Управление документами в США: Национальные Архивы уточняют планы обеспечения сохранности электронных документов, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2020/07/1.html )

Устаревшее программное обеспечение, бесхозные спецификации

Уже существуют проблемы с воспроизведением электронных документов, хранящихся в Национальных Архивах.

«Возьмите, скажем, ранний файл формата WordPerfect 1990-х годов», - поясняет Джонстон. «Возможно, Вам удастся открыть его в исходном формате с использованием текущей версии WordPerfect - который всё ещё существует - или Microsoft Word. Но при такой миграции, возможно, не в полной мере будет захвачен весь контент и/или воспроизведен внешний вид документа и функционал взаимодействия с ним».

Базы данных, электронные таблицы, графические файлы, файлы звуко- и видеозаписей создают свои собственные проблемы, в зависимости от программного обеспечения, которое было использовано при их создании, и способности Национальных Архивов обеспечить наличие совместимым систем для хранения и будущего использования.

«В итоге мы имеем ситуацию, когда нам постоянно приходится принимать на основе оценки риска решения о том, какое преобразование, какие средства обеспечения доступности или воспроизведение нужно использовать, чтобы максимально верно воспроизвести контент оригинального документа. Иногда приходится жертвовать точностью воспроизведения внешнего вида и функционала взаимодействия ради возможно более полного и точного сохранения контента», - объяснила Джонстон. «Мы не можем взять на себя бремя воссоздания первоначального внешнего вида и пользовательского интерфейса каждой платформы, на которой существовал федеральный документ. Это касается не только материалов из социальных сетей или электронной почты, но и всех документов. Мы не можем воссоздать полноту ощущений Вашей работы с чем-нибудь в AutoCAD. В данный момент времени мы не можем использовать, скажем, [виртуальную и дополненную реальность], чтобы в полной мере воспроизвести такие ощущения».

Мой комментарий: Поясню, что воспроизведение того, каким видел документ работавший с ним чиновник, и какими функциональными возможностями он располагал, - вопрос в ряде случаев вполне практический. Уже были примеры судебных разбирательств, когда существенную роль играл вопрос о том, мог или не мог принимавший решение сотрудник, при разумных усилиях с его стороны, получить определенную имевшуюся в системе информацию, которая могла бы существенно повлиять на это решение – и которая легко отыскивается с использованием современных средств поиска.

Когда речь идет о сохранении архивного контента в его первоначальном виде, то и Национальные Архивы, и сообщество специалистов по управлению информацией также сталкивается с рядом юридических и финансовых проблем.

«Вопросы вроде обеспечения долговременной сохранности программного обеспечения, даже если мы захотим его использовать для обработки данных, на деле являются одной из самых больших проблем политики, которые заставляют занимающиеся электронной сохранностью организации быть осторожными», - сказала Джонстон. «Организации не всегда знают, что они могут легально приобрести, что они могут легально использовать и что они могут легально сделать доступными в соответствии с действующим законодательством об авторском праве и в соответствии с разнообразными лицензиями, под которыми это программное обеспечение было выпущено оригинальными производителями».

Мой комментарий: Есть только один разумный путь решить эту часть проблемы обеспечения электронной сохранности – сделать соответствующую деятельность национальных архивов, музеев и библиотек зоной, свободной от авторского права (по крайней мере, пока речь не идёт о предоставлении доступа неограниченному кругу лиц). Для этого нужны изменения в законодательстве. В нашей стране, должен пробудиться от своего летаргического сна и пошевелить пальцем Росархив.

Социальные сети

Одной из областей, где потребуется найти баланс между сохранением контента и воспроизведением первоначального впечатления, являются социальные сети. Первое поколение социальных сетей, таких, как MySpace и Friendster, а также пользовательских контент-платформ уже морально устарело. Что произойдет, если и когда популярные сегодня платформы социальных сетей будут заброшены ради более молодых конкурентов?

«И вот здесь мы приходим к концепции предпочтительного сохранения контента в сравнении с первоначальным пользовательским интерфейсом», - отметила Джонстон. «В нашем руководстве по передаче на архивное хранение материалов из таких социальных сетях на самом деле речь идёт о формате, в котором эти материалы могут быть захвачены и затем переданы нам. Если у федерального органа исполнительной власти есть социальные сети, контент которых они хотят передать нам, то мы бы предпочли, чтобы они экспортировали материалы из исходная платформа в файлах формата JSON, XML – с использованием какого-либо структурированного языка разметки. В этом случае полностью сохраняется контент документа и, насколько это возможно, его контекст, сведения об авторе, даты, тема, ссылки, графические изображения, ссылки на изображения, ссылки на сайты, ссылки на новости, ссылки на пресс-релизы - и мы бы хотели всё это получить».

Одной из ключевых целей «Концепции обеспечения электронной сохранности» является подготовка руководств, представленных в машиночитаемом формате, который может использоваться в различных информационных системах федерального органа. Внедрение автоматизации и архивирования на основе правил имеет решающее значение ввиду приближающегося важного крайнего срока: к концу 2022 года Национальные Архивы прекратит принимать бумажные документы.

Мой комментарий: Если бы этот крайний срок был установлен у нас, я бы, не сомневаясь, поставила на то, что где-то за полгода он будет перенесён, потом отодвинут ещё на год-два, - а к тому времени слегка протрезвевшие законодатели и официальные лица сообразят принять менее экстремистские правила :) Посмотрим, как получится у американцев – но есть большие сомнения в реальности этой затеи. Во-первых, под этот проект финансирование федеральным органам не выделяется. Во-вторых, объёмы производства бумажных подлинников значительны, а деловая и историческая ценность их, в среднем, возрастает – и даже там, где оцифровка возможна, на это требуются деньги, люди и техника.

«Мы ожидаем, что после 1 января 2023 года федеральные органы исполнительной власти всё будут сдавать нам в электронном виде. Эти документы могут быть изначально-электронными или оцифрованными, но мы будем принимать их в электронном виде», - отметила Джонстон.

Адам Мазманян (Adam Mazmanian)

Источник: сайт FCW
https://fcw.com/articles/2020/06/30/mazmanian-nara-johnston-digital-framework.aspx