О сроке хранения описей дел постоянного и временного сроков хранения

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 21 марта 2026 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

На прошлой неделе у меня состоялась очень интересная дискуссия с одним из коллег относительно срока хранения описей дел источниками комплектования.

Краткий исторический обзор

В те времена, когда наши бабушки и дедушки составляли Указ №472, они потребовали, чтобы описи дел создавались источниками комплектования в 3 экземплярах - для дел  временного срока хранения, и в 5 экземплярах – для дел постоянного хранения. (На заметку молодым коллегам: это были трудные времена, когда описи печатались на пишущих машинках, и тогда не было копировальных аппаратов).

Мой комментарий: Речь идёт о Указе Президента Румынии № 472 от 20 декабря 1971 года о Национальном архивном фонде Социалистической Республики Румыния (Decret nr. 472 din 20 decembrie 1971 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste România), см. 
https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/287 

Логика этого заключалась в том, что один экземпляр описи оставался в подразделении источника комплектования, а 2 (или 4 – для документов постоянного срока хранения) отправлялись в архив организации, в который передавались документы. При отборе на постоянное архивное хранение по одному экземпляру описей дел постоянного и временного хранения отправлялись в государственный архив в качестве приложений к акту отбора на архивное хранение (pv de selecționare). Последний экземпляр описи дел временного срока хранения оставался в источнике комплектования как свидетельство того, какие документы были уничтожены, а остальные 3 экземпляра описей дел постоянного срока хранения через 30 лет передавались в государственный архив вместе с документами.

В 1996 году от одного экземпляра описей документов постоянного хранения отказались, сократив «бюрократию»…

Возвращаясь к сегодняшнему дню…

…нам [сотрудникам государственного архива – Н.Х.] при приёме документов на архивное хранение часто приходится иметь дело с целыми стопками описей в трех экземплярах; и симметрично, во многих номенклатурах дел описи помещаются в раздел документов постоянного хранения. 

Кстати, возвращаясь к моему предыдущему посту о сопоставлении понятий «категории документов» и «тип документа» (см. https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/03/16/categorie-vs-gen-de-documente/ , см. мой перевод https://rusrim.blogspot.com/2026/04/1.html - Н.Х.), ), во многих случаях описи документов постоянного срока хранения в этих номенклатурах размещаются по типу, игнорируя как рабочие процессы, так и функции категории документов (информации) в рамках этих процессов.

Но позвольте мне начать с типа документа (genul documentar). Реалистично говоря, даже если смотреть с этой точки зрения, учётные документы не обязательно являются документами постоянного срока хранения. Описания дел и документов и управленческие документы находятся в движении, они эволюционируют. Даже самая лучшая на данный момент опись дел из исторических архивов отражает определённые потребности / ценности / важнейшие моменты; и в будущем она может оказаться недостаточно хорошей. Поэтому можно предположить, исходя их разумных соображений, что настанет время, когда такая опись устареет и будет заменена чем-то другим. И тогда есть большая вероятность, что она сама станет архивным артефактом… или, возможно, будет уничтожена (в некоторых случаях).

Если посмотреть на этот вопрос с точки зрения функции, которую описи выполняют в деятельности (подразделения) источника комплектования, ситуация становится еще более сомнительной. У меня есть опись документов за 2 года. Я передаю документы в архив организации и сохраняю у себя опись. Зачем я ее храню? – чтобы знать, какие документы я передал, и иметь возможность найти необходимую информацию (я знаю, какое дело запросить). Но если, допустим, через 3 года дела уничтожаются – то какой смысл хранить опись? Представляется очевидным, что опись должна храниться в течение примерно того же срока, что и срок хранения перечисленных в ней дел.

Мой комментарий: Не соглашусь с последним утверждением. Учётные документы (помимо исполнения прямых требований законодательства, какими бы они ни были), следует хранить в течение всего времени, когда они могут потребоваться организации и её структурному подразделению в качестве доказательства того, что документы действительно существовали (или не существовали), и были законным образом переданы либо уничтожены. Этот срок зависит от содержания документов, и при его определении следует учитывать риски, сроки исковой давности и другие факторы. В судах достаточно часто поднимается вопрос о том, были вообще созданы определённые документы … Возможны и наличие факторов, требующих сокращения сроков хранения – например, связанных с защитой конфиденциальной информации или персональных данных.

Однако опись дел - это активный документ подразделения. Именно поэтому она находится в подразделении – она обслуживает активную потребность в информации. Эта потребность исчезает, когда уничтожаются перечисленные в описи дела и документы. Тогда опись сама становится архивным документом, служащим свидетельством прошлой деятельности и не имеющим ценности для оперативной деятельности. При передаче в государственный архив она будет дубликатом уже имеющегося там документа (к тому же связанного с актом об отборе на архивное хранение). По всем этим причинам данный экземпляр описи можно уничтожить. Таким образом, разумный срок хранения описи в источнике комплектования составляет максимум 1 год с момента истечения сроков хранения перечисленных в описи дел и документов …

Ситуация с описями дел и документов постоянного срока хранения отчасти отличается. Она отличается, потому что у вас больше нет т.н. события-триггера, которым является «уничтожение перечисленных в описи дел и документов». Однако это отличие частичное, потому что если организация/подразделение перестают существовать, то информационная функция описей исчезает, и эти документы становятся неактуальными (ведь дополнительные экземпляры описи имеются в архиве). Поэтому альтернативным условием при установлении срока хранения могло бы быть «прекращение деятельности организации».

Это немного отличается от срока хранения «постоянно, потому что это опись», верно?

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/03/21/o-coborare-abrupta-despre-termenul-de-pastrare-al-inventarelor-arhivistice/