(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/02/1.html )
Дополнительные требования к метаданным для оцифрованных документов
С 30 июня 2024 года Национальные Архивы больше не принимают на хранение документы постоянного либо временного срока хранения в аналоговых форматах, и в дальнейшем будет принимать документы только в электронном формате вместе с соответствующими метаданными (см. совместный меморандум M-23-07 от 23 декабря 2022 года Административно-бюджетного управление президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальных Архивов США об изменении крайних сроков перехода на электронное управление документами постоянного срока хранения, ранее установленных меморандумом М-19-21, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf - Н.Х.).
Перед передачей аналоговые записи должны быть предварительно оцифрованы в соответствии со стандартами, установленными в разделе 36 CFR 1236 Subpart E Свода федеральных нормативных актов США ( https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-E ).
При передаче оцифрованных документов федеральные органы исполнительной власти обязаны предоставлять дополнительные метаданные. В Своде федеральных нормативных актов (см. 36 CFR 1236.54, https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-E/section-1236.54 ) перечислены элементы административных, описательных и технических метаданных, которые должны быть захвачены при оцифровке документов постоянного срока хранения и представлены вместе с электронными версиями документов в процессе передачи.
В дополнение к новым требуемым техническим метаданным, которые описывают процесс оцифровки, теперь имеется два отдельных обязательных поля дат для оцифрованных документов. Поле «Дата: Дата создания» (Date: Creation Date) - это дата или диапазон дат, указывающий, в какой момент исходный документ стал соответствовать определению «федеральных документов». Это дата создания документа. Поле «Дата и время создания» (Date Time Created) - это дата или дата и время создания графического образа т.е. когда был оцифрован физический документ.
Дополнительные требования к метаданным для документов, передаваемых по методу Capstone
Федеральные органы исполнительной власти обязаны передавать на хранение в Национальные Архивы сообщения электронной почты и другие типы электронных сообщений должностных лиц, охватываемых процессом Capstone, которые были захвачены во время их пребывания в должности, попадающей в списки Capstone (Имеется в виду подход, когда на постоянное хранение передаётся вся переписка избранных должностных лиц, в то время как электронная переписка прочих сотрудников хранится в течение сравнительно коротких временных сроков хранения. См. также подборку постов на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/search/label/Capstone – Н.Х.).
Федеральный орган несёт ответственность за обеспечение сохранности метаданных сообщений электронной почты, перечисленных в п. 36 CFR 1236.22 Свода федеральных нормативных актов ( https://www.ecfr.gov/current/title-36/section-1236.22 ). В число обязательных элементов метаданных входят дата сообщения электронной почты, а также имена и адреса электронной почты всех отправителей и получателей, особенно если почтовая система использует псевдонимы, списки рассылки или функцию отправки «скрытой копии» (blind copy).
Бюллетень Национальных Архивов 2014-04 «Пересмотренное руководство по форматам, приемлемым для передачи на архивное хранение электронных документов постоянного хранения» (NARA Bulletin 2014-04: Revised Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-04.html , о нём см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_6.html - Н.Х) содержит Приложение A ( https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/transfer-guidance-tables.html#email2 ), в котором приведены рекомендации в отношении используемых для передачи на архивное хранение файловых форматов и описаны специфические особенности передачи документов электронной почты.
Кроме того, в п. 36 CFR 1235.48 Свода федеральных нормативных актов ( https://www.ecfr.gov/current/title-36/section-1235.48 ) установлено, какую документацию федеральные органы должны представить в процессе передачи электронных документов постоянного срока хранения. Эта документация должна быть расширением утвержденной федеральным органом формы NA-1005, в которой документируются постоянные роли и должности лиц, охваченных программой Capstone. Ниже приведен пример документации в виде списка охваченных программой Capstone должностных лиц федерального органа, с указанием периода времени, в течение которого их электронная переписка захватывалась в качестве документов постоянного срока хранения:
Дополнительную информацию можно найти на страницах сайта Национальных Архивов «Приём-передача на архивное хранение электронных документов» (Accessioning Electronic Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/accessioning/electronic.html ) и «Часто задаваемые вопросы о передаче электронных документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы» (Frequently Asked Questions (FAQs) About Transferring Permanent Electronic Records to NARA, https://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/transfer-erec ).
Имеющиеся у Вас вопросы по поводу передачи на архивное хранение электронных документов, пожалуйста, направляйте на электронную почту etransfers@nara.gov .
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2025/01/21/agency-metadata-requirements-for-transferring-permanent-electronic-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий