http://rusrim.blogspot.com/2023/12/blog-post_431.html ), и организовало публичное обсуждение этого предложения (см. https://www.archives.org.uk/news/ministry-of-justice-proposals-re-storage-of-wills ). 16 февраля 2024 года Ассоциация архивистов и специалистов по управлению документами Великобритании и Ирландии (Archives and Records Association UK and Ireland, ARA) опубликовала на своём сайте свои ответы на поставленные правительством вопросы (см. https://www.archives.org.uk/s/Archives-and-Records-Association-response-Storage-and-retention-of-original-will-documents-consultat-zgn8.pdf ).
Вопрос 1: Следует ли сохранить действующее законодательство, регламентирующее проверку завещаний?
Мы считаем, что действительно необходимы рамки, обеспечивающие соблюдение всех надлежащих процедур и процессов, а также то, что надлежащим образом обрабатывается и сохраняется именно аутентичный подписанный оригинал завещания. В настоящее время завещания не составляются и не подписываются в электронном виде. Также в настоящее время срок, по истечении которого устаревает лежащий в основе проверки аутентичности усиленных электронных подписей инструмент шифрования, является весьма коротким. Таким образом, бумажный процесс работает хорошо и соответствует процессам, применяемым в автономных регионах Великобритании, а также в глобальном масштабе.
Вопрос 2: Могли бы Вы предложить какие-либо реформы действующего законодательства, регламентирующего проверку завещаний?
У нас нет каких-либо рекомендаций по этому поводу.
Вопрос 3: Есть ли какие-либо причины, по которым Высокому суду Англии (High Court) необходимо на постоянной основе хранить бумажные оригиналы завещаний, а хранение оцифрованных копий этих документов является недостаточным?
Существует ряд причин для того, чтобы сохранять оригиналы:
- Только оригинал документа может подтвердить его аутентичность в случае возникновения опасений о том, что его содержание было (случайно или намеренно) изменено или неточно скопировано.
- Уничтожение оригинала делает невозможным изучение мелких деталей, которые могут показать, было ли изменено содержание документа.
- Кроме того, уничтожение оригиналов означает невозможность исправления распространённых ошибок сканирования, таких как размытый текст или недостающие страницы.
- Некоторые завещания невозможно надёжно отсканировать из-за особенностей материалов: на тонкой бумаге текст с обратной стороны может «просачиваться» при сканировании; вариации чернил не всегда могут быть воспроизведены; а трехмерные элементы требуют использования других методов сканирования.
По целому ряду причин обращение к аутентичному оригиналу может потребоваться как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Вынесенное на общественное обсуждение предложение подразумевает, что оцифровка не требует затрат – но это, конечно же, не так.
Мой комментарий: На мой взгляд, это неверная интерпретация предложения Минюста, который, как я понимаю, собирается оцифровывать завещания в любом случае – поэтому говорить о затратах на оцифровку и последующее долговременное хранение полученных копий нет необходимости, они будут при всех вариантах.
Часто хранить физические копии дешевле, - и при этом о затратах на оцифровку в предложении не говорится. Как правило, документы необходимо подготовить к оцифровке путем очистки, выпрямления и выравнивания, а также удаления скоб и скрепок без повреждения оригинала, - всё это под наблюдением квалифицированных специалистов по консервации и реставрации, иначе оцифрованный текст не будет читаться. Некоторые документы потребуют применения активных мер консервации, чтобы избежать утраты важной информации.
Оцифровка должна осуществляться с высочайшим качеством, и одновременно для целей повседневного доступа потребуются дополнительные изображения более низкого качества. Изображения высокого качества потребуют значительных ресурсов для хранения данных, которые также необходимо будет несколько раз реплицировать в рамках обеспечения готовности к стихийным бедствиям и катастрофам.
Учитывая временной диапазон и типы обрабатываемых документов, программа сканирования потребует тщательного планирования и использования различных методологий и оборудования, а также принятия во внимание более широких последствий для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов и их допустимости в качестве надлежащих доказательств.
Долговременное хранение и обеспечение сохранности (в отличие от «просто» хранения, обеспечение сохранности включает меры по сохранению пригодности документов к использованию без ущерба для их юридической и доказательной силы – Н.Х.) этих изображений потребует активного вмешательства, обеспечивающего их миграцию в новые форматы и на новые платформы по мере изменения технологий и устаревания старых систем, становящихся недоступными. Долгосрочный доступ к изображениям потребует постоянных инвестиций в системы сбора и каталогизации дополнительных метаданных.
Очевидно, что существуют риски утраты оригиналов в результате стихийных бедствий, и по этой причине мы рекомендуем сохранять как физические, так и электронные экземпляры / копии.
Электронные копии, создаваемые и сохраняемые в дополнение к оригиналам, принесут значительную пользу широкому сообществу исследователей, а также Высокому суду, бенефициарам завещаний и их адвокатам. Они обеспечат возможность более быстрого и частого доступа для нескольких одновременно работающих пользователей из удалённых мест.
Хотим отметить, что в других самоуправляемых регионах страны физические оригиналы сохраняются, хотя также изготавливаются электронные копии и/или копии на микрофишах.
Например, в Национальных Архивах Шотландии хранятся шотландские завещания за 1513–1999 годы, и все документы до 1925 года включительно были оцифрованы. Доступ к шотландским завещаниям организован через веб-сайт «Народ Шотландии» (Scotland’s People), однако физические материалы сохраняются в качестве имеющих юридическую силу документов, и пока что менять этот порядок не предполагается. Электронная версия даёт дополнительные удобства, но не является мерой экономии средств, как указано в обсуждаемом предложении. Более подробные сведения можно найти по адресу https://www.scotlandspeople.gov.uk/guides/record-guides/wills-and-testaments .
Уничтожение оригиналов завещаний в Англии и Уэльсе приведёт к несогласованности в практике, применяемой в рамках Великобритании.
В Северной Ирландии Управление государственных документов Северной Ирландии (Public Record Office of NI, PRONI – региональная архивно-документационная служба – Н.Х.) хранит завещания и административные письма за 1858–2009 годы. Книги завещаний 1858–1900 годов были оцифрованы и теперь доступны через веб-сайт PRONI, однако физические документы, включая индивидуальные завещания, сохраняются в качестве государственных документов в соответствии с Законом о государственных документах Северной Ирландии 1923 года (Public Records Act (Northern Ireland) 1923).
Необходимо принять во внимание более широкие последствия, связанные с допустимостью в других юрисдикциях оцифрованных завещаний в качестве доказательств, и с заверением таких документов в качестве надлежащих доказательств, в рамках судебных разбирательств и проверки завещаний в иностранных судах. Жители Англии и Уэльса, проживающие за границей эмигранты из Англии и Уэльса, а также иммигранты, проживающие в Англии и Уэльсе, часто владеют активами в других юрисдикциях. В рамках любой программы оцифровки необходимо принять во внимание это обстоятельство - и позаботиться о том, чтобы отдельные лица и бенефициары, а также государство не оказались в подобных обстоятельствах в невыгодном положении в случае, если оригинал завещания был уничтожен. Неспособность адекватно оценить более широкие последствия аутентификации цифровых суррогатов может привести к судебным искам. В настоящее время заверение бумажных оригиналов является простым процессом, и такие документы принимаются для юридических целей в других юрисдикциях.
(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2024/04/ara-2.html )
Источник: Сайт ARA
https://www.archives.org.uk/s/Archives-and-Records-Association-response-Storage-and-retention-of-original-will-documents-consultat-zgn8.pdf
