Данный пост в нашем блоге является первым в серии постов, посвященных конкретным вопросам, которые федеральным органам исполнительной власти следует учитывать при переходе к полностью цифровому правительству.
Знакомство с концепцией полностью цифрового правительства
Административно-бюджетное управление президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальные Архивы США (NARA) выпустили руководящие указания, предписывающие федеральным органам исполнительной власти перейти на электронные документы.
Совместные меморандумы Административно-бюджетного управления и Национальных Архивов M-19-21 (это опубликованный в июне 2019 года меморандум «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records), https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf - Н.Х.) и M-23-07 (это меморандум М-23-07 от 23 декабря 2022 года об изменении крайних сроков перехода на электронной управление документами постоянного срока хранения, ранее установленных меморандумом М-19-21, см. https://www.whitehouse.gov/wp-content/uploads/2022/12/M_23_07-M-Memo-Electronic-Records_final.pdf - Н.Х.) установили требования для федеральных органов исполнительной власти и для Национальных Архивов, включая крайний срок 30 июня 2024 года, после которого управление федеральными документами должно осуществляться в максимально возможной степени в электронном виде.
В конечном счете, в рамках полностью цифрового (электронного) правительства документы создаются, используются и хранятся в цифровом виде, а те из них, которые подлежат постоянному хранению, передаются в Национальные Архивы в цифровом виде. И хотя Национальные Архивы недавно опубликовали нормативные требования к качеству оцифровки документов (см. Свод федеральных нормативных актов США (CFR), раздел 36 CFR 1236, подраздел E, https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-E ) для документов постоянного срока хранения, и подраздел D, https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-D , для документов временного срока хранения – Н.Х.), содержащие указания по оцифровке бумажных документов, эти нормы не могут служить основанием для продолжения использования бумажных деловых процессов.
Проблемы перехода от бумажных к электронным документам
В течение последних тридцати лет большинство государственных документов изначально создавались на компьютерах т.е. «в изначально-электронном виде», однако многие из них распечатывались и до сих пор распечатаются на бумаге для удовлетворения специфических деловых потребностей.
Документы распечатываются для того, чтобы их можно было подписать традиционными «мокрыми» подписями; формы заполняются онлайн, но затем распечатываются и отправляются по почте в государственные органы, а некоторые федеральные органы исполнительной власти до сих пор принимают замечания и предложения к проектам нормативных актов в бумажной форме.
Хотя в краткосрочной перспективе федеральные органы могут предпочесть оцифровать эти бумажные документы в соответствии со стандартами 36 CFR 1236, раздел E, им следует поработать над переходом на полностью электронно-цифровые рабочие процессы, чтобы полностью исключить бумагу из своих деловых процессов.
Соображения относительно преобразования бумажных и цифровых форматов друг в друга
Преобразование электронных документов в бумажные и последующая повторная их оцифровка - неэффективный процесс, который сопряжен с риском утраты или изменения информации. Федеральным органам исполнительной власти следует проанализировать свои деловые процессы, в частности, выявив те из них, в которых по-прежнему используются бумажные документы. Им следует задуматься над тем, действительно ли эти процессы необходимы для удовлетворения нормативно-правовых требований, или же это устаревшие методы работы, требующие обновления.
Федеральные органы исполнительной власти обязаны перейти на использование электронных документов, если только Национальные Архивы не предоставят им в виде исключения разрешение на использование бумажных документов. Органам власти следует уточнить у своих юристов, в каких случаях, по их мнению, эти органы по закону обязаны вести бумажные документы. Органы исполнительной власти могут использовать эти сведения для обоснования запросов на предоставление исключений ( https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2020/2020-01 ).
Крайний срок, после которого прекращается передачи документов на постоянное архивное хранение в аналоговом виде
Федеральным органам исполнительной власти рекомендуется передать свои аналоговые документы постоянного срока хранения в один из федеральных центров хранения документации Национальных Архивов ( https://www.archives.gov/frc ) не позднее крайнего срока 30 июня 2024 года. После этой даты Национальные Архивы будет принимать документы постоянного срока хранения только в цифровых форматах вместе с необходимыми метаданными.
Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2024/04/25/transitioning-to-a-fully-digital-government/
Комментариев нет:
Отправить комментарий