Наилучшая аналогия, которую я смог придумать для имеющей доказательную ценность информации (это то, к чему мы обычно сводим документы), - это ключи от замков.
Когда мы имеем дело со свидетельствами / доказательствами имевши место в прошлом транзакций, каждая документ представляет собой ключ от конкретного замка. Если мы не собираемся открывать этот конкретный замок, то ключ не имеет никакой ценности.
Это реальная проблема в случае, если мы хотим говорить об информационных активах.
Хотя определение «актива» варьируется в зависимости от того, в какой финансовый или бухгалтерский стандарт Вы заглянете, все они сходятся в одном: существует ожидание получения деловой отдачи в будущем.
Проблема для нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] заключается в том, что когда в центре внимания нашей управленческой деятельности находятся ключи от замков, которые никто никогда не собирается открывать снова, то нет и ожидания получения отдачи в будущем - поэтому это и не актив.
Это не значит, что работа с доказательствами бесполезна - она полезна и даёт отдачу.
Это значит, что нам нужно быть очень осторожными в том, как мы говорим обо всём этом и как продумываем путь к достижению цели.
Когда никто помимо нас не считает, что определённая информация будет полезной в будущем, то разговоры о ней как о суперценном активе не сделают её ни активом, ни суперценным - а лишь продемонстрируют нашу оторванность от остальной части организации. Отрыв от реальности означает конец продуктивных разговоров с остальной частью организации и конец нашей эффективности, - потому что наша работа требует от людей следования определенным моделям поведения; и если они не станут нас слушать, то мы не сможем заставить их измениться.
Так что же нам делать по-другому?
На личном опыте я обнаружил, что гораздо продуктивнее сосредоточить внимание на двух областях - на затратах, которых можно избежать, и на мета-документах, которые действительно являются активом.
Всегда есть такие затраты, которых можно избежать, используя более согласованную и организованную информацию. В большинстве случаев затраты не видны сотрудникам, поскольку они просто являются частью того, как они работают. Способствование осознанию этих затрат - в основном затрат на поиск информации, связанных с тем, что сотрудники хранят её по-разному или же в форматах, затрудняющих её использование, - может оказать куда большее влияние на желание изменить информационное поведение, чем любые разговоры по поводу информационных активов. «Информационные активы» слишком абстрактны. Затраты тоже абстрактны, но они гораздо менее абстрактны, и в большинстве случаев затраты, о которых мы говорим, легко устранить - как только руководитель оказывается способен их увидеть.
Мета-документы (meta-records) представляют собой реальные информационные активы. Это понятие охватывает всю информацию, касающаяся событий, отражённых в многочисленных документах. Выявить их несложно: всё, что нужно сделать, это найти нетранзакционные электронные таблицы, которые создаёт Ваша организация. Почти всегда они представляют собой информацию, созданную для понимания состояния организации в определённый момент времени.
Мой комментарий: По сути дела, Мелроуз говорит о том, чтобы специалисты по управлению документами взяли на себя ответственность за создание на основе первичных учётных документов и поддержание в актуальном состоянии (возможно, с использованием автоматических средств и концепции «запроектированного управления документами») полезных для деловых подразделений организации синтетических документов.
В такой идее есть ценное зерно, но, с моей точки зрения, пойти по такому пути прямо сейчас – значит пойти на прямую конфронтацию с представителями других специальностей и подразделений, ведь речь идёт о попытке отнять у них их работу и их «кусок хлеба» … Хотя кто знает – грядущие перемены, включая внедрение ИИ и сокращение вследствие этого рабочих мест, могут создать условия, в которых предлагаемый Мелроузом подход окажется востребованным.
Они являются управленческой информацией - информацией для руководителей и сотрудников, стремящихся организовать работу. Зачастую их создание требует огромных усилий, однако руководители готовы пойти на это, потому что это ключи от двери, которую они хотят открывать каждый раз, приходя в офис. Мета-документы помогают им понизить сложность своей работы до уровня, когда работа становится управляемой, и избавляют от необходимости постоянно пытаться осмыслить свою работу с помощью собственной памяти - чего совершенно невозможно сделать.
Для нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] ценность мета-документов заключается в том, что автоматизация их создания является огромным источником деловой отдачи и, как правило, требует наличия действительно согласованной транзакционной информации.
Суть здесь в том, что мы не просим сотрудников изменить своё поведение ради того, чтобы создать ключ от замка, который никто никогда не собирается открывать. Мы просим сотрудников измениться таким образом, чтобы это изменение напрямую приносило им пользу - чтобы создавать информацию, которая является для них непосредственно используемым активом.
Существуют реальные проблемы, препятствующие включению в работу такого типа.
Во-первых, нам нужно несколько менее прямолинейно думать о конечном результате, который мы хотим получить, и это часто неприемлемо для наших организаций - это не та роль, выполнение которой они от нас ожидают, и нам нужно заново обговорить и согласовать свою роль, прежде чем мы сможем её выполнять.
Это также сложно с профессиональной точки зрения - мы ведь хотим внедрять наилучшие практики, а такой подход задерживает переход на такие практики, создавая промежуточный этап, который не представляет собой наилучшую практику. Это означает, что мы откладываем получение собственной профессиональной удовлетворенности в ситуации, когда кажется, что лучше, быстрее и проще просто навязать наилучшие практики - даже если им никто не станет следовать.
Кроме того, такой подход требует бесконечных усилий на то, чтобы добиться лучших результатов, и бесконечное количество работы остаётся незавершенной, что очень некомфортно (а для согласованного управления требуется множество мета-документов / информационных активов / электронных таблиц). Поэтому нам нужно пересогласовать с сами собой то, как мы исполняем свою роль.
Лично я, однако, не вижу иного продуктивного способа двигаться вперед.
Мы можем продолжать говорить об информации, которую никто другой не считает ценным активом, и оставаться оторванными от наших организаций.
Или же мы можем изменить свою деятельность таким образом, чтобы она порождала информацию, которую все считают ценным активом - и тогда мы, возможно, получим необходимую нам поддержку, потому что от этого действительно получают отдачу все остальные.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/evidentially-focused-information
