Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 204 «Установление сроков хранения для эфемерных материалов», часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2018/10/saacosanagara-2018-204-1.html )

2. Разработка политики и рекомендаций по управлению документами для федеральных органов исполнительной власти»

В своём докладе Бет Крон рассказала о подготовленных Национальными Архивами США высокоуровневых требованиях и хорошей практики захвата и сохранения документов, созданных при использовании социальных сетей федеральными органами исполнительной власти. В этих рекомендациях используются принципы, которые могут применяться не только федеральными органами, но и иными учреждениями.

В число политических документов Национальных Архивов, касающихся социальных сетей, входят:

• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2015-02 от 29 июля 2015 года «Руководство по управлению электронными сообщениями» (Guidance on Managing Electronic Messages, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-02.html - о нём см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/08/2015-02.html - Н.Х.);


• Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2014-02 от 25 октября 2013 года «Руководство по управлению документами в социальных сетях» (Guidance on Managing Social Media Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html  - о нем см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/i.html - Н.Х.);


• Аналитический отчет (белая книга) «Наилучшие практики для социальных сетей» (Best Practices for Social Media White Paper, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/socialmediacapture.pdf );


• Недавний пост на блоге Национальных Архивов «Records Express» о социальных сетях и электронных документах, https://records-express.blogs.archives.gov/2017/01/27/records-management-of-social-media-and-electronic-records/ (Его перевод под названием «Национальные Архивы США: Управление документами в социальных сетях и электронными документами» выложен по адресу http://rusrim.blogspot.com/2017/02/blog-post_13.html - Н.Х.).

Проблемы

Бет обозначила целый ряд серьезных проблем в управлении материалами в социальных сетях как документами.

Идентификация документов. Хотя можно опираться на определение федеральных государственных документов, данное в Законе о федеральных документах (Federal Records Act, 44 U.S.C. 3301), есть ряд вопросов, которые стоит себе задать, в число которых входят следующие:

• Являются ли соответствующие материалы свидетельствами политики, деловой деятельности или миссии федерального органа?


• Доступна ли соответствующая информация только на сайте социальной сети?


• Использует ли федеральный орган данный канал для передачи своей официальной информации?


• Имеется ли деловая потребность в данной информации?

Мой комментарий: Приведу текст текущего американского определения понятия «федеральные документы (см. Свод законов США, 44 USC 3301, http://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3301 ; перевод более ранней версии можно найти здесь: http://rusrim.blogspot.com/2015/10/blog-post_8.html ):

Статья 3301 - Определение понятия «документы»

(a)    Определение понятия «документы»

(1) Общие положения. - В рамках настоящей главы [Свода законов США – Н.Х.], понятие «документы» (records) -

(A) охватывает любую документированную информацию, независимо от её формы и характеристик, которая создана или получена федеральным органом исполнительной власти в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и которая сохранена или подлежит сохранению данным органом исполнительной власти или его законным правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и иной деятельности Правительства США, либо ввиду информационной ценности содержащихся в ней данных; и

(B) не охватывает

(i) созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных и выставочных целях; или

(ii) дополнительные экземпляры документов, сохраняемые лишь для удобства.

(2) Определение «документированной информации»

В рамках параграфа (1), понятие «документированная информация» (recorded information) охватывает все традиционные формы документов, независимо от их физической формы и характеристик, и включает информацию, которая создается, обрабатывается, передается и хранится в цифровой или электронной форме.

Если вы ответили «да» на какой-либо из этих вопросов, то есть вероятность того, что данные материалы соответствуют определению «федеральных документов». Однако являются ли комментарии частью официального документа? Следует ли их рассматривать как таковые?

Экспертиза ценности документов. Посты в социальных сетях носят по своей природе эфемерный, сиюминутный характер, но они могут иметь и более длительную ценность. Из-за того, насколько быстро меняется среда социальных сетей, процесс экспертизы ценности, захвата материалов и установления интеллектуального контроля над ними оказывается невероятно сложным.

Локализация документов. Где находится рассматриваемый в качестве документа пост в социальной сети? Кто является его владельцем? Хотя на платформе, через которую он был распространен, можно найти его экземпляр - но, может быть, существует скриншот сообщения, сохраненный где-то на общем диске подразделения? Или, может быть, есть какой-то автоматизированный инструмент, который захватывает сообщения. И раз существует так много экземпляров и копий .... (см. следующий пункт – Н.Х.)

Установление сроков хранения документов. ... то нужно сроки хранения документов в социальных сетях устанавливать посредством типовых перечней с указанием сроков хранения, или же перечней для конкретных программ.

Учет ожиданий общественности. Поскольку социальные сети считаются общественным пространством, существует ожидание того, что все посты будут оставаться доступными и публичными, предпочтительно в своём первоначальном формате, включая, в том числе, любой контент, который был каким-либо образом удалён или изменён.

FERMI ( https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/fermi ). «Федеральная инициатива по модернизации управления электронными документами» (Federal Electronic Records Modernization Initiative) дополняет Бюллетень Национальных Архивов 14-02. (Об инициативе FERMI см. также http://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html - Н.Х.).

3. Практическая реализация корпоративной политики государственного органа по управлению документами в социальных сетях для более чем сотни корпоративных учетных записей

В настоящее время материалам в социальных сетях сроки хранения не установлены, поэтому Национальные Архивы США (NARA) относятся к ним как к документам постоянного срока хранения (Этот подход уже довольно давно используется американской архивной службой, прежде всего для того, чтобы побудить государственные органы установить всем своим документам сроки хранения и согласовать их с Национальными Архивами – под угрозой того, что иначе их придётся хранить постоянно собственными силами – Н.Х.).

Сотрудники NARA тратят много времени на экспертизу ценности платформ социальных сетей с тем, чтобы определить, являются ли размещённые на них посты оригинальным существенным контентом, или же используются главным образом для того, чтобы перенаправить пользователей к более существенному контенту. Специалисты NARA также оценивают, каким образом пользователи контента используют платформу – экспертиза ценности касается не только того, какая информация сообщается, но и вопроса о том, кто и почему ей пользуется.

Группа Национальных Архивов по внутреннему делопроизводству (Corporate Records Management team) в конечном итоге решила внедрить подход Capstone («Верхушка пирамиды» - упрощённый подход к экспертизе ценности целых массивов документов на основе функций и обязанностей соответствующего подразделения или должностного лица, а не в зависимости от содержания индивидуальных дел и документов – Н.Х.), в рамках которого документам устанавливается постоянный или временный срок хранения в зависимости от владельца контента. Основное внимание группа уделяет оригинальному контенту, созданному высшими руководителями (или их представителями) в ходе своей работы (об этом см. также пост http://rusrim.blogspot.com/2014/04/capstone.html - Н.Х.).

Примечание: Контент, созданный всеми прочими подразделениями, рассматривается как материалы временного срока хранения. Кристен очень эмоционально подчеркнула следующее: установленный порядок предусматривает, что копии контента должны быть уничтожены через три (3) года. Копии (рассматриваемые в данном случае как «копии не для целей управления документами»), - но не оригинальные сообщения в социальных сетях. Не удаляйте Ваши посты в действующих социальных сетях!

Мой комментарий: Специалисты Национальных Архивах США вынуждены учитывать сложившуюся в стране нездоровую обстановку. Незаметно удалить пост обычно не получается, его всегда кто-то успевает зафиксировать, а после удаления поста, как правило, тут же нагнетается волна общественного негодования – в итоге государственный орган и его должностных лиц, часто без сколько-нибудь серьёзных на то оснований, обвиняют во всех смертных грехах.

Уроки, извлеченные из изучения рынка

В сентябре 2017 года была приобретена годовая подписка на инструмент управления документами в социальных сетях PageFreezer. PageFreezer используется для документирования всего контента, созданного Национальными Архивами, в социальных сетях Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Tumblr и WordPress, а также пользовательского контента, размещенного на принадлежащих Национальным Архивам страницах. В настоящий момент осуществляется захват материалов из 122 отдельных каналов на этих шести платформах. Система работает, подключаясь к API-интерфейсам платформ и захватывая данные так часто, как позволяет каждый их инструментов, то есть максимально приближенно к реальному времени.

Аутентичность, целостность и полнота. Одним из ключевых преимуществ, которое инструмент автоматического захвата типа PageFreezer имеет перед использовавшимися ранее ручными методами, является то, что он способен обеспечить аутентичность, целостность и полноту документов.

Фиксированная форма (fixity). PageFreezer обеспечивает сохранность исходного контента, включая комментарии, сохраняя при этом его первоначальный внешний вид и поведение.

Преимущества в плане выполнения запросов на основе законодательства о свободе доступа к государственной информации (FOIA) и раскрытия информации в ходе судебных разбирательств и расследований (э-раскрытие - e-Discovery). Используемые в решении PageFreezer электронные цифровые подписи, журналы аудита и обширные метаданные позволяют удовлетворить требования к открытости государственных документов, а также обеспечить соответствие документов правовым требованиям к э-раскрытию.

Элизабет (Elizabeth)

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/18/saa-cosa-nagara-2018-recap-session-204/