20 лет назад служба управления документами принимало дело в конце его жизненного цикла - или тогда, когда оно уже не использовалось в течение значительного периода времени - и сохраняло его. Практика была ориентирована на обеспечение того, чтобы дело можно было найти и получить, когда это будет необходимо. Это был действительно полезный сервис.
Проблема заключается в том, что вокруг этой пользы сложился целый комплекс практик, - однако, когда концепция «дела» перестала быть полезной, практика не изменилась. Как же это получилось?
Люди склонны работать на полезных уровнях абстракции и концептуализации. Дело - это тоже абстрактная концепция. И всякий раз, когда мы сосредотачиваем внимание на абстракциях, мы теряем детали.
Это может быть чрезвычайно выгодно, ведь куда разумнее управлять делами, чем страницами. При больших масштабах работы гораздо разумнее исходить из предположений, потому что с деталями связаны затраты.
Проблема, однако, в том, что теперь людям помощь дел больше не нужна. С тех пор, как мы дали сотрудникам компьютеры и перевели работу в электронную среду, дела стали им больше не нужны. Думаю, мы могли бы доказать, что использование концепции «дела» на самом деле мешает их работе.
Именно поэтому электронные EDRMS-системы управления документами и контентом в значительной степени недоиспользуются - по сравнению с масштабами использования, которые можно было бы ожидать.
Акцент на работу с делами скрывает всю ту работу по управлению документами, которая действительно важна для людей. Та часть управления документами, которая важна для людей - это работа по организации и сохранению организованности и порядка. При фокусировании внимания на делах становится не видна вся та работа, которая выполняется до того, как дело будет сформировано.
Это простой способ сказать, что концепция «дела» затуманивает всё то, с чем людям нужна помощь. Люди не склонны постоянно думать о каждой детали своей работы, и они проводят свою жизнь, думая о своей работы с использованием абстракций. Точно так же, как дела помогают нам организовать нашу работу, люди мыслят абстракциями, которые помогают им организовывать свою работу.
Абстракцией может быть очередь заданий и количество заданий в очереди, которые им следует выполнить. Абстракцией может быть набор информации о состоянии. Это может быть набор папок или поток работ со статусами типа «на исполнение», «ждать x», «выполнено». Это также может быть «список» (list – набор данных, которым можно поделиться с членами группы и с лицами, получившими право доступа – Н.Х.) в SharePoint, привязанный к информационной доске (planner board) планирования, информирование о котором осуществляется с использованием средств бизнес-аналитики – с тем, чтобы многие сотрудники могли видеть абстрагированные представления интересующих их состояний.
Суть здесь в том, что уровень дела сейчас не является полезным для сотрудников уровнем организации информации.
Мы же [специалисты по управлению документами - Н.Х.] продолжаем гнуть своё -например, говорить сотрудникам, что ведение дела «по-нашему» очень важно, но при этом они не могут использовать уровни папок [внутри дела – Н.Х.], потому что это не соответствует нашим идейным представлениям о делах.
Мы [специалисты по управлению документами - Н.Х.] думаем, что «дела» появились на свет для того, чтобы помочь в управлении документами, - позабыв, что они существуют только для того, чтобы помочь людям организовать свою работу, и что важна именно организация работы, а не дела как таковые. Людям нужна помощь именно с организацией работы, потому что сейчас они реально прикладывают куда больше усилий для управления документами, чем когда-либо прежде. Они просто думают об этом, как о самоорганизации.
И не проводите связь между тем, что делаем мы, и тем, что делают они - потому что они организуют информацию не на концептуальном уровне дел. Этого недостаточно для них, им требуется больше деталей, и единственный способ обеспечить адекватную практику управления документами в будущем заключается в том, чтобы помочь им организовать себя на таком уровне детализации.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: С моей точки зрения, Карл во многом прав – и то же канонизированное в России управление документами на уровне бумагоподобных дел (которые внутри не структурированы или слабо структурированы), причём с упором не на тематические досье, а на дела, формируемые из потока однородных документов одного вида, всё чаще оказывается неэффективным даже для управления организационно-распорядительной документацией.
В то же время я не одобряю экстремизм Карла. Пусть дела и перестают быть единственной признанной формой организации документов и информации, однако во многих случаях они по-прежнему эффективны – тем более, что современные технологии позволяют работать с ними куда более гибко, чем это было возможно в бумажном мире. В электронной среде дела стали виртуальными конструкциями, они могут быть сложно устроены, и одни и те же документы могут попадать (без их физического дублирования) в несколько дел. Дела и похожие на них конструкции естественным образом возникают там, где необходимо полностью и в определённом порядке собрать информацию и документы по определённой теме – чего никогда не гарантируют даже самые развитые средства поиска. Иными словами, появление мощных электроинструментов не означает, что нужно выбросить добрые старые отвёртку и молоток! :)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-files-as-an-abstraction-set-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий