Управление документами: Чему и как учатся профессии?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 8 апреля 2022 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Чему профессия управления документами научилась за последние 20 лет? Это вполне серьёзный вопрос.

Самое практически полезное определение понятия «обучение» (learning) из всех, которые я когда-либо видел, дал Крис Аргирис (Chris Argyris):

«Обучение происходит, когда мы обнаруживаем и исправляем ошибку. Ошибкой является любое несоответствие между тем, что мы намереваемся получить в результате выполнения действия, и тем, что происходит на самом деле, когда мы выполняем это действие. Это несоответствие между намерениями и результатами. Обучение также имеет место, когда мы впервые добиваемся совпадения между намерениями и результатами».

На самом базовом уровне мы намереваемся добиться успешной реализации разработанной нами политики. В сфере управления государственными документами это обычно означает обеспечение систематического контроля над всеми документами организации.

В бумажном мире мы могли бы ожидать, что будет определенное количество документов, которые мы никогда не сможем контролировать – например, материалы текущих незавершенных работ организации, и всё то, что сотрудники могут уместить под своими столами. Таким образом, практики управления документами развивались на основе этой основной идеи – исходя из того, что в конечном итоге мы получим практически все документы, потому что у сотрудников просто не останется свободного места для их хранения, а люди, как правило, не склонны что-либо уничтожать.

Но теперь мы действуем в цифровом мире. И хотя цифровой офис действительно может переполниться, Вы можете сегодня хранить все документы большинства организаций в Dropbox, платя за это 25 долларов в месяц. Так что экономика здесь другая.

Итак, если в прошлом мы исходили из того, что под наш контроль не попадут лишь текущие рабочие материалы и материалы, сложенные под столами сотрудников, - каков был бы при этом наш уровень соответствия установленным требованиям? 98%? Наверное.

Какой уровень соответствия мы обеспечиваем сейчас? Выше ли он 90%? Выше ли он 50%? Или же мы сейчас именно там, где, как недавно сказал один из руководителей Национальных Архивов, мы, по их мнению, находимся – на уровне соответствия где-то около 5%?

Изменилась ли в связи с этим наша практика? Научились ли мы чему-либо?

Как можно считать существующую ситуацию нормальной?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-management-and-how-professions