Независимо от того, являетесь ли вы партнером в юридической фирме, главным юрисконсультом корпорации или руководителем юридической службы в государственном учреждении, Вы не сможете эффективно и продуктивно достичь целей своей юридической службы без использования технологий.
Однако многие юридические «боссы» в организациях не знают, на что обращать внимание при выборе технологического решения для поддержки деятельности своих подразделений — ведь они являются экспертами в управлении юридическими рабочими процессами и задачами, не разбираясь во всех тонкостях технологических решений.
Хотя руководители юридических служб в организациях могут не разбираться в технологиях, невозможно закрыть глаза на тот факт, что их участие в процессе закупок имеет важнейшее значение для обеспечения того, чтобы выбираемые технологии соответствовали потребностям организации. Даже если они используют технические ресурсы для помощи в выборе программного обеспечения, именно их подразделениями и службам придётся использовать технологии для достижения юридических целей, поэтому их участие в процессе выбора является обязательным.
5 правил выбора технологий
Имея это в виду сказанное выше, в этом посте описываются 5 правил, которые руководители юридических служб могут использовать при отборе технологий.
Это правила применимы независимо от того, предполагает ли Ваша организация использовать решение для поддержки рабочих процессов стратегического управления информацией, э-раскрытия или какой-либо иной деловой функции. Это не перечень конкретных функциональных возможностей, наличие которых следует проверить – ведь функциональные возможности, которые необходимо иметь, всё время развиваются, чтобы соответствовать меняющимся требованиям.
Эти правила представляют собой 5 высокоуровневых принципов, которыми следует руководствоваться в процессе отбора решений, и они могут поспособствовать успешному результату отбора, с тем, чтобы обеспечить удовлетворение текущих и будущих технологических потребностей Вашей организации.
- Акцент на автоматизацию потоков рабочих процессов. Чтобы быть эффективными, сегодняшние технологические решения должны автоматизировать как можно больше потоков рабочих процессов. Для решений, поддерживающих э-раскрытие, сюда входят возможности интеграции с системами, в которых хранятся данные Вашей организации, такими как Microsoft 365, OneDrive, Gmail, Slack, Teams и различные системы коллективного доступа к файлам. Сюда также включается оптимизацию всего жизненного цикла EDRM-решений для управления электронным контентом, начиная от этапа выявления до этапа демонстрации (а не выдачи/представления – подробнее об этапах процесса э-раскрытия см. например, мой пост http://rusrim.blogspot.com/2010/06/edrm.html - Н.Х.). Ведь в конце концов, именно на этапе демонстрации часто выигрывается или проигрывается крупные иски, верно? Ручные рабочие процессы являются дорогостоящими и подвержены потенциальным ошибкам, поэтому при выборе программного решения обратите особое внимание на то, как автоматизация может поддержать эти процессы.
- Будьте в курсе тенденций: Не закупайте технологии, разработанные для решения прошлогодних проблем. Источники данных постоянно меняются, поэтому здорово, конечно, когда решение поддерживает поиск и выделение электронной почты и офисных файлов, - но что в этом такого? Все решения это делают. Поинтересуйтесь, как решение обрабатывает такие источники данных, как мобильные устройства и приложения для коллективной работы. Также оцените, в какой степени поставщик технологий отслеживает потенциальные будущие источники данных ( https://ipro.com/resources/articles/microsofts-fluid-framework-is-another-illustration-of-how-discoverable-data-is-evolving/ ). Ежедневно выделяйте от 5 до 15 минут на то, чтобы узнать больше о тенденциях в той отрасли, задачи которой должно быть готово поддерживать Ваше решение.
- Максимизируйте безопасность и защиту персональных данных: В условиях, когда требуется 280 дней (см. https://ipro.com/resources/articles/learning-from-cybersecurity-stats-whats-the-best-way-to-limit-your-data-exposure/ ) на то, чтобы выявить и локализовать утечку данных, Вам необходимо сделать всё возможное для обеспечения максимальной защищённости и безопасности решения, что включает в себя выбор решения, у которого защита персональных данных (ПДн) сертифицирована на соответствие стандартам защиты ПДн, таким как SOC II, HIPAA и (для государственных учреждений ) FedRAMP. Защита высококонфиденциальных данных также предполагает выбор решения, способного автоматически классифицировать персональные данные (PII), защищаемую медицинскую информацию (Protected Health Information, PHI) и данные отрасли платежных карт (Payment Card Industry, PCI). Обеспечение безопасности и защиты персональных данных всегда будут ключевыми аспектами при выборе любого программного обеспечения.
- Отзывы клиентов: Как и в случае покупки каких-либо товаров, Вы хотите знать, что испытывают другие клиенты при внедрении и использовании конкретного программного решения. Не только задавайте вопросы о функциях программного обеспечения; спросите также о таких вещах, как процессы подключения пользователей к работе с программным обеспечением (включая обучение), впечатления от взаимодействия со службой технической поддержки поставщика и то, как поставщики информируют о предстоящих расширениями через дорожную карту продукта.
- Опробуйте решение перед покупкой: Наконец, настаивайте на тестировании пилотной версии программного решения, если это возможно. Поскольку сегодня большинство решений доступны в облаке, у поставщика должны быть как возможность, так и желание позволить Вам опробовать программное решение до принятия решения о его покупке. У поставщиков могут даже иметься образцы данных, которые Вы можете использовать в процессе тестирования. Очень важно, чтобы Вы выделили время, необходимое для надлежащего тестирования продукта в течение периода пробной эксплуатации, - до того, как это период закончится, и Вы упустите возможность получить ценную информацию, которая поможет Вам принять решение.
Вывод
Многим профессиональным юристам может быть непросто принимать решения о закупках технологий, если они не в полной мере понимают эти технологии, - но невозможно закрывать глаза на тот факт, что как профессиональному юристу, получающему отдачу от технологий, Вам следует понимать, какую пользу принесёт решение Вам и Вашему подразделению. Приведенные выше пять правил помогут обеспечить, чтобы решение - независимо от вариантов использования, которые оно должно поддерживать, - будет это делать.
Чтобы узнать о других образовательных темах, связанных с э-раскрытием, стратегическим управлением информацией, кибербезопасностью и защитой персональных данных, следите за моим блогом «Э-раскрытие сегодня» (eDiscovery Today https://ediscoverytoday.com/ )!
Дуг Остин (Doug Austin)
Источник: сайт компании IPRO
https://ipro.com/resources/articles/5-rules-to-inform-legal-technology-selection/
Комментариев нет:
Отправить комментарий