Конференция SAA/CoSA/NAGARA 2018 года: Секция 605 «Перспективы прозрачного управления и экспертизы ценности в веб-архивах»

Данная заметка аналитика Национальных Архивов США Бет Крон (Beth Cron – на фото) была опубликована 5 октября 2018 года на блоге секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов.

Мой комментарий: Конференция «Архивы/документы 2018: Содействие прозрачности» (Archives*Records 2018: Promoting transparency), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA), Национальной ассоциацией специалистов по управлению государственными архивами и документами (National Association of Government Archivists and Records Administrators, NAGARA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) в 2018 году прошла 12-18 августа в Вашингтоне. Подробнее о конференции см. http://rusrim.blogspot.com/2018/08/blog-post_9.html

Секция 605 «Приручение интернета: перспективы прозрачного управления и экспертизы ценности в веб-архивах» (Taming the Web: Perspectives on the Transparent Management and Appraisal of Web Archives, https://archives2018.sched.com/event/ESme/605-taming-the-web-perspectives-on-the-transparent-management-and-appraisal-of-web-archives-rim# ) предложила различные точки зрения ряда организаций на вопросы управления и экспертизы ценности в веб-архивах – в том числе позиции муниципалитета, университета, штата и федерального правительства США.

Точка зрения властей города Остина (Austin), штат Техас

Выступавшая первой Кэтрин Кренфорд (Katherine Cranford, о ней см. https://archives2018.sched.com/speaker/katherine.cranford1 ) описала типы документов, которые были выявлены на веб-сайтах города - многие из них постоянного срока хранения. Она объяснила, как заинтересованные стороны смотрят на веб-архивацию с разных точек зрения.

Управление веб-контентом осуществляется путем подключения городской системы управления документами, OpenText eDocs ( https://www.opentext.com/products-and-solutions/industries/legal/legal-content-management-edocs ), к веб-сайтам через API-интерфейс. Это обеспечивает защиту документов и их хранение в соответствии указаниями по срокам хранения документов. Также используется решение  ArchiveSocial (решение для архивации контента социальных сетей государственными органами, см. https://archivesocial.com/ - Н.Х.) в соответствии с политикой использования социальных сетей. Чтобы обеспечить сохранение в своей системе управления контентом Drupal (решение с открытым кодом, см. https://www.drupal.org/ - Н.Х.) только необходимой информации, городское правительство использует политики.

В случае, если политики не «работают», Кэтрин рекомендует использовать руководство по стилю. Она подчеркнула постоянную важность аудита контента и стратегического управления им.

Точка зрения университета им. Джона Гопкинса (Johns Hopkins University)

Следующим выступал Джордон Стил (Jordon Steele,  о нём см. https://archives2018.sched.com/speaker/jordon_steele.1xzf2hzz ). Он поделился опытом использования сервиса архивации Archive-It («Заархивируй это», вход в раздел университета - по адресу https://archive-it.org/organizations/626 ) «Интернет-архива» (Internet Archive) для захвата веб-сайтов и материалов из социальной сети Facebook , Работа в области веб-архивации включает в себя:

• Определение представляющих интерес источников (взаимодействие со службой ИТ и студенческим центром для формирования списка всех официально зарегистрированных групп);


• Выполнение тестового сбора материалов (crawls) с веб-сайтов;


• Устранение выявленных проблем;


• Сохранение захваченных материалов;


• Контроль качества;


• Создание метаданных;


• Обеспечение долговременной сохранности архивных документов;


• Регулярное проведение повторной экспертизы ценности;


• Весь процесс регулярно повторяется (ежегодно или раз в полгода)

Джордон затронул этические соображения при документировании студенческих групп. Они стараются найти баланс между своей этической обязанностью документировать жизнь кампуса и этической обязанностью запрашивать разрешение. Если принимается решение не спрашивать разрешения, то можно ли смягчить риски путем цензурирования или ограничения доступа? Применимы ли стандартные ограничения к платформе веб-архивации? Они пытаются определить, что им следует делать, исходя из своих приоритетов.

Джордон упомянул следующие ключевые ресурсы, которые университет использовал при разработке своей программы:

• Политика комплектования Архивов Университета Дьюк (Collecting Policy for Duke University Archives), https://library.duke.edu/rubenstein/uarchives/about/collecting-policy );


• Страница веб-архивов колледжа Мидлбери (Middlebury College), http://www.middlebury.edu/academics/lib/libcollections/collections/special/digitalcoll/web-archives ;


• Страница «Документирование данных и их метаданные» Университета Вирджинии (University of Virginia), https://data.library.virginia.edu/data-management/plan/metadata/ ; и


• Страница совместного проекта ряда университетов «Документирование настоящего» (Documenting the Now, DocNow),  https://www.docnow.io/ .

Точка зрения штата – Библиотека штата Северная Каролина

В свою очередь Криста Соренсон (Krista Sorenson,  о ней см. https://archives2018.sched.com/speaker/krista_sorenson ) рассказала, как Библиотека вместе с Архивами штата решает вопросы управления официальными публикациями штата, контентом и государственными документами. Они начали использовать Archive-It в 2005 году и ArchivesSocial в 2012 году. Раз в два месяца проводится сбор и захват веб-сайтов органов исполнительной власти штата и их контента, включая публикации, которые доступны только в Интернете.

После 13 лет работы Библиотека и Архивы пересмотрели свой подход. Сейчас они основное внимание обращают удобство работы пользователей, поскольку знают, что тем может быть сложно найти то, что им нужно. Был проведен аудит, по итогам которого подход к метаданным и документации пересматривается. Партнеры решили, что им следует периодически пересматривать свой подход и создавать четкую документацию с тем, чтобы обеспечить хорошо управляемое, прозрачное присутствие в Интернете.

Презентация к докладу Кристы выложена по адресу https://schd.ws/hosted_files/archives2018/66/session605-SorensonA.pdf

Точка зрения штата – Архивы штата Северная Каролина

Джейм Патрик-Бернс (Jaime Patrick-Burns, о ней см. https://archives2018.sched.com/moderator/jamie_patrick_burns.1xzf2ibw ) сообщила о том, как осуществляется захват сайтов и блогов официальных государственных организаций. А также контента их учетных записей в социальных сетях с использованием решений Archive-It и ArchiveSocial. Для обеспечения качества с помощью ArchiveSocial ведётся мониторинг учётных записей. В Archive-It загружаются захваченные материалы, данные просматриваются и сверяются с первоисточниками, чтобы увидеть, как они отображаются. Затем определяются правила и выполняется тестовый процесс сбора и захвата 700 активных источников.

Затем выбираются источников 5% с наибольшим и 5% - с наименьшим числом ошибок, анализируются все ошибки, проверяется, как материалы отображаются в «Машины прошлого» (Wayback Machine, компания «Интернет Архив»), и документируются предпринятые меры. При таком подходе анализируются те источники, которые вероятнее всего могут вызывать проблемы.

Сейчас внедряется новый подход, при котором список источников делится на группы, и каждый раз проверяется очередная группа, с тем, чтобы за год провести проверку всех источников. Текущих проблемы, с которыми сталкиваются Архивы, включают проблему зрелости веб-архивов, масштабируемость, поддержание связи с заинтересованными сторонами и ограниченность количества учетных записей, поддерживаемых ArchiveSocial.

Федеральная точка зрения – Национальные Архивы США (NARA)

Кайл Дуглас (Kyle Douglas,  о нём см. https://archives2018.sched.com/speaker/kyle_douglas.1xzf2i10 ) представил обзор руководств и рекомендаций Национальных Архивов США (NARA) по управлению веб-документами. Хотя «Руководство Национальных Архивов по управлению веб-документами» (NARA Guidance on Managing Web Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/managing-web-records-index.html ) было опубликовано ещё в 2005 году, оно по-прежнему применимо. NARA работает над новым руководством и рассматривает различные варианты, в том числе разрабатывая метод, подобный методу Capstone («Верхушка пирамиды») для управления электронной почтой, к управлению наиболее ответственными веб-документами.

В ходе проведенной в 2017 году ежегодной самооценки федеральными органами исполнительной власти положения дел в управлении документами (Records Management Self-Assessment, RMSA) Национальные Архивы задали им вопрос о том, как они управляют документами на своих веб-сайтах. В ответ 55% опрошенных государственных органов сообщили, что управляют своими сайтами как документами. Также 45% государственных органов проводит автоматический захват веб-документов; а 28% осуществляет передачу таких документов на архивное хранение в NARA.

Национальные Архивы ведут разработку «Вариантов использования для документов на веб-сайтах» (Use Cases for Website Records) в рамках инициативы FERMI (  https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/fermi ). «Варианты» могут применяться федеральными органами исполнительной власти для оценки способности поставщиков управлять веб-документами. В качестве полезного ресурса Кайл также назвал страницу веб-сайта Национальных Архивов «Документирование Вашей деятельности на государственной службе» (Documenting Your Public Service, https://www.archives.gov/records-mgmt/publications/documenting-your-public-service.html ).

Бет Крон (Beth Cron)

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2018/10/05/saa-cosa-nagara-2018-recap-session-605/