Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов

Данная статья Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon была выложена на сайте LinkedIn 29 августа 2024 года.

В тихих коридорах служб управления документами бесшумно разворачивается кризис. Ранее специалисты по управлению документами исполняли свою роль за кулисами, скрупулезно обрабатывая бумажные дела, классифицируя документы, размещая их в дела, упаковывая в короба и в конечном итоге уничтожая документы по истечении их срока хранения. Однако цифровая революция перевернула этот упорядоченный процесс с ног на голову. Критически важные документы, которые следовало бы сохранять, теряются или непреднамеренно уничтожаются, в то время как чувствительная информация, такая как персональные данные (PII), пребывает в неуправляемых, находящихся в тени электронных системах хранения. Последствия этого беспорядка ярко проявляются в растущем числе утечек данных, но это лишь поверхность более глубокой и распространённой проблемы.

Присоединяйтесь к нам на следующей неделе на конгрессе Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ), где мы будем анализировать проблемы этой цифровой трансформации и изучать далеко идущие последствия неправильного управления документами в современную эпоху.

Мой комментарий: Конгресс RIMPA 2024 года пройдёт в период с 3 по 5 сентября в городе Аделаиде, штат Южная Австралия, см. https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live-2024.html

5 сентября 2024 года на сессии «Утраченное при трансформации: Кризис отслеживания сроков хранения и проведения уничтожения электронных документов» (Lost in Transition: The Crisis of Digital Record Retention and Disposal) мы обсудим провоцирующий размышления доклад, подготовленный по следам диалога двух опытных профессионалов – меня, Конни Кристенсен (Conni Christensen), и Керри Сиатирас (Kerri Siatiras), - каждый из которых несколько десятилетий разбирался с проблемами и переменами в нашей отрасли.

По завершении нашей последней встречи в RIMPA мы выпили по бокалу вина и откровенно обсудили текущее положение дел, обращая особое внимание на насущные вопросы хранения документов в течение установленных сроков и их уничтожения/передачи по истечении этих сроков. Как два опытных и имеющих собственное мнение специалиста, мы считаем, что, несмотря на технологические достижения, наша отрасль во многих отношениях регрессировала. Мы утверждаем, что цифровой век, вместо того чтобы оптимизировать наши процессы, способствовал усилению дисфункции.

Вслед за нашим первоначальным обменом мнениями мы расширили масштабы этой дискуссии, подключив к ней других профессионалов нашей отрасли с целью собрать их мнения и точки зрения. Результатом стал предлагаемый доклад, в котором сделан критический анализ текущего направления развития нашей отрасли, особенно в контексте установления и отслеживания сроков хранения документов, их уничтожения / передачи и и влияния цифровизации.

(Послесловие см. http://rusrim.blogspot.com/2024/10/2_01560259767.html )

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/lost-transition-crisis-digital-records-retention-conni-christensen-yo5ic/

Цифровая архивистика и цифровая дипломатика – две родственные дисциплины, вовлечённые в обеспечение долговременной сохранности электронных документов

Данная заметка Хулиана Инзы (Julián Inza - на фото) была опубликована 9 июля 2024 года на сайте Todo es electrónico («Всё электронное»).

Статья 45i (2) Регламента (закона Евросоюза – Н.Х.) eIDAS после внесения изменений в Регламент ЕС 2024/1183 устанавливает, что электронные данные и электронные документы, сохраненные с помощью квалифицированной службы (сервиса) электронного архивирования, будут пользоваться презумпцией их целостности и происхождения в течение периода их хранения квалифицированным поставщиком доверенных услуг.

В статье 45j закона приведены требования к квалифицированным службам (сервисам) электронного архивирования.

Данная норма создает основу для презумпций, касающихся сохранения архивных документов, что влияет на цифровую архивную науку (архивистику) и цифровую дипломатику. Как взаимосвязаны обе дисциплины? Мы увидим это ниже.

Введение

В цифровую эпоху, когда потоки информации обильны, а контент создаётся и изменяется в мгновение ока, сохранение аутентичности и доказательной ценности электронных документов становится важнейшей задачей. Именно здесь в игру вступают цифровая архивистика и цифровая дипломатика, две дисциплины, которые, хотя и используют разные подходы, имеют общую цель - обеспечить целостность и долговечность электронных документов во времени.

Цифровая архивистика: Обеспечение долговременной сохранности и доступности

Цифровая архивистика (архивная наука) отвечает за управление полным жизненным циклом электронных документов, от их создания до уничтожения либо постоянного архивного хранения. Её основная цель – обеспечение того, что электронные документы, отобранные ввиду их исторической, культурной или административной ценности, будут адекватных образом сохранены и доступны в долгосрочной перспективе, независимо от технологических изменений, которые могут произойти в будущем. Для этого цифровые архивисты используют различные методы и инструменты, такие как стандартизация форматов, миграция данных и эмуляция устаревших систем.

Цифровая дипломатика: Аутентичность и верность электронных документов

В свою очередь в центре внимания цифровой дипломатики находится изучение аутентичности и верности электронных документов. Цель дипломатики заключается в том, чтобы определить, действительно ли электронный документ является тем, чем он себя называет, был ли он действительно создан физическим или юридическим лицом, которые, как утверждается, его создали, и не был ли он несанкционированно изменён либо подвергнут мошенническим манипуляциям. Для этого специалисты в области цифровой дипломатики анализируют внутренние и внешние характеристики документа, такие как его структура, содержание, электронная подпись и контекст его создания.

Мой комментарий: Цифровая дипломатика практически ничем не отличается от цифровой криминалистики в части анализа документальных свидетельств и доказательств.

Важность совместного привлечения обеих дисциплин

Цифровая архивистика и цифровая дипломатика - это две стороны одной медали. Обе дисциплины дополняют друг друга, и обе необходимы для обеспечения целостности и верности электронных документов во времени. Цифровая архивистика отвечает за обеспечение долговременной сохранности и доступности электронных документов, а цифровая дипломатика - за проверку их подлинности и верности. Сотрудничество между обеими дисциплинами имеет важное значение для обеспечения сохранения цифровой памяти и для доступа к достоверной и надёжной информации в будущем.

Проблемы и возможности в будущем

Развитие технологий и растущая цифровизация общества создают как новые проблемы, так и новые возможности для цифровой архивистики и дипломатии. Появление новых форм электронных документов, таких как посты в социальных сетях или большие данные, требует разработки новых методов и инструментов для их управления и обеспечения сохранности. В то же время технологии предлагает новые возможности для повышения эффективности и результативности процессов архивистики и дипломатики, такие как использование искусственного интеллекта для выявления и классификации документов или же применение технологий блокчейна для обеспечения неизменности документов.

Следствием утверждения Регламента ЕС 2024/1183 (eIDAS2) были усилены требования и правовой статус инструментов обеспечения долговременной сохранности электронных документов, а при надлежащем ответственном хранении электронные документы могут теперь пользоваться т.н. «опровержимой презумпцией» (Iuris Tantum - закрепленное в законе правило, предполагающее наличие или отсутствие фактов до представления доказательств противного – Н.Х.).

Заключение

Цифровая архивистика и цифровая дипломатика - две важные дисциплины в эпоху цифровых технологий. Их совместные усилия необходимы для того, чтобы обеспечить сохранение цифровой памяти и доступ к аутентичной и надёжной информации в будущем. По мере развития технологий и всё большей цифровизации общества эти дисциплины должны будут адаптироваться и развиваться, чтобы и впредь выполнять свою важную миссию.

Хулиан Инза (Julián Inza)

Источник: сайт Todo es electrónico
https://inza.blog/2024/07/09/archivistica-digital-y-diplomatica-digital-disciplinas-hermanas-para-preservar-documentos-digitales/

О размещении машиночитаемой доверенности в информационной системе ФНС России при электронном взаимодействии представителей филиала, представительства иностранной организации

Федеральная налоговая служба в своём письме от 5 августа 2024 года №ЕА-2-26/11191@ сообщила, что указанный в письме ФНС России от 16 февраля 2024 года №ЗГ-2-26/2261@ срок реализации функционала, позволяющего размещать нотариальные доверенности, выданные руководителем иностранного юридического лица, и нотариальные доверенности, выданные в порядке передоверия руководителем филиала, представительства иностранного юридического лица, в цифровой платформе «Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) - распределенный реестр ФНС России», переносится на четвертый квартал 2024 года.

Ведомство в письме отметило следующее:

Согласно положениям пункта 2.2 части 1 статьи 17.2 федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» в случае, если от имени филиала, представительства иностранного юридического лица действует его представитель, не являющийся руководителем данного филиала, представительства, электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью такого представителя.

Одновременно представляется доверенность, выданная такому представителю в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации руководителем данного филиала, представительства. Указанная доверенность, выданная в электронной форме от имени руководителя филиала, представительства иностранного юридического лица, должна быть подписана:

• Квалифицированной электронной подписью, квалифицированный сертификат которой выдан в соответствии с пунктом 2.1 части 1 статьи 17.2 федерального закона №63-ФЗ, или
  
  
• Квалифицированной электронной подписью лица, которому выдана указанная доверенность с правом передоверия, или
  
  
• Квалифицированной электронной подписью нотариуса в случае, если доверенность, в том числе доверенность, выданная в порядке передоверия, удостоверена нотариусом.

Представление указанной доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок представления указанной доверенности не предусмотрен соглашениями между участниками электронного взаимодействия либо нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти. Соглашения и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти должны учитывать требования к таким соглашениям, нормативным правовым актам, которые установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 21.02.2022 №224 «Об утверждении требований к нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти, устанавливающим порядок представления доверенности в предусмотренном пунктом 2 части 1 статьи 17.2 Федерального закона «Об электронной подписи» случае, и требований к порядку представления доверенности в предусмотренном пунктом 2 статьи 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи» случае».

Таким образом, согласно вышеуказанным положениям Федерального закона №63-ФЗ при электронном взаимодействии представителей филиала, представительства иностранного юридического лица размещение машиночитаемой доверенности (МЧД) в информационной системе ФНС России для хранения и последующего ее представления способом, не предусматривающим включение доверенности в пакет электронных документов, является дополнительной и общедоступной возможностью, предоставляемой ФНС России.

Мой комментарий: Короче говоря, ничего страшного, если эти МЧД нельзя будет в ближайшем будущем разместить в информационной системе ФНС России для хранения и последующего ее представления. Их нужно будет присоединять к документу, и всё будет хорошо (может быть) :)

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&;base=QUEST;n=224837

Судебная практика: Отзыв согласия на обработку биометрических персональных данных

Согласие на обработку персональных данных (ПДн) - один из элементов, составляющих систему защиты ПДн от неправомерного использования. Однако право гражданина на отзыв своего согласия на обработку персональных данных в ряде случаев может привести к проблемам для оператора ПДн.

Останкинский районный суд города Москвы в октябре 2021 года вынес решение по делу №2-3821/2021 (УИД 77RS0019-02-2021-013830-36), в котором трудовой спор между работником и работодателем возник именно после того, как сотрудница отозвала своё согласие на обработку своих персональных данных и биометрических данных.

Суть спора

Гражданка с декабря 2020 года работала в обществе ООО «ВЕТ СИТИ ЦЕНТР» в должности менеджера собственных медиакомпаний в отделе маркетинга.  При приеме на работу она дала согласие на обработку своих персональных данных. Данное согласие, а также согласие на обработку биометрических данных 9 апреля 2021 года сотрудницей было отозвано.

В июне 2021 года приказом к сотруднице было применено дисциплинарное взыскание в виде замечания. Основанием послужила докладная записка заместителя генерального директора. Гражданка представила работодателю письменные объяснения, в которых пояснила, что в период с 4 по 27 мая 2021 года она присутствовала на рабочем месте, что подтверждается сведениями пропускной карты, а также указала, что 9 апреля 2021 г. она отозвала свое согласие на обработку биометрических и персональных данных и с 10 апреля не пользуется биометрическим пропуском.

30 августа 2021 г. приказ о применении к ней дисциплинарного взыскания был отменен.

Гражданка обратилась в суд с иском к работодателю, в котором просила отменить приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде замечания; взыскать компенсацию морального вреда в размере 50 тысяч рублей, расходы на оплату услуг представителя в размере 20 тысяч рублей.

Позиция Останкинского районного суда

Суд отказал сотруднице в удовлетворении заявленных требований, поскольку, как следует из установленных судом обстоятельств, на территории ответчика установлена биометрическая система контроля перемещения сотрудников, в том числе в целях безопасности (в организации хранятся наркотические лекарственные препараты для животных). При этом работодатель вправе самостоятельно выбирать систему безопасности и контроля.

Суд отметил, что доказательств незаконного использования или распространения персональных данных истца в целях, не соответствующих обеспечению личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, суду не представлено.

Ссылку сотрудницы на положения федерального закона от 25.07.1998 №128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации» суд нашёл несостоятельной, поскольку работодателем не производилась дактилоскопическая регистрация работников (учет, хранение, классификация и выдача дактилоскопической информации), равно как и не производилось использование этих данных для установления личности субъекта персональных данных оператором, поскольку целью биометрического пропуска являлось соблюдение пропускного режима в организации.

Кроме того, приказ о применении к сотруднице дисциплинарного взыскания в виде замечания был самостоятельно отменен ответчиком и на момент рассмотрения дела прав истца не нарушает.

Суд отказал в удовлетворении иска сотрудницы к ООО «ВЕТ СИТИ ЦЕНТР» об отмене приказа о дисциплинарном взыскании, взыскании компенсации морального вреда, судебных расходов.

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда

Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в апреле 2022 года (дело №33-10556) отметила, что согласно «Правилам внутреннего трудового распорядка ООО «ВЕТ СИТИ ЦЕНТР», с которыми сотрудница была ознакомлена при приеме на работу, работник обязан строго соблюдать действующий у работодателя контрольно-пропускной режим, отмечаться посредством сканирования отпечатка работника в биометрической системе общества при приходе на работу и ухода с работы. Отсутствие отметки посредством сканирования отпечатка пальца работника в биометрической системе сканирования при приходе на работу и ухода с работы может быть расценено работодателем как прогул.

В докладной записке заместителя генерального директора было указано, что сотрудницей не исполнялись обязанности по сканированию отпечатка пальца при приходе на работу и ухода с работы.

Сотрудницей было подписано согласие на обработку ответчиком ее персональных данных, которое впоследствии было отозвано на основании ч. 5 ст. 21 федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Суд отметил, что приказом №3/КД приказ о применении к сотруднице дисциплинарного взыскания в виде замечания был отменен. Кроме того, обществом было утверждено «Положение о контроле режима рабочего времени работником, к которым не применяется биометрическая система контроля режима рабочего времени», предусматривающее фиксацию времени прихода на работу (ухода с работы) и времени отдыха и питания путем внесения соответствующих записей в журнал, форма которого утверждение приложением №1.

В письменных объяснениях о нарушении обязанности по сканированию отпечатка пальца при приходе на работу и ухода с работы сотрудница ссылалась на свое заявление об отзыве согласия на обработку работодателем ее биометрических и персональных данных, указывая, что в связи с этим она не пользуется биометрическим пропуском с момента отзыва согласия, при этом сведений о том, что в указанный в приказе период она допустила нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение положений правил внутреннего трудового распорядка о начале и окончании рабочего времени и его продолжительности, ответчиком не представлено. Кроме того, работодателем издан локальный нормативный акт, которым предусмотрена фиксация времени прихода на работу/ухода с работы и времени отдыха и питания путем внесения соответствующих записей в журнале без использования к части работников биометрической системы контроля режима рабочего времени.

Суд отметил, что с учётом совокупности вышеприведенных данных о характере проступка, обстоятельств и причинах, при которых он был совершен и при отсутствии сведений о его негативных последствиях, с учётом прежнего поведения работника и ее отношения к труду ввиду отсутствия каких-либо доказательств о нарушении истцом трудовой дисциплины, а также с учётом изменения у работодателя способа фиксации прихода/ухода работников - оснований полагать, что у ответчика имелись достаточные условия для применения к сотруднице дисциплинарного взыскания в виде замечания, и что наложенное дисциплинарное взыскание было соразмерно тяжести совершенного сотрудником проступка, у суда первой инстанции не имелось.

Судебная коллегия пришла к выводу, что в этой части решение суда не может быть признано законным и обоснованным и подлежит отмене с принятием по делу в этой части нового решения об удовлетворении требований.

Судебная коллегия отменила решение Останкинского районного суда города Москвы и приняла по делу новое решение, которым отменила приказ общества о применении к сотруднице дисциплинарного взыскания в виде замечания, взыскала с работодателя в пользу сотруднице компенсацию морального вреда, в возмещение судебных расходов по оплате юридических услуг.

Судебная коллегия по гражданским делам Второго кассационного суда общей юрисдикции в ноябре 2022 года (дело №88-24328/2022) оставила без изменения апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда, а кассационную жалобу представителя ООО «Вет Сити Центр» - без удовлетворения.

Мой комментарий: Итак, работодателю пришлось (видимо, были и другие недовольные) ввести двойную систему контроля режима рабочего времени. Обществом было утверждено «Положение о контроле режима рабочего времени работником, к которым не применяется биометрическая система контроля режима рабочего времени», предусматривающее фиксацию времени прихода на работу/ухода с работы и времени отдыха и питания путем внесения соответствующих записей в журнал. То, что работодатель пошёл на это, сильно ослабило его аргументацию в суде.

Для работодателя поддержка одновременно нескольких систем крайне неудобна, но, учитывая, что обрабатывать биометрические персональные данные можно только с согласия гражданина, даже одного недовольного сотрудника достаточно для того, чтобы у общества возникли серьёзные неприятности.

Источник: Судебные решения / Московский городской суд
https://mos-gorsud.ru/mgs/cases/docs/content/28c135c0-da5c-11ec-be5e-99e766723456
https://www.судебныерешения.рф/61899221
https://www.судебныерешения.рф/67748907/extended
https://mos-gorsud.ru/rs/ostankinskij/cases/docs/content/f7c77ab0-7223-11ec-92a3-01d750c9c831