Национальные Архивы США: Стратегии по обеспечению долговременной сохранности электронных архивных материалов, часть 1

Данный материал был опубликован на сайте Национальных Архивов США 8 июня 2017 года.

Введение

Национальные Архивы США (NARA) выявляют, сохраняют и обеспечивают доступ к обширным фондам архивных материалов правительства США. Мы сохраняем эти документы для защиты прав граждан, обеспечения подотчетности правительства и для документирования национального опыта.

Наши архивные фонды включают более 13 миллиардов страниц уникальных документов, плюс электронные материалы, карты, схемы, аэрофотоснимки и фотографии, артефакты, а также кинофильмы, аудио- и видеозаписи.

Документы, которые мы храним, принадлежат народу, и наша миссия заключается в том, чтобы способствовать открытости, культивировать вовлечение общественности и укреплять национальную демократию посредством публичного доступа к высокоценным государственным документам.

Обеспечение долговременной сохранности электронных фондов Национальных Архивов, включая, в том числе, электронный фонд пользования и электронные суррогаты, созданные в рамках наших усилий по оцифровке, является необходимым элементом для достижения этих целей и для нашего дальнейшего успеха.

Область применения

Национальные Архивы привержены делу обеспечения долговременной сохранности и поддержания доступа к содержимому всех изначально-электронных документов и электронных суррогатов (т.е. оцифрованных копий – Н.Х.) в наших фондах, которые признаны Архивистом США (руководителем Национальных Архивов – Н.Х.) имеющими достаточную историческую или иную ценность, оправдывающую их постоянное сохранение правительством Соединенных Штатов Америки согласно законодательству США (44 U.S.C. 2107, https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/2107  и 2203 (g), https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/2203 ). Под «доступом» мы подразумеваем непрерывную, продолжающуюся пригодность к использованию документов и их контента, которые при этом сохраняют свойства аутентичности, точности и функциональности, считающиеся необходимыми и желательными для тех целей, для которых электронные материалы были созданы.

Стратегии

Национальные Архивы будут использовать несколько ключевых стратегий для того, чтобы эффективно обеспечить долговременную сохранность нашего электронного контента, признавая при этом, что наши стратегии должны быть достаточно гибкими для того, чтобы адаптироваться к продолжающимся изменениям масштабов и объёмов, технологий и стандартов. Задача заключается в том, чтобы снизить риски и внедрить наилучшие практики обеспечения сохранности и поддержания доступа к нашему электронному контенту.

(1) Документирование стандартов и процедур. Национальные Архивы документирует свои внутренние стандарты создания электронных суррогатов, дают рекомендации федеральным органам исполнительной власти по созданию ими электронных суррогатов согласно п. 44 USC 3302 (3) (см. https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3302 - в этом положении Свода законов речь идёт о замещающем сканировании – Н.Х.),  по минимальному набору метаданных и по предпочтительным файловым форматам электронных документов, подлежащих передаче на хранение в Национальные Архивы; продвигают использование форматов на основе открытых стандартов, а также добровольное использование разработанных сообществами стандартов, в интересах облегчения в будущем доступа и обеспечения сохранности; и дают рекомендации федеральным органам исполнительной власти по вопросам управления федеральными документами и их передаче на архивное хранение, в интересах поддержки жизненного цикла обеспечения сохранности электронных документов.

(2) Приоритизация. Национальные Архивы будет применять подход на основе оценки риска для установления приоритетов в области электронной сохранности и для выполнения действий по обеспечению электронной сохранности в соответствии с графиком, сформированным на основе анализа приоритетности соответствующих действий. Регулярная оценка присутствующих в наших фондах файловых форматов будет предупреждать нас о подверженных риску форматах, для которых у нас или пока ещё нет практических стратегий обеспечения сохранности, или же когда необходимые действия являются технически сложными.

(3) Управление файлами. Национальные Архивы будут хранить электронный контент в своём доверенном Хранилище электронных объектов (Digital Object Repository) и обеспечат непрерывное управление и доступ к контенту на протяжении всего его жизненного цикла. Хранилище Национальных Архивов будет основано на концепциях, содержащихся в Эталонной модели открытой архивной информационной системы (Open Archival Information System, OAIS) – это стандарт ISO 14721:2012 для доверенных электронных хранилищ.

Доверенный электронным хранилищем является такое хранилище, чья миссия заключается в обеспечении целевому сообществу надежного долгосрочного доступа к управляемым электронным ресурсам, как в настоящее время, так и в будущем (см. публикацию «Доверенные электронные хранилища: Характеристики и обязанности» - Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities, OCLC, 2002, https://www.oclc.org/content/dam/research/activities/trustedrep/repositories.pdf ).

Национальные Архивы будут минимизировать количество файловых форматов, которыми нужно будет активно управлять, путем настойчивых усилий по нормализации файлов в выбранные форматы, сохраняющие существенные характеристики исходного формата, одновременно сохраняя файлы в оригинальном формате в хранилище с низкой скоростью доступа.

(4) Аутентичность. Аутентичность означает доверие к тому, что документ является точным представлением оригинала (это старая трактовка данного термина; в современной литературе «аутентичность» трактуется иначе – Н.Х.). Национальные Архивы будут обеспечивать аутентичность путем документирования всех действий по обеспечению электронной сохранности в соответствии с моделью OAIS (стандарт ISO 14721: 2012).

(5) Метаданные для обеспечения сохранности. Национальные Архивы будет снабжать постоянными электронными идентификаторами (persistent digital identifiers) и метаданными для обеспечения сохранности все электронные объекты и данные, хранящиеся в виде компьютерных файлов и требующие программных приложений для их просмотра, с тем, чтобы способствовать сохранению с течением времени своих электронных фондов с использованием ручных и автоматизированных процессов для обеспечения сохранности. Метаданные такого рода обеспечивают сохранение важной контекстной, административной, описательной и технической информации наряду с самим электронным объектом.

(6) Взаимодействие с другими организациями. Национальные Архивы будет активно взаимодействовать с местными, национальными и международными сообществами специалистов по вопросам электронной сохранности, с целью обмена информацией и опытом, получения рекомендаций и сотрудничества при решении проблем электронной сохранности. Такое взаимодействие поможет Национальным Архивам выявить возникающие риски, практики и стандарты, в интересах постоянного совершенствования нашей программы. Мы будем сотрудничать с отраслью информационных технологий (ИТ) для обеспечения учёта ею потребностей в области электронной сохранности при разработке новых технических инструментов и систем.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2018/10/2_9.html )

Источник: сайт Национальных Архивов США
https://www.archives.gov/preservation/electronic-records.html