вторник, 19 ноября 2013 г.

Мнение известного эксперта: Что ждёт в будущем стандарт ISO 15489? Часть I


Специализированный австралийский журнал «Специалист по управлению данными и графическими образами» (Image & Data Manager, IDM, http://idm.net.au/ ) 11 ноября 2013 года опубликовал интервью с одним из ведущих мировых специалистом в области управления документами и информацией, членом профильного технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) от Австралии Барбарой Рид (Barbara Reed).

Проблема со стандартами в том, что выбор слишком велик, - смеется Барбара Рид (на фото) из консультационной фирмы «Инновации в делопроизводстве» (Recordkeeping Innovation, http://www.records.com.au ).

Это старая поговорка, но она вполне применима в сфере управления документами, где «словесный винегрет» из национальных и международных стандартов оказывается сложной для переваривания пищей для тех, кто ищет секретную формулу для рационального управления информацией своих организаций.

Основатель, директор и главный консультант австралийской фирмы «Инновации в делопроизводстве» лично принимает участие в сложном процессе разработки и формирования этих стандартов в рамках высокоуровневого национального и международного сотрудничества, и в том числе в процессе продолжающегося развития супер-звезды среди стандартов управления документами – международного стандарта ISO 15489 (который, напомню, адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - Н.Х.).

Журнал IDM попросил Барбару объяснить значение этих стандартов для государственных и коммерческих организаций, стремящихся развивать свои платформы управления документами в условиях современной эпохи.

IDM: Барбара, многие из тех, кто не принадлежит к числу профессионалов по управлению документами, непосредственно не знакомы с  многочисленными существующими стандартами в этой области. Можете ли вы кратко объяснить, для чего они существуют и почему они важны для управления информацией?

BR: Существует целый спектр стандартов. Одни из них публикуются на международном уровне, другие - на национальном; третьи выпускаются определенными юрисдикциями (например, региональными властями – Н.Х.), четвертые - профессиональными ассоциациями; а некоторые стандарты разрабатываются отдельными организациями. Каждый из них оказывает определенное воздействие в своей сфере влияния. Международные стандарты являются итогом консенсуса на международном уровне и часто непосредственно влияют на национальные, региональные и иные стандарты.

Так почему же международные стандарты важны для нашей сферы деятельности? Для управления документами они служат вбитыми в землю опорами – отмечающими принципы, за которые мы выступаем, в отличие от других точек зрения на информационное пространство, – и, с моей точки зрения, это действительно важно – иметь прочный профессиональный фундамент, на основе которого вести дальнейшую работу.

IDM: Вы в настоящее время участвуете в процессе глобального пересмотра стандарта ISO 15489. Почему этот стандарт важен для нашей части мира?

BR: ISO 15489 является базовым стандартом по вопросам управления документами, «зонтичным» стандартом, который устанавливает, что собой представляет делопроизводство / управление документами, какими должны быть результаты этой деятельности, и как, в общих чертах, следует действовать. В нем не рассматриваются отдельные частные вопросы, речь идет о том, что представляет собой данный вид деятельности и для чего он нужен. Именно поэтому данный стандарт важен для профессионалов; и в нем также сформулирован ряд ключевых определений, относящихся к документам, документным процессам и основным мерам и средствам контроля и управления.

IDM: Как данный стандарт может повлиять на принятие решения организацией, желающий внедрить у себя систему электронного управления документами и контентом? Можно ли передоверить соблюдение положений этого стандарта поставщику как один из пунктов технического задания, отмечаемый потом «галочкой», - или же обеспечение соответствия ему более широко затрагивает информационную архитектуру организации?

BR: Этот стандарт не является сертификационным, и в нём речь идёт не о технологии. Такого рода стандарты существуют, но ISO 15489 не из их числа. Этот стандарт признает, что технология является всего лишь одним из элементов управления документами. Это, безусловно, важный элемент, но это ещё не всё, и к тому же технологии так быстро меняются. Это стандарт говорит о том, что люди играют очень важную роль, как и процессы, как и происходящие изменения. Вы собираетесь изменить свою технологию? Стандарт говорит о том, какими  должны быть конечные результаты управления документами после того, как Вы измените свою технологию, и какие процессы должна поддерживать любая используемая в данной сфере технология. По сути, в стандарте речь идет об основах профессиональной практики. Он говорит организации о том, что именно она должна делать при управлении документами.

IDM: Стандарт ISO 15489 был опубликован в 2001 году, однако в 2013 году организациям приходится работать в совершенно иных условиях, имея дело с документами из широкого спектра источников, от Твиттера до «облаков». Остался ли он по-прежнему актуальным?

BR: Когда стандарт писался в 2001 году, мы знали, что находимся на пороге значительной (и продолжающейся во времени) трансформации способов ведения деловой деятельности и взаимодействия с людьми. Поэтому он был написан на основе высокоуровневых принципов и сделан нейтральным по отношению к технологиям. По-моему, он достаточно хорошо выдержал испытание временем. В своем первоначальном виде стандарт просуществовал уже довольно долго, а к моменту завершения процесса пересмотра и публикации новой редакции он проработает порядка 14 лет. Думаю, что способ построения стандарта на основе принципов очень неплохо выдержал проверку временем, на самом деле куда лучше, чем можно было бы ожидать в условиях очень изменчивой технической среды.

Тем не менее, в 2001 году технологически мы жили в совсем ином мире, и в оригинальном стандарте есть ряд положений, всё еще отражающих ту в определенной степени «бумажную» реальность, в условиях которой мы были в начале перехода на цифровые технологии. Следует признать, что есть ряд моментов, которые нужно изменить.

Новая технологическая среда является более распределенной, даже фрагментированной. Оказываются размытыми «границы», определяющие, что такое организация, что представляет собой процесс; и как динамически формировать документы «на лету».

Таким образом, технологическая среда определенно изменилась, однако благодаря тому, что ISO 15489 изначально был основан на принципах и стремился быть технологически-нейтральным, он продержался гораздо лучше, чем можно было ожидать.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/iso-15489-ii.html )

Источник: сайт издания Image & Data Manager
http://idm.net.au/article/009855-what-does-future-hold-iso-15489

Комментариев нет:

Отправить комментарий