Судебная практика: Не все имеющие постоянный срок хранения документы относятся к Архивному фонду Российской Федерации

Споры архивов с источниками комплектования бывают, но они достаточно редко выливаются в судебные тяжбы. На этот раз организация, которую исключили из источников комплектования, пыталась оспорить соответствующее решение архивного комитета Санкт-Петербурга.

Судебная коллегия по административным делам Третьего кассационного суда общей юрисдикции в декабре 2019 года вынесла решение по этому делу №88а-2267/2019.

Суть спора

Санкт-Петербургский филиал Главного управления государственной экспертизы (Главгосэкспертиза России) обратился в Смольнинский районный суд Санкт-Петербурга с административным исковым заявлением к архивному комитету Санкт-Петербурга, в котором просил признать незаконным и отменить решение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии архивного комитета Санкт-Петербурга (протокол заседания ЦЭПМК №11 от 30 ноября 2018 года) в части выведения организации из списка организаций - источников комплектования Центрального государственного архива Санкт-Петербурга.

В сентябре 2018 года Санкт-Петербургский филиал управления обратился в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга с повидовой описью дел постоянного хранения (дела государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий) за 2003 - 2005 годы в целях утверждения для последующей передачи их на постоянное хранение. Архив, изучив представленные материалы, передал опись в архивный комитет Санкт-Петербурга на утверждение, который отказался ее утверждать и вынес решение об исключении филиала из списка организаций - источников комплектования архива. В основу решения было положено заключение главного специалиста отдела формирования, государственного учета и научно справочного аппарата архивного фонда Санкт-Петербурга.

Позиция Главного управления государственной экспертизы

По мнению Санкт-Петербургский филиала Главгосэкспертиза России, указанное решение является незаконным, поскольку организация осуществляет отдельные полномочия министерства жилищно-коммунального хозяйства РФ в сфере организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий и проверки достоверности определения сметной стоимости объектов капитального строительства согласно Уставу, утвержденному приказом Минстроя России.

Согласно пункту 8 статьи 3 федерального закона от 22 октября 2014 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

По мнению организации, все указанные признаки присутствуют у документов, составляющих дело государственной экспертизы. Для них установлены определенные сроки передачи дел постоянного хранения в государственный архив, однако оспариваемое решение нарушает установленный законодательством порядок передачи дел постоянного хранения в государственный архив и препятствует своевременному освобождению архивных площадей организации, необходимых для помещения новых дел. Исключение из списка организаций - источников комплектования создает правовую неопределенность относительно судьбы документов постоянного хранения в случае ликвидации Санкт-Петербургского филиала Главгосэкспертизы.

В нарушение требований действующего законодательства, описи дел организации на заседании комиссии не представлялись, дела государственной экспертизы не запрашивались, то есть с указанными документами комиссия ознакомлена не была.

Проект оспариваемого решения был представлен членам комиссии с нарушением срока, а именно в день заседания комиссии; в протоколе, которым оформлено оспариваемое решение, нет сведений о выступлении специалиста, составившего заключение о проекте решения, а в самом тексте заключения отсутствуют указания на недостатки описей, обосновывающих их непредставление на заседание комиссии. Также проект решения не был согласован с организацией, собственник архивных документов для осуществления экспертизы ценности документов приглашен не был.

Решением Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга в марте 2019 года в удовлетворении требований было отказано.

Апелляционным определением Санкт-Петербургского городского суда в августе 2019 года решение суда первой инстанции было оставлено без изменения.

Позиция Судебной коллегии по административным делам Третьего кассационного суда общей юрисдикции

Судебная коллегия по административным делам Третьего кассационного суда общей юрисдикции отметила, что решением Центральной экспертно-проверочной методической комиссии в феврале 2015 года №2 Санкт-Петербургский филиал «Главгосэкспертизы России» был введен в список №1 организаций - источников комплектования Центрального государственного архива Санкт-Петербурга.

В апреле 2015 года между филиалом, архивным комитетом Санкт-Петербурга и Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга было заключено соглашение об отношениях и сотрудничестве в области обеспечения сохранности, учета, хранения, комплектования и использования документов архивного фонда Российской Федерации.

Решением комиссии в ноябре 2018 года филиал был выведен из списка организаций - источников комплектования Центрального государственного архива Санкт-Петербурга.

Отказывая в удовлетворении заявленных требований, суды первой и апелляционной инстанций, пришли к выводу о том, что не все документы, которые имеют срок постоянного хранения, относятся к Архивному фонду Российской Федерации.

Суд отметил, что частью 2 ст. 20 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» установлено, что государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих им документы архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. Заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией архива, которая принимает решение о включении или невключении негосударственной организации в указанный список.

Архивные документы включаются в состав архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

По мнению суда, не все документы, которые подлежат постоянному хранению, относятся к Архивному фонду Российской Федерации, и, соответственно, не все организации, в результате деятельности которых образуются данные документы, подлежат обязательному включению в списки организаций - источников комплектования государственных архивов.

Из заключения архивного комитета Санкт-Петербурга, подготовленного в ноябре 2018 года следует, что в 2018 году в результате упорядочения документов за 2003 - 2008 годы, представления описей дел на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии и ознакомления с составом документов, включенных в дела, было установлено, что документы постоянного срока хранения, представляющие историческую значимость, в результате деятельности учреждения не образуются.

Образующиеся документы имеют практическую и социально-правовую значимость, - например, такие как: приказы и распоряжения учреждения по основной деятельности; штатное расписание; финансовые отчеты; журналы регистрации; дела государственной экспертизы, включающие заключения государственной экспертизы и копии документов, связанные с проведением государственной экспертизы, - и в силу этого подлежат хранению в течение установленных сроков в ведомственном архиве учреждения.

Документы по личному составу учреждения за 2003 - 2008 годы систематизированы и включены в опись дел по личному составу в количестве 87 единиц хранения.

Таким образом, архивным комитетом Санкт-Петербурга было установлено, что состав документов не позволяет включить их в Архивный фонд Российской Федерации, опись документов не была утверждена, на основании чего архивным комитетом было подготовлено заключение о выведении организации из списка организаций - источников комплектования.

Учитывая, что документы, образующиеся в процессе деятельности организации в состав архивного фонда Российской Федерации не включались, то оснований для признания оспариваемого решения у суда первой инстанции не имелось.

Суд также отметил, что пункт 42 «Положения об организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 5 марта 2007 года №145, в соответствии с которым дела государственной экспертизы относятся к архивным документам постоянного хранения и их уничтожение, а также исправление и (или) изъятие находящихся в них документов не допускаются, устанавливает сроки ведомственного хранения данных документов и не предусматривает безусловного основания для их включения в архивный фонд Российской Федерации.

По мнению суда, ссылки на то, что организация исполняет обязанности государственного органа, не являются основанием к отмене состоявшихся судебных постановлений.

Действительно, в соответствии с пунктом 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 года №19, определено, что государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Между тем, организация не является государственным органом. Эта некоммерческая организация, созданная для выполнения работ и оказания услуг в сфере экспертизы проектной документации.

При таких обстоятельствах оснований для ее включения в обязательном порядке в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов нет.

Суд также не согласился с доводами организации о том, что о том, что отсутствовали предусмотренные пунктом 4.2.2.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Минкультуры РФ от 18 января 2007 года №19, основания для её исключения из списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Согласно положениям, содержащимся в указанном пункте правил, организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга и апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда по административному исковому заявлению федерального автономного учреждения «Главное управление государственной экспертизы» к архивному комитету Санкт-Петербурга.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=KSOJ003;n=3384