Подзабытый со временем технический отчёт ISO/TR 26122 «Анализ процессов работы с точки зрения управления документами», часть 1

В этом году техническому отчёту Международной организации по стандартизации (ИСО) ISO/TR 26122 исполняется восемнадцать лет. Его основная логика по-прежнему верна, однако почти всё вокруг него уже изменилось. В посте речь пойдёт о том, что придётся принять во внимание в случае подготовки новой редакции документа в 2026 году.

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 21 апреля 2026 года в социальной сети Substack.

Мой комментарий: Данный пост находится в частично-платном доступе. Здесь приведен перевод его свободно доступной части.

Существует особый тип документов, стареющих подобно хорошо спроектированным зданиям: их структурные элементы держатся, но каждый элемент внутренней отделки нуждается в замене. Именно таким документом является опубликованный в 2008 году Международной организацией по стандартизации (ИСО) технический отчёт ISO/TR 26122 «Анализ процессов работы с точки зрения управления документами», посвящённый документационному анализу деловых процессов. 

Взгляните на него сегодня, и Вы обнаружите, что его «интеллектуальный скелет» всё ещё крепок – это акцент на понимание условий деловой деятельности; концепция анализа, включающая два вида анализа; приоритет встраивания операций по захвату документов в рабочие процессы и их выполнение по ходу ведения деловой деятельности. Чего Вы в нём не найдёте, так это языка, способного описать тот современный мир, в котором сейчас реально создаются документы.

Мой комментарий: Речь идёт о техническом отчёте ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» (Information and documentation - Work process analysis for records) объёмом 22 страницы, см. https://www.iso.org/standard/43391.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:43391:en . В 2009 году в документ была внесена небольшая Поправка 1 (Corrigendum 1,  см. ISO/TR 26122:2008/Cor 1:2009, https://www.iso.org/standard/54344.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:54344:en ).

В России данный технический отчёт был адаптирован как ГОСТ Р 55681-2013 / ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (см. https://pqm-online.com/assets/files/lib/std/gost_r_55681-2013.pdf , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2014/03/1_18.html ).

Заложенные в ISO/TR 26122 идеи получили свой дальнейшее развитие в опубликованном в 2018 году техническом отчёте ISO/TR 21946:2018 «Информация и документация – Документационный анализ в интересах управления документами» (Information and documentation - Appraisal for managing records, см. https://www.iso.org/standard/72274.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:72274:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2018/11/isotr-219462018.html ).

Технический отчёт ISO/TR 26122 и его российская адаптация ГОСТ Р 55681

Это не критика в адрес тех, кто написал ISO/TR 26122. В 2008 году крайне важно было добиться, чтобы организации перестали рассматривать управление документами в качестве отдельного слоя административной деятельности – чего-то такого, что делается в отношении транзакции после её завершения, а не во время её выполнения. Технический отчёт продвигал идею интеграции. По большинству показателей, эта битва была выиграна - по крайней мере, на уровне платформ. В настоящее время стоит задача обеспечить стратегическое управление всем тем, что создала интеграция: а именно, миллиардами автоматически сгенерированных документов, многие из которых создаются системами, а не людьми, и регламентируются правовыми концепциями, которых не существовало на момент публикации технического отчета.

Фокус сместился с вопроса о том, следует ли интегрировать захват документов в рабочие процессы, на вопрос о том, как обеспечить стратегическое управление документами, которые эта интеграция порождает в «машинном» масштабе.

О чём на самом деле говорится в техническом отчёте ISO/TR 26122

ISO/TR 26122 описывает два метода анализа. При функциональном анализе проводится иерархическая декомпозиция функции организации, переходя от широкого определенных видов деятельности к отдельным транзакциям. В ходе анализа последовательности выполнения работ отслеживаются потоки этих транзакций во времени и между участниками. В обоих случаях анализ начинается с изучения условий ведения деловой деятельности (контекста), включая уставные задачи организации и регламентирующую её деятельность нормативно-правовую базу. В техническом отчёте ясно говорится, что аналитики не могут выполнять эту работу абстрактно; они должны основываться на конкретном деловом контексте.

Отчёт ориентирован на специалистов по управлению документами и на системных аналитиков. Он предлагает общий язык для установления того, какие документы должны существовать, почему они должны существовать, и каким образом системы должны захватывать их автоматически, а не полагаться на инициативу отдельных сотрудников. Осознанно используется технологически-нейтральный подход (это принцип, который стоит сохранить), способствующий применению на практике теоретической основы, заложенной в стандарте ISO 15489.

И в 2026 году всё это не является ошибкой; просто сейчас этот подход оказывается радикально неполным.
 

Шесть претерпевших изменения аспектов
 

(Окончание следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-standard-that-time-partially