Создание архива предполагает ответ на ключевой вопрос: «Что именно мы будем сохранять?», закладывающий основу для принятия решений относительно организации хранилища, хранения, обеспечения долговременной сохранности и доступа.
Организации обычно создают архивы тогда, когда у них накапливаются существенные объёмы документов или материалов, имеющих историческое, административное, правовое и/или культурное значение.
Архивы могут создаваться в различные моменты времени. Некоторые организации делают это с момента своего создания с целью документировать свою историю и деятельность. Другие организации могут создавать архивы в периоды роста в качестве реакции на законодательно-нормативные требования, важные события, н кризисные или переходные ситуации. Некоторые организации со временем осознают ценность своих документов и архивов, что побуждает их к созданию архивных служб или расширению масштабов их деятельности. Учреждения, выполняющие образовательные или научно-исследовательские миссии часто содержат архивы с целью поддержки научной деятельности. Передача в дар или по завещанию ценных исторических материалов также может побудить организации развивать и расширять свои архивохранилища. Во всех случаях архивы обеспечивают сохранение институциональной памяти, повышают прозрачность и предоставляют ценные ресурсы для исследований и образования.
Мой комментарий: Как и большинство архивистов с классическим образованием и с ориентацией на архивы государственных органов и крупных негосударственных учреждений, автор забывает упомянуть здесь роль современного архива в непосредственной поддержке оперативной деятельности и миссии организации, в исполнении законодательно-нормативных требований, в поддержке информационно-пропагандистской и маркетинговой деятельности, в защите прав самой организации (включая имущественные права и права интеллектуальной собственности), прав её сотрудников и иных заинтересованных сторон и т.п. Нельзя всё сводить к одной только истории и научным исследованиям, - особенно в коммерческих организациях, которые, к слову сказать, в среднем существуют всего лишь несколько лет …
Обеспечение постоянной сохранности
Документы находят свое место в институциональных архивах ввиду их полезности в будущем и их исторической значимости. Документы сохраняются, поскольку они имеют ценность для будущей деятельности организации. Из этих документов можно почерпнуть идеи и знания, рекомендации и информацию, жизненно необходимые для оперативной деятельности. Некоторые материалы приобретают архивный статус ввиду своей исторической ценности. В эту категорию входят документы, содержащие подробные сведения о происхождении организации, ключевых сотрудниках, об эволюции выполняемых ею программ и проектов. Эти документы показывают живую и яркую картину истории организации.
Типичные виды архивных документов
В архивах обычно хранятся несколько конкретных видов документов. Документы административного характера дают представление о повседневной деятельности организации и процессах принятия решений. К ним относятся протоколы попечительского совета, в которых подробно зафиксированы важные решения и дискуссии; служебные и докладные записки, документирующие принятые существенные решения; и политики, позволяющие понять общие стратегии организации.
В состав материалов входит корреспонденцию, включающая входящие и исходящие сообщения, а также дела, связанные с грантами, содержащие подробное описание поддержки организацией проектов. Среди прочих документов, имеющих непреходящую ценность, можно назвать отражающие совместные усилия отчёты комитетов; протоколы совещаний персонала, дающие представление о внутренних дискуссиях; а также тематические офисные дела, содержащие ценную информацию.
Материалы, имеющие непреходящую ценность, являются частью культурно-исторического наследия организации и часто включают в себя годовые отчеты, дающие представление о деятельности организации. Личные документы ключевых руководителей дают уникальное представление о мыслях и решениях важнейших фигур внутри организации. Фотографии и аудиовизуальные материалы делают историю более живой и наглядной.
Избирательность
Хотя приведенный выше список может показаться обширным, он не означает, что нужно сохранить всё. Эффективная политика управления документами помогает выявлять материалы, от которых можно избавиться. Так, материалы, не являющимися уникальными для конкретной организации, такие как журналы, газеты или вырезки, доступны в крупных научных библиотеках и не заслуживают долговременного сохранения. Также во многих случаях можно уничтожить дубликаты (документы и файлы), что уменьшает захламлённость и оптимизирует архивы.
Организации должны проявлять избирательность при комплектовании своих архивов из-за ограниченности мест хранения, потребных усилий по обеспечению долговременной сохранности и ограниченности ресурсов. При таком отборе приоритет отдаётся исторически и культурно значимым материалам; отбор проводится с учётом миссии учреждения и обеспечивает практичность и удобство использования архивных коллекций. Также при комплектовании архивов и обеспечении сохранности ценных объектов, проводимых с одновременной оптимизацией распределения ресурсов и расширением доступа пользователей, во внимание принимаются правовые и этические соображения.
Защита активов
Определить, какие именно материалы включать в состав архивов, непросто. Увеличение объёмов создаваемых в рамках оперативной деятельности документов означает, что даже архивы с достаточными ресурсами хранения могут оказаться перегруженными. И наоборот, не имеющие архивов организации и учреждения рискуют утратить ценную информацию о своём прошлого и накопленные знания, что подорвёт их способность извлекать уроки из своей истории и идти вперёд, опираясь на свои достижения. В отсутствие структурированного хранилища исторических документов организациям и учреждениям не хватает контекста и знаний для принятия обоснованных решений, содействия росту и обеспечения прочной основы для будущих начинаний.
Архивы выполняют роль хранителей коллективной памяти организации, обеспечивая, что уроки прошлого не будут забыты, и давая организациям возможность решать текущие проблемы и формировать более процветающее будущее. Сбалансировать обеспечение долговременной сохранности исторических документов с ответственным управлением документами с учётом ограниченности ресурсов – непростая задача, но критически-важной задачей является обеспечение сохранности институциональной памяти и её непрерывного использования для поддержки будущих решений и деятельности.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/establishing-an-institutional-archives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий