Замещающее сканирование: Размышления по поводу законопроекта

В рамках плана мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации», который был утвержден Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 18.12.2017 № 2, см. также http://rusrim.blogspot.com/2018/02/blog-post_0.html ), среди задач по «созданию правовых условий для формирования сферы электронного гражданского оборота» стоит задача разработки принципов «обеспечения юридической силы документов, полученных в результате преобразования из бумажной в электронную форму, а также из электронной формы в бумажную, в том числе с возможным последующим уничтожением исходного документа на бумажном носителе», т.е. речь идет о разработки принципов замещающего сканирования.

Законопроект предусматривает внесение изменений в федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и/или иные нормативные правовые акты «в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа».

К замещающему сканированию/оцифровке во всем мире интерес огромный, поскольку благодаря этому можно сэкономить немалые деньги и площади хранения, не говоря уже о повышении эффективности деловой деятельности. По моим наблюдениям, в решении данного вопрос заинтересованы не только коммерческие организации, но и государственные органы.

Ситуация сейчас в мире сейчас следующая: все понимают, что просто так позволить одной из сторон взаимоотношений по своему произволу уничтожить бумажные подлинники и заменить их копиями нельзя – тут же начнутся злоупотребления, поскольку копии могут не совсем соответствовать оригиналам :) Соответственно, нигде нет практики «общего» разрешения на замещающее сканирование.

В то же время существует немало ситуаций, в которых:

• Владельцем документов является государственный орган, в отношении которого установлена презумпция доверия; либо организация, которая в силу своей деловой деятельности сама заинтересована в точности документов, поскольку от этого зависит её существование и доходы;


• Документы представляют интерес только для своего владельца, и их замещающее сканирование не затронет интересы третьих сторон,


• Потенциально заинтересованные в документах стороны дали своё согласие на проведение замещающего сканирования и/или им предоставляется возможность своевременно ознакомиться с копиями и убедиться в их верности, и т.д.

В большинстве стран, вместо огульного разрешения замещающего сканирования, государство просто снимает соответствующие законодательные барьеры, при этом полностью возлагая на владельца документов все риски, с которыми может быть связано уничтожение оригиналов. Например, государственные архивные службы некоторых стран заявили, что они не препятствуют замещающему сканированию неархивных документов временного срока хранения, с пониманием того, что все риски, а также получение, где необходимо, согласия других заинтересованных сторон, берет на себя инициатор замещающего сканирования.

В англосаксонских странах считается, что этого достаточно, а в случае спора суд рассмотрит все обстоятельства, в том числе и то, как был организован процесс сканирования и как обеспечивалось последующее хранение созданных электронных копий. Для этих стран в этом нет ничего нового, и соответствующая судебная практика и критерии доверия хорошо отработаны.

В странах континентального права считают необходимым, во избежание мошенничества и для облегчения работы судей, установить организационно-технические требования к проведению процесса замещающего сканирования и хранению его результатов. Типичным примером является Франция, которая ввела соответствующие национальные стандарты, а электронные копии по закону получают в суде презумпцию подлинности только в случае использования сертифицированных на соответствие им систем, процессов и услуг. Эта система уже работает, но создана она недавно, и опыт пока небольшой. Одна проблема уже выявилась: необходимость создания соответствующей нормативно-правовой базы и применение сертифицированных решений делает замещающее сканирование организационно сложным и дорогим, особенно для небольших организаций.

Существует (в Канаде) и «переходный» вариант, сочетающий англосаксонский подход с элементами французского. Там тоже есть стандарт, соответствие которому необходимо для получения презумпции подлинности электронных доказательств – стати говоря, небольшой и очень неплохо написанный документ, разработанный под руководством Лючианы Дюранти.

С моей точки зрения, замещающая оцифровка должна проводиться так, чтобы не возникало сомнений в верности копий. В этом смысле да, доверенная среда (о которой коллеги очень много говорят) в принципе нужна, как нужны и доверенные поставщики услуг замещающего сканирования и/или хранения созданных электронных копий. Для этой цели рекомендуется обычный подход систем менеджмента ИСО (типа систем менеджмента качества), предусматривающий создание полномасштабной нормативной базы, работу в строго соответствии с ней, детально документирование операций, анализ проблем и принятие корректирующих мер, а также обучение и переподготовку персонала.

В англосаксонском праве также существует ряд критериев доверия, которым лучше соответствовать – например, оцифровку лучше вести постоянно и регулярно, как часть повседневной обычно деловой деятельности, а не в виде разовой кампании в неподходящий момент – например, накануне аудита (в таком случае суды могут отказать в презумпции доверия).

Нужны ли нам формальные требования к среде доверия, или же можно будет довериться компетенции судей? Это вопрос непростой, и для его объективного решения нужно сопоставить ожидаемую деловую отдачу от широкомасштабного замещающего сканирования, возможные риски, а также цену и эффективность мер регулирования.

По опыту (типа использование решений, сертифицированных ФСБ и ФСТЭК), реальная эффективность в России такого рода требований, на мой взгляд, сомнительна, а вот дополнительные расходы и поборы со стороны контролирующих органов, равно как и отказ в принятии электронных доказательств в суде по надуманным формальным поводам вполне вероятны…

Мировой опыт опять же показывает, что в большинстве случаев страхи оказываются необоснованными. Там, где замещающее сканирование вполне уместно, оно осуществляется многие годы (в США банки, например, давно уже сканируют бумажные чеки и не пересылают их оригиналы из банка в банк). У нас есть собственный опыт тех же МФЦ и т.п.

Возможен компромиссный подход, как с электронными подписями. Для получения официальной презумпции подлинности можно потребовать соответствия неким правилам и стандартам, но (как с простой электронной подписью) можно одновременно не мешать тем, кто этого хочет, работать на доверии.

Очень хочется надеяться, что замещающее сканирование пройдет все «круги» законотворческой деятельности, и что регламентирующие этот вопрос нормы будут включены в российское законодательство.