Поговорим о том, почему то, что мы сосредоточили всё своё внимание на 5% «периферийных» систем вместо 95% ключевых, отодвинуло нашу профессию на второй план.
Стивен Кларк (Stephen Clarke) следующим образом прокомментировал одну из моих статей: «Кризис управления документами произошёл тогда, когда вместо того, чтобы сфокусировать своё внимание на 95% деловых документов, со всей их ценностью, содержащихся в ключевых информационных системах, мы сосредоточили внимание на 5% документов, находящихся в специализированных EDRMS/ECM-системах для управления документами и контентом и на общих дисках. Эта одержимость второстепенными периферийными системами в 1990-х/2000-х годах и отодвинула нашу профессию на обочину».
Где на самом деле живут деловые документы
Если большинство руководителей организаций инстинктивно понимают это, то многие специалисты по управлению документами, похоже, упускают этот момент из виду: подавляющее большинство важных деловых документов находится в транзакционных деловых системах, а не в специализированных хранилищах документов.
Подумайте о том, где реально ведётся деловая деятельность:
Ключевые деловые системы (95%):
- ERP-системы (от Enterprise Resource Planning – корпоративное планирование и управление ресурсами – Н.Х.) управляют финансами, цепочками поставок, запасами и операциями;
- CRM-системы (от Customer Relationship Management - управление взаимоотношениями с клиентами – Н.Х.) отслеживают продажи, взаимодействие с клиентами и выручку;
- Кадровые системы (Human Resources, HR) занимаются расчетом заработной платы, учётом льгот и ведением кадровой документации;
- Специализированные отраслевые платформы (банковские системы, информационные системы в здравоохранении, производственные системы).
Эти системы содержат то, что в стандартах называется «документами деловых транзакций». Они захватывают заказы на покупку, счета-фактуры, договоры с клиентами, кадровые документы, финансовую отчетность и отчётность для регуляторов. Исследования показывают, что CRM-системы отслеживают «все задокументированные взаимодействия с клиентами, транзакции, контактную информацию и предпочтения», в то время как ERP-системы управляют «всеми транзакциями, включая расчёты с поставщиками и кредиторами, а также расчёты с клиентами» с использованием централизованных данных в режиме реального времени.
Периферийные системы (5%):
- Электронные системы управления документами и контентом (EDRMS);
- Платформы управления корпоративным контентом (ECM);
- Общие сетевые диски;
- Архивы электронной почты (при управлении ими отдельно от ключевых систем).
Эти системы в основном управляют вспомогательной документацией, черновиками, сообщениями и справочными материалами, которые поддерживают, но не являются основными доказательствами деловой деятельности.
Мой комментарий: Думаю, с этим утверждением вполне можно поспорить.
Как мы оказались на обочине: Эра EDRMS/ERMS/ECM систем управления документами и контентом
1990-е и 2000-е годы принесли с собой волну предлагаемых поставщиками EDRMS- и ECM-решений. Как показали результаты одного отраслевого анализа, поставщики создали путаницу, используя множество различных аббревиатур: EDMS, ERMS, EDRM, ECM и EKM. Этот «маркетинговый ход» привел к «серьёзным опасениям по поводу предлагаемых решений».
Специалисты по управлению документами уделяли большое внимание этим системам по нескольким понятным, но в конечном счёте проблематичным причинам:
- Их использование ощущалось как «настоящее» управление документами: EDRMS-система была похожа на привычные системы хранения документов. В ней можно было просматривать папки, классифицировать документы и устанавливать им сроки хранения удобными и контролируемыми способами.
- Привлекательность технологий: Новые системы управления документами и контентом предлагали полезные функции: снабжение документов метаданными, полнотекстовый поиск, контроль версий и автоматизацию рабочих процессов. Было проще обосновать покупку нового программного обеспечения, чем разбираться со сложностью документов, хранящихся в рамках информационных систем, поддерживающих основную деловую деятельность.
- Ограниченная область применения: Как отметили исследователи, «EDRMS-системы, как правило, основывались на работе документами, представленными в виде файлов (включая электронные письма и иногда фотографии). Новые и эволюционировавшие виды документов, такие как текстовые сообщения, посты в социальных сетях, и новые электронные формы, было сложно загружать в такие системы без дорогостоящих расширений».
- Наглядность исполнения законодательно-нормативных требований: Организации могли указывать на внедрение ими EDRMS-решений как на доказательство серьёзного отношения к управлению документами, в то время как большая часть их фактических деловых документов оставалась вне поля зрения таких систем.
Что это означало для нашей профессии
Это смещение фокуса имело серьёзные последствия для управления документами.
- Мы стали менее стратегическими в своей деятельности: Как показывает исследование ассоциации AIIM, «управление документами - это скорее терминология тактической деятельности», которая всё больше отделяется от деловой стратегии. В то же самое время ИТ-службы являлись владельцами ERP- и CRM-системам, которые действительно управляли деловой деятельностью, оставляя специалистам по управлению документами заниматься управлением периферийными хранилищами контента.
- Ослабление значимости профессии: Отраслевые аналитики отмечают, что имело место «сокращение числа продвинутых образовательных квалификаций и объёмов теоретических знаний». Если Ваша главная ценность - умение управлять системой, обрабатывающей лишь 5% от общей ценности деловых документов, то Вас не приглашают на обсуждения вопросов стратегического характера.
- Деловые системы изменились без нашего участия: Переход на облачные платформы, на SaaS-приложения и на использование интегрированных деловых систем по большей части произошёл без существенного участия специалистов по управлению документами. И, как отметил один эксперт, «многие опытные специалисты по управлению информацией, обладающие глубокими знаниями в области бумажных и цифровых систем, теперь постепенно уходят из профессии».
- Стало труднее отвечать на вопрос об окупаемости инвестиций в управление документами: Организации устали сомневаться в ценности дорогостоящих внедрений EDRMS-систем. Исследования вопроса миграции документов показывают, что «главным поводом для беспокойства Вашей компании может быть опасение того, что миграция Вашей системы управления документами не окупится», поскольку «руководство Вашей организации может плохо понимать отдачу от эффективного управления документами».
(Окончание следует)
Йохан Питерсе (Johan Pieterse)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/how-records-management-lost-its-way-90s-00s-johan-pieterse-kxyxc/
