Вьетнам: Обновление нормативно-методической базы управления документами и архивного дела

Я в последнее время много рассказывала о развитии управления документами и архивного дела в Китае. Но рядом с Китаем находится ещё одна, традиционно дружественная России страна, которая также быстро развивается, в том числе и в плане управления документами – это Вьетнам. 

В последние годы во Вьетнаме был принят ряд важных нормативно-правовых актов в сфере управления документами и архивного дела. Ключевым трендом является цифровизация и переход к управлению электронными документами. Основными направлениями развития нормативно-правовой и методической базы Вьетнама в сфере управления документами являются:

• Цифровая трансформация: Активный переход от бумажного к электронному документообороту и архивам (включая Закон об архивах 2024 года, циркуляры 13/2023/TT-BNV и 01/2023/TT-VPCP);
  
  
• Модернизация законодательства: Замена устаревших нормативно-правовых актов новыми, отвечающими современным требованиям (включая Закон об архивах 2024 года и циркуляр 10/2022/TT-BNV о сроках хранения);
  
  
• Детализация и конкретизация: Принятие ведомственных актов, регулирующих документооборот в специфических сферах (суды, социальное страхование, кадровая работа).

Закон об архивах (Luật Lưu trữ, см. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/luat-luu-tru-2024-so-33-2024-qh15-360813-d1.html и https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2024/9/33-2024-qh15.pdf ) 2024 года № 33/2024/QH15, объёмом 38 страниц, принятый 21 июня 2024 года и вступивший в силу 1 июля 2025 года, стал фундаментальным обновлением, заменив устаревший Закон об архивах 2011 года. Закон создаёт всеобъемлющую правовую основу для управления электронными документами и цифровизации архивного дела во Вьетнаме. В числе ключевых нововведений можно назвать следующее:

• регламентируются вопросы создания, управления и сохранения электронных архивных документов и баз данных,
  
  
• устанавливаются более высокие стандарты управления электронными документами,
  
  
• вводится регулирование архивных услуг как возможного вида предпринимательской деятельности,
  
  
• устанавливаются требования к цифровой инфраструктуре, безопасности данных и подготовке кадров.

Содержание закона, в состав которого входят 8 глав и 65 статей, следующее:

Глава I. Общие положения
Глава II. Управление архивными документами и базами данных архивных документов
Глава III. Архивные операции

Раздел 1. Общие положения об архивных операциях
Раздел 2. Архивирование бумажных документов и документов на других носителях информации
Раздел 3. Архивирование электронных документов

Глава IV. Архивные документы, имеющие особую ценность, и максимизация полезной отдачи от архивных документов

Раздел 1. Архивные документы, имеющие особую ценность
Раздел 2. Повышение полезной отдачи от архивных документов

Глава V. Частные архивы
Глава VI. Деятельность в области оказания архивных услуг 
Глава VII. Государственное управление архивами
Глава VIII. Положения по внедрению

Мой комментарий: Отмечу, что вьетнамский закон содержит ряд положений, которых очень не хватает в существенно морально устаревшем российском Законе об архивах.

Циркуляр Министерства внутренних дел 13/2023/TT-BNV от 31 августа 2023 года (Thông tư số: 13/2023/TT-BNV Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, см. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/thong-tu-13-2023-tt-bnv-huong-dan-luu-tru-ho-so-thu-tuc-hanh-chinh-dien-tu-265707-d1.html ) регламентирует хранение электронных дел и документов, образующихся в ходе административных процедур. Он, в частности, определяет состав и компоненты электронных административных документов, а также устанавливает обязанности руководителей, сотрудников и архивистов по созданию, сбору, управлению, сохранению и использованию таких электронных документов.

Циркуляр Администрации Правительства Вьетнама 01/2023/TT-VPCP от 5 апреля 2023 года (Thông tư số: 01/2023/TT-VPCP Quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, см. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/thong-tu-01-2023-tt-vpcp-so-hoa-ho-so-ket-qua-giai-quyet-tthc-tren-moi-truong-dien-tu-248553-d1.html ) устанавливает меры по цифровизации документов и результатов выполнения административных процедур, а также по осуществлению административных процедур в электронной среде - в том числе выделяет конкретные типы документов, подлежащих оцифровке.

Циркуляр Министерства внутренних дел Вьетнама 10/2022/TT-BNV о сроках хранения документов, утвержденный 19 декабря 2022 года и вступивший в силу 15 февраля 2023 года (Thông tư số: 10/2022/TT-BNV Quy định thời hạn bảo quản tài liệu, см. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/thong-tu-10-2022-tt-bnv-238534-d1.html ) установил новые правила в отношении сроков хранения документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и организаций? Этот циркуляр заменил два ранее действовавших циркуляра 2011 года.

В 2025 году во Вьетнаме был принят ещё ряд циркуляров, устанавливающих или обновляющих сроки хранения документов и материалов для разных сфер деятельности. Наиболее значимые из них касаются банковской сферы и сферы внутренних дел:

• Циркуляр Государственного банка Вьетнама 04/2025/TT-NHNN, утверждённый 15 мая 2025 года и вступивший в силу 1 июля 2025 года (Thông tư số: 04/2025/TT-NHNN Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng, см. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/thong-tu-04-2025-tt-nhnn-cua-ngan-hang-nha-nuoc-viet-nam-quy-dinh-thoi-han-luu-tru-ho-so-tai-lieu-nganh-ngan-hang-407284-d1.html ), установил новые сроки хранения для 284 видов банковских дел и документов. Он содержит таблицы сроков хранения для 13 групп документов, которые охватывают все ключевые направления банковской деятельности: от общих вопросов и денежно-кредитной политики до платежей, кредитования, валютного контроля и борьбы с отмыванием денег;
  
  
• Циркуляр Министерства внутренних дел Вьетнама 08/2025/TT-BNV, утверждённый 6 июня 2025 года и вступивший в силу 1 июля 2025 года (Thông tư số: 08/2025/TT-BNV Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực Nội vụ, см. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/thong-tu-08-2025-tt-bnv-quy-dinh-thoi-han-luu-tru-ho-so-tai-lieu-noi-vu-403842-d1.html ), регламентирует сроки хранения документов и материалов, относящихся к сфере внутренних дел;
  
  
• Циркуляр Министерства науки и технологий 03/2025/TT-BKHCN, утверждённый 15 мая 2025 года и вступивший в силу 1 июля 2025 года (Thông tư số: 03/2025/TT-BKHCN - Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Khoa học và Công nghệ, см. https://luatvietnam.vn/khoa-hoc/thong-tu-03-2025-tt-bkhcn-quy-dinh-thoi-han-luu-tru-ho-so-nganh-khoa-hoc-va-cong-nghe-404467-d1.html ), установил сроки хранения документов в сфере науки и технологий;
  
  
• Циркуляр Министерства финансов 74/2025/TT-BTC утверждённый 4 июля 2025 года и вступивший в силу 1 июля 2025 года (Thông tư số: 74/2025/TT-BTC Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tài chính, см. https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/thong-tu-74-2025-tt-btc-quy-dinh-thoi-han-luu-tru-ho-so-tai-lieu-nganh-tai-chinh-404805-d1.html ) установил сроки хранения документов в финансовой сфере.

В ближайшее время я планирую рассказать о ещё нескольких вьетнамских нормативных и методических документах, опубликованных в 2026 году.

Окончательная экспертиза ценности документа

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 13 июля 2026 года в социальной сети Substack.

Мой комментарий: Данный пост полностью доступен только для платных подписчиков. Здесь переведена только та его часть, что была выложена в открытом доступе.

Отнесение документа к числу документов постоянного срока хранения подразумевает его выживание - в этом и заключается смысл термина «документ постоянного срока хранения». Когда архивист помечает документ как подлежащий постоянному хранению, это решение отражает вынесенное на основе экспертизы ценности суждение о том, что содержание и доказательная ценность документа оправдывают его сохранение в национальных архивах до тех пор, пока существуют эти учреждения. Это не обязательно означает, что каждое физическое воплощение данного документа должно сохраняться бесконечно, - но для большинства людей, включая многих специалистов-практиков по управлению документами, разумно предположить, что в архивы в конечном итоге попадает именно физический оригинал.

В контексте действующего законодательства США это предположение часто является ошибочным. Федеральный орган исполнительной власти может оцифровать бумажный документ постоянного срока хранения; подтвердить соответствие хода и результатов оцифровки федеральным техническим стандартам посредством процесса, проводимого сотрудниками, не имеющими отношения к персоналу, проводившему проверки качества оцифровки; и уничтожить исходный документ в соответствии с применимым указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, - всё это до того, как документ физически попадет в Национальные Архивы США. И в конечном итоге в Национальные Архивы поступает не оригинал в физическом виде, а заверенная оцифрованная копия, которую федеральное законодательство признаёт документом постоянного срока хранения, созданным и заверенным тем же ведомством, чей бумажный оригинал она заменяет.

Кто принимает решение о том, что нет необходимости сохранять оригинал: типовые перечни, решения федеральных органов исполнительной власти – или же «внешнее» суждение органа управления архивным делом?

Это не какой-то гипотетический частный случай. Именно таким образом и должен работать подраздел E «Оцифровка федеральных документов постоянного срока хранения» (Digitizing Permanent Federal Records) части 1236 «Управление электронными документами» (Electronic Records Management) раздела 36 Свода федеральных нормативных актов США (36 CFR Part 1236, Subpart E, см. https://www.ecfr.gov/current/title-36/chapter-XII/subchapter-B/part-1236/subpart-E?toc=1 ).

Данный подраздел устанавливает стандарты, которым должен соответствовать федеральный орган исполнительной власти при проведении оцифровки бумажных документов постоянного срока хранения. В нём устанавливается, что после проверки (валидации) полученные оцифрованные документы сами по себе становятся на будущее федеральными документами постоянного срока хранения. 

Типовой перечень документов с указанием сроков хранения (General Retention Schedule, GRS) GRS 4.5 «Оцифровка документов» (Digitizing Records, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs04-5.pdf ) содержит указания по срокам хранения и действиям по их истечении для исходных бумажных документов, с учётом исключений, которые делаются для

• документов, признанных имеющими внутренне присущую ценность, 
  
  
• документов, созданных или полученные до 1 января 1950 года, 
  
  
• документы в форматах, которые еще не охватываются разделом E, и 
  
  
• документов, оцифровка которых не соответствовала установленным требованиям.

Отдельно от этого положения части 1236 требует от федерального органа исполнительной власти учитывать, требуют ли существующие судебные запреты на уничтожение, соображения национальной безопасности, защита прав и интересов, права на обжалование, права на льготы и иные правовые и деловые потребности дальнейшего сохранения исходного документа, прежде чем использовать перечень как основание для его уничтожения. 

В самом перечне GRS 4.5 «внутренне присущая ценность» (intrinsic value) названа как основание для исключения; иные причины дальнейшего сохранения оригинальных документов изложены во взаимосвязанном, но отдельном положении, которое федеральный орган исполнительной власти должен рассмотреть отдельно.

Два разрешения, проведение валидации оцифровки и уничтожение документов-источников - не связаны между собой в последовательность действий, которая бы потребовала первоначальной передачи документов на ответственное хранение в Национальные Архивы. Поскольку документы постоянного срока хранения обычно передаются на архивное хранение в соответствии со сроками, уже установленными в существующих перечнях, уничтожение оригиналов может произойти задолго до передачи в архив, в некоторых случаях - за несколько лет до этого.

Архивная теория даёт устоявшийся, хотя и более узкий, чем обычно предполагается, ответ на вопрос о том, чего никогда не следует допускать в отношении таких документов: а именно, их физическая форма должна быть сохранена, если эта форма имеет ценность, которую не может иметь копия. Это доктрина «внутренне присущей ценности», официально сформулированная Национальными Архивами США в 1982 году, была разработана в период проведения в районе 1979 году инициативы Управления общих служб правительства США (General Services Administration, GSA) по масштабному микрофильмированию федеральных документальных фондов. Согласно этой доктрине, ценность некоторых документов заключается не только в содержащейся в них информации, но и в том, что они представляют собой как физические объекты, - и что эта узкая, идентифицируемая подгруппа документов должна быть исключена из-под действия любых общих правил, разрешающего уничтожение документов после их копирования.

Стоит задуматься над тем, что понятие «внутренне присущей ценности» было изначально задумано как узкое исключение, - в то время, как общее правило, из которого оно являлось основанием для исключения, за прошедшие десятилетия значительно расширилось и стало более широко применяться. Механизм на основе перечня GRS 4.5 позволяет федеральному органу исполнительной власти уничтожить бумажный оригинал документа постоянного срока хранения на основании действующего, утверждённого Национальным Архивами разрешения после проведения собственной валидации оцифровки и принятия собственного решения о том, что неприменимы никакие исключения и требования о дальнейшем хранении. Критерии для принятия такого решения [о неприменимости исключений – Н.Х.], - включая то, что следует считать «внутренне присущей ценностью», - установлены Национальными Архивами в политике проведения экспертизы ценности, а не сочиняются органами власти для каждого проекта оцифровки отдельно. Федеральный орган исполнительной власти принимает решения в рамках концепции, которая не им была разработана - т.е. у него нет неограниченной свободы действий по собственному разумению.

Соединенные Штаты не одиноки в создании подобного механизма, и, ознакомившись с ним в общих чертах, этот механизм даже нельзя считать наиболее либеральным. В других юрисдикциях пришли к иным ответам на основополагающий вопрос о том, кто именно определяет, когда физическая форма документа постоянного срока хранения больше не нуждается в сохранении, и на каком основании. В некоторых системах ответственность за принятие этого решения возлагается на то же ведомство, которое создало документ, которое действует в соответствии с общим правилом, которое применяется и к нему самому. В других юрисдикциях всякий раз требуется новое, конкретное решение внешнего архивного органа, независимо от того, насколько рутинным стало проведение оцифровки. Эта грань не совпадает с обычным разделением между системами общего права [англосаксонское право – Н.Х.] и системами гражданского права [т.н. континентальное право – Н.Х.]; или с различием между предписывающим американским нормативно-правовым регулированием и основанной на принципах европейской практикой. Данное различие существует во всех правовых системах.

Далее следует сравнительный анализ того, какой ответ на данный вопрос дали Соединенные Штаты, Австралия, Нидерланды, Испания и Франция; при этом Италия и Германия рассматриваются отдельно как системы, решающие связанную, но отличающуюся проблему. В заключение обсуждается вопрос о том, какое бремя сегодня возлагается на доктрину «внутренне присущей ценности», которая была разработана в 1982 году для разрешения очень специфического в американской административной практике.

Остальная часть данного поста доступна только для платных подписчиков. Там рассматривается нормативно-правовая база в каждой из упомянутых выше юрисдикций; приводятся аргументы в пользу того, что различие в практиках управления документами скорее связано с моделью государственного управления, чем с правовой традицией. Также прослеживается теоретическая преемственность, идущая от американских работ середины 20-го века по вопросам экспертизы ценности, через Шелленберга (Schellenberg), Хэма (Ham) и Кука (Cook) - к высказнному Линн Уэстни (Lynn Westney) аргументу о том, что цифровой суррогат может оказаться не в состоянии передать ту внутренне присущую ценность, для защиты которой он был создан.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Мой комментарий: Согласно Википедии ( https://en.wikipedia.org/wiki/F._Gerald_Ham ), Фрэнсис Джеральд «Джерри» Хэм (Francis Gerald "Jerry" Ham, 1930–2021), имя которого раньше не упоминалось у меня на блоге, был влиятельным американским архивистом, педагогом и одним из основоположников архивной профессии. Он занимал должность Архивиста штата Висконсин с 1964 по 1990 год и основал программу архивного образования в Университете Висконсина в Мэдисоне. 

Хэм наиболее известен своей революционной статьей 1975 года в журнале «Американский архивист» (American Archivist) под названием «Передний край архивного дела» (The Archival Edge, см. http://americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.38.1.7400r86481128424 ). В ней призвал архивистов занять активную позицию при проведении экспертизы ценности документов, сместив акцент с простого хранения исторических документов на выборочное документирование современного общества. Он также был пионером посткастодиальной теории архивов, предсказывая, что в будущем архивисты будут управлять децентрализованными  электронно-цифровыми средами хранения документов.

Ещё одно новое имя – специалист в области библиотечного дела Линн Уэстни (Lynn Westney, 1947- 2021). С 1983 она работала с справочной группе библиотеки; с 1992 стала доцентом Университета Иллинойса в Чикаго. В данном случае подразумевается её известная публикация «Внутренне присущая ценность и документы постоянного срока хранения: Дилемма обеспечения долговременной сохранности» (Intrinsic Value and the Permanent Record: The Preservation Conundrum, OCLC systems & services 23.1 (2007): 5–12, см. https://www.emerald.com/dlp/article-abstract/23/1/5/311439/Intrinsic-value-and-the-permanent-record-the?redirectedFrom=fulltext )

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-last-appraisal 

Порядок уничтожения архивных документов в федеральных судах общей юрисдикции

Судебный департамент при Верховном Суде РФ приказом от 2 июля 2026 года №185 утвердил «Инструкцию о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции», в которой также был определен порядок уничтожения архивных документов (раздел 6).

Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный действующим Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работа по отбору дел к уничтожению осуществляется работником, ответственным за работу архива суда, ежегодно (п.6.1).

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Уничтожение до проведения экспертизы ценности и утверждения председателем суда описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу за аналогичный хронологический период запрещается.

На основе предложений к акту о выделении к уничтожению, работник, ответственный за работу архива суда, составляет соответствующий проект акта (п.6.2). Указанный проект подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела).

Проект акта представляется на согласование экспертной комиссии суда, затем направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (если суд выступает источником комплектования государственного архива или на основании соответствующего договора), после чего утверждается председателем суда.

При составлении акта о выделении к уничтожению, должны соблюдаться следующие правила (п.6.3):

• дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;
  
  
• в конце акта делается запись о том, что из дел (судебных дел) изъяты подлинники судебных актов, личные документы.

Акты рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения, и по личному составу.
После утверждения председателем суда описей дел постоянного срока хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены (п.6.4).

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов - подокументному) просмотру в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в отдельные дела (п.6.5).

Оставшиеся документы временного срока хранения включаются в акт. 

Из отобранных к уничтожению гражданских, административных, уголовных дел, дел об административных правонарушениях изымаются подлинники судебных актов, вынесенных по существу дела, а также судебные акты судов апелляционной, кассационной и надзорной инстанций, вынесенные по результатам рассмотрения апелляционных или кассационных жалоб (представлений) либо пересмотра решений суда в порядке надзора (п.6.6).

Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, изымаются подлинники определений (постановления) о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

При необходимости также могут изыматься приобщенные к делу иные документы (мировое соглашение, медиативное соглашение и. т.д.).

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

При отборе к уничтожению материалов, рассмотренных в порядке гражданского, административного, уголовного судопроизводства, а также производства по делам об административных правонарушениях, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов (п.6.7).

На всех судебных актах проставляются регистрационные номера дела (материала), номер производства, уникальный идентификатор дела, из которого они изъяты. Затем документы подшиваются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции в отдельные дела в зависимости от категории судебного дела (материала), из которого они были изъяты, и срока хранения вновь сформированного дела (п.6.8).

Срок хранения дел, сформированных из судебных актов, изъятых из судебных дел (материалов) в связи с истечением срока их хранения, определяется в соответствии с Перечнем документов.

Такие дела подлежат включению в соответствующие описи дел за год, в котором судебное дело (материал) подлежало уничтожению.

Из архивных документов, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве суда 75 лет, после чего уничтожаются (п.6.9.).

Архивные документы, подлежащие уничтожению, передаются на утилизацию в организации, занимающиеся переработкой вторсырья (п.6.10).

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры (п.6.11).

Документы, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в суде путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья (при наличии) (п.6.12).

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда (п.6.13).

Акты о выделении к уничтожению документов, а также документы, подтверждающие факт утилизации, подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке (п.6.14).
В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

Отметка об уничтожении дела проставляется также в соответствующей описи дел.

Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд (п.6.15).

После физического уничтожения документов в учетные документы архива должны быть внесены изменения. Сведения о выбытии документов отражаются в книге учета выбытия и поступления документов, а также в листе фонда со ссылкой на акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению. Работник, ответственный за архив суда, после внесения изменений в учетные документы ставит в акте соответствующую отметку, состоящую из фразы «Изменения в учетные документы внесены», собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты (п.6.16).

Районными судами копии актов о выделении к уничтожению документов, а также документы, подтверждающие факт утилизации, в течение 10 рабочих дней со дня уничтожения документов направляются в соответствующее управление Судебного департамента в субъекте Российской Федерации (п.6.17).

Мой комментарий: Способы уничтожения жестко регламентированы.

Способы уничтожения бумажных документов (п.п. 6.10 – 6.12)

• Передача в переработку (макулатура): Оформляется приёмо-сдаточной накладной (актом) с указанием веса (кг) и количества дел;
  
  
• Сожжение или механическая переработка - только в том случае, если в регионе нет организаций по переработке. Для этого создается комиссия, назначаемая распоряжением председателя суда (это отдельный документ-основание);
  
  
•  Уничтожение документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП): Такие документы запрещено выбрасывать в общий контейнер или сжигать на улице. Допускается только механическое измельчение (шредирование) с размером частиц, исключающим восстановление текста (п.6.12).

Уничтожение электронных носителей (п.6.6)

Особый порядок для приобщенных к делам дисков и флеш-накопителей:

• Они уничтожаются одновременно с делом;
  
  
• Способ: физическое разрушение или программно-техническое уничтожение;
  
  
• В акте об уничтожении бумажного дела желательно указать, что электронные носители информации были уничтожены (когда, кем, и каким именно образом). 

Изъятие подлинников перед уничтожением (пп. 6.6 – 6.8) – наверное, наиболее трудозатратная операция, поскольку потребуется провести полистный просмотр всех дел, а также задокументировать информацию о том, какие подлинники были изъяты из судебных дел, и сформировать из этих подлинников новые дела.

Источник: Консультант Плюс 
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=538774

Архивист будущего будет заниматься аудитом деятельности машин

Данный пост цифрового архивиста-консультанта и специалиста по активам американской компании Digital Archivy, Inc. Дэвида Кея (David Kay - на фото) был опубликован 30 июня 2026 года в социальной сети LinkedIn,

Как я полагаю, мы уже начинаем ощущать на себе неслышно происходящие перемены, вследствие которых архивисту будущего, возможно, придётся тратить меньше времени на описание документов, и больше - на аудит работы машин.

Искусственный интеллект (ИИ) сейчас способен в больших масштабах генерировать теги (ключевые слова, метки), описания, резюмировать тексты и даже готовить альтернативные тексты. Те задачи, на которые прежде уходило много часов, теперь можно выполнять практически мгновенно.

Эта скорость, однако, влечёт за собой новый вид ответственности и порождает серьезную проблему. Кто-то всё равно ведь должен задавать вопросы вроде:

• Откуда взялись эти метаданные?
  
  
• Какая сторонняя информация повлияла на эти метаданные?
  
  
• Были ли они получены из самого графического образа - или же из встроенных EXIF-данных?
  
  Мой комментарий: Согласно Википедии, EXIF (от англ. Exchangeable Image File Format) - стандарт, позволяющий добавлять к изображениям и прочим медиафайлам дополнительную информацию (метаданные), комментирующую этот файл, описывающий условия и способы его получения, авторство и т. п. Получил широкое распространение в связи с появлением цифровых фотокамер (см. https://ru.wikipedia.org/wiki/EXIF )
  
  
• Насколько эти метаданные точны – не являются ли они просто чьим-то мнением или допущением?

И, пожалуй, самый важный вопрос:

• Следует ли вообще рассматривать эти метаданные как составную часть архивных документов?

В прошлом архивная работа была на виду. Можно было обратиться к описанию и узнать, кто принял решение. С искусственным интеллектом этот процесс принятия решений становится куда менее видимым - и становится легче доверять ему без каких-либо сомнений.

В этом и заключается риск.

Дело не в том, что ИИ заменяет архивистов, - а в том, что он затушевывает необходимость в них, потому что соответствующая работа не исчезает, а изменяется.

Она изменяется:

• От описания → к валидации;
  
  
• От создания → к интерпретации;
  
  
• От применения стандартов → к обеспечению соответствия стандартам результатов машинной обработки.

Архивист становится тем лицом, которое обеспечивает, что:

• Сгенерированные ИИ метаданные явным образом помечены, 
  
  
• Контекст сохраняется, а не порождает в результате логического вывода,
  
  
• Авторитет остается за человеком, даже когда помощь ему оказывается машиной.

ИИ способен генерировать метаданные, но он не может взять на себя ответственность за них. Эта часть работы по-прежнему принадлежит архивистам.

Вопрос к читателям: Сохраняете ли Вы все сгенерированные ИИ метаданные или часть их, - или же рассматриваете все их как эфемерные и не заслуживающие сохранения, или как изменчивые и нестабильные?

Дэвид Кей (David Kay)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/david-kay-mls_ai-digitalpreservation-digitalarchives-share-7477391764149112832-GgIC/