Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 201 «Зрелость архивации электронной почты»

Данная заметка Хилари Гатлин (Hillary Gatlin, на фото - специалист по управлению документами Архивов Университета Дьюк - Duke University, штат Северная Каролина, США) была опубликована 25 сентября 2018 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне. Подробнее о конференции см. http://rusrim.blogspot.com/2018/08/blog-post_9.html

Секция 201: «Зрелость архивации электронной почты» (Email Archiving Comes of Age), см.  https://archives2018.sched.com/event/ESlo/201-email-archiving-comes-of-age-rim

Данная секция включала короткие сообщения о различных проектах архивации электронной почты, в том числе о первых финансируемых NHPRC (американская Национальная комиссия по историческим публикациям и документам - National Historical Publications and Records Commission, NHPRC; через неё финансируется публикация исторические документы, выдаются гранты на обеспечение сохранности, доступа и на оцифровку архивов и т.д. – Н.Х.) исследованиях практики управления электронными документами, посвященных данной теме.

Крис Пром (Chris Prom) из Университета штата Иллинойс в Урбана-Шампейн рассказал об опубликованном в августе 2018 года Советом по библиотечным и информационным ресурсам (CLIR, Council on Library and Information Resources, г.Вашингтон, США, http://www.clir.org/ ) отчете CLIR 175 «Будущее архивов электронной почты – Отчет Целевой группы по техническим подходам к созданию и ведению архивов электронной почты» (The Future of Email Archives - A Report from the Task Force on Technical Approaches for Email Archives).

Отчет объёмом 132 страницы доступен по адресу https://www.clir.org/wp-content/uploads/sites/6/2018/08/CLIR-pub175.pdf . Его целью было документирование того, как архивисты в настоящее время обеспечивают долговременную сохранность электронной почты, а также определить рамки этой деятельности в плане того, какие технологии сейчас доступны и как их можно использовать. В отчете рассмотрены такие темы, как важность электронной почты, технические определения, модели жизненного цикла, использование инструментов в рабочих процессах, - а также поставлены вопросы, заслуживающие дальнейшего изучения.

Кэтрин О'Нил (Katherine O’Neil) из отдела рукописей Библиотеки Конгресса США описала процесс выявления электронной переписки в коллекциях Библиотеки. Электронная почту обнаружилась в ряде коллекций, включая документы Либермана (Lieberman – бывший американский сенатор, долгое время входивший в число руководителей Демократической партии США – Н.Х.), Пелоси (Pelosi – Нэнси Пелоси, видный деятель Демократической партии США, первая женщина-спикер Палаты представителей Конгресса США – Н.Х.) и фонд ассоциации American Lands Alliance (занимается защитой продаваемых собственниками в штате Арканзас земель и восстановлением экосистемы лесов – Н.Х.). Специалисты Библиотеки используют инструменты «упаковки» в контейнеры (bagger tools) и анализируют электронную почту с помощью программного обеспечения для компьютерной криминалистической экспертизы FTK (от Forensic Toolkit, см. https://accessdata.com/products-services/forensic-toolkit-ftk - Н.Х.) для выявления персональных данных. Они обнаружили присутствие в электронной почте большого числа файловых форматов, включая необычные документы с расширением pfc.

Кевин Де-Ворси (Kevin DeVorsey) из Национальных Архивов США (NARA) рассказал о руководствах, опубликованных Национальными Архивами по вопросам управления электронными документами. Национальные Архивы признали историческую ценность электронной почты, и в настоящее время поощряют уход от стратегии сохранения «распечатать и положить в дело» (print and file). NARA разрабатывает новое руководство по обеспечению долговременной сохранности электронной почты. Национальные Архивы подметили тенденцию государственных органов объединять метод Capstone (когда на постоянное хранение отбирается только содержимое учетных записей высших руководителей и ключевых должностных лиц) с традиционными методами управления документами, формируя тем самым «гибридные» стратегии.

Роджер Кристман (Roger Christman) из Библиотеки штата Вирджиния рассказал о коллекции электронной переписки Тима Кейна (Tim Kaine – сенатор от штата Вирджиния – Н.Х.), которая включает 1,3 миллиона документов. Конечной целью данного проекта обеспечение долговременной сохранности, но при этом большое внимание уделяется вопросам доступа. К электронным письмам, преобразованным вместе с присоединенными файлами в формат PDF, предоставляется онлайн-доступ. С этой целью файлы загружаются в систему управления контентом, поддерживающую поиск по ключевым словам. В настоящее время внимание участников проекта сфокусировано на документировании того, как используется эта коллекция, с целью накопления примеров, подтверждающих критически-важное значение электронной переписки для научных исследований.

Кэтрин Мартинес (Katherine Martinez) из постмодернистской танцевальной труппы им. Триши Браун (Trisha Brown Dance Company, https://trishabrowncompany.org/news/ ) рассказала о двух практических примерах из деятельности музейных организации, изучая документы, созданные в ходе выставочного процесса, где электронная почта считалась проблемным видом материалов. Кэтрин уделила основное внимание роли экспертизы ценности, в том числе обычной повседневной переписки, а также обеспечению того, чтобы экспертиза не ограничивалась учетными записями представителей высшего руководства компании. Она также провела опрос и использовала анализ материалов социальной сети для определения параметров отбора электронной почты на сохранение.

Камилла Тиндаль Уотсон (Camille Tyndall Watson) и Джереми Гибсон (Jeremy Gibson) из Архивов штата Северная Каролина рассказали о проекте TOMES («Трансформация онлайн-почты и использованием встроенной семантики» - Transforming Online Mail with Embedded Semantics, см. https://www.ncdcr.gov/resources/records-management/tomes - Н.Х.). В рамках этого проекта, финансируемого по гранту NHPRC, метод Capstone применятся для отбора на хранение электронной переписки государственных органов штата Северная Каролина. В рамках проекта разработан ряд форм, помогающих установить лиц, чья электронная переписка имеет архивную ценность, на основе не должностного положения, функций и проектов. Затем в системе учета кадров для таких людей выставляется «флажок», а для их учетных записей электронной почты устанавливается запрет на уничтожение. Докладчики также обсудили инструмент TOMES, который, как они надеются, может быть использован для обработки электронной почты как организациями с большими ресурсами, так и теми, чьи ресурсы ограничены.

Венди Маркус Гогель (Wendy Marcus Gogel) из Гарвардского университета говорила об инструменте с открытым (в будущем) исходным кодом для архивирования электронной почты EASi (от Electronic Archiving System – «Электронная архивная система»- Н.Х.). В настоящее время Гарвард использует EASi для управления обработкой электронной почты и автоматизации процесса передачи электронной почты в электронное хранилище. Текущая версия инструмента EASi интегрирована с другими системами, разработанными Гарвардом самостоятельно, поэтому университет работают над версией с открытым исходным кодом, которую могли бы использовать другие учреждения.

Глинн Эдвардс (Glynn Edwards) из Стэнфордского университета сообщила свежую информацию о пакете программ ePADD (см. https://library.stanford.edu/projects/epadd - Н.Х.). Сейчас идёт последний квартал финансирования ePADD, и идут поиски новых источников финансирования на будущее. Ставится задача сделать ePADD более надежным инструментом и расширить его функциональные возможности. Последняя версия, выпущенная в июле, включает новые варианты импорта и экспорта. В партнерстве с Публичной библиотекой в Нью-Йорке также проведено моделирование интеграции ePADD с системой Archivematica.

Брент Уэст (Brent M. West) из Университета штата Иллинойс рассказал о автоматизации обработки электронной почты. Он реализовал модель метода Capstone для электронной почты администрации губернатора штат. Выяснилось, что лучшее время для того, чтобы провести отбор электронной почты – это как можно скорее после ухода конкретного сотрудника. Ключевым элементом процесса отбора была экспертиза ценности, при этом для экспертизы использовался анализ содержащихся в сообщениях понятий и терминов. В настоящее время доступ к заархивированной электронной почте предоставляется с помощью Outlook на автономном терминале.

Джоэл Симпсон (Joel Simpson) из компании Artefactual Systems говорил о новых тенденциях в области обработки электронных писем. Он отметил важность анализа возможностей по работе с электронной почтой, имеющихся у других применяемых в отрасли инструментах, включая инструменты, которые учитывают содержание поля заголовка для подтверждения аутентичности электронных писем. Инструменты э-раскрытия в будущем также могут быть полезны для архивирования и обработки электронной почты, однако многие из них недоступны для организаций по цене.

Хилари Гатлин (Hillary Gatlin)

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/09/25/saa-nagara-cosa-recap-session-201/