Почему именно сейчас наилучшее время с момента изобретения письменности для работы в области управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 марта 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

C момента изобретения письменности, сейчас наилучшее время для работы в области управления документами – я твёрдо в это верю.

Многие коллеги так не считают. Долгое время их «затюкивали» их же организации, долгое время они наблюдали, как некогда престижная профессия теряла свои репутацию и статус. Почему такое происходило? Ответ: Информационные технологии.

25 лет тому назад мы действительно начали активно использовать информацию в электронной форме. Внезапно у Вас появилась возможность передать свой документ [из Австралии] группе людей в Бангалоре быстрее, чем Вы могли бы дойти с ним до соседнего офиса.

В течение последних 30 лет (а возможно, и дольше) мы наблюдаем тенденции, связанные с ускорением и удешевлением информационного обмена благодаря тому, что технологические возможности становятся доступными всем и каждому.

Причина, по которой я считаю, что сейчас самое лучшее время работать в сфере управления документами, заключается в том, что, как я полагаю, мы подходим к пределам того, что достижимо просто за счёт предоставления людям соответствующих возможностей.

Я считаю, что наступает такое время, когда качество информации будет действительно иметь значение. И именно для этого мы и существуем.

Возьмём электронную почту в качестве нашего самого нелюбимого примера. В течение долгого времени благодаря её использованию можно было добиться огромных успехов.

• Хотите сократить на 5 дней процесс, связанный с перемещением информации между двумя физическими местоположениями? Используйте электронную почту.
  
  
• Хотите избавиться от всех накладных расходов, связанных с тем, что люди что-либо печатают на машинке или пишут от руки, а затем относят созданные материалы в очередной лоток для входящих документов? Используйте электронную почту.

Но теперь всё по-другому.

• Хотите сделать так, чтобы все сотрудники постоянно были перегружены? Используйте электронную почту.
  
  
• Хотите сделать так, чтобы невозможно было понять текущее состояние выполняемых Вами заданий? Используйте электронную почту.
  
  
• Хотите, что большая часть Вашей организации могла регулярно избегать какой-либо ответственности? Используйте электронную почту

Начиная с этого момента (и до тех пор, наверное, пока мы не разберемся с тем, как использовать искусственный интеллект) ключевое значение будет иметь качество информации. И обеспечение качества информации - наша работа.

Я считаю, что легкой и быстрой отдачи от дополнительных технологий теперь уже ждать практически не приходится. Теперь дело не в технологии. Дело в информации.

Нам придется изменить нашу практику, чтобы осуществить это. Многие практики управления документами до сих пор основаны на базовых гипотезах старой экономической теории. Некоторые не захотят что-либо менять и меняться самим, - а вот для тех, что готов к переменам, думаю, сейчас приходит самое захватывающее время в истории для того, чтобы работать в сфере управления документами.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-right-now-is-the-best-time-to