Карл Мелроуз: Почему нам нужно заново определить понятие «документ» (серьёзно; и, пожалуйста, выслушайте меня – обещаю привести логичные аргументы)

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 30 июня 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Сразу скажу, что не имеет значения, какое именно определение Вы используете. Важно, чтобы Вы использовали какое-то внятное определение, поскольку распространены мнения типа:

• «Документы - это просто бумага»,
  
  
• «Сообщения электронной почты документами не являются»,
  
  
• «Стикеры-напоминания (post-it notes) - это не документы»,
  
  
• «Это не документ, это база данных»,

- идиотские общие заявления, сделанные неграмотными в вопросах управления документами людьми, которые, однако, способны повлиять на Ваших руководителей.

Эти же идиотские общие представления используются неграмотными в вопросах управления документами людьми в качестве правил при принятии решений о сохранении определённых материалов в качестве документов.

Когда мы позволяем другим людям решать, что такое документы, мы получаем ту безграмотную трактовку, которую эти люди решают нам дать.

Определение понятия «документ» в наших организациях - это то, за что мы все должны бороться.

• Оно является основополагающим;
  
  
• Сделать это несложно;
  
  
• Это позволяет нам решать, что такое «документы»;
  
  
• Оно информирует организацию о том, что такое «документы»;
  
  
• Это тот стандарт, которого мы можем заставить всех придерживаться;
  
  
• Это также и большая ответственность. Упрощенное определение создает двусмысленность и неопределённость, чрезмерно сложное – создаёт препятствия и барьеры.

Тем не менее, основная мысль остается неизменной: пока мы позволяем людям, не занимающимся профессионально управлением документами, решать, что означает понятие «документ», нас будут отправлять в подвал разбираться со всяким мусором, на расчистку которого они хотят нас поставить.

Если мы будем бороться за то определение, которое нам нужно в рамках нашей организации, объясним его полезность и докажем, что оно положительно влияет на производительность, - у нас будет шанс обеспечить делаемое качество документов организации.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/06/30/why-we-need-to-define-records-again-yes-really-hear-me-out-its-a-coherent-argument-i-promise/

Национальные Архивы США: Планы действий в отношении файловых форматов в составе «Концепции обеспечения электронной сохранности» теперь охватывают 650 форматов

Специалист Национальных Архивов США Элизабет Ингланд (Elizabeth England) 29 июня 2021 года в посте в Твиттере (см. https://twitter.com/elizabeengland/status/1409973767120564232 ) сообщила следующее:

«Только что опубликованы большие обновления в «Концепции обеспечения электронной сохранности» Национальных Архивов США!

Мы с Лесли Джонстон (Leslie Johnston) добавили 98 новых вариантов форматов для целей анализа рисков и планирования усилий по обеспечению долговременной сохранности. Сейчас в «Концепции» 650 записей о файловых форматах, и скоро появятся новые; см. https://github.com/usnationalarchives/digital-preservation
 
У вас есть отзывы, вопросы или форматы, которые Вы считаете нужным включить? Дайте нам знать!»

 

 

О «Концепции обеспечения электронной сохранности» Национальных Архивов США, официально опубликованной 30 июня 2020 года, и о входящих в неё планах действий в отношении файловых форматов (File Format Action Plans), которые идентифицируют файловые форматы (для 16 категорий электронных материалов) и устанавливают необходимые действия в случае, если эти форматы более не являются жизнеспособными - например, если текущее программное обеспечение уже не позволяет создавать или открывать файлы в таких форматах – я уже рассказывала на блоге, см. http://rusrim.blogspot.com/2020/07/1.html и http://rusrim.blogspot.com/2019/09/blog-post_30.html .

В планах обеспечения сохранности есть методическая часть, описывающая основные характеристики форматов данного типа, на которые следует обратить внимание; названы предпочтительные и допустимые форматы в плане приёма документов на постоянное архивное хранение, а также - для каждого из форматов – степень риска, возможные пути миграции, предпочтительные инструменты миграции и предпочтительные инструменты для просмотра.

Источник: Твиттер / GitHub
https://twitter.com/elizabeengland/status/1409973767120564232
https://github.com/usnationalarchives/digital-preservation

Что антимонопольная служба считает документами?

В настоящее время в связи с проработкой новых концепций по совершенствованию системы государственного управления в целом ряде рабочих групп вновь всплыл вопрос о «записях», и в основном обсуждение сейчас вертится вокруг одного, самого важного, с моей точки зрения, вопроса - что такое документ и являются ли «записи» документом, или же это какая-то самостоятельная сущность.

Проблема очередной раз появляется из-за неверного перевода термина «records» в англоязычных документах, и вновь приходится бороться с ветряными мельницами :(

Тем временем в российском законодательстве неспешно уточняются законодательные нормы, которые демонстрируют, что российские органы государственной власти более чётко понимаю, что речь в первую очередь идет о документах во всем их многообразии.

Федеральный закон от 11 июня 2021 года №170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»» уточнил положения 133 законов, в том числе федерального закона от 13 марта 2006 года №38-ФЗ «О рекламе».

Были уточнены формулировки статьи 34 «Представление информации в антимонопольный орган».

Статья 34. Представление информации в антимонопольный орган

Было:

1. Юридические лица, индивидуальные предприниматели обязаны представлять в антимонопольный орган (его должностным лицам) по его мотивированному требованию в установленный срок необходимые документы, материалы, объяснения, информацию в письменной и (или) устной форме (в том числе информацию, составляющую коммерческую, служебную и иную охраняемую законом тайну), включая служебную переписку в электронном виде, а также обеспечивать уполномоченным должностным лицам антимонопольного органа доступ к такой информации.

Стало:

1. Юридические лица, физические лица и индивидуальные предприниматели обязаны представлять в антимонопольный орган (его должностным лицам) по его мотивированному требованию в установленный срок необходимые документы, к которым относятся в том числе материалы фотосъемки, аудио- и видеозаписи, информационные базы, банки данных и носители информации, а также копии таких документов, объяснения, информацию в письменной и (или) устной форме (в том числе информацию, составляющую коммерческую, служебную и иную охраняемую законом тайну), включая служебную переписку в электронном виде, и обеспечивать уполномоченным должностным лицам антимонопольного органа доступ к такой информации.

Мой комментарий: Как видим к документам антимонопольная служба относит информационные базы, банки данных и носители информации. Цифровые записи в законе не упоминаются.

А вот федеральный закон от 29 декабря 2012 года №275-ФЗ «О государственном оборонном заказе» ещё в 2015 году был дополнен статьей, где «цифровые записи» упоминаются, но очень своеобразно:

Статья 15.3. Предоставление информации в контролирующий орган

1. Государственные заказчики, федеральные органы исполнительной власти, иные осуществляющие в установленном порядке функции указанных органов органы или организации, головные исполнители, исполнители обязаны представлять в контролирующий орган (его должностным лицам) в установленный срок по мотивированному требованию необходимые контролирующему органу в соответствии с возложенными на него полномочиями документы, объяснения, информацию соответственно в письменной и устной форме (в том числе содержащую сведения, составляющие государственную, налоговую, банковскую, служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, а также персональные данные), включая акты, договоры, справки, деловую корреспонденцию, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой записи или в форме записи на электронных носителях.

Для справки: Эти положения были введены федеральным законом от 29 июня 2015 года №159-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном оборонном заказе» и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Аналогичная формулировка еще в 2011 году была включена в статью 25 «Обязанность представления информации в антимонопольный орган» федерального закона от 26 июля 2006 года №135-ФЗ «О защите конкуренции». Изменения были внесены федеральным законом от 6 декабря.2011 года №401-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О защите конкуренции» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Мой комментарий: Что означает «выполненные в форме цифровой записи» - мне лично непонятно, тем более, что этот термин противопоставляется термину «записи на электронных носителях», который понятен всем. Форма документа в виде «цифровой записи» у нас нигде не определена и не регламентирована...

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=386909

Сообщество EDRM.net опубликовало для публичного обсуждения новую 4-ю редакцию «Модели стратегического управления информацией»

Данная заметка была опубликована 30 июня 2021 года на сайте «Гуру полномасштабного управления информацией» (IG Guru, https://igguru.net/ ), со ссылкой на новость, опубликованную 28 июня на сайте EDRM.net.

Мой комментарий: Объединяющее юристов и специалистов по э-раскрытию сообщество «Эталонная модель э-раскрытия» (Electronic Discovery Reference Model, EDRM, http://edrm.net/ ), ранее известное как сообщество «EDRM – Duke Law», действовавшее «под крылом» юридического факультета Университета Дьюк (см. https://www.edrm.net/frameworks-and-standards/information-governance-reference-model/ ), по его словам. «создаёт практичные глобальные ресурсы для улучшения э-раскрытия, защиты неприкосновенности частной жизни, безопасности и совершенствования стратегического управления информацией.» Как отмечается на сайте сообщества. «EDRM имеет международное присутствие в 113 странах на 6 континентах. Сообщество предоставляет инновационную поддерживающую инфраструктуру частным лицам, юридическим фирмам, корпорациям и государственным организациям, стремящихся улучшить практику представления данных и э-раскрытия в рамках 19 активных проектов.»

Таким образом, «Модель стратегического управления информацией», о которой идёт речь, отражает точку зрения именно юристов и специалистов по э-раскрытию.

Для общественного обсуждения выложена новая редакция 4.0 диаграммы «Модели стратегического управления информацией» (Information Governance Reference Model, IGRM). Замечания и предложения будут приниматься и рассматриваться до 9 июля 2021 года. С 1 декабря 2021 года данная диаграмма станет единственной официальной IGRM-диаграммой (т.е. прекратится использование диаграммы в редакции 3.0 – Н.Х.).

Пожалуйста, посылайте свои замечания и предложения по адресу info@edrm.net .

Сообщество EDRM благодарит нынешних попечителей проекта Эрика Манделя (Eric Mandel) и Линн Молффетту (Lynn Molffetta), а также уходящего из попечителей, по продолжающего принимать участие в работе Эрика Седвика (Eric Sedwick) за их усилия по руководству проектом. Особая благодарность - группе Дуга Камински (Doug Kaminski) из компании Cobra Legal Solutions за их дизайнерскую работу.

IGRM-диаграмма 4-й редакции, 2021 год.

Скачать 4-ю редакцию «Модели стратегического управления информацией» можно по адресу https://edrm.net/download/152836/

Мой комментарий: По внешней окружности диаграммы, помеченной как «Единое стратегическое управления», расположены сектора «безопасность», «неприкосновенность частной жизни» (т.е. защита персональных данных), «риск», «правовые вопросы», «управление документами и информацией», «деловая деятельность», «ИТ». Фактически это перечень подразделений и служб, которые в организации следует привлечь к выработке согласованной корпоративной политики управления документами и информацией. Естественно, этот список не исчерпывающий, и, в зависимости от особенностей деловой деятельности и структуры организации, его можно дополнить и другими службами и подразделениями (служба менеджмента качества, ведомственный архив, служба менеджмента данных и т.д.).

В среднем «кольце» написано «Баланс между отдачей, риском и расходами».

Во внутренней части изображена, как я понимаю, диаграмма жизненного цикла документов и информации. Начинается жизненный цикл с создания/получения, заканчивается уничтожением либо передачей на архивное хранение. Средняя итеративная часть жизненного цикла включает блоки «обеспечения защиты», «хранения в течение установленных сроков», «передачи» и «использования».

Приведу для сравнения IGRM-диаграмму 3-й редакции, опубликованную в 2012 году, см. https://edrm.net/wp-content/uploads/2012/10/IGRM_v3.0.png

IGRM-диаграмма 3-й редакции, 2012 год.

Итак, что изменилось? Сильнее всего изменилась модель жизненного цикла, став более общей и менее специфичной именно для задач э-раскрытия. На внешней окружности теперь вопросы менеджмента риска получили отдельный сектор, разведены в отдельные сектора «безопасность» и «неприкосновенность частной жизни», что отражает рост внимания к защите персональных данных и к менеджменту риска в последние годы.

Также изменилась надпись в среднем кольце, где раньше было сказано «Интеграция политик – Прозрачность процессов». С моей точки зрения, сделана попытка привлечь внимание к более высокоуровневым и более тесно связанным с деловой деятельностью принципам стратегического управления, которые лучше понятны высшему руководству организаций, чья поддержка абсолютно необходима для успешности программ стратегического управления информацией.

Источники: сайт IG Guru / сайт EDRM.net
https://igguru.net/2021/06/30/edrm-net-releases-the-new-information-governance-model-v4-0/
https://edrm.net/resources/frameworks-and-standards/information-governance-reference-model/