По мере того, как развивалась моя карьера, я обнаружила, что провожу всё больше встреч и совещаний. Несмотря на то, что за свою жизнь я уже побывала на множество совещаний и, безусловно, могла понять, когда они проходят хорошо, прошло ещё несколько лет, прежде чем я занялась основательным продумыванием факторов, способствующих их успешному проведению.
Безусловно, этим мне следовало заняться раньше - к сожалению, я знаю, что проводила встречи, которые были не столь продуктивны, как могли бы быть. Сознавшись в этом, я теперь хочу поделиться некоторыми подобранными мною советами в отношении проведения встреч и совещаний:
- Составьте повестку дня: Если бы я мог дать только один совет, то сказала бы именно об этом. Участники совещания должны знать, чего ожидать, а Вам, как организатору, нужна «дорожная карта». Повестка дня - это Ваша карта, помогающая убедиться, что всё намеченное выполнено.
- Разошлите повестку дня заранее: Иногда это может показаться необязательным, но я стала большим сторонником того, чтобы участники не сталкивались с сюрпризами. Когда содержание совещание вызывает у коллег удивление, возможны всплески эмоций, способные помешать достижению поставленных целей. И наоборот, когда участники знают, чего ожидать, они могут задать вопросы заранее или прийти с уточняющими вопросами.
- Кратко проинформируйте о повестке дня в начале совещания: В начале каждой встречи быстро пробегитесь по повестке дня. Это дает всем возможность настроиться на одну волну, и напомнит всем участникам совещания о том, что необходимо сделать.
Мой комментарий: Важно то, что такое информирование (по сути, утверждение повестки дня) лишает участников возможности впоследствии жаловаться на то, что Вы не включили в повестку дня какие-то важные вопросы :) Иногда некоторые ключевые участники по тем или иным причинам вынуждены покинуть совещание досрочно – и именно на данном этапе есть шанс переставить пункты повестки дня так, чтобы всем было удобно. - Прежде чем переходить к первому пункту повестки дня, спросите, есть ли вопросы. Хотя отвечать на вопросы до того, как приступить к конкретным пунктам повестки дня, может показаться контрпродуктивным, я на своём опыте обнаружила, что если у кого-то из участников есть вопрос, то лучше ответить на него заранее. В повестку дня я обычно закладываю около пяти минут на первоначальные вопросы или обсуждения, особенно по темам, которые могли обсуждаться на предыдущей встрече. Но чтобы не отвлекаться, я предупреждаю всех участников встречи, что постараюсь такого рода обсуждение удержать в рамках пяти минут.
Мой комментарий: Если совещание проводится регулярно, то может быть полезно на данном этапе окончательно согласовать протокол предыдущего совещания (например, спросив, есть ли вопросы по этому протоколу). - Создайте возможности для обсуждения: Каждый хочет быть услышанным. Это важный аспект проведения совещаний. Ваша задача как организатора встречи - предоставить участникам возможность поделиться своими идеями и мнениями. На «своих» встречах я обычно не ограничиваю время обсуждений, но если Вы знаете, что тема может вызвать бурные дебаты, то, возможно, стоит попросить участников придерживаться определенного регламента по времени.
- Подводите итоги обсуждений. По ходу совещания делайте заметки и в конце совещания резюмируйте то, что Вы услышали от участников. Это также можно делать в конце обсуждения каждого пункта повестки дня. Суммирование итогов обсуждения даёт понять участникам встречи, что они были услышаны.
- Завершите совещание, перечислив те действия, которые должны быть выполнены по его итогам: На основе проведенных обсуждений и того, что необходимо сделать, в конце совещания составьте список действий. Это список должен быть оглашён в конце совещания и включён в протокол совещания, который будет доступен всем участникам. Убедитесь, что люди знают о том, что они назначены ответственными за определённые действия.
Мой комментарий: Если совещание проводится регулярно, желательно на данном этапе проинформировать коллег о дате и повестке дня следующего заседания. - По завершении совещания разошлите его протокол и предложите участникам внести в него исправления: На собственном опыте я убедилась, что лучше всего как можно скорее разослать протокол совещания участникам. Память людей является наиболее ясной непосредственно после окончания встречи, и они могут подсказать, что было упущено в протоколе.
Мой комментарий: Если в совещании принимали участие новые люди, убедитесь, что они смогут получить протокол совещания и другие материалы по используемым Вами каналам.
Лорен Хейс (Lauren Hays)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/tips-for-leading-meetings-a-librarians-experience/
Комментариев нет:
Отправить комментарий