Позиция Минтруда в отношении ведения книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек в электронном виде

Всё чаще и чаще организации обращаются в министерства и ведомства с вопросами, касающимися организации электронного документооборота. Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение, поступившее на официальный сайт Минтруда России 25 сентября 2023 года по вопросу о ведении книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек в электронном виде (письмо от 5 октября 2023 г. №14-6/ООГ-6245).

Вопрос: Часть третья ст. 22.1 ТК РФ не исключает возможности применения электронного документооборота в отношении книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек.

Вместе с тем, согласно части первой ст. 22.1 ТК РФ, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Можно ли считать книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков трудовых книжек документами, связанными с работой? Могут ли такие книги вестись в электронном виде, если в организации введён электронный документооборот в соответствии с положениями ст. 22.1-22.3 ТК РФ?

Министерство отметило, что ведение электронного документооборота является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

В соответствии с частью 1 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Положения об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей статьи 22.1 ТК РФ.

По мнению министерства, книги (журналы) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей в них не являются документами, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ним работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, - то есть они не попадают под действие требований, предусмотренных статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Для справки: В соответствии с пунктом 40 приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. №320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» книги (журналы) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в них, книги (журналы) по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Мой комментарий: Я специально проверила: это единственное требование такого рода, до сей поры уцелевшее в российских законодательно-нормативных актах – иными словами, это прямо-таки памятник ушедшей бумажной эпохе :) Думаю, что Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации стоит в 2024 году подумать над тем, чтобы навсегда удалить эту формулировку из своего нормативного акта и разрешить вести учёт трудовых книжек в электронном виде (противодействовать чему, с учётом прекращения выдачи трудовых книжек новым работникам, бессмысленно).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=220235