ИИ и будущее архивистов и специалистов по управлению документами: Глобальный обзор

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперт ИСО от США и сотрудника компании MetaArchivist Consulting Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 11 июня 2025 года в социальной сети Substack.

Мой комментарий: Полный текст поста находится в платном доступе; ниже переведена предоставляемая бесплатно выдержка из него.

«ИИ и будущее архивистов и специалистов по управлению документами: Глобальный обзор» (AI and the Future of Archivists and Records Managers: A Global Outlook) - аналитический отчёт («белая книга») компании MetaArchivist

Введение

Искусственный интеллект (ИИ) быстро трансформирует профессии по всему миру, - и архивисты и специалисты по управлению документами не являются исключением. Их сферы деятельности - от государственных архивов, охраняющих культурное наследие, и до корпоративных центров документации, обеспечивающих исполнение законодательно-нормативных требований, - находятся на пороге значительных преобразований. 

Интеграция ИИ, в том числе таких технологий, как обработка естественного языка (natural language processing, NLP), машинное обучение и автоматическая генерация метаданных, - обещает упростить рутинные задачи и открыть новые возможности. 

Согласно имеющимся глобальным прогнозам, хотя автоматизация на основе ИИ может затронуть миллионы рабочих мест, однако появится ещё больше новых ролей. Так, например, в одном из отчетов прогнозируется, что к 2030 году может быть сокращено 92 миллиона рабочих мест, но одновременно будет создано 170 миллионов новых, и чистый прирост составит 78 миллионов рабочих мест (см. https://www.weforum.org/stories/2025/01/future-of-jobs-report-2025-jobs-of-the-future-and-the-skills-you-need-to-get-them/ , со ссылкой на отчёт Мирового экономического форума «Отчёт о перспективах занятости на 2025 год» (Future of Jobs Report 2025), https://reports.weforum.org/docs/WEF_Future_of_Jobs_Report_2025.pdf - Н.Х. ). В сфере архивного дела и управлении документами эксперты также ожидают скорее эволюции выполняемых ролей, чем тотальной замены сотрудников искусственным интеллектом.

Мой комментарий: Данные в отчёте Мирового экономического форума (World Economic Forum) во-первых, относятся ко всем факторам, а не только к воздействию ИИ; и во-вторых, вряд ли заслуживают большого доверия, поскольку сильно опираются на результаты опроса работодателей (в совокупности имеющих всего лишь 14 миллионов сотрудников – это при том, что обсуждается глобальный «пул» в 1,2 миллиарда рабочих мест). 

Думаю, широкое внедрение ИИ с большой вероятностью приведёт к значительным сокращениям работников умственного труда низшего и среднего уровней, которым, чтобы остаться «на плаву» и претендовать на новые рабочие места, придётся существенно обновить свои знания и навыки. 

Не нужно давать себя обмануть красивыми словами об «эволюции ролей». Выполнять эти эволюционировавшие роли станут уже не те сотрудники, что будут уволены с прежних должностей…

В данном аналитическом отчёте представлен обзор ожидаемого воздействия ИИ на карьерное продвижение архивистов и специалистов по управлению документами, с упором на прогнозы на будущее как для государственных архивных учреждений, так и для корпоративных служб управления документами. 

В число проанализированных ключевых аспектов входят вызываемые искусственным интеллектом изменения в рабочих процессах, новые требования к компетенциям, потенциальная утрата существующих рабочих мест и возникновение новых, новые возможности карьерного роста (или гибридные роли) и реально осуществляемые инициативы, которые иллюстрируют эти тенденции. 

На протяжении всего отчета проводится различие между условиями деятельности государственных архивов (например, национальных или культурных учреждений памяти) и корпоративного управления документами (в коммерческих и государственных организациях), с тем, чтобы выделить отраслевые нюансы.

ИИ трансформирует рабочие процессы архивной работы и управления документами

Технологии ИИ готовы произвести революцию в том, как выполняются многие основные задачи архивной работы и управлении документами. Автоматизация и повышение эффективности являются основным преимуществом, поскольку интеллектуальные системы способны обрабатывать огромные объемы информации гораздо быстрее людей. Например, ИИ-системы могут «автоматически классифицировать тысячи документов за считанные минуты, обеспечивая при этом высокую точность» - задача, которая когда-то потребовала бы бесчисленное количество рабочих часов персонала.

Обученные на документах конкретной организации модели машинного обучения всё в больше степени способны категорировать (классифицировать), размечать и сортировать информацию с минимальным вмешательством человека, значительно снижая потребность в ручном упорядочении документов и вводе данных

Как в государственном, так и в корпоративном контексте это означает, что рутинные, повторяющиеся задачи - такие как маркировка входящих документов или маршрутизация писем - могут выполняться искусственным интеллектом, давая специалистам возможность сосредоточиться на выполнении более высокоуровневых обязанностей. Действительно, эксперты по управлению документами отмечают, что ИИ берет на себя «нудные, отупляющие задачи, которые заставляют нас сомневаться в правильности выбора своей карьеры» (такие как, например, наведение порядка в массивах тысяч старых электронных писем или плохо названных файлов).

Мой комментарий: Эксперты не лгут, однако второй стороной медали является то, что там, где сейчас в составе служб управления документами работают десятки человек, в будущем останутся лишь считанные единицы…

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://substack.com/inbox/post/165715007