Новая книга известного эксперта в области архивного дела Марго Ноут «Финансирование будущего Ваших архивов: Как получить необходимые для успеха поддержку и бюджет» (1)

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 25 августа 2025 года на сайте компании Lucidea.

Мы (компания Lucidea – Н.Х.) рады сообщить, что новая книга Марго Ноут (Margot Note) «Финансирование будущего Ваших архивов: Как получить необходимые для успеха поддержку и бюджет» (Funding Your Archives’ Future: How to Secure Support and Budget for Success, объёмом 121 страница на английском языке, см. https://lucidea.com/ebooks/funding-your-archives-future ) теперь доступна в издательстве Lucidea Press. Если вы профессионал в области архивного дела, стремящийся найти баланс между энтузиазмом и планированием, то эта книга для вас!

Мой комментарий: Читатели моего блога хорошо знакомы с идеями Марго Ноут по многочисленным переводам её постов, подборку которых можно найти здесь:  http://rusrim.blogspot.com/search?q="Марго+Ноут+(Margot+Note)"&updated-max=2024-02-07T11:00:00%2B03:00&max-results=20&start=11&by-date=true 

Архивисты работают в условиях, в которых финансовая стабильность столь же важна, как и управление архивными фондами и коллекциями. Для решение экономических проблем требуется нечто большее, чем просто бюджетный контроль; для этого нужны активная информационно-пропагандистская работа, инновации и планирование.

Изложенные в книге «Финансирование будущего ваших архивов» принципы дают возможность архивистам эффективно управлять ресурсами. В этой книге представлены адаптивные подходы к интеграции финансового менеджмента со стратегическим планированием, применимые как для небольших архивов организаций, так и для коллекций сообществ и крупных архивохранилищ.

Содержание книги следующее:

Введение: Баланс между энтузиазмом и планированием
1. Основы стратегического планирования: Мыслить масштабно, действовать разумно
2. Основы бюджетирования: Управление финансовыми проблемами
3. Отстаивание ресурсов: Подготовка делового обоснования для получения финансирования
4. Прогнозирование будущего: Планирование устойчивого развития
5. Принятие решений на основе данных: Использование показателей для измерения успеха
6. Стратегические партнёрства: Привлечение внутренних и внешних союзников
7. Преодоление нестыковок: Согласование стратегии с повседневной деятельностью
8. Лидерство в управлении финансами: Как стать защитником и добытчиком ресурсов
9. Повышение эффективности за счёт автоматизации: Использование технологий для управления архивными фондами и коллекциями
Заключение: Процветание благодаря подготовке

Книгу «Финансирование будущего ваших архивов» просто обязаны прочитать архивисты, стремящихся создать жизнеспособные архивные программы. Для поддержания жизнеспособности архивов необходимо обеспечить сохранность коллекций, а также реализовать стратегическое планирование и проводить информационно-пропагандистскую работу. Книга эксперта в области архивного дела Марго Ноут служит всесторонним руководством по преодолению этих трудностей и закладке фундамента для архивной работы в будущем.

Компания Lucidea рада предложить Вам бесплатный доступ к этой электронной книге, которую можно скачать по адресу https://lucidea.com/ebooks/funding-your-archives-future (при условии предоставления определённых персональных данных – Н.Х.).

Марго Ноут (Margot Note)

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/08/2_01923679330.html )

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/ready-to-read-funding-your-archives-future/ 

США: Вебинар Марго Ноут по вопросам архивного описания пройдёт 31 мая 2023 года

Данная новость была выложена 19 мая 2023 года на сайте компании Lucidea

Присоединяйтесь к нам на очередном бесплатного вебинаре, проводимом компанией  Lucidea! Вебинар на тему «Архивное описание» (Description) проводит экспертом в области архивного дела, автор многочисленных статей и консультант Марго Ноут (Margot Note – на фото).

Вебинар начнётся в 21:00 по московскому времени (11:00 am Pacific / 2:00 pm Eastern) 31 мая 2023 года. Зарегистрироваться на участи можно на странице по адресу https://lucidea.com/margot-note-presents/?utm_content=249367420 .

Марго затронет ряд тем, связанных с наилучшими практиками архивного описания, включая общеупотребительные стандарты, метаданные, а также описание как на уровне коллекций, так и на уровне их элементов.

Вы заинтересовались? Приглашаем вас посетить вебинар «Архивное описание» 31 мая 2023 года в 21:00 по московскому времени. Зарезервируйте себе место на этом информативном одночасовом вебинаре прямо сейчас!

(Не можете принять участие в мероприятии? Всё равно зарегистрируйтесь, после чего мы пришлём вам ссылку на запись вебинара).

Ждём встречи с Вами на вебинаре!

Мой комментарий: На моём блоге выложен целый ряд переводов постов Марго Ноут по различным вопросам архивного дела и управления документами, см. http://rusrim.blogspot.com/search?q=%22Margot+Note%22

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/margot-note-presents/?utm_content=249367420

Размещение архивных документов организации во внешних хранилищах

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 24 октября 2022 года на сайте компании Lucidea.

Пока архивисты обрабатывают исторические фонды, для хранения материалов может потребоваться дополнительное пространство внутри или же за пределами учреждения.

После проведения архивной оценки архивисты могут определить, достаточно ли существующего пространства хранения. Они также стоит определить, насколько часто сотрудники и пользователи нуждаются в одних материалах по сравнению с другими.

Одним из решений является использование внеофисного хранения. На собственной территории учреждения могут храниться часто используемые материалы, а все остальные могут в удаленных хранилищах. Поставщик услуг внеофисного хранения берет на себя хранение, защиту и перемещение материалов, благодаря чему высвобождаются ресурсы и пространство хранения внутри организации. В то же время одним из основных недостатков такого подходя является то, что не все материалы будут немедленно доступны. Поэтому для обеспечения доступа к материалам, когда это необходимо, хранение необходимо планировать.

Возможности размещения

Ещё одно решение - найти для коллекции другого хранителя. Учитывая ограниченность в организации времени, места и денег, архивисты могут рассмотреть возможность передачи своих документов, имеющих непреходящую ценность, в архивное хранилище. Такие хранилища, принадлежащие государственным, академическим или частных учреждениям, специализируются на обеспечении долговременной сохранности и предоставлении доступа к коллекциям рукописей и документов учреждений, происходящих из различных источников. В то же время организациям следует тщательно взвесить все «за» и «против» этого варианта. В зависимости от географического положения и ценности коллекции, найти подходящее хранилище для архивных документов может быть в одних случаях легко, а в других - может потребоваться масштабный длительный поиск. Крупные университеты, например, часто имеют хорошо известные архивные хранилища, располагающиеся в крупных мегаполисах. Может быть сложнее подобрать подходящее хранилище в небольших населённых пунктах.

Как выбирать

Все хранилища рукописей имеют политику комплектования коллекций с четкими определенными рамками для собираемых материалов. Понятно, что они не в состоянии принять на хранение все предлагаемые им архивные коллекции. Организация может сначала обратиться к хранилищам, которые специализируются на сборе материалов по аналогичной тематике, а также к тем, с которыми у организации уже сложились отношения. В зависимости от учреждения, его основатели или известные в организации люди могут иметь прочные связи с университетами, выпускниками которых они являются; эти университеты часто заинтересованы в сборе документов своих выпускников или организаций, с которыми те связаны.

Начало диалога

При обсуждении возможности размещения архивных материалов в хранилище, организации желательно оценить политику хранилища в отношении:

• Документов о дарении, детализирующих права интеллектуальной собственности и имущественные права на материалы;
  
  
• Графиков приёма-передачи в хранилище, описывающих временные рамки для первоначальной передачи и будущих добавлений архивных материалов;
  
  
• Соглашений о том, как хранилище будет предоставлять организации доступ к этим материалам в случае необходимости;
  
  
• Стратегии, процедур и сроков обработки материалов;
  
  
• Создания описей и научно-справочного аппарата, их детальности и ожидаемой даты публикации;
  
  
• Соглашений о закрытии доступа, устанавливающих, доступ к каким материалам должен быть закрыт и на какой срок;
  
  
• Предоставления финансовой помощи для обработки и размещения документов.

При подборе подходящего хранилища для своих архивных документов, организации следует учитывать местонахождение хранилища и простоту передачи и получения доступа к документам. Использование высокопрофильных хранилищ является престижным, однако если они находятся далеко или ограничивают доступ к документам, то организация может рассмотреть и другие варианты. С другой стороны, организации не могут существовать вечно, поэтому целесообразно наладить отношения с хранилищем, даже если архивные документы пока что остаются в организации.

Подбор партнера

Как консультант, я часто помогаю размещать личные или корпоративные архивные документы в хранилищах. Ключевым в этой работе является честный разговор о том, что можно сделать и в какие сроки; управление ожиданиями необходимо для того, чтобы и организация, и хранилище имели единое представление о том, как коллекция будет защищаться и использоваться. Не менее важным является инвентаризация передаваемых на хранение материалов. Описания тематики, диапазоны дат, сведения о местоположении, условиях, примечания, общее количество документов в погонным метрах и другие сведения о коллекции упрощают хранилищам приём-передачу материалов. Четкое представление о содержании и контексте архивной коллекции организации помогают хранилищам курировать документы организации, имеющими непреходящую ценность.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/placing-organizational-archives-in-repositories/

Сохранение пригодности к использованию электронных документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 25 октября 2021 года на сайте компании Lucidea.

В отношении пригодности к использованию электронных документов в архивах, существует трехуровневый подход к обдумыванию вопроса о том, что именно необходимо сохранить. Каждый из этих трёх уровней пригодности к использованию представляет собой вполне законную цель в рамках усилий по обеспечению долговременной сохранности, в зависимости от того, почему необходимо вести и сохранять документы организации.

Дайте информацию, пожалуйста!

Первый уровень - это предоставление информации. На этом уровне документы должны быть пригодными к использованию в степени, достаточной для того, чтобы дать пользователям возможность отвечать на вопросы и обеспечить наличие как первичных материалов для исследований и повторного использования, так и документированной истории происходивших событий.

Сохранение институциональной памяти - наиболее распространенное требование с точки зрения пользователя. Пользователи хотят, чтобы обеспечивалась долговременная сохранность документов с тем, чтобы они могли найти информацию, когда это необходимо, и, по возможности, использовать эту информацию повторно. Это требование также легче всего удовлетворить, поскольку нет необходимости беспокоиться об аутентичности и целостности информации. Аутентичность предполагается по умолчанию (если об этом вообще задумываются). Пользователи заинтересованы в том, чтобы знать, какая версия документа является окончательной - но это скорее проблема оперативного управления документами, чем проблема управления на стадии архивного хранения. Основные требования заключаются в том, чтобы документы поддерживались в формате, отвечающем потребностям пользователей, и чтобы их можно было легко найти в случае необходимости. Эти требования можно удовлетворить, убедившись, что файлы доступны для просмотра и поиска и, в некоторых случаях, могут быть полностью или частично скопированы и повторно использованы.

В рамках данного сценария есть несколько вариантов организации долгосрочного хранения, удовлетворяющего потребности организации, поскольку документы рассматриваются в первую очередь как информационные активы, а не как материалы с доказуемой аутентичностью и надёжностью. Следующие этой модели организации следуют одному из трёх подходов:

• В первом случае вопрос аутентичности и надёжности полностью игнорируется, организации просто считают свои документы аутентичными по умолчанию, не имея возможности доказать это. Это может быть как осознанное решение, основанное на оценке риска, так и просто следствие непонимания рисков, на которые идут организации.
  
  
• Второй подход – создание и сохранение на бумажном носителе тех документов, которые необходимы для юридических, финансовых и других подобных целей, когда требуется подтверждение аутентичности. К сожалению, возможность применения данного подхода на практике становится всё более маловероятной, за исключением лишь самых маленьких организаций, поскольку столь большие объемы информации хранятся сейчас только в электронном виде.
  
  
• И, наконец, третий подход - выделить небольшой процент электронных документов, аутентичность и целостность которых необходимо подтверждать в течение продолжительных периодов времени; а с большинством цифровых объектов работать как с информационными активами.

Аутентичность, надёжность, целостность и пригодность к использованию

Второй уровень - это официальные юридически значимые документы, образующиеся в ходе деловой деятельности. Документы должны иметь доказуемую аутентичность, надёжность, целостность и пригодность к использованию. Документы поддерживают оперативную деятельность организации, служат имеющими правовую силу документами о транзакциях или их частях, а также поддерживают возможность надзора и обеспечивают подотчётность.

Расширенная пригодность к использованию

Третий уровень поднимает планку, поскольку сохранение в длительной перспективе пригодности документов для использования в качестве доказательств требует более строгих процедур, чем те, что применяются для поддержания их пригодности к использованию исключительно для справочно-информационных целей. Кроме того, обеспечение долговременной сохранности аутентичности, надёжности и целостности документов требует дополнительных мер контроля и управления в процессе обеспечения сохранности, - и может ограничивать выбор тактики обеспечения долговременной сохранности, которую можно будет использовать, и/или увеличивать затраты и сложность.

Третий уровень даёт возможность воссоздать транзакцию с целью проверки достоверности результатов. Для обеспечения долговременной сохранности документов на этом уровне обычно требуется поддержание функциональных возможностей исходных программных приложений и систем. Например, поддержание функциональных возможностей критически важно для компьютерных моделей, географических информационных систем и иных приложений, в которых манипулирование данными является неотъемлемой частью создания документа. В случае настольных приложений, архивисты рассматривают возможность сохранения первоначального внешнего вида и интерфейса для архивных материалов. Сохранение того, как информация хранилась и отображалась - сложная задача, но её решение определяет пригодность документов к использованию.

Опираясь друг на друга

Эти уровни пригодности к использованию могут служить основой и взаимно дополнять друг друга. Для многих организаций первый уровень может быть вполне подходящим - или, по крайней мере, достижимым. Затем, по мере роста зрелости организаций и повышения квалификации их архивных служб, они могут стремиться к достижению более высоких уровней, если это необходимо.

Марго Ноут (Margot Note)

Мой комментарий: Как мне кажется, всё на самом деле несколько проще :) С моей точки зрения, действительно можно говорить о разных уровнях пригодности документов к использованию

• Для поддерживающей деловую деятельность внутренней информационно-справочной и аналитической работы, не связанной непосредственно с правовыми последствиями,
  
  
• Для использования в качестве юридически значимых документов в оперативной деловой деятельности,
  
  
• Для использования в качестве юридически значимых документов в длительной перспективе,
  
  
• В качестве исторической памяти либо исходных материалов для различных исследований.

Однако на практике большой разницы между этими уровнями нет, поскольку даже для справочной работы и для исторических и иных исследований нужны аутентичные, целостные, надёжные и читаемые материалы; и по крайней мере часть справочных материалов имеет долговременную ценность и, соответственно, требует принятия мер по обеспечению их долговременной сохранности и пригодности к использованию. Использование же справочных материалов в качестве основы для принятия значимых решений автоматически переводит их в одну из других категорий.

Далее, далеко не всегда заранее известно, какие из документов, используемых в оперативной деловой деятельности, впоследствии потребуется хранить длительно или постоянно.

Большинству компаний будет проще внедрять политики и решения, которые единообразно обеспечивают сохранение упомянутых качеств для материалов любого рода.

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/preserving-the-usability-of-digital-records/ 

Контроль качества и пост-обработка в проектах оцифровки

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 3 апреля 2023 года на сайте компании Lucidea.

В рамках проекта оцифровки необходима некоторая пост-обработка для получения суррогатов (электронных копий – Н.Х.), которые бы соответствовали оригиналам по детальности, резкости и тоновому диапазону. Объем требуемой пост-обработки определяется характером проекта.

Например, для однородных файлов подходит автоматическая обработка, в то время, как ручная корректировка может выполняться для отдельных изображений.

Учреждения должны стремиться к тому, чтобы предоставлять верные репродукции оригиналов. Когда это уместно, изображения могут быть кадрированы таким образом, чтобы выходить за края оригинала, повёрнуты, могут быть устранены перекосы или повышена резкость. Эти процессы подстройки не должны, однако, использоваться для выдачи иного результата, чем тот, что получается при надлежащей работе оборудования.

Управление цветом начинается с правильной работы сканера и времени захвата, чтобы сделать первоначально получаемый результат сканирования максимально точным. Далее исходный документ следует сопоставить с полученным образом в контролируемых условиях просмотра на мониторе с регулируемой цветностью. Наконец, с помощью программного обеспечения, такого как Photoshop, изображение можно настроить так, чтобы оно цвета оригинала и образа точно соответствовали друг другу.

Практика именования файлов

Поиск и классификация электронных графических образов упрощаются, если соблюдаются соглашения об именовании файлов. На протяжении своего жизненного цикла файлы перемещаются по серверам и системам. Компьютеры не могут интерпретировать логические взаимоотношения в наборе графических образов, cследовательно, эти отношения должны найти отражения в именах файлов. Соглашения об именовании файлов помогают группировать вместе похожие объекты в результатах поиска и создавать постоянные URL-адреса для электронных суррогатов. Архивисты должны следовать этим соглашениям при выборе имён файлов, чтобы обеспечить согласованность и упростить обработку.

В конкретном контексте файлы имеют уникальные имена, не зависящие от местоположения в структуре каталогов. Как минимум, имена файлов должны сочетать в себе информацию о местоположении элемента, уникальный идентификатор и расширение, указывающее на тип файла.

Производные файлы должны имена, сходные с именами мастер-файлов, с индикатором вида использования, добавленным к номеру объекта. Мастер-файлы не требуют дополнительного указания вида использования. Например, предположим, что цифровой объект состоит из нескольких файлов. В этом случае каждое имя файла должно содержать идентификатор объекта, к которому добавляется уникальный порядковый номер, содержащий достаточно значащих цифр для учёта всех элементов коллекции.

Обеспечение целостности

Контроль качества является ключевым по важности элементов процесса оцифровки, обеспечивающим целостность. Условия обеспечения качества требуют определения желаемого результата и целей создания электронных графических образов. Качество захваченного графического образа не может быть лучше качества исходного сканируемого изображения; источник накладывает верхний предел на качества образа. Следовательно, для целей оценки архивистам следует определить приемлемые уровни качества электронных графических образов на основе свойств исходных материалов, возможностей используемой системы оцифровки и результатов, выдаваемых процессом оцифровки.

Процесс контроля качества необходим как для созданных своими силами образов, так и для результатов аутсорсинга. В обоих случаях архивистам следует убедиться, что образы соответствуют спецификациям. Контракты с поставщиками услуг оцифровки включают положения о проведении повторной оцифровки для графических образов, которые не соответствуют спецификациям, и заключающие контракты с поставщиками учреждения должны иметь средства для быстрой идентификации таких образов. Когда поставщик отправляет производные графические образы, они также должны проходить контроль качества.

В идеале контроль качества должен охватывать все мастер-образы и производные изображения. Контроль качества файлов изображений можно осуществлять, определяя соответствующий процент подлежащих проверке образов, в зависимости от масштабов проекта и навыков специалиста по сканированию. Во многих проектах с целью снижения затрат на этот процесс используется выборочная проверка - например, проверка только 10% всех графических образов. Контроль качества должны осуществлять сотрудники, не участвовавшие в проведении оцифровки.

Полноценный процесс контроля качества не заменяет обучения занимающегося оцифровкой персонала и контроля над его работой. Кроме того, контроль качества эффективен только в том случае, если требования к графическим образам (спецификации) были чётко определены и протестированы в начале проекта, на основе понимания характера исходного материала и передовых практик создания электронных графических образов.

Документирование работы

Создание и ведение связанной с оцифровкой документации требует усилий. Документация описывает процессы формирования цифровых коллекций, включая планы проектов, руководства по метаданным и потоки работ. Это даёт отдачу в долгосрочной перспективе, по мере того, как цифровые коллекции поддерживаются и расширяются. Кроме того, в случае стандартизации систем и процессов, используемых в рамках проектов оцифровки, для каждого нового проекта потребуется меньше уникальной документации.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/quality-control-and-post-production-in-digitization-projects/

Методы упорядочения и хранения документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 5 декабря 2022 года на сайте компании Lucidea.

В число задач управления документами входит организация, упорядочение и хранение документов, а также определение того, какие документы следует сохранять и в течение каких сроков.

Текущие. Активно используемые документы должны быть упорядочены так, чтобы обеспечить эффективный поиск. Процесс принятие решения о том, как размещать документы, может быть достаточно простым и прямолинейным; он начинается с тщательного изучения используемых в настоящее время документов:

• Организованы ли документы таким образом, чтобы обеспечить быстрый доступ к ним?
  
  
• Является ли существующая система логичной, последовательной и удобной?
  
  
• Способен ли новый сотрудник истолковать и понять эту систему?

Если ответ положительный, то нет необходимости менять систему. Существующую систему, которая, с точки зрения организации, работает хорошо (или, откровенно говоря, более-менее хорошо), не нужно трогать. С другой стороны, если существующая система является громоздкой, весьма своеобразной или если её вообще нет, то для организации и упорядочения документов требуется иная система.

Способы размещения документов

Первым шагом в создании нового порядка для текущих документов является фокусирование внимания на ежедневных потребностях оперативной деятельности организации. Существует три основных метода организации документов: по структурным подразделениям или функциям, по тематике и хронологический. Организация может выбрать один из этих методов организации или, что более вероятно, скомбинировать два или все три метода. Большинство документов могут размещаться в соответствии с создавшим их подразделением, и подразделяться по темам, вопросам или по времени.

Организация документов по подразделениям или функциям (отмечу, что здесь соединены как широко распространённый в России структурный подход, так и редко используемый у нас, но популярный в англосаксонском мире функциональных подход – Н.Х.) обычно является наиболее успешным методом упорядочивания. Его преимущество состоит в том, что он четко отражает виды деятельности, функции и структуру организации, поэтому он является предпочтительным вариантом упорядочивания архивных документов. Кроме того, данный метод объединяет вместе все документы, которые документируют конкретный вид деятельность в организации.

Организация с менее формализованной структурой может упорядочивать свои документы, используя отражающими её работу тематические заголовки. Такое упорядочение создаёт проблемы, поскольку темы могут перекрываться или пересекаться, а список тем может стать громоздким и трудно управляемым. Однако это система может оказаться эффективной, если количество тем ограничена, а сами темы чётко определены и отличны друг от друга.

Небольшая узкоспециализированная организация может хранить свои документы в хронологическом порядке. Этот метод не подходит для крупных, диверсифицированных и сложных организаций. Однако он может быть адекватен для удовлетворения потребностей учреждений, которые в основном занимаются одним вопросом, темой или проектом, и у которых объёмы документов невелики.

Вопросы, которые следует задать

При разработке стандартизированных схем размещения документов в дела (file plans – близким отечественным аналогом являются номенклатуры дел – Н.Х.) также очень важно принять во внимание все документы, ежедневно создаваемые в организации – например, ответить на вопросы:

• Как хранятся важные файлы: на отдельных компьютерах или на общих серверах?
  
  
• Используются ли стандартизированные имена файлов?
  
  
• Как идентифицируются копии и версии документа?

Единая стандартизированная политика в организации повысит её способность находить важные дела и документы. Кроме того, наличие политики повышает способность организации удовлетворять свои деловые, финансовые и юридические потребности и позволяет улучшить доступность архивных документов.

Выбор системы организации документов

Поскольку у каждого метода организации документов есть свои преимущества и недостатки, при выборе подходящей системы анализируются особенности практики управления документами в организации.

Во-первых, следует изучить, как документы используются и запрашиваются. Характер документов и то, как они будут запрашиваться, должны стать первым определяющим фактором при выборе Вашей системы.

Далее, выясните объёмы хранимых документов и размер организации. Размер организации обычно определяет количество лиц, ответственных за размещение документов в дела, и лиц, имеющих право доступа к делам. Как правило, чем больше численность персонала в подразделении, тем больше сотрудников будет обрабатывать и использовать документы.

Наконец, подумайте о том, кто использует документы. Выбранная система должна подходить для использующих документы сотрудников. Например, система тематической классификации может лучше всего подойти для документов, посвящённых чётко определенным, специализированным темам. Напротив, документы, попадающие в легко идентифицируемые группы и доступные многим сотрудникам, лучше упорядочивать с использованием других методов.

Независимо от того, какая система организации документов выбрана, организациям следует установить согласованную систему разделов (категорий), в которых размещаются документы, созданные и хранящиеся в различных бумажных и электронных форматах.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/record-filing-methods-and-maintenance/

Информационная, доказательная и внутренне присущая ценности архивных документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 15 июля 2024 года на сайте компании Lucidea.

Архивы играют ключевую роль в сохранении коллективной памяти сообществ и учреждений, выполняя роль хранилищами ценной информации.

В рамках этих хранилищ осуществляется курирование коллекций документов, отобранных ввиду их непреходящей ценности и вклада в понимание истории. Важность архивов заключается в их способности вести хронику событий, и в тех «слоях» осмысления, которые они предлагают исследователям. Посредством сохранения первоисточников, отражающих суть прошлого, архивы открывают окно, позволяющее увидеть эволюцию культур, учреждений и людей.

Виды ценности архивных материалов

Архивные документы - это физические и электронные документы, отобранные на длительное или постоянное хранение ввиду их непреходящей значимости. В качестве первоисточников они предоставляют аутентичную и надёжную информацию о прошлом. Виды ценности архивных документов отражают их функции и использование:

• Информационная ценность связана с тем, что архивные документы содержат данные и факты, которые можно анализировать и интерпретировать;
  
  
• Доказательная ценность - очевидна, поскольку архивные материалы документируют права и обязанности отдельных лиц и учреждений;
  
  
• Внутренне присущая ценность связана с тем, что архивные документы могут обладать уникальными или редкими особенностями, которые делают их незаменимыми.

Информационная ценность архивов заключается в их способности служить хранилищами данных и фактов, освещая события прошлых эпох для нынешнего и будущих поколений. Независимо от того, хранятся ли эти архивные материалы в коробах или в базах данных, они являются окном в прошлое, позволяя исследователям и историкам анализировать и интерпретировать сформировавшие наш мир события.

Доказательная ценность архивных документов сродни письменным показаниям, документирующим права и обязанности отдельных лиц и учреждений. На их сохранившихся страницах можно найти контракты, соглашения и официальную переписку, свидетельствующие о транзакциях, решениях и обязательствах, принятых на протяжении всей истории. Эти документы дают представление о механизмах функционирования сообществ и организаций и служат ключевыми по важности инструментами при разрешении споров, раскрытии тонкостей юридических вопросов и при обеспечении подотчётности.

Внутренне присущая ценность архивных материалов придает архивам как хранилищам истории почти священный характер. Аура уникальности и редкости, окружающая некоторые документы, поднимает их статут далеко за пределы просто документов; они становятся артефактами, каждый из которых имеет собственную историю. Будь то рукописное письмо исторического деятеля, древняя рукопись или же фотография, запечатлевшая застывший во времени момент, эти объекты обладают качеством незаменимости, выходящим за рамки их информационных и доказательных функций.

Возьмем, к примеру, обнаружение давно утерянного письма известного автора, в котором подробно описывается источник вдохновения для создания знаменитого произведения. Этот документ дает ценные знания о творческом процессе и связывает нас с прошлым. Он позволяет читателям и ученым, преодолевая разрыв во времени, понять, что было на уме у автора.

Мой комментарий: С моей точки зрения, это пример информационной ценности архивных материалов – ровно те же функции будет выполнять любая копия и даже пересказ этого письма.

Проблемы и возможности

В цифровую эпоху обострились стоящие перед архивистами проблемы и расширились имеющиеся у них возможности. Создавать и распространять информацию стало неизмеримо проще, но эту информацию необходимо курировать и обеспечивать её долговременную сохранность. С электронными архивами, с их обширными хранилищами электронной почты, документов и мультимедийных файлов, связан уникальный комплекс проблем с точки зрения обеспечения долговечности и доступности. Эфемерная природа цифровых форматов в сочетании с быстрым развитием технологий подчеркивает важность упреждающих стратегий, обеспечивающих непрерывную сохранность этих бесценных документов.

Архивисты являются хранителями коллективной памяти, балансируя между сохранением прошлого и адаптацией к будущему. Их работа выходит за рамки физических и цифровых хранилищ; она включает в себя отбор, организацию и поддержание документов, аккумулирующих самую суть человеческого опыта и знаний. Поскольку физические лица продолжают генерировать постоянно растущие объёмы информации, роль архивов в формировании понимания прошлого и определении пути вперед становится все более важной.

Архивные документы - это динамичные объекты, которые вдыхают жизнь в историю. Их информационная, доказательная и внутренне присущая ценности способствуют более глубокой связи с прошлым, открывая возможность глубокой оценки событий, разворачивающихся с течением времени. В той мере, в которой люди осознают и ценят непреходящее значение архивов, они признают их роль в сохранении истории, в формировании коллективной идентичности и во влиянии на формирование видения прошлого.

Марго Ноут (Margot Note)

Мой комментарий: С моей точки зрения, существенным (и, к сожалению, не случайным) недостатком статьи является умалчивание о том, что архив – это не просто некая совокупность интересных и ценных документов. На Западе сейчас всё что ни попадя готовы считать «архивами», в соответствии с модными идеями многообразия, инклюзивности, справедливости, вовлечения, деколонизации и т.п., не понимая разницы между архивами с одной стороны, и музеями и библиотеками - с другой.

Настоящим архивом можно считать лишь ту совокупность документов, которая естественным образом сформировалась в ходе деловой деятельности фондообразователя (при этом фондообразователь полагался на эти документы при выполнении ответственных действий и принятии ответственных решений); которая далее хранилась у известных ответственных хранителей; и которая впоследствии была в соответствии с архивными принципами обработана и принята на постоянное хранение в уполномоченные архивы. Всё остальное (где бы оно ни хранилось) – это музейно-библиотечные коллекции, которые, конечно, имеют свою ценность, но у которых в первую очередь доказательная ценность неизмеримо ниже, чем у архивных материалов – и, соответственно, которым сложнее доверять.

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/informational-evidential-and-intrinsic-values-within-archives/

Публичное использование архивов организации

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 17 октября 2022 года на сайте компании Lucidea.

Архивная служба организации поддерживает сотрудников, помогая им работать более эффективно и сохранять знания организации.

В то время, как у сотрудников организации есть внутренние потребности в архивных документах, у сторонних для организации лиц также могут быть причины для ознакомления с архивной коллекцией.

Удовлетворение потребностей внешних исследователей

При планировании работы с запросами исследователей, архивисты определяют способы предоставления доступа и степень, в которой документы будут доступны для лиц, внешних по отношении к организации. Многие запросы будут связаны с миссией организации, её программами и наследием. Большинство запросов можно удовлетворить, разместив краткую историю организации и хронологию значимых событий на сайте организации. Для многих организаций, по крайней мере на начальном этапе, предоставление доступа к их документам на их площадке невозможно из-за нехватки сотрудников, места или из-за иных ограничений. В таких случаях онлайн-присутствие архивов становится ещё важнее.

Кроме того, в Интернете можно разместить ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ), обновляя данный раздел по мере появления новых вопросов. Статистика активности пользователей, связанная с запросами, может помочь в принятии решений относительно приоритетов при добавлении контента на веб-сайт. Когда, например, исследователи запрашивают определённые документы, архивисты могут оцифровать эти материалы и сделать их доступными в Интернете.

Говоря о своём опыте работы у моего предыдущего работодателя, я предлагала только лишь виртуальный доступ к архивным материалам. Большинство дел организации содержали конфиденциальную информацию, которую нельзя было раскрывать. Вместо этого я предоставляла исследователям то, что могла, оцифровав материалы для пользователей и добавив электронные файлы в состав архива. Оцифровка и размещение всех основных публикаций на веб-сайте также обеспечили для пользователей наличие достаточного материала для самостоятельного просмотра без привлечения специалистов архива.

Установление политик публичного использования

Разработка и публикация политик взаимодействия с внешними исследователями экономит время и помогает организации обрабатывать неожиданные запросы. В Интернете следует опубликовать сведения о том, куда и когда исследователи могут прийти с визитом; как можно зарегистрироваться для использования архивов; какие имеются средства копирования (если есть); а также разрешения на публикацию архивных материалов.

Хотя у некоторых организаций могут отсутствовать место или ресурсы для предоставления справочных услуг внешним исследователям на своей площадке, архивисты должны быть знакомы с соответствующими вопросами. Архивы могут потребовать, чтобы приходящие лично исследователи договаривались о встрече и ещё до своего прибытия сообщали, какие материалы они хотят увидеть; это часто делается посредством заполнения онлайн-формы. Регистрация читателей позволяет организациям контролировать использование архивов и цели визитов, а также подтверждать личность исследователей в целях безопасности.

Читальный зал

Хотя наличие «официального» читального зала, - такого как в академических библиотеках, - не является обязательным, архивистам следует подумать о выделении зоны для безопасной и надежной проверки сумок и верхней одежды. Следует предоставить стул и стол, достаточно большой для размещения запрошенных материалов, желательно с расположенной поблизости розеткой для ноутбуков. В целях безопасности стол исследователя должен быть в поле зрения сотрудника организации. Следует выдать карандаши для заметок - исследователям не следует пользоваться ручками, оставляющими нестираемые пометки на материалах.

Как правило, в читальных залах действуют правила, которым читатели должны следовать. Экземпляр правил должна быть проанализирован и передан пользователю. Эти правила также могут быть размещены на веб-сайте организации, с тем, чтобы исследователь мог познакомиться с ними заранее. После того, как пользователь по описям определил, какие короба он хочет видеть, сотрудник извлекает материал и предоставляет его пользователю. Чтобы обеспечить сохранность и порядок материалов, пользователи должны одновременно использовать только один короб, и только одну папку из этого короба.

Если организация разрешает фотокопирование или сканирование материалов, архивисты должны отвечать за фактическое проведение копирования, чтобы обеспечить бережное обращение с документами; исследователь может использовать закладки из бескислотной бумаги для выделения тех элементов, которые следует откопировать.

Ведение статистики и информационно-разъяснительная работа

Организация должна вести учет того, какие материалы используются пользователями. Благодаря этому, масштабы использования может быть измерены на основе статистических данных, а не отдельных фактов. Эти статистические данные могут быть полезны при определении того, в отношении каких материалов следует предпринять дополнительные усилия по обеспечению сохранности или по оцифровке; при составлении отчетности для высшего руководства о деятельности архива; или при подаче заявок на финансирование архивов по грантам.

Если организация может на своей площадке регулярно делать свои архивные документы общедоступными, она может подумать о возможности включения описания своих архивов для потенциальных исследователей в национальные, государственные или местные онлайн-каталоги.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/public-use-of-organizational-archives/

Оценка с точки зрения создания архива организации (архивная оценка)

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 29 августа 2022 года на сайте компании Lucidea.

Лишь небольшая часть документов организации попадает в архивы. В архивах хранятся законченные делопроизводством, неактивные документы, имеющие постоянную историческую ценность.

Эти документы больше не нужны для повседневной деятельности учреждения или организации, но при этом они документируют историю организации. И точно так же, как уникальна каждая организация, также уникальны и её архивы. За многие десятилетия архивной практики были разработаны профессиональные принципы и стандарты архивного дела, - однако каждая организация будет придерживаться их по-своему.

Архивные принципы

Архивные принципы включают уважение к фондам (respect des fonds) и первоначального порядка.

Согласно принципу уважения к фондам, документы разного происхождения должны храниться отдельно с целью сохранения их контекста. Предположим, например, что переписка генерального директора хранится до передачи на архивное хранение в её офисе. В этом случае её переписка при передаче в архив не должна смешиваться с перепиской директора по оперативной де6ятельности (Chief Operating Officer, COO).

Принцип первоначального порядка говорит о том, что сохраняются организация и последовательность документов, установленные создателем документов.

По мере того, как архивист начинает анализировать документы своей организации и решать, каким из них место в его архиве и как они организованы, эти принципы помогут сохранить историю, особенно в тех случаях, когда создатели документов уже отошли от деятельности или их уже нет в живых. Если архивисты не в состоянии установить происхождение или первоначальный порядок, им следует организовать документы так, чтобы их было легко найти, - например, в алфавитном или в хронологическом порядке.

Оценка с точки зрения создания архива

Перед созданием архива организация должна провести «архивную оценку» (у нас бы сказали, обследование – Н.Х.). В рамках этого процесса архивист встречается индивидуально или с группами сотрудников каждого подразделения с тем, чтобы лучше познакомиться с историей, деятельностью и программами учреждения, а также глубже изучить представления сотрудников об использовании архивных материалов. Структурная схема организации часто помогает проводить эти обсуждения, поскольку создание и использование документов, а также их типов и форматы связаны со структурой организации.

Архивисту также следует выяснить, какие материалы в настоящее время хранятся и где именно они размещены. Следует обсудить места хранения, персонал и получаемую поддержку. Вопрос о том, как хранятся электронные документы (как изначально-электронные, так и оцифрованные) следует задавать всем сотрудникам, и особенно сотрудникам ИТ-подразделения.

Опыт многих архивных оценок показывает, что для формирования своих архивов организациям необходимо формализовать свои процессы создания документов, установления и отслеживания сроков их хранения, а также создать и использовать в работе перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении. Проведение оценки не только позволит обеспечить сохранность документов, но может также улучшить текущие рабочие процессы и повысить эффективность в будущем.

После проведения предварительной оценки архивист готовит для организации отчёт об оценке, в котором подробно излагаются результаты оценки и предлагается план дальнейших действий. Отчёт включает в себя цели, в том числе выявление, обеспечение сохранности и доступности важных исторических документов. Также могут быть разработаны предварительные перечни видов документов с указанием сроков их хранения и политики управления документами для архивных и неархивных документов, с тем, чтобы лучше управлять материалами. Если организации в будущем предстоит юбилей или иные события, то ей может быть интересно использовать архивные документы, когда будут обсуждаться сроки и цели мероприятий. В отчете об оценке также рассматриваются вопросы масштабируемости и обеспечения долговременной сохранности в рамках программы деятельности архива.

Всестороннее обследование

После того, как организация проконсультировалась с архивистом, провела предварительную оценку, рассмотрела рекомендации и взяла на себя обязательство создать архив, - последующие шаги архивиста могут включать в себя всестороннее обследование существующих фондов. Проведенного в рамках предварительной оценки первичного обследования документов может быть достаточным, если организация небольшая. Однако если предположить, что компания крупная или давно работающая, то в этом случае может потребоваться более полное обследование, необходимое для получения финансирования на конкретные меры по обеспечению долговременной сохранности. В процессе обследования архивист тесно сотрудничает с архивным комитетом (что это за комитет, автор не объясняет – Н.Х.), анализируя и делая отметки о существующих документах и их местонахождении.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/assessing-the-archives-program/

Оцифровка в пост-ковидном мире

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 16 января 2023 года на сайте компании Lucidea.

Глядя на то, как учреждения сканируют или фотографируют переплетенные материалы, рукописи, произведения искусства, карты, прозрачные материалы (такие как негативы на плёнках или стеклянных пластинках), ткани, артефакты и образцы, - потребность в цифровых материалах кажется не имеющей границ.

Цифровые коллекции развиваются благодаря вложению времени, усилий и ресурсов. Каким бы совершенным ни был охват какой-либо тематики, всегда есть возможности для улучшения: можно добавить больше изображений, повысить качество цифрового захвата и сканирования, а также использовать более подробные данные. По мере распространения интереса академических исследований на всё более специализированные области, архивные коллекции будут разрастаться в геометрической прогрессии, равно как и их оцифрованные дублёры.

Оцифровка представляет собой фундаментальный сдвиг в том, как осуществляется доступ к коллекциям и их защита; и её осуществление сводит вместе различные сектора исследовательских сообществ. Например, учёные создают или используют электронные ресурсы в интересах проведения своих исследований; модели дистанционного обучения побуждают педагогов собирать ресурсы в Интернете; а издатели интегрируют печатные издания с электронными, чтобы охватить более широкую аудиторию. Кроме того, интерактивные возможности Интернета открывают для архивов новые возможности для формирования глобальных сообществ пользователей в интересах использования своих коллекций.

Covid-19 и оцифровка

В конце 1990-х - начале 2000-х годов многие учреждения создали фундаментальные цифровые практики и активно развивающиеся программы оцифровки. Однако пандемия COVID-19 заставила ряд организаций, которые ранее не оцифровывали свои фонды, наконец-то внедрить программы оцифровки.

В своей статье об оцифровке коллекции по местной истории в публичной библиотеке города Чикаша (Chickasha Public Library) в штате Оклахоме, Мишель Скиннер (Michelle Skinner) отмечает, что пандемия коронавируса подтолкнула учреждения к устранению ряда препятствий для доступа:

«Процедуры безопасности в связи с пандемией COVID-19 увеличили для библиотек необходимость создания цифровых программ, а также обеспечения расширенного доступа к информации в большем количестве форматов. Размещение документов в онлайн-доступе - без платного доступа и/или обязательной индивидуальной подписки на веб-сайты – очень значительно увеличивает число людей, которые могут получить доступ к информации, а также поощряет самостоятельные исследования и открытия.»

Далее она говорит:

«Оцифровка первоисточников также может стать возможностью… внести свой вклад в историческое повествование, привлекая внимание к голосам и опыту маргинализированных сообществ, которые часто упускались из виду или представлялись в ложном свете -  обеспечивая, таким образом, более точную и инклюзивную историю. Материалы мимолётного характера (ephemeral documents), такие как письма, личные воспоминания или фотографии, могут дать представление о повседневной жизни обычных людей. Подобные детали могут сделать историю более живой, иллюстрируя уникальную борьбу и триумфы определенного сообщества, а также то, как эта история связана с более универсальными темами.»

Новые проекты и новая нормальность

Во время пандемии резко выросли объёмы использования онлайн-коллекций пользователями архивов, а хранилища, в свою очередь, отреагировали на это, переключившись на взаимодействие с пользователями через цифровые каналы. Кроме того, возросли темпы создания цифровых материалов, скорее всего из-за того, что пандемия вынудила хранилища переориентировать свои усилия на уже имеющиеся или начатые коллекции и проекты, а не на приобретение новых коллекций. Помимо этого, средства, которые ранее предполагалось выделить на проведение публичных мероприятий, теперь могли быть направлены на такие проекты, как проекты оцифровки.

Скорость, с которой архивные организации отреагировали на различные связанные с COVID-19 изменения, возможно, была даже выше, чем их усилия по оцифровке. Например, пандемия вынудила многие архивные учреждения рассматривать дистанционную работу как единственный жизнеспособный способ работы. При иных обстоятельствах дистанционная работа была бы невозможна, однако пандемия потребовала от учреждений быстрой реализации работоспособного решения.

Удаленный доступ

До пандемии создание более надежных онлайн-коллекций и инфраструктуры не входило в число главных деловых задач многих организаций. Отсутствие поддержки со стороны высшего руководства, боязнь сопротивления пользователей изменениям, недостаточная ИТ-инфраструктура и организационная разрозненность также препятствовали принятию на себя обязательств и практическому осуществлению необходимых изменений. Эти проблемы, вероятно, сохранятся в долгосрочной перспективе. Однако рост масштабов дистанционной работы, изменение потребностей и предпочтение пользователями возможности дистанционных исследований сделали оцифровку архивных фондов приоритетной задачей для многих организаций.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/digitization-in-a-post-pandemic-world/

Хорошая практика планирования проекта архивной оцифровки

Данная заметка Марго Ноут (Margot Note) была опубликована 14 ноября 2018 года на сайте IG Guru, являющемся одновременно новостным ресурсом и средой социального общения для профессионалов в области полномасштабного управления информацией. Там же можно найти ряд других публикаций Марго по близким темам, см. https://igguru.net/author/margotnote/

Как архивисты, мы серьёзно и ответственно относимся к своим обязанностям кураторов доверенных нам коллекций, обеспечивая, чтобы наши активы были в безопасности и всегда были доступными для пользователей. Спрос на расширение онлайн-доступа к коллекциям в сочетании с ограниченными бюджетными и кадровыми ресурсами делает сбалансированный подход к решению этих двух задач серьёзной проблемой.

Я всегда советую своим клиентам оценивать кадровые и финансовые ресурсы до начала проекта оцифровки. Цели проекта должны быть реалистичными в сопоставлении с имеющимися ресурсами. Определение целей при в самом начале проекта оцифровки является залогом его успешности и жизнеспособности.

Ключевая роль планирования

При планировании проекта архивисты должны понимать миссию, цели и задачи своего учреждения, знать, как проект вписывается в эти цели, и уметь оценивать располагаемые ресурсы, соотнося их с теми, что необходимы. Они также должны учитывать затраты на долгосрочное хранение и обслуживание графических образов, а также способность всё это обеспечить. Им необходимо установить стандарты, которые будут соблюдаться при выполнении проекта оцифровки; наладить процесс документирования, чтобы обеспечить надлежащее информирование о решениях, и направлять ход проекта. Команда проекта должна подготовить предварительный план проекта, бюджет, план-график работ и другие документы планирования. Мой опыт планирования архивных проектов научил меня в начале проекта уделять столько времени, сколько необходимо, тому, чтобы определить его цели и ожидаемые результаты. Усилия, которые Вы затратите на проработку концепции проекта, в дальнейшем сэкономят вам кровь, пот и слезы на протяжении всего проекта.

Определение области охвата проекта

Область охвата проекта часто определяется самими архивными материалами. Частью процесса планирования является оценка характеристик подлежащих оцифровке материалов, которая включает в себя определение количества подлежащих оцифровке документов, определение форматов исходных материалов, учет размера документов, оценку необычных характеристик и анализ состояния оригиналов. Проект должен развиваться эффективно, а рабочие процессы должны быть хорошо организованы. Оборудование должно выбираться из соображений оптимизации качества и уровня производительности. Необходимо выбрать подходящее аппаратное и программное обеспечение, а также установить правила захвата графических образов и их редактирования с тем, чтобы обеспечить максимальную эффективность.

Использования возможностей технологий

Успех проектов оцифровки главным образом связан не с технологиями, а с планированием проектов. По моему опыту, учреждения иногда, прежде чем принять решение о целях проекта, сосредотачивают своё внимание на технологиях. Технологии, однако, никогда не должны служить движущей силой подобных проектов; вместо этого в первую очередь следует определить потребности пользователей, и только потом уже выбрать подходящую для достижения целей проекта технологию. Какая бы технология ни была выбрана, одна вещь остается неизменной: следует настаивать на максимально высоком качестве технической работы, которое учреждение может себе позволить.

Создание для пользователей новых возможностей для исследования

Архивисты должны осуществлять проекты, в результате которых создаются ресурсы, которые будут затем использоваться различными группами пользователей для научных исследований, в учебных целях и для общего информирования. С этой целью архивисты должны установить критерии, определяющие выбор коллекций, создание метаданных и системы обеспечения доступа, учитывающие разнообразные интересы пользователей. Электронные коллекции также должны способствовать пониманию ценности материалов, их аутентичности, контекста и исторического значения. Учреждения должны обеспечить стабильную, масштабируемую и жизнеспособную платформу для доставки и управления электронным контентом, а также стремиться доставлять контент с использованием постоянно эволюционирующих методов, тем самым бросая вызов архивистам и предлагая им создать первоклассные условия и возможности для проведения пользователями своих исследований.

Следует ли продолжать проект?

Следует также регулярно проводить оценку дальнейшей актуальности проектов оцифровки. Полезность выполняемых проектов может время от времени пересматриваться. В некоторых случаях могут быть потрачены дополнительные ресурсы –если улучшенная доступность материалов даст пользователям ощутимую отдачу. Напротив, некоторые проекты могут пережить свою полезность и должны быть прекращены. Принимать решения о закрытии проектов часто бывает трудно, но необходимо.

Успех проекта пропорционален времени, потраченному на его планирование. Проекты оцифровки являются трудоемкими, сложными и дорогостоящими. Планируйте заранее, чтобы гарантировать успешность своего проекта!

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт IG Guru
https://igguru.net/2018/11/14/best-practices-for-planning-a-digitization-project/

Стратегии отстаивания интересов архивов и архивистов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована была опубликована 21 июня 2021 года на сайте компании Lucidea.

Архивы и архивисты должны продвигать себя, свои учреждения и свою миссию в «большом мире». Успешные информационно-пропагандистские усилия идут рука об руку с основательными программами профессиональной деятельности, воспринимаемыми другими специалистами как активы.

Архивный мир включает в себя достаточно пёструю группу лиц и организаций, которых объединяет общая миссию по сбору, сохранению и представлению документов, имеющих непреходящую ценность. Общая цель агитационно-пропагандистской работы - повысить авторитет архивов. Существует несколько способов, с помощью которых архивисты могут усилить инфраструктуру своих программ.

Советы и проверенные практические методы

Архивисты могут улучшить восприятие качества своих программ. Им следует подчеркивать свои достижения, фокусировать усилия по информированию на конкретной аудитории и повышать ожидания. Им также следует найти влиятельных союзников и заручиться их участием от имени программы. Один из способов сделать это - найти способы привлечь людей, которые обладающих властью, позволяющей создавать возможности.

Один из способов сделать это - обеспечить и поддерживать осведомленность и понимание на самом высоком уровне оперативного и стратегического управления. Архивисты должны поддерживать регулярные каналы связи с авторитетными руководителями высшего звена. Ещё один способ - использовать внешнюю профессиональную экспертизу для проведения оценки и формирования идей. Консультанты, профильные эксперты и архивисты, работающие в аналогичных учреждениях, могут высказать свои мнения и предложить советы. Часто представители высшего руководства с большей вероятностью готовы воспринять информацию, полученную от объективных посторонних лиц, чем те же сведения, поступившие от собственных сотрудников.

Ищите внешнюю финансовую поддержку из источников вне того учреждения, частью которого являются архивы, а также из внутренних источников с помощью средств, выходящих за рамки установленной системы финансирования. При поиске внешних финансовых ресурсов, в первую очередь ищите возможности для развития своей программы, а не максимальные средства для базовой поддержки программы. Цель заключается в том, чтобы создавать новые инициативы, а не просто довольствоваться тем, что имеется; выдающие гранты органы могут не финансировать текущие программы, которые, по их мнению, должно финансировать само учреждение, хотя они будут готовы финансировать стартап-проекты, если учреждение обязуется поддерживать их и после завершения программы поддержки за счёт грантов.

Архивисты должны отстаивать достоинства своих программ и продвигать вопросы, которые влияют на их программы, действуя с умом и предусмотрительностью. Им следует разработать привлекательное деловое обоснование, позволяющее чётко обозначить ценность их программы. Им следует, по возможности, избегать второстепенных проектов, какими бы привлекательными они ни были, разве что у них есть уверенность, что со временем они укрепят их программу. К сожалению, часто бывает трудно сказать «нет» «власть имущим», одновременно сохраняя хорошие отношения с лицами, принимающими решения в учреждении. Однако четкое определение разумных границ того, что должны делать архивы, необходимо для успешной программы деятельности архивов.

Вопросы, которые следует задать

Чтобы подготовить деловое обоснование, которое затем можно будет продвигать, архивисты должны задать себе следующие вопросы:

• Какова цель продвижения деятельности архивов? Чего нужно добиться?
  
  
• Каковы цели? Почему они важны?
  
  
• Какие нужны стратегии, и какие действия необходимы для достижения целей?
  
  
• Кто является целевой аудиторией?
  
  
• Чем предложения архивов должны заинтересовать целевую аудиторию?
  
  
• В чём состоит суть предложений, в одном-двух предложениях?
  
  
• Какие данные или истории подтверждают эти предложения?

Подготовка делового обоснования

Складывается впечатление, что архивистам постоянно приходится объяснять, кто они, чем занимаются и почему важна их работа. Архивистам не следует ждать, пока события потребуют усилий по отстаиванию их интересов, и вместо этого включить в свои миссии и в деятельность простые цели и действия по продвижению интересов архивов.

Архивные документы являются свидетельствами о прошлом. Документы содержат свидетельства и объяснения прошлых действий и нынешних решений. Благодаря архивам могут пустить корни и начать процветать цивилизованным сообщества; отдача от архивов включает ряд аспектов, начиная от содействия образованию и исследованиям и до защиты прав человека и подтверждения личности. Архивные документы являются уникальными, поэтому, в случае утраты, их невозможно заменить. Только посредством надлежащей идентификации, заботы и всестороннего доступа ключевая по важности роль архивов может быть полностью реализована на благо человечества.

Архивисты осведомлены о социальном, институциональном и индивидуальном построении памяти, и понимают последствия того, как память передается во времени. Эта осведомленность становится еще более важной, когда коллекции выкладываются в онлайн-доступе. Она также крайне важна для сохранения доказательств во времени и с течением времени, особенно с помощью процессов обеспечения электронной сохранности. Именно сейчас, сегодня, более чем когда-либо ранее, важно защищать архивы и отстаивать их интересы.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/strategies-for-archival-advocacy/

Выбор стратегии проектов оцифровки

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 22 мая 2023 года на сайте компании Lucidea.

Оцифровка изменила способы использования коллекций и доступа к ним.

В рамках исследований могут создаваться цифровые суррогаты, в большей степени поддающиеся интерпретации, например, с помощью полнотекстового поиска и индексации, а также посредством сопоставления материалов из нескольких источников. Тем не менее, возможны ситуации, в которых цифровой суррогат не подходит для целей научных исследований, поэтому, прежде чем начинать какие-либо инициативы, необходимо оценить, имеет ли смысл проводить оцифровку.

При оценке ценности цифровых файлов играет роль множество факторов. Эти факторы могут способствовать доступу в случаях, когда оцифровка коллекций может быть экономически эффективной. Ценными цифровыми ресурсами, способствующими престижу создающих и поддерживающих их учреждений, являются те, что поддерживают научные исследования, не теряя при этом преимуществ работы с оригиналами.

Почему именно эта коллекция?

Прежде чем приступить к проекту оцифровки, архивисты разрабатывают соответствующую стратегию. Оцифровка требует значительных инвестиций, поэтому оценка и сопоставление затрат и выгод имеет ключевое значение. В связи с этим критически-важным аспектом разработки проекта оцифровки является оценка того, является ли оцифровка правильной стратегией.

В основе проектов оцифровки лежат понимание как интеллектуальных, так и артефактных свойств и особенностей (атрибутов) физических материалов, а также способность оценить, какие атрибуты могут быть представлены пользователям. Использование цифрового контента позволяет принимать проектные решения, включающие вопросы представления, хранения /поддержания и доступа. Архивистам следует найти баланс между этими соображениями и доступными для оцифровки ресурсами, такими как персонал и бюджет – а также поддерживающей проект институциональной структурой, чтобы принимать решения, подходящие для конкретной коллекции. На эти соображения влияют характер проходящих оцифровку материалов, требуемое качество суррогатов, а также институциональная политика и приоритеты. Постановка целей на основе этих соображений упрощает выбор из различных технологий и методологий и способствует успешности проекта.

Пандемия Covid-19 резко увеличила и без того большое внимание к оцифровке. В некоторых случаях потребность в оцифровке подстегнули новые формы вовлечения пользователей и существенное изменение ожиданий исследователей (например, пользователи сейчас ожидают удобного онлайн-взаимодействия с организациями). Кроме того, пандемия открыла возможности для более критического осмысления того, как архивам следует использовать технологические инновации для воспроизведения архивных материалов и их преобразования в новые формы знаний. Наконец, более масштабная оцифровка исторических документов позволила более эффективно и широко использовать и повторно использовать знания.

Повышение статуса

Полезность оцифровки для исследований впечатляет. Потенциал сетевых технологий для создания динамичной среды для чтения, обучения и исследований стимулирует инициативы по оцифровке во многих архивах. Цифровая информация, особенно циркулирующая в сетевой среде, значительно усиливает фундаментальные элементы обучения и научных исследований.

Нет сомнений в том, что проекты оцифровки могут повысить статус учреждения. Проекты, если они выполнены хорошо, могут поднять престиж. Повышение статуса организации посредством привлечения внимания к цифровым коллекциям может быть полезным в плане связей с общественностью. Цифровые коллекции также могут привлекать доноров и спонсоров, демонстрируя приверженность учреждения поддержке образованию, доступности и исследований. Существуют возможности для получения финансирования на проекты оцифровки, и учреждение может использовать их для ускорения таких проектов.

Развитие цифровых проектов может принести учреждению долгосрочные выгоды, однако для получения их в полной мере может потребоваться много лет. Тем не менее такие инициативы могут создать возможности для инвестиций в технологическую инфраструктуру. Кроме того, они открывают для персонала возможности развивать специальные знания и навыки. Помимо этого, сотрудники получают отдачу от доступа к проектам оцифровки, который позволяет им получить опыт и открывает новые возможности.

Будущее оцифровки

Хотя [в долгосрочной перспективе – Н.Х.] судьба цифровых файлов остается неопределённой, а технические и социальные проблемы продолжают возникать, архивисты, когда смотрят в будущее, могут полагаться на несколько факторов.

Во-первых, количество цифровых файлов значительно увеличится, а информационные технологии будут быстро меняться.

Во-вторых, направления исследований будут расширяться, и исследователи будут требовать, чтобы коллекции были как можно более инклюзивными. Управление правами интеллектуальной собственности будет эволюционировать по мере того, как цифровой контент будет заменять аналоговые источники. Финансовые и кадровые ресурсы могут не успевать за спросом на них, и учреждениям придётся сбалансировать качество и затраты.

Наконец, проблема экологически устойчивого развития будет по-прежнему оставаться актуальной, поскольку оцифровка - это не только создание цифровых графических образов, но и обеспечение их управления и обслуживания.

В результате все этих тенденций кардинально изменятся передовые методы доступа к коллекциям, обеспечения их долговременной сохранности и управления ими.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/strategizing-for-digitization-projects/

Обеспечение долговременной сохранности в архивном деле и при управлении документами

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 9 мая 2022 года на сайте компании Lucidea.

Специалисты по управлению документами разрабатывают указания по срокам хранения и утверждают уничтожение ненужных документов, в то же время продвигая плановое обеспечение долговременной сохранности тех документов, которые необходимо сохранять в течение длительного времени.

Для специалистов по управлению документами, термин «архивный» означает долговременное, но не обязательно постоянное хранение. Эти специалисты могут считать, что их архивные данные имеют «долговременную ценность», заменяя ею в ряде случаев «постоянную ценность» при описании «архивной ценности».

Общие проблемы

Тем не менее, архивисты и специалисты по управлению документами сталкиваются со схожими проблемами, когда речь идет об обеспечении сохранности цифровых объектов. И те, и другие признают, что не существует окончательного решения проблемы обеспечения электронной сохранности, и что наиболее надёжным подходом для решения проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов является последовательное использование ряда среднесрочных решений.

Ключевым моментом является поддержание путей миграции от одного метода или платформы обеспечения сохранения к другим. Пути миграции могут принимать многообразные формы. Миграция носителей информации обеспечивает простой способ переноса документов с их текущего носителя на другой. Ключом к успеху здесь является приверженность использованию непроприетарного программного и аппаратного обеспечения, и использование только тех форматов, у которых имеется устоявшаяся доля на рынке, чтобы имелось достаточная поддержка рынка для перехода от старого носителя информации к новому.

Долговременное хранение

Те же концепции применимы и к форматам для долговременного хранения. Архивисты, насколько это возможно, должны добиваться от организации стандартизации и сокращения количества документов, требующих использования форматов для долговременного хранения. Например, многие организации для долгосрочного хранения неструктурированных данных используют форматы PDF и PDF/A. Формат PDF является проприетарным (это утверждение не вполне соответствует действительности; самая новая версия PDF 2.0 представляет собой открытый формат, стандартизированный ИСО – Н.Х.) , и его использование сопряжено с рисками, однако он настолько широко используется, что стал стандартом де-факто, - и если даже впоследствии возникнут проблемы, то будет множество инструментов для преобразования PDF в любой последующий формат.

Проблемы с программным обеспечением

Наиболее серьёзный вызов связан с программным обеспечением, поскольку присущие ему проблемы чрезвычайно усложняют обеспечение долговременной сохранности. И если архивисты смогут хотя бы сподвигнуть свои организации на использование ограниченного набора форматов, то эти организации уже будут гораздо лучше подготовлены к обеспечению долговременной сохранности электронных материалов. Опять же, те же проблемные вопросы возникают в зависимости от степени открытости программного обеспечения, его рыночной доли и степени совместимости с другим программным обеспечением - все эти факторы следует учитывать. Проблема в том, что программное обеспечение часто выбирается для удовлетворения текущих потребностей. Лучшее, что в большинстве случаев могут сделать архивисты, это обосновать необходимость путей миграции.

Долговременная сохранность стоит дорого

Одним из ключевых вопросов при обеспечении долговременной сохранности является вопрос затрат. В какой бы форме ни осуществлялась электронная сохранность, она стоит денег. Наиболее простой способ сократить эти расходы – это использовать программу регулярного уничтожения, которая позволяет избавиться от значительной части документов, которые не нужно сохранять.

Самый распространенный метод обеспечения сохранности - просто поддержание материалов путем перекопирования, что обходится дешево. Если документы впоследствии невозможно будет найти, получить к ним доступ или понять их, ИТ-служба скажет, что сделала всё, что могла. Многие ИТ-службы будут утверждать, что этот подход является достаточным, поскольку они все ещё способны обеспечить доступ к более старым документам.

Проблема с их аргументацией заключается в том, что электронные документы появились с середины 1980-х годов, и тогда большая часть данных поддерживалась централизованно с использованием коллективно используемых ЭВМ-мэйнфреймов, а важные документы организации хранились на бумаге. С тех пор вычислительная среда стала намного сложнее, и те, кто серьезно рассматривал проблему, полагают, что использовавшаяся до сих пор тактика обеспечения сохранности не обеспечит доступность документов в будущем.

Специфические проблемы обеспечения сохранности

Обеспечение долговременной сохранности некоторых типов цифровой информации требует решения уникальных проблем, поскольку документы сильно зависят от программного обеспечения, которое их создает. Например, специфические проблемы возникают вследствие того, что географические информационные системы, программы компьютерного моделирования, компьютерные игры и иное программное обеспечение и соответствующие документы неотделимы друг от друга. Кроме того, существуют сложности с обеспечением сохранности веб-сайтов, которые являются лишь одним из многих типов документов, требующих особого внимания при решении проблемы обеспечения долговременной сохранности.

Хотя архивисты и специалисты по управлению документами могут по-разному понимать, что такое «долговременная/постоянная сохранность», они сталкиваются со схожими проблемами и стремятся сохранить и защитить документы, имеющие непреходящую ценность.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-and-records-management-preservation/

Лидерство с использованием архивов организации

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 01 августа 2022 года на сайте компании Lucidea.

Большинство людей на руководящих должностях сосредоточивают своё внимание на настоящем и на будущем. Когда же разговор заходит об истории организации, то обычно это связано с такими событиями, как юбилеи или смена руководства.

В быстро меняющемся мире нет времени на милую сердцу ностальгию. Однако занимающиеся историей люди, понимают, что рассказывание историй о прошлом может быть инструментом формирования будущего.

Лидеры могут разрабатывать стратегии на будущее, используя историю организации. Борющие с предрассудками и традициями бунтари и инновации оказывают влияние на организацию и на то, чем она хочет стать. Рассказы об истории организации прививают чувства самобытности, принадлежности и цели, по мере того, как лидер стремится вовлечь людей в коллектив. Лидеры, понимающие силу архивов, используют историю для пропаганды перемен и для мотивирования людей на преодоление трудностей. История выступает в роли инструмента решения проблем, который предлагает идеи и значимые перспективы.

История как самобытность

Общая история даёт людям чувство причастности и принадлежности к группе, групповой самобытности, которое сейчас как никогда требуется работающим дистанционно группам и командам. Повествование об организации помогает людям понять, что происходит вокруг них, и направляет их в процессе принятия решений. Зная историю своей организации, сотрудники могут воспринимать события как нечто большее, чем они сами.

Выявление и изучение истории учреждения позволяет объяснять события как поток или процесс во времени, а не просто как последовательность отдельных случаев. Благодаря этому люди начинают относиться к прошлому с чувством любопытства. Те, кто ценит институциональную память, воспринимают прошлое в его терминах и способами, понятными людям того времени. Люди часто не могут уйти от искажённого восприятия прошлого сквозь призму своего опыта, идей и ценностей. Избежание «презентизма» (т.е. восприятия и оценки событий прошлого с точки зрения современных, часто сильно изменившихся ценностей – Н.Х.) помогает нам понять принятые в прошлом решения. Что наиболее важно, понимание ценности истории организации позволяет понять события в социальном, интеллектуальном, политическом и экономическом контексте соответствующей эпохи.

Мой комментарий: Я бы сказала, что автор в данном случае проявляет немалую смелость. В последнее время в США и других странах Запада стало модно рассматривать все события прошлого с точки зрения современных западных ценностей, и тех, кто возражает против этого, нередко достаточно жёстко преследуют.

Необходимые перемены

История также трансформирует организационную культуру. Людям сложно принять перемены даже в их личной жизни, не говоря уже о профессиональной. Лидеры могут смотреть дальше сегодняшних историй, чтобы достучаться до других людей. Лидеры могут использовать собственную историю, чтобы объяснить изменения и действия, необходимые для того, чтобы приспособиться к новому способу действий.

Взаимодействие с историей

Рассмотрим некоторые идеи обогащения и использования истории в организации. Сотрудники могут знакомиться с историей организации. Эта информация поможет лидерам понять, как история формирует представления об учреждении сегодня, и дополнит недостающие элементы, на которые следует обратить внимание.

Организация также может ввести в практику собеседования с увольняющимися сотрудниками, имеющими длительный стаж работы. Такие интервью часто содержат исторические сведения, не отраженные в документах. Такие подразделения, как отделы маркетинга и рекламы, могут сделать историю организации доступной. Они могут захватывать исторические сведения о работе организации и использовать их для маркетинга, публикаций и для работы в социальных сетях.

Для значительных проектов и инициатив организация должна документировать извлечённые уроки в ходе потоков рабочих процессов. Признайте, что из опыта неудач можно узнать не меньше, чем из опыта успехов. Документация также может помочь сотрудникам перед принятием важных решений увидеть историческую перспективу на основе прошлого организации. Самое главное, что у любой организации должны быть программа работы архива, какой бы скромной она ни была. Понимание институциональной истории требует доступа к важным документам, изображениям и артефактам.

Сила прошлого

Лидерство с опорой на историю признает силу истории. Культура организации, её возможности, ход развития и взаимодействие с внешними силами формируют выбор, который делают лидеры, и влияют на то, как люди думают о будущем.

Сильнейшие лидеры видят историю в своей повседневной деятельности, а не только в памятных датах и юбилеях. Они думают о настоящем с точки зрения прошлого, и рассматривают опыт своей организации как один из факторов при обдумывании грядущих перемен. В сведениях о прошлом они находят богатый источник характеризующих их организации историй, которые они используют для того, чтобы мотивировать сотрудников на принятие перемен. Это позволяет им более эффективно управлять своими организациями и определять их место в истории.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/leading-with-organizational-archives/

Получение и укрепление поддержки деятельности архивной службы

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 22 ноября 2021 года на сайте компании Lucidea.

Довольно редко можно наблюдать единодушное согласие в отношении стратегий, целей и операций с архивными документами. Пример такой идеи, с которой согласны все? Необходимо заручиться продержкой программы деятельности архивной службы (архива). Такая поддержка должна исходить как от коллег, так и от руководства организации.

Мой комментарий: Хотя автор говорит об архивах, практически все её аргументы справедливы и в отношении служб управления документами.

Архивисты должны понимать цели, которая организация ставит перед архивом и которые могут отличаться от их профессиональных целей. Руководство и персонал должны понимать ценность архивов в качестве необходимого инструмента поддержки миссии организации. У каждого структурного подразделения организации есть свои потребности, и архивная служба также должна способствовать их удовлетворению. Архивисты должны сказать правильные слова каждому типу аудитории в организации. Как правило, если связь между деятельностью архива и успешностью организации или учреждения ясно видна, то у этой организации или учреждения архив будет существовать.

Цели архивов

Цель архивной службы – обеспечить сохранность и доступность документов организации, имеющих непреходящую ценность. Многие учреждения создали успешные архивные программы с тем, чтобы максимально использовать свой самый уникальный и редкий актив: свою историю и наследие. Архивные документы образуются в результате деятельности служб и подразделений организации, являясь свидетельством её основных ценностей и миссии и тем самым влияя на формирование её будущего. Поскольку каждое учреждение имеет богатую историю, полезность архивной службы не зависят от размера организации, её престижа и отрасли.

Подобно другим институциональным ресурсам, архивные активы помогают архивистам:

• Снижать операционные расходы благодаря эффективному поиску и извлечению информации;
  
  
• Вносить свой вклад в разумную программу менеджмента риска;
  
  
• Способствовать стабильности во времена перемен;
  
  
• Максимизировать репутацию бренда организации;
  
  
• Предоставлять контент для целей маркетинга и связей с общественностью;
  
  
• Укреплять лояльность и гордость за свою организацию, посредством демонстрации достижений;
  
  
• Сохранять память и наследие организации;
  
  
• Предоставлять услуги в области бизнес-аналитики;
  
  
• Поддерживать работу юридического отдела;
  
  
• Обеспечивать признание достижений сотрудников;
  
  
• Отслеживать благотворительную деятельность организации во времени;
  
  
• Способствовать обеспечению непрерывности деловой деятельности;
  
  
• Централизовать и повышать эффективность информации.

Другие голоса, другие комнаты

Различные внутренние группы в организации имеют разные представления о документах - как о создании документов в рамках исполнения своих обязанностей, так и о хранящихся в архивах документах постоянного срока хранения. Высшее руководство интересуют конечные итоги деятельности организации, общая стратегия и удовлетворение ожиданий членов совета директоров, спонсоров, акционеров и широкой общественности. Руководителей среднего звена волнует достижение специфических целей своего структурного подразделения. Руководители и менеджеры низшего звена хотят, чтобы всё работало более эффективно, с тем, чтобы либо увеличить объемы продукции (продуктивность), либо сэкономить деньги (экономичность). Лица умственного труда хотят, чтобы архивы решали или способствовали решению многих их стоящих перед ними проблем. Сотрудники хотят, чтобы их работу можно было выполнять проще и быстрее.

Архивная служба в рамках своей деятельности может частично или полностью удовлетворить эти пожелания. Чтобы заручиться поддержкой соответствующих групп, архивистам необходимо объяснить, как тем поможет то, что они делают. Наконец, следует отметить следующее: все согласны с необходимостью заручиться поддержкой высшего руководства, однако архивисты получают такую поддержку, доказывая, что они поддерживают деятельность других, перечисленных выше групп. Например, высказывание руководителя ключевого делового подразделения о ценности архивных документов на собрании руководства - это наиболее эффективная агитация в пользу архивной программы.

Кнут и пряник

В настоящее время исполнение законодательно-нормативных и иных установленных требований (комплайнс) является злободневной темой в сфере управлении информацией; исполнение требований и смягчение рисков находятся в центре внимания многих статей по вопросам управления. Комплайнс легко «продать». Многие новые законы содержат требования в отношении отчетности и аудита, что делает вопрос исполнения этих требований высокопрофильным во многих организациях. В то же время строить программу управления информацией только на обеспечении исполнения законодательно-нормативных требований - недальновидная стратегия. Руководители и сотрудники организации готовы оказывать лишь минимальную поддержку, необходимую для исполнения требований. Комплайнс - это способ предотвращения затрат; сам по себе он не приносит прибыли.

Помощь персоналу организации лучше управлять своей информацией, создавать более качественные документы с меньшими затратами, сокращать трудозатраты на управления записями и повышать производительность своего труда - всё это работает на улучшение итоговых экономических показателей и буде способствовать увеличению поддержки деятельности архивной службы внутри организации.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/building-archives-program-support/