ИСО: Опубликованы технические спецификации серии ISO/TS 19475 «Минимальные требования к хранению документов»

Как сообщает официальный сайт Международной организации по стандартизации (ИСО), в конце сентября были опубликованы новые Технические спецификации ISO/TS 19475:2018 «Приложения для управления контентом – Минимальные требования к хранению документов» (Document management - Minimum requirements for the storage of documents).

Во вводной части документа отмечается следующее:

«При управлении электронными документами в условиях типичной офисной среды необходимо определить необходимые для управления ими процессы, включая определение типов подлежащих управлению документов и их важность для организации. Объемы подлежащих управлению электронных документов растут, поскольку такие документы создаются всё более многообразными сочетаниями оборудования и программного обеспечения. Крайне необходимо обеспечить такое управление документами, которое бы поддерживало управление организацией и её основную деловую деятельность.

Серия стандартов ISO 19475 устанавливает минимальные требования, которые необходимы для поддержания аутентичности, целостности и читабельности документов, управляемых системой управления электронными документами / контентом. Разъяснение вопросов управления электронными документами способствует их пригодности к использованию, как в правовом контексте, так и в контексте деловой деятельности».

Документ состоит из 3-х частей:

Часть 1: ISO/TS 19475-1:2018 «Захват» (Part 1: Capture) объёмом 6 страниц, см. https://www.iso.org/standard/65045.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:65045:en , устанавливающая требования к процессу захвата документов в систему управления документами или контентом, следующего содержания:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Захват
4.1. Общие положения
4.2. Преимущества и риски
4.3. Политика
5. Меры контроля и управления
5.1. Требования к управлению информацией
5.2. Захват
5.2.1. Захват документов
5.2.2. Транзакции в базах данных
5.2.3. Электронная почта и другие средства обмена информацией
5.2.4. Бумажные документы
Библиография

Часть 2: ISO/TS 19475-2:2018 «Хранение» (Part 2: Storage) объёмом 4 страницы, см. https://www.iso.org/standard/65046.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:65046:en , устанавливающая требования к хранению документов и направленная на обеспечение их целостности и аутентичности, следующего содержания:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Хранение
4.1. Общие положения
4.2. Преимущества и риски
4.3. Политика
5. Меры контроля и управления
5.1. Требования
5.2. Хранение
5.3. Прием документов
5.4. Извлечение документов
5.5. Инспекция и мониторинг документов
5.6. Миграция и восстановление
Библиография

Часть 3: ISO/TS 19475-3:2018 «Уничтожение и передача документов по истечении сроков хранения» (Part 3: Disposal) объёмом 6 страниц, см. https://www.iso.org/standard/70551.html и  https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:70551:en , устанавливающая требования к проведению экспертизы ценности документов и выполнению решений по их уничтожению либо передаче в другую систему хранения, следующего содержания:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Решение судьбы документов
4.1. Общие положения
4.2. Преимущества и риски
4.3. Политика
5. Меры контроля и управления
5.1. Требования
5.2. Решение судьбы документов
5.3. Уничтожение
5.4. Передача
5.5. Приостановка уничтожения
5.6. Досрочное решение судьбы документов
Библиография

В своё время в обосновании необходимости разработки стандарта отмечалось:

1. В различных отраслях в настоящее время применяются методы, основанные на разных стандартах управления документами, преследующих неодинаковые цели. Существующие международные стандарты не обеспечивают необходимую методическую поддержку в том случае, когда система управления документами предназначена для управления ими на протяжении всего их жизненного цикла от создания до уничтожения.

2. На случай проектирования или создания системы управления документами данный стандарт предлагает основные требования к функциональным возможностям, исходя их необходимости управлять документами на всем протяжении их жизненного цикла.

3. В последнее время усилилась потребность специалистов по управлению документами в стандарте, который бы согласованным образом определял требования как к вопросам управления, так и к технологиям.

Роль стандарта можно описать следующим образом:

• Требования к документам могут быть сформулированы в соответствии с бизнес-правилами;


• Аутентичность и читаемость документа в качестве доказательства может быть сохранена на протяжении всего его жизненного цикла, от захвата до уничтожения.

В процессе хранения важно предотвратить уничтожение документов /данных, и в обязанность специалиста по управлению документами входит представление соответствующих доказательств. В качестве доказательств могут использоваться журналы аудита и свидетельства третьей стороны.

Данный международный стандарт определяет минимальные меры контроля и управления для интегрированных процессов управления документами, которые должны обеспечить аутентичность, полноту и читаемость документов в качестве доказательства и актива, от момента их создания до уничтожения, в соответствии с имеющимися политиками и правилами. Также его задачей является обеспечение интероперабельности документов, создаваемых различными организациями.

Вопросы организации поиска и отслеживания взаимосвязей между документами в стандарте не рассматриваются.

Настоящий стандарт адресован в первую очередь организациям, не имеющим специалистов по управлению документами.  Стандарт могут использовать любые лица и организации, сохраняющие документы в качестве свидетельств своей деловой деятельности. Стандарт может быть полезен:

• Лицам и/или организациям, которым необходимо доказывать заинтересованным сторонам, что свидетельства деловой деятельности не подделывались и не искажались;


• Организациям и/или компаниям, которые оказывают заинтересованным сторонам услуги хранения документов в своих центрах обработки данных.

Мой комментарий: С моей точки зрения, данные документы представляют собой небольшие буклетики для первичного ознакомления специалистов, не являющихся профессионалами в области управления документами и архивного дела, с проблемами захвата, хранения и уничтожения документов, - и в этом плане они способны принести определенную пользу. Я бы не рекомендовала их опытным специалистам, поскольку другие стандарты ИСО те же вопросы раскрывают значительно более детально и профессионально.

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/65045.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:65045:en
https://www.iso.org/standard/65046.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:65046:en
https://www.iso.org/standard/70551.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:70551:en