Китай: Практический опыт и проблемы создания уездных электронных архивов, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2019/08/1.html )

II. Проблемы

2.1. Легко оцифровать существующие фонды, и куда труднее – обеспечить оцифровку новых поступлений

Лежащая в основе электронных архивов оцифровка архивных документов включает в себя как оцифровку имеющихся фондов, так и новых поступлений. Первая касается уже находящихся на архивном хранении документов, а вторая – тех материалов, что поступят на архивное хранение в будущем.

Что касается оцифровки фондов, то китайские архивы всех уровней достигли значительных успехов. Пока есть деньги, «оцифровка фондов» уездных архивов может быть успешно завершена, особенно в уездах и городах с более высоким уровнем экономического развития, поскольку архивам в этом случае относительно легко получить средства на цифровые проекты.

В сравнении с «оцифровкой фондов», с «оцифровкой новых поступлений» возникают большие трудности, при этом для уездных архивов проблемы оказываются значительно сложнее, чем для архивов провинциального и окружного уровня.

Во-первых, уездные архивы в основном комплектуются документами муниципальных органов власти, уездных учреждений и организаций. Качество работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение в этих органах и организациях является неравномерным, профессиональный уровень архивистов и технологии управления электронными документами - весьма ограниченными, и достаточно велика текучесть кадров.

Несмотря на активное продвижение идей о безбумажном офисе, в повседневной работе бумажные документы по-прежнему составляют значительную долю. Уровень использования электронного документооборота сильно колеблется, и относительно распространенным явлением является несохранение электронных документов.

Во-вторых, в ходе ежегодной инвентаризации архивных документов из-за традиционного мышления и технических условий документационные службы органов и организаций куда большее значение придают бумажным документам, чем электронным. Последние, по их мнению, являются лишь отражением точек зрения и не содержат обязательных требований, что приводит к тому, что многие низовые подразделения фактически не передают электронные документы в архивы. В результате архивы сталкиваются с ситуацией, когда у источников комплектования нет электронных архивных документов.

Хотя архивы Чжучэна прошли тестирование «национальное тестирование электронных архивов» для уездных архивов, они также сталкиваются с двумя названными выше проблемами.

2.2. Недостаток квалифицированных специалистов в архивах, и чрезмерная зависимость от аутсорсинговых компаний в технологических вопросах

Создание электронных архивов, от оцифровки архивных документов и до последующего управления, обслуживания и эксплуатации, является очень профессиональной работой, тесно связанной с двумя типами компетенций. Один - это специалисты в области информационных технологий, второй - профессионалы в области архивного дела. Первые обеспечивают техническую поддержку, а вторые выполняют профессиональную архивную работу.

Однако этот аспект является большой слабостью уездных архивов. Из-за экономическим, культурных и статусных причин уездным архивам сложно привлечь высококвалифицированных ИТ-специалистов, и лишь немногих из выпускников, специализирующиеся в сфере архивного дела и управления документами. Это приводит к отсутствию долгосрочного планирования и чрезмерной зависимости от аутсорсинговых компаний в процессе создания уездными архивами своих электронных архивов. Возникают скрытые угрозы для долгосрочного развития электронных архивов.

2.3. Низкая общая эффективность электронных архивов

Создание электронных архивов требует значительных инвестиций, однако их эффективность всё ещё находится на низком уровне. Если завершена лишь оцифровка архивных фондов и поддерживается поиск по электронным материалам, то создан будет лишь самый базовый электронный архив. Только делая себя платформой для обмена информацией между архивами и общественностью, электронные архивы могут сыграть свою роль.

Хотя архивы Чжучэна создали архивный сайт и открыли учётные записи в социальных сетях, количество пользователей всё ещё сравнительно невелико. Электронные архивы многих уездных архивов по-прежнему в значительной степени являются изолированным информационным островом.

III. Анализ

3.1. Создание электронных архивов должно идти шаг за шагом

Нельзя отрицать, что архивное дело будет развиваться в направлении электронных архивов, и что электронные архивы уже играют весьма позитивную роль. В целом, однако, создание электронных архивов в Китае всё ещё находится в процессе непрерывного поиска решений. Имеется много вносящих неопределенность факторов и практических трудностей. Не рекомендуется создавать электронные архивы по методу «Большого скачка», особенно в случае уездных архивов, которым приходится действовать в более сложных условиях. Мы должны неуклонно двигаться вперёд шаг за шагом, постоянно продвигая создание электронных архивов, избегая блужданий и ненужных потерь.

3.2. Проблема бедственного положения низовых подразделений должна быть решена на институциональном уровне

Уровень работы с архивными документами муниципальных органов власти и учреждений, как правило, очень слабый, в условиях отсталой инфраструктуры, несовершенной системы и частой смены архивистов. Эти проблемы не могут быть решены исключительно документационными службами организаций, и решения следует искать на институциональном уровне. Только тогда, когда работа с архивными документами будет налажена в подразделениях, появится возможность в полной мере внедрить управление электронными документами, и, в том числе, обеспечить «оцифровку новых поступлений».

3.3. Укрепление системы архивного образования и повышения квалификации

Китай достиг значительного прогресса в области профессионального архивного образования, однако в целом оно всё еще не может удовлетворить потребности. Архивы Чжучэна много лет подбирали кадры, а архивная специальность была включена в перечень востребованных профессий. Тем не менее, в архивы не пришёл ни один выпускник архивной специальности, и ни один из существующих сотрудников не окончил профильный вуз. В других уездных архивах выпускники архивных специальностей также очень редки.

С одной стороны, уездных архивах мало или даже вовсе нет выпускников со специализацией по архивному делу; а с другой стороны, эти архивы редко имеют возможность отправить своих сотрудников на курсы повышения квалификации, что приводит к узости и отсталости мышления персонала уездных архивов. Чтобы изменить эту ситуацию, мы должны укрепить основное профессиональное образование и систему повышения квалификации архивистов. Проблема нехватки специалистов в области информационных технологий в уездных архивах также может быть решена с помощью проведения соответствующего обучения/переподготовки.

3.4. Электронные архивы должны быть объединены с сетью

Общая эффективность электронных архивов низка, и основная причина в том, что их использование слишком разовое. Чтобы решить эту проблему, мы должны положиться на сетевые технологии. С одной стороны, мы стремимся способствовать публичной доступности электронных архивов посредством использования специализированных защищённых сетевых платформ с тем, чтобы аудитория могла понимать электронные архивы и хранящиеся в них материалы.

С другой стороны, следует активно развивать возможности электронного архива для онлайн-архивирования, онлайн-заказа и удаленного архивирования, обеспечивать поддержку мобильных устройств.

По причинам, связанным с финансированием, технологиями и количеством пользователей, провинциальные и уездные архивы могут стать лидерами создания совместной платформы, которая может не только сэкономить средства, но и расширить аудиторию электронных архивов, а также повысить эффективность их использования.

Лу Хонг (娄红)

Источник:
http://blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102zgxn.html

Порядок использования личного кабинета и организации обмена электронными документами с таможенными органами

Приказом Федеральной таможенной службы (ФТС России) от 3 июня 2019 года № 901 утвержден «Порядок использования личного кабинета и организации обмена электронными документами и (или) сведениями между таможенными органами и декларантами, перевозчиками, лицами, осуществляющими деятельность в сфере таможенного дела, уполномоченными экономическими операторами, правообладателями и иными лицами».

Взаимодействие между заинтересованными лицами и таможенными органами посредством использования автоматизированной подсистемы АПС «Личный кабинет» осуществляется в электронном виде путем обмена электронными документами и (или) сведениями, в том числе с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей (п.2).

Заинтересованные лица посредством использования кабинета вправе (п.3):

• Получать в электронном виде документы и (или) сведения, содержащиеся в информационных ресурсах таможенных органов, за исключением документов и сведений, составляющих государственную тайну;


• Представлять в таможенные органы в электронном виде документы и (или) сведения, предусмотренные регулирующими таможенные правоотношения международными договорами и актами, составляющими право Евразийского экономического союза, и законодательством Российской Федерации.

Заинтересованное лицо при использовании кабинета имеет доступ к перечню функций по получению и представлению необходимых документов и (или) сведений (п.4).

Перечень документов и (или) сведений, получаемых заинтересованным лицом от таможенных органов и представляемых заинтересованным лицом в таможенные органы с использованием кабинета, формируется ФТС России.

При выборе в кабинете функции, предусматривающей представление в таможенные органы в электронном виде документов и (или) сведений, заинтересованное лицо осуществляет:

• Формирование документов и (или) сведений в электронном виде путем заполнения в кабинете экранной формы или загрузки электронного документа;


• Размещение в электронном виде документов и (или) сведений в информационном сервисе «Электронный архив» АПС «Личный кабинет», с указанием их идентификаторов;


• Направление сформированных электронных документов и (или) сведений в таможенные органы;


• Просмотр статусов документов и решений таможенного органа в отношении поданных заинтересованным лицом документов и (или) сведений в таможенные органы в электронном виде.

При выборе в кабинете функции, предусматривающей получение в электронном виде документов и (или) сведений, содержащихся в информационных ресурсах таможенных органов, заинтересованное лицо осуществляет:

• Формирование запроса на предоставление в электронном виде документов и (или) сведений;


• Направление сформированного запроса в таможенные органы;


• Просмотр, выгрузку и печать информации, полученной в электронном виде из информационных ресурсов таможенных органов.

ФТС России обеспечивает конфиденциальность, целостность, доступность и хранение обрабатываемой в кабинете информации, а также защиту от неправомерных действий и несанкционированного доступа (п.5).

ФТС России осуществляет администрирование и техническую поддержку АПС "Личный кабинет", обеспечивая при этом (п.7):

• Бесперебойную работу АПС «Личный кабинет»;


• Хранение в нем документов и (или) сведений за последние три года, предшествующие текущему году;


• Предоставление доступа заинтересованным лицам к кабинету.

Мой комментарий: Отмечу, что сейчас личный кабинет становится не просто каналом связи для взаимодействия. Он дает возможность на основании шаблонов сформировать необходимые документы, а также обеспечивает сохранение всей истории взаимодействия и документов в электронном архиве. Отмечу, что за сохранность информации отвечает ФТС.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=328391

Китай: Практический опыт и проблемы создания уездных электронных архивов, часть 1

Данный пост Лу Хонг (娄红), - сотрудника архива китайского городского уезда Чжучэн, провинция Шаньдун (山东省诸城市档案馆), - был опубликован 15 июля 2019 года в блог-системе корпорации Sina ( http://blog.sina.com.cn/ ), одной из крупнейших в стране. Хотя очевидно, что использованный в посте материал отчасти был подготовлен где-то год-два назад, заметка, думаю представляет интерес для наших специалистов.

Название статьи на китайском языке: 建设县级数字档案馆实践和存在问题

Развитие информационных технологий привело мир в цифровую эпоху, которая оказала огромное влияние на все сферы жизни. Под влиянием информационных технологий архивная отрасль начала работу по оцифровке архивных документов и выдвинула концепцию электронных архивов.

Поиск на китайском портале научной литературы cnki.net (см. http://new.oversea.cnki.net/index/ ) документов со словами в названии «электронные архивы» (数字档案馆) дает 2408 результатов. Самые ранние публикации относится к 2000 году, а затем число таких публикаций неуклонно растет. С 2003 года ежегодно появляется более 60 публикаций по данной теме, при этом максимум – 156 публикаций – пришёлся на 2013 год.

Мой комментарий: Я решила проверить эти цифры. Результат получился похожий: всего таких публикаций 1956, максимум в 2013 году – 171. Распределение по годам показано на диаграмме. Если же искать публикации, где электронные архивы упоминаются в аннотации, то их 2501. На диаграмме показано распределение этих публикаций по годам.

Можно видеть, что с начала 21-го века электронные архивы всегда были в центре внимания исследований. При этом соответствующие исследования на уровне уездов все ещё относительно слабые, и в основном это теоретические рассуждения, не опирающиеся на практический опыт.

Архивы городского уезда Чжучэн (входит в состав городского округа Вэйфан, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Вэйфан , население более 1 млн. человек – Н.Х.)  в провинции Шаньдун (на восточном побережье Китая, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Шаньдун – Н.Х.) начали оцифровывать свои документы в 2011 году, а в декабре 2017 года прошли национальное тестирование электронных архивов. В данном посте архивы уезда Чжучэн используются в качестве примера для анализа практики и проблем электронных архивов на уровне уездов.

I. Практика создания электронных архивов: от оцифровка бумажных дел к электронным архивам

1.1. Оцифровка архивных документов является основой для создания электронных архивов

Оцифровка архивных дел лежит в основе создания электронных архивов. Оцифровка является эффективным средством для внедрения информационных технологий в работу архивов и играет очень важную роль в обеспечении сохранности оригинальных архивных документов и в повышении эффективности работы служб поиска и выдачи документов. Китай начал осваивать оцифровку архивов позже западных стран, зато развитие шло очень быстро, особенно после наступления 21-го века, когда в различных архивах страны были запущены программы оцифровки архивных фондов и многие передовые уездные архивы один за другим стали заниматься этой работой.

В 2010 году Государственное архивное управление Китая (国家档案局 , далее Госархив) выпустило «Руководство по созданию электронных архивов» (《数字档案馆建设指南》, http://www.bjdag.gov.cn/new/20170223181619106.doc ), регламентирующее  создание электронных архивных подразделений .

На основе этого «Руководства», архивы Чжучэн официально приступили к оцифровке архивных документов в апреле 2011 года. Проект оцифровки был реализован в два этапа с финансированием в объёме 5,6 млн. юаней (порядка миллиона долларов США – Н.Х.).

На первом этапе проекта сначала была построен стандартизированный серверный зал и развёрнута соответствующая программно-аппаратная платформа. Были созданы стандартизированное помещение для оцифровки архивных документов и зал использования электронного архива, оснащенный программным обеспечением для управления цифровыми архивами, а также налажена система обеспечения безопасности электронного архива и система информационного обслуживания.

К сентябрю 2012 года была завершена оцифровка 45 тысяч бумажных архивных дел была завершена, и электронный архив был в основном создан и официально открыт для использования общественностью.

Второй этап проекта осуществлялся с января 2015 года по октябрь 2017 года. Были оцифрованы все остальные архивные документы (за исключением документов кратковременного срока хранения), в том числе архивы подразделений уездной администрации за период 2007-2014.

В общей сложности на двух этапах были оцифрованы 96,779 дел, было создано 1,59 млн. каталожных записей, введено 10,85 млн. страниц в полнотекстовую базу данных, 36027 фотографий в базу данных фотографий, 11160 минут записей в мультимедийную базу данных и 12809 записей в библиографическую базу, что обеспечило современное управление и удобство использования архивных коллекций, и позволило очень сильно повысить эффективность оказания архивных услуг.

После ввода электронного архива в эксплуатацию значительно повысилась эффективность архивной работы, что было подтверждено практикой. В период с июня по август 2013 года после публикации провинциальным департаментом образования провинции Шаньдун «Уведомление о порядке сборе сведений о внештатных и частных учителях в провинции» (《关于对全省民办教师进行调查摸底的通知》), а провинциальным министерством социального страхования - «Мнения о порядке пенсионного обеспечения по возрасту для секретарей сельских партийных организаций» (《关于为农村党支部书记办理养老保险的实施意见》), десятки тысяч частных учителей и сельских партраотников стекались в архивы, чтобы получить подтверждения своего стажа.

В условиях, когда архив столкнулся с беспрецедентным за целое столетие «наплывом» запросов, электронный архив в полной мере проявил свои интуитивно-понятные возможности по поддержке точного, полного, удобного и быстрого поиска архивных документов.

Всего лишь за 8 дней с 8 по 15 июня архив принял более 5300 посетителей и было просмотрено 21200 архивных дел. В среднем было 700 посетителей в день, а пиковая нагрузка достигла 1000 человек - это самый большой показатель за всю историю архивов  Чжучэна. При этом средний возраст посетителей был самым большим, временной интервал поиска - самым длинным, и охват запорашивавшихся документов – самым широким. Таки образом, практика в полной мере подтвердила, что решение об оцифровке архивных документов было правильным и научно обоснованным.

1.2. Целью создания электронного архива является модернизация и диверсификация услуг

В «Руководстве по созданию электронных архивов» отмечается: «Под деятельностью, относящейся к «электронному архиву», понимается сбор, обработка, хранение и управление электронной архивной информацией посредством использования современных информационных технологий, с целью удовлетворения растущих потребностей информационного общества в управлении и использовании архивных информационных ресурсов и в интегрированной системе управления архивной информацией, обеспечивающей предоставления доступа к государственным архивным документам через различные сетевые платформы.»

В этой связи электронные архивы не должны останавливаться на оцифровке архивных фондов. Им следует изучать возможности для более управления архивами и оказания услуг на этой основе. По завершении оцифровки своих фондов архивы Чжучэна активно изучают новые модели и способы управления архивами и оказания услуг.

1.2.1. Модель использования базы данных электронного архива. В локальной сети архивов города Чжучэн установлена комплексная система управления архивными документами, в которой имеются такие функциональные модули, как приём архивных документов, управление, поиск и извлечение, управление виртуальным хранилищем, управление пользователями, управление системой, управление журналами аудита, резервное копирование и восстановление данных.

Научное управление и эффективный поиск поддерживаются для 1,59 карточек и 10,85 миллионов страниц в полнотекстовой базе данных. Большинство пользователей архива могут воспользоваться услугой поиска, предоставляемой системным администратором в центре обслуживания. Они также могут самостоятельно войти в зону самообслуживания системы с учетной записью обычного пользователя. База данных электронного архива предоставляет им достаточные информационные ресурсы и гибкие средства поиска. Это типичная модель обслуживания, которая одновременно обеспечивает безопасность и эффективность.

1.2.2. Интерактивная модель архивных информационных услуг. Еще в 2004 году архивы Чжучэна создали портал «Информационная сеть архивов Чжучэна» (诸城市档信息网), который был обновлён в 2012 году и ещё раз - в 2017 году, став веб-сайтом второго уровня ( http://www.zhucheng.gov.cn/daj/ ) на базе веб-сайта уездного правительства «Чжучэн, Китай» (“中国诸城”). Веб-сайт поддерживает интерактивные сервисы, такие, как запись, поиск по каталогу открытых документов, виртуальный выставочный зал и т.д. Он может предоставлять архивные услуги пользователям в режиме реального времени. Кроме того, архивы Чжучэна также открыли общедоступную учетную запись в системе WeChat (Weixin, 微信, https://weixin.qq.com/ или https://www.wechat.com/en/ ) и официальный аккаунт в Weibo (微博 - китайском Твиттере, по адресу https://www.weibo.com/u/5685691020 . Правда, последний твит здесь датирован октябрём 2018 года :) – Н.Х.), в полной мере используя современную платформу интерактивного обслуживания для того, чтобы открыть для общественности доступ к архивным материалам и оперативно отвечать на вопросы.

1.2.3. Индивидуальное обслуживание. Индивидуализированные архивные услуги  - это информационный сервис, настроенный под нужды пользователя. Он адресован пользователям, которые используют архивные информационные ресурсы для создания подборок и проведения исследований. Системный администратор извлекает соответствующую архивную информацию изо всех баз данных электронного архива в соответствии с тематикой исследования, сортирует и классифицирует эти материалы и затем формирует специальную базу данных для пользователя. Это не только обеспечивает углубленное изучение архивных информационных ресурсов, но и значительно повышает эффективность их использования пользователями. Данная модель оказания услуг является новой «изюминкой» инновационных архивных сервисов.

Кроме того, архивы Чжучэна также оказывал дополнительные услуги, в том числе приём запросов по электронной почте и телекоммуникационным каналам, приём запросов по «зелёному коридору», публикация сведений об электронных коллекциях и результатах исследованиях и т.д., тем самым в максимальной степени используя базу данных в качестве основной платформы, передавая архивную информацию по сети, оказывая услуги группам пользователей-архивистов, в том числе работающим удаленно – и решая тем самым их насущные проблемы.

Опираясь на прочный цифровой фундамент и модели диверсифицированного обслуживания, архивы Чжучэна смогли в 2014 году добиться звания «Лучшее окно обслуживания» за использование архивных материалов провинции Шаньдун.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/08/2.html )

Лу Хонг (娄红)

Источник:
http://blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102zgxn.html

Ликвидация последствий пожара в РГАЛИ

После возвращения из отпуска я «прошерстила» весь интернет в поисках информации о том, как идет работа по ликвидации последствий пожара в РГАЛИ. К сожалению, ни слова о пожаре и его последствиях практически нет ни на официальном сайте Федерального архивного агентства, ни на сайте самого архива.

Спасибо директору РГАЛИ Татьяне Горяевой и сотрудникам архива, которые еще 14 и 16 июля выложили на официальной странице в Facebook информацию о работе, которая была сделана в архиве в первые 48 часов после катастрофы.

Первое сообщение от 14 июля

16 июля коллеги рассказали о том, что было сделано за это короткое время.

В последующие две недели никакой официальной информации выложено не было.

Я понимаю, что люди сейчас заняты более срочными делами, но, может быть, все-таки стоило бы регулярно рассказывать о том, что делается. Самим сотрудникам архива было бы полезно показать всем заинтересованным сторонам, как они спасают народное достояние. В первую же очередь данная информация важна для тех, кто тоже может попасть, не дай бог, в аналогичную ситуацию. Крайне важно на реальном опыте изучить порядок действий, что удалось сделать, какие были проблемы и как они преодолевались, с чем и по каким причинам справиться не удалось.

Среди комментариев к посту от 16 июля был и такой:

Ekaterina Levicheva: «Когда вы наконец опубликуете хотя бы примерный список фондов, которые пострадали от огня и воды? Вся эта заморозка и реставрация - это же курам на смех, все это уничтожено, отреставрированное после такого пожара невозможно даже сопоставить с оригиналом. Я уже молчу о том, что ничего не было оцифровано. Позор руководству архива, которое боится огласки масштабов утрат!» (см. https://www.facebook.com/... )

Дальнейшая дискуссия ушла, как мне кажется в неправильное русло, но вот вопрос, который был задан первоначально, интересует многих, и хотелось бы как можно скорее получить на него ответ. Более того, на такие комментарии желательно отвечать фактами и примерами (фото, видео, пресс-конференции). В противном случае получается, что вся страна наблюдала в прямом эфире, как горел архив, а вот как спасают документы, стараются не рассказывать.

Нужно также контролировать, как малообразованные в архивных вопросах журналисты пересказывают данные им интервью, чтобы не появлялись заголовки, в которых архивистам приписываются слова типа «на этом этаже ценных документов не было» (если бы это было так, руководителя архива и тех, кто отбирал документы на архивное хранение надо было бы выгонять за непрофессионализм и бессмысленную растрату казённых средств).

Источник: Facebook Официальная страница архива РГАЛИ
https://www.facebook.com/Russian-State-Archive-of-Literature-and-Art-165003436929198/