Национальные Архивы США: Обновлено руководство по важнейшим документам

Данная заметка ведущего аналитика по вопросам политики управления документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 14 сентября 2018 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

В нашем посте на блоге от 11 сентября 2018 года (см. https://records-express.blogs.archives.gov/2018/09/11/hurricane-florence-threatens-eastern-seaboard/ ) мы напомнили федеральным органам исполнительной власти о доступных для них ресурсах по вопросу действий в условиях чрезвычайных ситуаций. Это особенно актуально сейчас, когда ураган «Флоренция» (Florence) ударил по Северной Каролине. В этой связи мы хотим привлечь внимание к одному из упомянутых в этом посте ресурсов.

Мы рады объявить о выпуске новой, датированной августом 2018 года редакции подготовленного Национальными Архивами «Руководства по важнейшим документам» (Essential Records Guide, ранее Vital Records Guide – смысл названия для русского читателя не поменялся; в США термин «vital records» ранее использовался в связи с тем, что в некоторых штатах термин «essential records» был зарезервирован за документами гражданского состояния - Н.Х.). Первоначальная редакция руководства по управлению важнейшими документами была написана в 1996 году и не пересматривалась в течение 22 лет. Понятно, что с тех пор многое изменилось - например, терминология. Яркий пример тому: предпочтительным стал термин «essential records» вместо ранее использовавшегося «vital records».

Мой комментарий: Напомню, что важнейшие документы – это «документы, абсолютно необходимые для функционирования организации, а также документы, содержащие информацию, критически важную для обеспечения непрерывности деловой деятельности и выживания организации во время или сразу после чрезвычайной ситуации» (см. http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2964/3589  ).

В числе других изменений можно назвать следующие:

• Более подробная информация о современных форматах документов, в первую очередь электронных,


• Уроки, извлеченные из опыта недавних катастроф;


• Дополнительные необязательные инструменты, которые государственные органы могут использовать для управления своими важнейшими документами;


• Замена устаревшей информации;


• Сокращение объёма руководства с 90 до 60 страниц;


• Использование фотографий и иллюстраций; а также


• Широкое использование ссылок на цитируемые публикации, стандарты, полезные веб-сайты и т.п.

Наверное, наиболее существенным изменением в новой редакции руководства стало то, что оно теперь включает обширные рекомендации федерального агентства по чрезвычайным ситуациям (Federal Emergency Management Agency, FEMA) по соответствующим темам, которое служит всеобъемлющим ресурсом по вопросам управления важнейшими документами органов федерального правительства. Если материал прямо не включен в публикацию, то даётся ссылка на соответствующие рекомендации.

Пересмотренное Руководство стало итогом двухлетнего проекта Национальных Архивов, в рамках которого была создана внутренняя межведомственная рабочая группа для определения охвата работы и выработки подхода к реорганизации и обновлению Руководства. Руководство было тщательно проанализировано специалистами-практиками, а на завершающем этапе согласовано FEMA.

«Руководство про важнейшим документам» теперь доступно на нашем веб-сайте по адресу https://www.archives.gov/records-mgmt/essential-records . Оно существует в электронном виде. В скором времени оно буде выложено в составе сформированного FEMA «Инструментария обеспечения непрерывности деловой деятельности» (Continuity Resources Toolkit, https://www.fema.gov/continuity-resource-toolkit ).

Если у вас есть вопросы, замечания и предложения, то, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу prmd@nara.gov . Мы планируем ежегодно обновлять и пересматривать Руководство по важнейшим документам.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Управление важнейшими документами – это один из аспектов управления документами, которому, с моей точки зрения, в нашей стране до сих пор уделяется незаслуженно мало внимания. Обеспечение сохранности и пригодности к использованию важнейших документов – одно из условий сохранения работоспособности государственного аппарата и выживания коммерческих организаций в случае чрезвычайных ситуаций и катастроф, которых с каждым годом становится всё больше, особенно в электронной среде…

Источник: блог Национальных Архивов США
https://records-express.blogs.archives.gov/2018/09/14/essential-records-guide-updated/