Спасение управления документами заключается в том, чтобы разобраться как следует с активными стадиями жизненного цикла документов (т.е. с использованием документов в оперативной деловой деятельности – Н.Х.).
Первым шагом в этом направлении является признание того, что наша дисциплина не понимает эти стадии, - однако при этом думает, что понимает.
Вся имеющаяся у нас система практики [управления документами и архивного дела – Н.Х.] на протяжении сотен, если не тысяч лет исходила из неявного предположения о том, что документы попадают к нам в руки тогда, когда они перестают активно использоваться. Как следствие, «мы» разработали систему практики для управления неактивными документами.
Здесь (по крайней мере, по моему мнению) как раз и пролегает граница между теми практиками, которые у нас имеются, и теми, которые нам нужны.
Как и у многих других коллег, у меня давно сложилось собственное диалектическое отношение к дисциплинам управления архивами и управления документами, а также к вопросу о том, являются ли они одной интегрированной дисциплиной или же это две дисциплины, которые следует отделять друг от друга.
Суть вопроса проистекает именно из описанной выше проблемы: архивная практика ориентирована на управление неактивными материалами, активная жизнь которых завершилась - и чья первичная информационная ценность связана с уже завершёнными транзакциями.
Ценность системы управления на этих этапах заключается в том, что она надёжным образом даёт возможность потребителю документов понять контекст, в котором эти документы были созданы – даже тогда, когда потребитель не участвовал в самих транзакциях и, возможно, не имеет практических знаний о принадлежавшей организации системе, в которой были созданы документы.
Когда же мы находимся в активной фазе жизненного цикла, то основная ценность документов заключается в том, что они могут информационно поддерживать будущие этапы тех транзакций, которые выполняются прямо сейчас.
Ценность системы управления на этих этапах должна заключаться в создании документированной информации таким образом, чтобы эта информация была полезна лицам, которые участвуют в транзакции и вовлечены в работу в создающей документы системе организации.
В основе этого лежит вопрос о том, для чего нужны документы и кто должен получать отдачу от управления ими.
Если документы предназначены только для обеспечения долговременной подотчётности, то архивная теория и теория документов (документоведение – Н.Х.) должны быть единым целым.
Говоря откровенно, я полагаю, что это суждение следует из полезности документов. При этом данное суждение влечёт за собой существенные последствия - решение в ту или иную сторону задаёт совершенно разные пути на будущее.
Если мы сохраняем интегрированность архивного дела и управления документами, и сосредотачиваем внимание на обеспечении долговременной подотчётности, то путь, по которому нам следует идти, включает разработку практик и технологий, которые могут создавать относящиеся к транзакциям агрегации на основе множества источников данных, содержащих множество различных типов данных. Пару лет назад я написал пост, в котором ставил вопрос о том, где в документных системах сохраняются «повествования» - потому что в конечном итоге реконструкция повествования о транзакции - это именно то, что будет интересовать нас в будущем. Именно это должны нам обеспечить системы поддержки долговременной подотчетности - предоставить нам способы сбора согласованных повествований, с возможностью их переноса.
Это хорошая идея, и она согласуется с представлением об архивах как об агрегациях документов - мы разрабатываем такие системы, что даже если вся организация изменит то, как она делает то, что она делает, это не будет имеет значения для нас, поскольку повествования о транзакциях накапливаются в любом случае - что вполне соответствует тому, чего мы хотим от функционального упорядочивания и EDRMS-систем управления документами и контентом. Говоря о том, как это выглядит, я думаю, что это похоже на то, что мы сейчас видим в системах на основе графов, которые следователи используют для сведения воедино историй событий.
Также при таком подходе система управления документами выводится из системы управления деловой деятельностью — это не «управление по месту», но оно содержит суть обещания «управления по месту»: выполняйте свою работу, а документы будут вестись и сохраняться без вашего участия.
Альтернативный подход заключается в том, что мы признаём, что не понимаем активных фаз жизненного цикла, однако качество всего, что происходит впоследствии, зависит от них - поэтому нам следует подключиться на этих стадиях, иначе мы не сможем получить качественные результаты. Для этого мы признаём, что основная польза от документов заключаются в обслуживании информационных потребностей следующего этапа транзакции и в воздействии документов на качество результата, получаемого клиентами транзакции, и мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] работаем над тем, чтобы добиваться этого более эффективным образом — и получать высококачественные архивные документы в качестве побочного результата возросшего качества документов — потому что мы можем привнести в процесс создания документов наше уникальное понимание транзакционного мышления и доказательств.
Так какой же из путей является путём к нашему спасению? Я не знаю.
Что я знаю, так это то, что сотрудникам организации нужно понимать работу, которую мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] делаем, и ту отдачу, которые она даёт, с тем чтобы они знали, что именно они финансируют.
В условиях экономики бумажного делопроизводства наши практики давали настолько большую отдачу, что нам на самом деле не приходилось много думать о них или оправдывать их. Однако эта отдача были уникальным результатом экономики бумажного делопроизводства, которая была эффективной (и возможной) благодаря тому, что у нас отдельно существовали неперекрывающиеся деловые системы для активных стадий жизненного цикла и система управления документами на неактивных стадиях жизненного цикла.
Мы все еще обещаем отдачу от этой системы, однако (если мы только не имеем дело с бумагой), этой отдачи не существует. Я мог бы высказать аргументы о том, что многие из наших практик разрушают возможности для получения отдачи — говорить это неприятно, заявление, но простым примером тому служат EDRMS-системы управления документами и контентом. Эти системы были куплены и построены на из расчёта на то, что они будут хранить все документы организации, однако аудиторские отчеты всё время говорят нам, что на самом деле EDRMS-системы хранят менее 10% процентов всех документов. В свою очередь это означает, что организация не получает никакой отдачи от расходов, приходящихся на обеспечения более чем 90% возможностей EDRMS-систем. Где ещё в организации мы можем найти систему, которая управляет менее чем 10% тех процессов, которыми она должна была управлять, и при этом её счета оплачиваются?
Спасение управления документами заключается в абсолютной ясности относительно того, что мы делаем, и отдачи, которая в результате достигается - так будет лучше как для нас, так и для наших организаций, потому что ничто не ранит сильнее, чем несбывшиеся ожидания и нарушенные обещания.
Те возможности и ресурсы, которыми мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] располагаем сегодня, заставляют нас чувствовать себя брошенными нашими организациями - потому что мы считаем, что приносим очень много пользы, а финансирование, которое нам выделяется, никогда не соответствует уровню отдачи, которую, как мы считаем, мы обеспечиваем.
Те результаты, которые мы обеспечиваем сейчас, приводят к разочарованию в нас наших организаций, потому что они финансируют нас, основываясь на обещаниях отдачи, которые мы не выполняем, - а не выполняем мы их потому, что эти обещания основаны на экономических факторах, которых больше не существует.
Ключ к квадратуре этого круга (на мой взгляд) заключается в решении о том, как мы должны принимать участие на активной стадии жизненного цикла документов. Мы не можем и дальше просить сотрудников организовывать и выполнять свою работу на активной стадии теми способами, которые увеличивают «информационные» затраты будущих участников процесса на получение нужных результатов, на которые их руководство «не подписывалось». Все факты говорят нам о том, что это просто не работает.
Это означает, что нам нужно
- либо разобраться с активной стадией жизненного цикла и при этом найти способы достижения наших более долгосрочных результатов, одновременно улучшая результаты других сотрудников и подразделений (чтобы они финансировали эти усилия);
- либо нам следует понять, что активная стадия – не наше дело, и найти способы достижения наших более долгосрочных результатов, которые не требуют никаких действий такого рода, но при этом также обеспечивают достаточную деловую отдачу при достаточно низких затратах, чтобы наши организации готовы были финансировать наши усилия.
Мой комментарий: Иными словами, Карл Мелроуз предлагает на выбор два пути (правда, я не понимаю, почему их нельзя сочетать) – или активно помогать организации в оперативной деловой деятельности (помогать зарабатывать), или же заниматься только неактивными документами, но при этом обеспечивать существенную пользу и отдачу для организации (помогать с обеспечением подотчётности, защитой прав, сохранением памяти и т.п.).
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-salvation-of-records-management
Комментариев нет:
Отправить комментарий