Существует всё время усиливающаяся связь между полномасштабным / стратегическим управлением информацией (information governance) и стратегией. Более 70% организаций считают полномасштабное управление информацией «важным» или «критически-важным» для своей бизнес-стратегии.
Организации давно уже увидели связь между совокупностью поступающей к ним информации - и исполнением законодательно-нормативных требований и правовыми рисками, которые связанны с этой информацией. Но сейчас речь уже идёт о чём-то большем – об усиливающей связи между управлением информацией и стратегией.
Чтобы изучить эту стратегическую для полномасштабного управления информацией взаимосвязь, мы провели опрос, в котором приняли участие 230 специалистов «информационных» профессий.
Вы можете скачать данный бесплатный отчет, чтобы познакомиться с результатами этого опроса, в том числе с основными тенденциями в области полномасштабного управления информацией и с том, как ведущие организации выстраивают свои стратегии вокруг них (приведенные ниже пункты отражают структуру основной части документа – Н.Х.):
- Возрастающее стратегическое значение: По сравнению с ситуацией пятилетней давности, произошел сдвиг в части стратегического значения, которое организации придают эффективному полномасштабному управлению информацией;
- Большая зрелось в плане осознания соотношения отдачи и рисков: Профиль риска / отдачи, который организации связывают с полномасштабным управлением информацией, становится все более зрелым;
- Новые способы внутреннего продвижения полномасштабного управления информацией: Необходимы новые подходы, когда речь идет о том, как «продавать» полномасштабное управление информацией внутри организации;
- Автоматизация полномасштабного управления информацией: Инструменты первого поколения широко используются для того, чтобы выйти за рамки унаследованных стратегий управления документами на бумажных носителях, и для автоматизации основных процессов управления информацией;
- Инструменты следующего поколения: Существует заметный разрыв между хорошими намерениями и реальностью, когда речь идёт о внедрении инструментов следующего поколения, таких как искусственный интеллект и машинное обучение, с целью автоматизации полномасштабного управления информацией.
Мой комментарий: Автором отчёта «Доступность и безопасность - Лучшие практики автоматизации полномасштабного управления информацией» (Accessible and Secure – Best Practices for Automating Information Governance) объёмом 35 страниц является хорошо известный специалист Джон Манчини (John Mancini).
Отчёт подготовлен по характерной для AIIM методике, у которой есть свои плюсы и минусы. Его основное содержание – инфографика на основе ответов респондентов на заданные им вопросы; соответственно, качество документа определяется качеством заданных вопросов и продуманным выбором предлагаемых вариантов ответов. В отчете можно найти ряд весьма любопытных диаграмм, часть из которых приведена ниже.
Так, есть диаграмма (см. рис.1), на которой показано, какие проблемы респонденты считают основными при разработке своей политики полномасштабного управления информацией. Каждый респондент мог назвать три наиболее волнующих его проблемы. Результаты сравнивались с данными аналогичного опроса 5-летней давности.
Рис.1 «Каковы Ваши три наиболее острых проблемы при создании политики полномасштабного управления информацией?»
То, что оказавшееся на 4-месте «Получение поддержки со стороны высшего руководства» «собрало» на 13% меньше голосов респондентов, чем в опросе 2014 года, где эта проблема была на первом месте, авторы документа интерпретируют как свидетельство того что, хотя все добиться вовлечения высшего руководства в решение вопросов управления информацией по-прежнему непросто, налицо движение в правильном направлении.
Перечень проблем, острота которых в наибольшей мере возросла за период с 2014 по 2019 год, предполагает как увеличение объема, разнообразия и скорости создания и распространения информации, так и растущие препятствия, связанные с соблюдением законодательно-нормативных требований, устанавливаемых правительством в качестве реакции, направленной на то, чтобы как-то справиться с информационным половодьем (включая требования европейского законодательства о защите персональных данных GDPR). В числе таких проблем:
- Выявление нормативно-правовых требований (+14%)
- Попытка охватить слишком много различных сценариев (+12%)
- Трансформация политик в системные правила (+11%)
- Чрезмерная амбициозность в плане сферы охвата политик и их детальности (+9%).
Интересно, что если доля скептиков осталась прежней, то большая часть тех, у кого по данному вопросу не было мнения, перешла в лагерь сторонников автоматизации.
Рис.2
Диаграмма на рис.3 показывает, какая доля респондентов использует автоматическую регистрацию / классификацию различных видов контента – слева направо, это
- Отсканированные входящие документы
- Входящие электронные документы
- Материалы на выходе workflow-процессов
- Исходящие документы, направляемые клиентам
- Электронная почта
- Мгновенные сообщения
- Контент в SharePoint
- Внутренние социальные сети
- Контент веб-сайтов
Рис.3
Лучше всего у американских коллег дело обстоит с электронной почтой – автоматизация здесь повыше, чем при работе с вроде бы более привычными входящими и исходящими документами. Впрочем, понять причины этого несложно: подавляющее большинство представляемых в суды в качестве доказательств материалов – это как раз сообщения электронной почты.
Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/accessible-and-secure-best-practices-for-automating-information-governance
Комментариев нет:
Отправить комментарий