Австралия: Национальные Архивы подготовили новую редакцию перечня управленческих документов с указанием сроков хранения

Как сообщил в конце июля 2019 года сайт Национальных Архивов Австралии, вступила в силу «2-я экспресс-версия» (Express Version 2) перечня, устанавливающего сроки хранения управленческих документов (Administrative Functions Disposal Authority, AFDA).

2-я экспресс-версия AFDA заменяет предыдущие версии AFDA и AFDA-«экспресс» с 1 июля 2019 года. Замененные версии больше не могут использоваться для установления сроков хранения.

Перечень AFDA устанавливает требования хранению и/или уничтожению документов административно-управленческой деятельности, осуществляемой большинством органов центрального правительства Австралии. Он охватывает такие виды деятельности, как финансы, управление персоналом, закупки и управление публикациями.

Что изменилось в новой версии?

Новая версия объединяет и улучшает ранее выпускавшиеся версии:

• Пересмотрен и сокращен список направлений деятельности (15 вместо 19);


• Приняты во внимание новые требования законодательства к хранению и уничтожению документов;


• Упрощён поиск по перечню;


• Поддерживается упрощённый порядок установления сроков хранения для малоценных документов посредством включения в перечень статей с более короткими сроками хранения.

В ближайшее время будут опубликованы полный индекс и руководство, показывающее, как соотносятся статьи старых и новой редакции для каждого вида деятельности.

Сводка основных изменений, в которой отражены основные различия между новой и предыдущими версиями, доступна по адресу http://www.naa.gov.au/naaresources/ra/AFDA-Express-V2-SummaryOfChanges.pdf

Направления деятельности

Для каждого направления деятельности (function) подготовлены документ с перекрестными ссылками (Mapping Guide) и индекс (Index), способствующие переходу на новую версию благодаря установлению соответствия между статьями прежних версий и новой версии AFDA. Эти направления деятельности следующие:

• Управление активами;


• Контракты за печатью / документы о передаче прав на недвижимость;


• Выплаты;


• Уставные документы;


• Внешние связи – объединены направления «Взаимодействие правительства и сообществ» и недавно добавленные «Международные связи»;


• Финансовый менеджмент;


• Трудовые отношения;


• Юридические услуги;


• Управление персоналом – объединены разделы «Персонал» и «Повышение квалификации персонала»;


• Закупки;


• Управление собственностью;


• Публикации;


• Стратегический менеджмент;


• Управление технологиями и информацией – объединены направления «Управление информацией» и «Технологии и телекоммуникации»;


• Охрана и безопасность труда.

Применение новой версии

Чтобы понять, когда 2-я экспресс-версия AFDA может быть использована для установления сроков хранения, спросите себя: «Соответствующей деятельностью занимается только мой орган исполнительной власти, или же большинство органов власти?». Если документируется деятельность, которая является уникальной и специфической для Вашего органа, Вам следует использовать более специфические перечни документов, разработанные для Вашего органа. Если же документируется административно-управленческая деятельность, которой занимаются многие органы центрального правительства, то, скорее всего, перечень AFDA будет применим.

Не требуется пересматривать сроки хранения документов, которые ранее были установлены с использованием версий AFDA 2010 года, за исключением тех случаев, когда срок хранения согласно новой версии AFDA Express увеличился.

Источник: сайт Национальных Архивов NAA
http://www.naa.gov.au/information-management/records-authorities/types-of-records-authorities/AFDA/index.aspx
http://www.naa.gov.au/information-management/records-authorities/types-of-records-authorities/AFDA/afda-express-version-2/index.aspx