Во многих организациях мы говорим о стратегическом управлении, прозрачности, подотчётности и т.д., но, если копнуть глубже, то обнаруживается кое-что неприятное: решения порой принимаются на основе неполной, разрозненной или, что ещё хуже, невосстановимой информации.
За этой реальностью кроется фундаментальный вопрос: Кто на глобальном уровне определяет, как нам следует создавать, управлять и обеспечивать сохранность наших документов в качестве надёжных доказательств?
Что представляет собой подкомитет TC46/SC11 с корпоративной точки зрения?
- Это международный форум, в рамках которого более 40 стран, национальных архивов, органов по стандартизации, профессиональных ассоциаций и эксперты приходят к консенсусу по ключевому вопросу: как следует управлять документами, чтобы они могли служить доказательствами, защищать интересы организации и сохранять институциональную память.
- Подкомитет не просто решает технические задачи - он говорит на языке, понятном и представляющем интерес для высшего руководства организаций.
Проще говоря, если организация не управляет своими документами, то она не контролирует свою историю и свои возможности для правовой защиты.
В чём польза деятельности подкомитета для реальных организаций?
Отдача от деятельности подкомитета TC46/SC11 выражается в виде стандартов, таких как ISO 15489, стандарты серии ISO 30300, ISO 16175, ISO 23081, ISO 13008, ISO 18128 и ряда других. Это не «просто документы»; это дорожные карты для трансформации управления документами в систему стратегического управления информацией.
Чтобы отразить это простым и понятным образом - как я люблю делать! - и применять в повседневной практике, я предлагаю эту простую сравнительную матрицу.
Система стратегического управления информацией
Эта матрица, несмотря на свою простоту, передаёт явное мощное послание: Дистанция между стандартами ИСО и реальной практикой связана не с технологиями, а с процессами принятия решений и моделями стратегического управления.
Почему это важно для руководства организаций?
Для руководства организаций это важно потому, что стандарты подкомитета TC46/SC11 говорят о документах и архивах не из ностальгии; в них рассматриваются такие вопросы, как:
- Защита решений в суде или перед контролирующим органом,
- Обеспечение для граждан прозрачности и прослеживаемости,
- Обеспечение непрерывности деловой деятельности в случае цифровых инцидентов,
- Предотвращение утраты критически важной информации в ходе проектов цифровой трансформации.
Когда руководитель спрашивает: «Можем ли мы показать, какое решение было принято, кто его утвердил и какую информацию мы использовали?», то ответ на этот вопрос зависит не от усилий ИТ-службы, а от того, согласовала ли организация свою модель управления документами с этой международной рамочной концептуальной системой.
Итак, можно утверждать следующее: «В то время как некоторые рассматривают управление документами как «жонглирование PDF-файлами», подкомитет TC46/SC11 рассматривает его как управление памятью, рисками и доверием в масштабах всей организации».
И пробелы в управлении документами находятся именно там, где теряются файлы, размывается ответственность, и срабатывают «сигналы тревоги» в ходе аудита - если они срабатывают, конечно же… ;-)
Так что же делать?
Что же, если Вы работаете в архивной службе в службе управления документами, в ИТ-службе, в юридической службе или в высшем руководстве, то посыл ясен:
- Дело не в том, чтобы «знать все стандарты»,
- Речь идёт о признании существования надёжной международной концептуальной системы и проявлении к ней интереса.
Если Вам интересно, то в последующих постах я сделаю подробный анализ стандартов ISO 15489, серии ISO 30300, ISO 16175 и ISO 23081, приводя примеры из практики управления документами и архивного дела, применимые в нашем латиноамериканском контексте.
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/qui%C3%A9n-gobierna-la-gobernanza-historia-contada-de-46sc-gonzalez-f--qu3ze/
