среда, 13 ноября 2013 г.

Пять тенденций, меняющих облик управления документами, часть II


(Окончание)

Тенденция 3: Обеспечение долговременной сохранности электронной информации становится одним из основных вопросов управления информацией

Электронные документы длительного срока хранения повергаются риску, когда изнашиваются или устаревают оборудование, программные приложения и файловые форматы. Проведенные архивными учреждениями исследования показывают широкий разброс в продолжительности жизни носителей информации, обычно используемых для долговременного и архивного хранения. Устаревание файловых форматов также является важным направлением исследований для архивов и научных учреждений, тем более, что в настоящее время многие инструменты для повышения эффективности деловой деятельности и персональной производительности первого поколения уже выведены из эксплуатации, и проблема, связанная с невозможностью извлечь или просмотреть старые электронные документы, становится реальностью. Поскольку организации продолжают развиваться, то начали возникать следующие проблемы:
  • Организациям медленно осознают необходимость решать проблемы по обеспечению электронной сохранности. Приемлемыми подходами для решения проблемы доступности во времени являются миграция, конверсии и использование открытых стандартов. В данный момент, однако, эти подходы используются мало.

  • Решения о выводе из эксплуатации старых корпоративных приложений вызывают озабоченность о сохранении их контента. По мере того, как организации начинают проекты обновления инфраструктуры, – особенно в связи с тем,  что новые облачные и SaaS-приложения становятся конкурентоспособной альтернативой унаследованным системам, требующим большой инфраструктуры на территории организации, - архитекторам систем, ИТ-специалистам и специалистам по управлению документами следует оценить риск утраты содержащейся в этих старых системах информации. Решения  о поддержании старых систем в режиме «только для чтения», о миграции данных в новые системы либо о полной ликвидации старых систем должны приниматься в соответствии с деловыми потребностями и законодательно-нормативными требованиями.

  • Существует угроза скорого наступления «цифровых темных веков» для корпоративной памяти. Организации уже сталкиваются с тем, что электронная информация времен второй половины 20-го века оказывается нечитаемой или недоступной вследствие устаревания оборудования, физического износа дисков и лент и утраты программного обеспечения для работы с определенными форматами. Даже крупные стабильные поставщики типа Microsoft, судя по всему, не позаботились о сохранении спецификаций и исходного кода для файловых форматов, используемых в таких старых продуктах, как PowerPoint 4.0.
Тенденция 4: Открытые стандарты и программное обеспечение с открытым кодом изменяют возможности выбора решений

Государственный сектор стал движущей силой значительных изменений в ландшафте закупаемого программного обеспечения, вследствие целенаправленного перехода на использование открытых стандартов и программного обеспечения с открытым исходным кодом. Государственные органы пытаются застраховаться от потенциальной утраты электронной информации, морального устаревания программного обеспечения и роста расходов, требуя одновременно большей перемещаемости данных. В период с 2011 по 2012 год ряд национальных правительств опубликовали директивы с целью помочь ИТ-специалистам, а также специалистам по управлению документами и по закупкам понять, изучить и выбрать более открытые технологические платформы.

Открытые стандарты помогают решать проблемы обеспечения долговременной сохранности, доступности и интероперабельности. Правительства Великобритании, Соединенных Штатов и стран Европы принимают опережающие меры, направленные на по использование программных систем и файловых форматов, основанных на открытых стандартах. Для специалистов в области управления документами и информацией представляют интерес открытые стандарты, связанные с обеспечением долговременной сохранности электронных материалов (такие, как ODF, PDF/A), с интероперабельностью систем управления контентом (Content Management Interoperability Standard, CMIS) и с метаданными (Dublin Core –«Дублинское ядро»). В конце 2012 года была подготовлена обновленная редакция стандарта CMIS, включающая улучшенную поддержку таких функциональных возможностей для управления документами, как запреты на уничтожение и управление сроками хранения.

Использование программного обеспечения с открытым исходным кодом позволяет снизить затраты и минимизировать зависимость от поставщика и платформы. Выполняемые правительствами различных стран мира программы способствовали росту престижа и расширению масштабов использования «открытого ПО». Правительство Великобритании в 2012 году опубликовало детальный инструментарий по закупке открытого ПО (open source procurement toolkit), помогающий ИТ-специалистам и менеджерам по закупкам. Австралийское правительство выпустило инструментарий на сонове открытого ПО для решения задач электронной сохранности в архивных учреждениях. Министерство обороны США опубликовало хорошую практику по безопасному и жизнеспособному внедрению открытого ПО. В американской директиве поставлена конкретная цель: к концу 2014 года должны быть разработаны инструменты для управления документами с открытым исходным колом, которыми смогут воспользоваться федеральные органы исполнительной власти. (Очередной раз рассказана сказочка про «доброе открытое ПО» :) На самом же деле это альтернативная модель коммерческой деятельности, основная польза которой заключается не столько в (часто мифической) дешевизне открытого ПО, сколько в создании конкуренции для традиционной «проприетарной» модели. – Н.Х.)

Тенденция 5: Автоматическая классификация становится работоспособной и доступной.

Транзакционный, регламентируемый законодательно-нормативными актами и частично структурированный контент – это «созревшие» области для применения автоматизированного захвата, классификации (категоризации) и установления сроков хранения. Возможности использования технологий автоматической классификации при работе с обычным, объёмным, предсказуемым электронным контентом растут по мере того, как технология становится более зрелой, больше поставщиков предлагает интегрированные решения и идентифицируются подходящие области применения. Электронная информация, имеющая закономерную структуру и встроенные метаданные либо содержащая предсказуемые сочетания чисел или текста, может эффективно обрабатываться средствами контент-аналитики (Content Analytics) и инструментами для извлечения объектов и категоризации, с целью ввода [в документные системы], назначения сроков хранения и действий по их истечении, установления мер безопасности и контроля доступа к персональным данным.

Автоматическая классификация позволяет сбалансировать потребности в исполнении законодательно-нормативных требований и приоритеты деловой деятельности. Транзакционные данные большого объема становятся болевой точкой по мере роста затрат на их хранение и появления запросов на э-раскрытие (e-discovery). Захват, классификация и установление сроков хранения – это те функции управления документами, которые непосредственно способствуют достижению корпоративных целей по сокращению расходов, оптимизации обслуживания клиентов и большей «электронизации» процессов. Последовательно действующая организация создает фундамент, на который будет опираться применение контент-аналитики и прогностических технологий. Последовательное уничтожение устаревшей информации уменьшает потребность в дополнительных ресурсах хранения, способствует быстрому поиску данных и снижает стоимость э-раскрытия.

«Большой контент» столь же важен, как и «большие данные», и он требует логически последовательного управления. Вокруг «больших данных» поднята большая шумиха, но организациям необходимо также справляться с информацией, хранящейся в частично структурированном или неструктурированном виде. Табличные данные часто остаются незамеченными и непроанализированные в файлах, созданных отдельными лицами или небольшими группами. Хранящиеся на файлообменниках, сайтах для коллективной работы и персональных компьютерах электронная почта, электронные таблицы и специализированные базы данных, которые используются для принятия ключевых деловых решений, часто не попадают в поле зрения специалистов по аудиту и комплайенсу. Семьдесят процентов коммерческих организаций используют электронные таблицы для принятия важнейших деловых решений, но менее 34% как-либо управляет ими или контролирует их.

Технология заставляет применять и автоматизирует защитимые в суде подходы к уничтожению документов и информации. Организации, демонстрирующие использование последовательных и предсказуемых подходов к обработке информации, в том числе к её окончательному уничтожению, действуют более успешно в случаях, когда распоряжения об э-раскрытии вынуждают проводить масштабную работу по поиску, извлечению, анализу и представлению информации. Автоматизация рутинных процессов, в том числе уничтожения после истечения сроков хранения, придает вес программам отслеживания сроков хранения в случае их оспаривания юрисконсультом или аудиторами. Инструменты автоматической классификация обеспечивают применение указаний по срокам хранения и действиям по их истечении в установленных рамках, а также опираются на обоснования и нормативные ссылки, содержавшиеся в документированной политике.

Источник: сайт журнала KMWorld
http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/Features/5-trends-are-reshaping-records-management-92683.aspx

Комментариев нет:

Отправить комментарий