Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве о нормативно-методическом обеспечении работы с электронными документами

Я продолжаю рассказ о прошедшем 3 сентября 2020 года в Казани Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и докладе на нём статс-секретаря – заместителя руководителя Росархива Олега Владимировича Наумова, на тему «Цифровая трансформация Росархива».

Во второй части своего доклада О.В.Наумов рассказал о том, как обстоят дела с актуальной в условиях цифровой трансформации задачей внесения изменений в действующее законодательство, направленных на оптимизацию документооборота, и обеспечение возможности практического применения межведомственного юридически значимого электронного документооборота с применением электронной подписи, включая автоматическое (!) уничтожение электронных документов по истечении установленных законодательством сроков их хранения.

Мой комментарий: Слово «автоматическое» - из стенограммы. Хочется надеяться, что это ошибка или оговорка (потому что в противном случае это была бы опасная некомпетентность).

Олег Владимирович рассказал о том, как идёт разработка  нормативно-методического обеспечения «работы с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла от создания до сдачи и хранения в соответствующий архив».

Росархивом разработаны «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов», предназначенные как для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в ведомственных архивах государственных органов, так и для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их совершенствования. Типовые требования в их последней редакции полностью коррелируются с Концепцией Центра хранения электронных документов, обеспечивая единые подходы к организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов. Уже дважды приказ Росархива об их утверждении вносился в Минюст России, но возвращался с техническими замечаниями, - но ведомство надеется, что в ближайшее время приказ все-таки будет зарегистрирован Минюстом России.

В целях организации приема на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы электронных архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, в рамках реализации федерального проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» НИИ «Восход» при участии Росархива разрабатывает ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов»», предназначенную для обеспечения централизованного приема, хранения и доступа к электронным документам государственных органов, законченных делопроизводством с сохранением их юридической значимости. Эта информационная система будет сопрягаться с платформой «Юридически значимого электронного документооборота», которая должна быть создана в интересах органов государственной власти. Ее практическое использование планируется реализовать в филиале Государственного архива Российской Федерации в Обнинске.

Росархив планирует приступить к практической реализации идеи создания «Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях», который позволит перейти «к автоматическому контролю за сроками хранения электронных документов в системах электронного документооборота».

Мой комментарий: Идея реестра видов документов немногим лучше пересчета звёзд на небе (кое-кто, кстати говоря, уже пробовал таковой создать, и эти усилия завершились провалом), - и нужно очень слабо ориентироваться в вопросах установления и отслеживания сроков хранения, особенно в современных условиях, чтобы без шуток рассчитывать на какую-то полезную от него отдачу. И даже если предположить, что реестр (заведомо неполный и бесполезный для целей управления сроками хранения) всё-таки будет создан, кто обеспечит постоянную актуализацию этой дорогой игрушки?

О.В.Наумов отметил, что норма о наделении Росархива полномочиями по ведению реестра включена в уже упомянутый законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и(или) материальных дубликатов документов», а в План НИОКР, выполняемых на основе государственного задания Росархива, на 2020 год включена разработка ряда нормативных и методических документов, необходимых для создания и ведения этого Реестра, которые призваны должны обеспечить соблюдение требований к порядку создания государственных информационных систем в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 года № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации» и послужить основой для разработки технического задания на создание информационной системы «Реестр видов документов». Росархив надеется к концу года получить от ВНИИДАД качественно проработанные проекты.

На основе утвержденного Перечня типовых управленческих архивных документов активизировалась работа по разработке проекта «Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранение которых осуществляется на бумажном носителе».

В июне 2020 года он был направлен в 86 федеральных органов государственной власти, иные государственные органы РФ, включая Администрацию Президента РФ, а также в государственные внебюджетные фонды, государственные корпорации с просьбой рассмотреть и дать, в случае необходимости, предложения по его дополнению с учетом специфики деятельности. На начало сентября ответы поступили от 71 адресанта, в половине которых содержатся конкретные предложения и замечания по корректировке и наполнению перечня. До конца года, после анализа и обобщения поступивших заключений, проект будет доработан, после чего направлен для рецензирования в архивные органы субъектов РФ. Наумов посетовал на то, что законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и(или) материальных дубликатов документов», наделяющий Росархив полномочиями по утверждению такого перечня пока не принят.

Мой комментарий: Ни для кого не секрет, что это лишь видимость обсуждения, к участию в котором не приглашаются специалисты, считающие всю эту затею в целом – в условиях современной быстро меняющейся ситуации – бессмысленной помехой на пути внедрения электронных технологий. Десять лет назад данный Перечень, который будут составлять люди, очень далёкие от современных методов и технологий ведения деловой деятельности и государственного управления,  мог бы быть полезен, - но не сейчас. Время для него ушло.

Завершая свой доклад, О.В.Наумов подчеркнул, что «для нас, архивистов, «завтра» в виде неоднократно поминаемого нами информационного общества уже наступило, и задача цифровой трансформации становится как никогда актуальной».

Мой комментарий: Уже не первый год нормативно-методическое обеспечение работы с электронными документами «топчется» на одном и том же месте, вокруг трех-четырех документов, которые Росархив никак не может согласовать и утвердить. Тем временем вся система государственного управления на всех парах движется вперед к цифровому будущему, и включенные в эти документы очень быстро устаревают. Боюсь, что к моменту их официальной публикации (если таковая состоится), значительная часть предлагаемых норм окончательно устареет, и их невозможно будет использовать в практической работе даже в отсталых ведомтсвах.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2020-kazan.shtml