Национальные Архивы США опубликовали новый бюллетень «Руководство по управлению документами в социальных сетях», часть I

Ниже приведен перевод бюллетеня Национальных Архивов США, опубликованного ими на своём сайте 25 октября 2013 года (о его подготовке я уже писала, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/blog-post_11.html )

Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2014-02 от 25 октября 2013 года
Кому: Руководителям федеральных органов исполнительной власти
Тема: Руководство по управлению документами в социальных сетях
Срок действия: до 31 октября 2016 года

1. Какова цель данного бюллетеня?

Данный бюллетень заменяет бюллетень Национальных Архивов 2011-02 «Рекомендации по управлению документами в веб 2.0 и социальных сетях (Guidance on Managing Records in Web 2.0/Social Media Platforms, о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/10/20_29.html , текст см. по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html - Н.Х.). В нём приведены высокоуровневые требования и хорошая практика захвата документов, созданных в процессе использования социальных сетей федеральными органами исполнительной власти. При использовании социальных сетей могут создаваться федеральные документы, которые должны быть захвачены и которыми следует управлять в соответствии с требованиями федеральных законов, нормативных документов и политик к управлению документами. Данный бюллетень не содержит специфических для конкретных социальных платформ указаний по захвату документов.

Бюллетени Национальных Архивов являются основополагающим руководством для федеральных органов исполнительной власти, которые, в свою очередь, должны определить наиболее подходящие способы включения требований к управлению документами в свои деловые процессы и установить конкретные меры, при помощи которых их учреждения будут исполнять свои обязанности в соответствии с Законом о федеральных документах (Federal Records Act).

2. Что такое социальные сети (social media)?

Под социальными сетями понимаются разнообразные виды деятельности, интегрирующие веб-технологии, социальное взаимодействие и создаваемый пользователями контент. Примерами социальных сетей являются блоги, вики-средства, сети социального общения, фотобиблиотеки , виртуальные миры, привязанные к местоположению услуги и сайты обмена видеоконтентом. Федеральные органы исполнительной власти используют социальные сети как во внутренней работе, так и во внешней деятельности для обмена информацией, поддержки бизнес-процессов, а также для организации взаимодействия людей с государственными органами.

3. Что такое документы в социальных сетях (social media records)?

Социальные сети позволяют отдельным людям сотрудничать, создавать, организовывать, редактировать, комментировать, комбинировать и обмениваться контентом, что с большой вероятностью приводит к созданию федеральных документов. В законе о федеральных документах (см. Свод законов США, 44 USC 3301, http://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3301 ) понятие «федеральный документ» определяется как любой материал, который зафиксирован, создан или получен в связи с ведением государственной деятельности, вне зависимости от его формы или характеристик, и заслуживающий сохранения (перевод данного определения см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/10/blog-post_1.html - Н.Х.). Подпадающий под это определение контент социальных сетей должен управляться согласно соответствующим законам и нормативным актам.

Согласно законодательству и реализующим его положения подзаконным нормативным актам, каждый орган исполнительной власти несет ответственность за выявление создаваемых и получаемых им федеральных документов. Указания относительно того, как федеральным органам исполнительной власти следует применять данное в законодательстве определение понятия «федеральные документы» см. в Своде федеральных нормативных актов,  36 CFR, глава XII, подраздел B (это раздел «Управление документами», см.  http://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/chapter-XII/subchapter-B - Н.Х.).

Приведенный ниже неисчерпывающий список вопросов поможет федеральным органам исполнительной власти определить документный статус контента социальных сетей:

• Является ли он свидетельством/подтверждением политик, деловой деятельности или миссии государственного органа?


• Доступна ли данная информация только на сайте социальной сети?


• Используется ли данный инструмент для распространения официальной информации государственного органа?


• Есть ли деловая потребность в данной информации?

В случае утвердительного ответа хотя бы на один из этих вопросов, соответствующий контент, скорее всего, будет являться федеральным документом. Кроме того, контент социальной сети может быть федеральным документом в случае, когда использование социальной сети обеспечивает дополнительные функциональные возможности, такие, как расширенные возможности поиска, возможности для публичного обсуждения или для иных форм сотрудничества. Полный федеральный документ должен иметь контент (содержание), контекст и структуру вместе с взаимосвязанными с ними метаданными (например, сведениями об авторе и дате создания). Полнота документа должна поддерживаться для обеспечения его надежности и аутентичности.

4. Каковы основные проблемы управления документами, связанные с использованием социальных сетей?

Вследствие динамичности и коллективного характера социальных сетей государственные органы сталкиваются со следующими проблемами:

• Проблема ведения делопроизводства в условиях среды для совместной работы;


• Проблемы, связанные с хранением контента в нескольких местах;


• Вопросы владения и контроля над данными, которые находятся у третьей стороны;


• Идентификация документов;


• Разработка и внедрение указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении, включая возможность передавать документы и проводить необратимое их уничтожение; вводить запреты на уничтожение документов, связанных с идущими судебными разбирательствами и расследованиями; или выполнять иные функции управления документами;


• Захват часто обновляемых документов;


• Захват полных документов таким образом, чтобы обеспечивалась их аутентичность и доступность;


• Ожидания общественности относительно постоянной ценности и доступности всего веб-контента; и


• Обработка документов, содержащих персональные данные (personally identifiable information, PII).

5 . Как федеральным органам исполнительной власти следует решать проблемы управления документами, связанные с использованием социальных сетей?

Государственным органам необходимо разработать четкие процессы, политики, распределить обязанности и ответственность, с тем, чтобы обеспечить идентификацию, управление и захват документов в социальных сетях. В государственных органах желательно создать рабочую группу по социальным сетям, включающую сотрудников службы управления документами, веб-менеджеров, менеджеров социальных сетей, ИТ-специалистов, специалистов по информационной безопасности и защите персональных данных, юристов, специалистов по связям с общественностью и представителей других заинтересованных сторон.

Рабочая группа по социальным сетям должна применять определение «федерального документа» к контенту социальных сетей и определять, что представляет собой полный документ, включающий контент, контекст, структуру и необходимые метаданные. Данной группе следует также анализировать существующие указания по срокам хранения документов, с тем, чтобы определить, охвачены ли ими документы в социальных сетях. В отсутствие подходящих указаний по срокам хранения документы должны рассматриваться как документы постоянного хранения - до тех пор, пока им не будут установлены сроки хранения.

Рабочей группе по социальным сетям следует обсуждать вопросы управления документами до внедрения новых инициатив в области использования социальных сетей или до изменения характера использования имеющихся платформ. При разработке политик и процедур использования социальных сетей государственных органам следует выполнить следующее:

• Определить, что на платформах социальных сетей относится к числу федеральных документов;


• Определить владельца контента и установить ответственность за управление документами;


• Включить практику и требования делопроизводства в условия предоставления услуг;


• Обеспечить осведомление о политике управления документами, с тем, чтобы сотрудники и общественность понимали, как будет осуществляться управление документами;


• Вести мониторинг текущего использования платформ социальных сетей, с тем, чтобы определить, не меняется ли ценность документов вследствие характера их использования; и


• Отслеживать те изменения в условиях оказания третьими сторонами услуг на платформах социальных сетей, которые могут повлиять на управление документами.

Внедрение этих политик и процедур будет способствовать установлению сроков хранения и захвату документов в социальных сетях.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/ii.html )

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html