Документ подготовлен техническим подкомитетом ИСО TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management).
Во вводной части документа, в частности, отмечается:
«Облачные сервисы могут оказаться подходящей альтернативой для организаций, которые не склонны вкладывать средства в создание собственных компьютерных систем для управления электронными документами. Облачные сервисы могут предоставить необходимые для внедрения документной системы программное обеспечение, оборудование и платформу по доступной цене.
Организации часто бывает непросто внедрить документную систему, отвечающую всем критериям, установленным в стандарте ISO 15489-1 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, - адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 – Н.Х.). Если существует облачный сервис, удовлетворяющий всем перечисленным в ISO 15489-1 критериям и предоставляемый по низкой цене, у организаций есть веские причины рассмотреть возможность его использования.
В то же время организации могут неохотно переходить на использование облачных сервисов для управления своими документами из-за отсутствия чёткого понимания рисков, уверенности в безопасности и защите персональных данных, а также убедительных примеров использования. Хотя преимущества облачных сервисов широко рекламируются, часто отсутствует осведомленность о рисках и проблемах, которые следует принимать во внимание в контексте управления документами.
Облачные сервисы основаны на концепции взятия в аренду вычислительных ресурсов, предоставляемых третьими сторонами. Функции, процессы и архитектуры, используемые облачным сервисом, не раскрываются для внешних заинтересованных сторон. Даже если заказчик приходит к соглашению с поставщиком облачных услуг относительно своих требований, трудно заранее знать, могут ли эти требования быть выполнены. В частности, для облачных служб общего назначения может быть очень сложно в полной мере удовлетворить требования процесса управления документами.
Существуют различные типы облачных сервисов, каждый из которых предлагает разные возможности. Если предполагается использовать облачный сервис для решения задач управления документами, заказчик может выбрать такой сервис, который соответствует особенностям управления документами. Заказчик также должен понимать общие характеристики облачных сервисов, - в противном случае существует вероятность того, что желаемые результаты управления документами окажется невозможным получить после внедрения облачного сервиса.
Кроме того, в случае использования крупных облачных сервисов облачные системы могут быть распределены по всему миру, выходя за пределы национальных границ. Пользователи из разных стран и региональные сообщества могут совместно использовать облачный сервис, принадлежащий определенной стране. Эти особенности облака могут приводить к различным конфликтам и проблемам, связанным с тем, что юрисдикционная структура и социальная среда страны, к которой принадлежит поставщик облачных услуг, отличаются от таковых у пользователей облака. В результате пользователи облачных сервисов могут столкнуться с неожиданными рисками, связанными с незрелыми правовыми и социальными рамками применения облачных технологий.
В связи с этим, когда специалисты по управлению документами собираются использовать облачные сервисы для управления документами, они должны заранее продумать правовые и социальные, а также технические аспекты, чтобы подготовиться к потенциальным рискам. Специалисты по управлению документами могут сформулировать для поставщиков облачных услуг предварительные условия, направленные на управление рисками, и включить их в контракты с тем, чтобы снизить вероятность реализации рисков. Цель настоящего документа – предоставить рекомендации для лиц и организаций, которые намерены внедрить облачные сервисы для управления документами.
… В настоящем документе предлагается модель управления документами в облаке, а также описаны риски и проблемные вопросы, которые специалистам по управлению документами следует принять во внимание перед внедрением облачных сервисов для целей управления документами.
Модель управления документами в облаке включает модель заинтересованных сторон, процессы, метаданные, архитектуру и варианты использования. Риски и проблемные вопросы подразделяются на те, что возникают внутри облачных сервисов, и на те, что связаны с внешними по отношению к этим сервисам условиями их применения. Внутренние риски связаны с облачными сервисами, системами и заинтересованными сторонами. Внешние риски и проблемы могут возникать в социальном и правовом контексте, в рамках котором работают облачные сервисы.
Целевая аудитория настоящего документа включает:
- Специалисты по управлению документами, информацией, знаниями и по стратегическому управлению;
- Архитекторы облачных сервисов;
- Архивисты, использующие облачные сервисы для управления документами;
- Разработчики размещаемого в облаке программного обеспечения для управления документами;
- ИКТ-персонал; а также
- Поставщики облачных услуг управления документами.
Содержание документа следующее:
Предисловие
Вступление
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Модель заинтересованных сторон
5. Облачные среды управления документами
6. Примеры использования для управления документами в облаке
7. Риски в облачных документных системах
8. Социальные и правовые вопросы облачных сервисов
Библиография
Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/73173.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:73173:en
Комментариев нет:
Отправить комментарий