Управление документами в гипермасштабном цифровом мире, часть 1

Данный пост известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) был опубликован 27 июня 2025 года на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах).

Управление документами - это корпоративная функция, осуществляемая в более широком контексте цифровой экономики, на которую события в этой более широкой цифровой экономике оказывают влияние. Цифровая экономика существует уже три десятилетия, но она всё еще меняется и растёт.

Одной из ключевых тенденций в цифровой экономике стал рост того, что можно было бы назвать «гипермасштабными (гипермасштабируемыми)» услугами и сервисами. Это те услуги и сервисы, которые можно масштабировать до уровня всей цифровой экономики, и предназначенные для использования всеми, большинством или многими участниками этой экономики.

Мы стали свидетелями появления последовательных «волн» гипермасштабных сервисов:

• в 1990-х годах - гипермасштабные поисковые системы, потребительские сервисы,
  
  
• в 2000-х годах - гипермасштабные платформы социальных сетей,
  
  
• в 2010-х годах - гипермасштабные облачные хранилища и вычислительные сервисы (например, Amazon Web Services и Microsoft Azure), а также гипермасштабные облачные пакеты программ, такие как Office 365 (теперь Microsoft 365) и Google Apps (теперь Google Workspace),
  
  
• в 2020-х годах - гипермасштабные ИИ-сервисы, такие как ChatGPT.

Влияние гипермасштабных сервисов на управление документами

Большинство организаций, действующих в нашей цифровой экономике, сейчас устанавливают облачные пакеты программ для повышения производительности (Microsoft 365 или Google Workspace). В рамках этих пакетов программ предоставляются универсальные приложения для обмена сообщениями, для коллективной работы и для управления контентом. Их может использовать любой сотрудник организации в рамках любой деловой деятельности. В эпоху локальных вычислений эти же возможности предоставлялись бы автономными приложениями (системой электронной почты, системой управления контентом и, возможно, системой поддержки коллективной работы), которые были бы по отдельности развёрнуты в корпоративной локальной сети.

Переход от локальных систем к гипермасштабным облачным пакетам программ для повышения производительности - это изменение контекста, в котором происходит управление документами. В результате:

• Изменилась архитектура систем, в рамках которых люди общаются, сотрудничают и хранят контент, — с переходом к относительно простым архитектурам на основе групповых или индивидуальных сайтов/учётных записей/устройств хранения.
  
  
• Изменился характер взаимосвязи между системами управления контентом и инструментами информационного обмена - инструменты поиска и ИИ в составе облачного пакета программ способны использовать информацию из электронных писем и чат-сообщений в качестве метаданных о хранимом в рамках облачного пакета контенте.
  
  
• Ускорилось наступление момента, когда контент организации вступает в контакт с ИИ - компании Google и Microsoft сыграли ведущую роль в появлении гипермасштабных ИИ-сервисов. 

Исследователи Google разработали архитектуру трансформера, на которой основаны все большие языковые модели (large language models, LLM), и впоследствии развивали серию LLM-моделей Gemini. 

Компания Microsoft была крупнейшим инвестором консорциума OpenAI как до, так и после запуска его сервиса ChatGPT, и Microsoft размещают модели OpenAI GPT в своем облаке Azure. 

И Microsoft (используя модели OpenAI GPT), и Google (используя свои модели Gemini) предлагают генеративные сервисы ИИ в своем облачном офисном пакете программ.

Взаимосвязь между гипермасштабируемыми облачными офисными пакетами и корпоративным управлением документами

Существует демаркационная линия между гипермасштабными облачными офисными сервисами с одной стороны, и корпоративными функциями управления документами и стратегического управления информацией – с другой. Компании Microsoft и Google уважают право организаций устанавливать собственные права доступ и правила хранения контента в решениях Microsoft 365 и Google Workspace. Инструменты ИИ, которые Microsoft и Google реализовали в рамках своих пакетов программ (Microsoft 365 и Gemini for Google Workspace соответственно), развёрнуты с целью повышения индивидуальной производительности сотрудников. Они не стремятся изменять или переопределять разрешения на доступ и правила хранения, установленные для контента. Действительно, эти разрешения и правила выступают в качестве важных ограждений в ходе функционирования этих сервисов.

(Окончание следует)

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records» (Думая о документах)
https://thinkingrecords.co.uk/2025/06/27/records-management-in-a-hyperscale-digital-world/