Данный пост подготовлен архивистами группы комплектования (Accessioning Branch) отдела электронных документов (Electronic Records Division), являющегося ответственным хранителем федеральных электронных документов постоянного срока хранения.
Принимая во внимание, что федеральные органы исполнительной власти переходят на работу в рамках полностью электронного правительства, Национальные Архивы США (NARA) хотели бы ещё раз напомнить о требованиях, предъявляемых к метаданным при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения. Национальные Архивы могут отказать в приёме документов в случае отсутствия надлежащих метаданных.
Требование о передаче научно-справочного аппарата при подаче запроса на передачу документов на архивное хранение
При передаче в Национальные Архивы электронных документов постоянного срока хранения федеральные органы должны передавать адекватную документацию, достаточную для идентификации, обслуживания и интерпретации электронных документов постоянного срока хранения, и предоставлять метаданные в соответствующем формате (см. Бюллетень Национальных Архивов 2015-04, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html и Свод федеральных нормативных актов США (CFR), раздел 36 CFR 1235.48, https://www.ecfr.gov/current/title-36/section-1235.48 ).
Как указано в п. 36 CFR 1232.16 Свода федеральных нормативных актов ( https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1232 ), в состав всех прямых предложений о передаче документов (Direct Offers) требуется включать инструменты научно-справочного аппарата (например, описи – Н.Х.), которые должны быть прикреплены (см. https://www.archives.gov/files/transfer-request-add-attachments.pdf ) к запросу на передачу документов, подаваемому через информационную систему электронного архива ERA 2.0 во время его отправки в Национальные Архивы. Для электронных документов термин «научно-справочный аппарат» (finding aid) обычно подразумевает документацию и/или метаданные; также может использоваться термин «список файлов». В отличие от описи короба или папки текстовых документов, в научно-справочном аппарате для электронных документов должны быть перечислены все файлы в составе партии передаваемых электронных документов с тем, чтобы Национальные Архивы могли проконтролировать получение каждого файла.
Бюллетень Национальных Архивов 2015-04 «Руководство по метаданным, требуемым при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения» (NARA Bulletin 2015-04: Metadata Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html , о нём также см. пост на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2015/09/blog-post_21.html - Н.Х.) уточняет понятие «документации», определяя минимальный набор элементов метаданных ( https://www.archives.gov/files/minimum-metadata-requirements-template.xlsx ), которые должны передаваться в Национальные Архивы вместе с электронными документами постоянного срока хранения. Отдел электронных документов Национальных Архивов рекомендует федеральным органам исполнительной власти использовать этот шаблон полей метаданных, чтобы обеспечить предоставление всех метаданных при прямом предложении о передаче документов на архивное хранение. Обратите внимание, что для некоторых типов документов, включая оцифрованные документы и документы, передаваемые по методу Capstone (обычно это сообщения электронной почты – Н.Х.), требуются дополнительные поля метаданных для передачи их на архивное хранение. В Бюллетене 2015-04 дано описание каждого поля (см. рис. ниже).
Инструмент Filelister на сайте GitHub
Материалы GitHub-репозитория «Вспомогательные инструменты для приёма на хранение электронных документов» (Electronic Records Accessioning Support Tools, https://github.com/usnationalarchives/Electronic-Records-Accessioning-Support-Tools ) помогают федеральным органам в подготовке метаданных и электронных документов постоянного хранения к передаче в Национальные Архивы. В частности, программа FileLister даёт возможность пользователям извлечь такие метаданные, как имя файла, полный путь к файлу, размер файла в байтах, расширение файла, дата последнего изменения и значение хеша SHA-256. Данный инструмент позволяет легко создать базовый список файлов, включающий все файлы в выбранном каталоге (директории), который можно экспортировать в файл формата CSV (см. рис. ниже).
Эти инструменты, написанные на языке Java, представлены в файловом формате JAR и не требуют установки или административных прав для их использования. Мы рекомендуем федеральным органам исполнительной власти получить разрешение их ИТ-службы перед использованием данных инструментов. Использование этих инструментов не только помогает с подготовкой требуемых метаданных, но также в дальнейшем помогает Национальным Архивам при обработке, обеспечении сохранности и предоставлении доступа к электронным документам.
Пожалуйста, свяжитесь с архивистом Национальных Архивов, курирующим приём электронных документов от Вашего органа или организации, для поиска альтернативного решения в случае, если Ваше орган власти не может использовать инструменты Java.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/02/2.html )
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2025/01/21/agency-metadata-requirements-for-transferring-permanent-electronic-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий