерьёз ей пользовался».

Год назад министерство от использования этой электронную систему управления документами. Были планы внедрить новую систему на основе SharePoint, но они были отложены, так что министерству пришлось обходиться учетными записями электронной почты и общими дисками.

По его словам, в последний раз он что-либо сохранял в какой-либо централизованной документной системе лет пять тому назад.

Вся его переписка идёт по электронной почте. В его учётной записи хранится 11 тысяч сообщений электронной почты. Раньше министерство регулярно проводило уничтожение сообщений электронной почты давностью более 2,5 лет, но эта практика сейчас приостановлена ввиду отказа от использования электронной документной системы.

Я поинтересовался, что он сможет, в случае ухода из министерства или перехода на другую должность, передать своему преемнику. Его ответ был: «почти ничего». По его словам, законченные результаты его работы доступны на веб-сайте министерства, но вот материалы, отражающие ход размышлений и показывающие, как именно он пришёл к этим выводам, будут в таком случае потеряны. Затем он поправил себя, отметив: «на самом деле потеряны они, конечно, не будут. Они будет лежать где-то на сервере, - их лишь будет практически невозможно отыскать».

Большинство британских государственных органов, судя по всему, удаляет содержимое учетных записей электронной почты спустя несколько месяцев или лет после ухода государственного служащего, так что я подозреваю, что переписка моего знакомого не слишком долго пролежит на сервере в случае его ухода с работы.

Научное руководство моей диссертационной работой совместно осуществляют университет Лафборо (University of Loughborough) и Национальные Архивы Великобритании.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/03/13/the-management-of-e-mail-in-uk-government-the-comments-of-a-civil-servant/