Вопросы, которые стоит задать на очередной веб-демонстрации для Вас продукта или услуги для управления документами

Заметка известного специалиста Дона Людерса (Don Lueders – на фото) была опубликована 30 апреля 2020 года на блоге «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management, http://nextgenrm.org/ ).   

Карантин, введенный из-за пандемии коронавируса, дал мне возможность посмотреть несколько веб-трансляций, посвященных новым продуктам и услугам для управления документами. Все эти презентации были довольно неплохими и давали достаточное количество полезной информации. В моей карьере был период, когда я сам проводил такие же веб-трансляции, так что я знаю, насколько сложно бывает их организовать, поэтому отдаю дань уважения всем ведущим этих трансляций, которых я видел за последние пару месяцев.

Тем не менее, для меня было разочарованием видеть, что все презентации, которые я посмотрел, сводились к очень узкому (и безопасному для докладчика) набору функциональных требований к управлению документами, - и ни в одной из них не было попыток затронуть действительно сложные проблемы, с которыми современные специалисты в области управления документами сталкиваются в реальном мире.

Все это заставило меня задуматься о том, были ли докладчики просто не в курсе этих проблем (что вполне возможно, учитывая, что все презентации проводились представителями служб продаж, а не специалистами по управлению документами), - или же они знали о проблемах, но не знали, с какой стороны подойти к ним, поскольку у них нет для них реального решения.

Как бы то ни было, мне пришла в голову мысль, что как для поставщиков продуктов и услуг, так и для их потенциальных клиентов было бы полезно, если бы я предложил им список связанных с этими проблемами вопросов, в надежде, что ответы на них могут со временем появиться в некоторых будущих презентациях.

Итак, вот мой список вопросов (приведенных в произвольном порядке). Каждый слушатель веб-презентации по продуктам и услугам электронного управления документами должен подумать о том, чтобы задать их, и каждый докладчик должен быть готов на них ответить:

• Невозможность внесения изменений в электронный контент (immutability) – Как Ваш продукт / услуга обеспечивает целостность электронных документов в целях представления их в качестве доказательств? Как гарантируется отсутствие внесения в документ каких-либо изменений?
  
  
• Долговременное хранение – некоторые документы «временного» срока хранения требуют хранения в течение 50 или даже 100 лет. Как Ваше решение решает проблему устаревания программного и аппаратного обеспечения?
  
  
• Уничтожение, после которого восстановление информации невозможно даже средствами компьютерной криминалистики - Простое нажатие кнопки «Удалить» при работе с документом на деле не удаляет документ из места хранения, а лишь делает это место доступным для записи в более позднее время. Каким образом Ваш продукт / услуга обеспечивает, что документ не может быть восстановлен после того, как он была уничтожен на этапе окончательного решения судьбы документов (т.е. уничтожения или передачи на архивное хранение)?
  
  
• Единый источник истины - Электронные документы размножаются с ошеломляющей скоростью. Многочисленных версий можно распространяться в сообщениях электронной почты, плодиться на общих дисках, на ноутбуках и флеш-накопителях и даже оставаться в памяти сетевых принтеров. Каким образом Ваш продукт / услуга обеспечивает, что конкретный документ является «единственным источником истины»?
  
  
• Структурированная информация - Все больше и больше документов, обычно создаваемых типичной организацией, трансформируются от неструктурированных форматов в структурированную информацию в базе данных. Однако требования к срокам хранения и уничтожению информации, содержащейся в этих структурированных документах, остаются такими же, какими они были тогда, когда эта информация была представлена в неструктурированном виде. Каким образом Ваш продукт / услуга обеспечивает применение соответствующего требованиям законодательства управления жизненным циклом информации к структурированным документам?
  
  
• Активная и неактивная («спящая») информация - Точно так же, как перемещение бумажных документов из шкафов для документов в подразделениях в защищенный центр хранения документов в тот момент, когда их статус меняется с «активного» на «неактивный» (или, как у нас говорят, когда документы закончен делопроизводством – Н.Х.), значительно повышает безопасность неэлектронных документов, - перемещение неактивных электронных документов в автономные или подключаемые к сети по требованию системы хранения существенно улучшает стратегию кибербезопасности организации. Поддерживает ли Ваш продукт / услуга миграцию неактивных электронных документов из их исходного местоположения в автономные или подключаемые к сети по требованию системы хранения/носители информации для целей долгосрочного хранения? Если да, то каким образом?
  
  
• Условные сроки хранения и запускающие их отсчёт события-триггеры - Каким образом Ваш продукт / услуга фиксирует уникальные события-триггеры, от которых отсчитываются условные сроки хранения документов? Можно ли ими эффективно управлять при большом их количестве?
  
  
• Искусственный интеллект и машинное обучение – Согласно общепринятому мнению, в условиях продолжающегося экспоненциального роста объёмов вновь создаваемой информации, искусственный интеллект (и, в частности, машинное обучение) станут необходимыми компонентами большинства корпоративных решений для управления документами. Использует ли Ваш продукт / услуга в настоящее время искусственный интеллект для поддержки управления жизненным циклом информации? Если нет, есть ли у Вас план внедрения ИИ в Ваш продукт / решение?
  
  
• Удобство использования / освоение пользователями - Учитывая, что управление документами - это горизонтальное направление деятельности (т.е. затрагивающее все сферы деловой деятельности – Н.Х.), которое требуется в любой организации, предполагается, что Вы сами в своей компании используете разработанный Вами продукт / услугу. Можете ли вы продемонстрировать, как Ваша компания использует Ваш собственный продукт / услугу для эффективного управления жизненным циклом Вашей корпоративной информации?

Дон Людерс (Don Lueders)

Источник: блог «Управление документами следующего поколения» (Next Generation Records Management)
https://nextgenrm.com/2020/04/30/questions-for-your-next-records-management-product-or-service-demonstration-webcast/