Более 30 лет тому назад (если точнее, то в 1990 году – Н.Х.) Пол Конвей (Paul Conway) высказал мысль, которую и сегодня некомфортно принять: Обеспечение сохранности архивных материалов не является технической проблемой; это проблема выделения ресурсов, институционального потенциала и принятия решений.
Мой комментарий: Те, кто, начиная с 1960-х годов, на практике занимался архивацией электронных материалов, всегда знали об этом. Более того, практика давно уже показала, что электронные архивы можно поддерживать в условиях любой технологической инфраструктуры, было бы желание, – а недостаточные возможности технологий можно компенсировать за счёт организационных мер и трудозатрат.
И все же, сегодня, в 2026 году, мы все еще пытаемся решить эту задачу с помощью программного обеспечения.
Мой комментарий: Если это возможно при разумных затратах, то почему бы и нет? Лень – двигатель прогресса! :)
В упомянутой статье Конвей предложил следующее определение понятия «обеспечение сохранности архивных материалов»:
«Обеспечение сохранности архивных материалов (archival preservation) - это приобретение, организация и распределение ресурсов (кадровых, материальных, финансовых) для обеспечения адекватной защиты исторической информации, имеющей непреходящую ценность, чтобы к ней могли получить доступ нынешнее и будущие поколения.
Деятельность по обеспечению сохранности архивных материалов включает в себя планирование и внедрение политик, процедур и процессов, которые в совокупности предотвращают дальнейшее ухудшение состояния и/или восстанавливают пригодность для использования отдельных групп материалов.
Управление обеспечением сохранности архивных материалов, чтобы быть максимально эффективным, требует, чтобы планирование предшествовало внедрению, и чтобы профилактические меры имели приоритет над мерами по восстановлению.»
Именно здесь и возникает первое противоречие:
- инвестиции делаются в инструменты, но не в модели,
- проводится оцифровка, но доказательства не структурируются,
- документы хранятся, но не осуществляется управление их жизненным циклом.
И тогда происходит неизбежное: усилия по обеспечению сохранности становятся ретроспективными, дорогостоящими и фрагментированными.
Конвей подошёл к решению этой проблемы, исходя из положения, которое сегодня должно быть «на столе» любого руководящего комитета: «Обеспечение сохранности архивных материалов - это, прежде всего, расстановка приоритетов: предпочтение отдается предотвращению проблем до их возникновения, а не их исправлению ситуации после возникновения проблем».
Именно здесь дискуссия становится ещё более интересной, поскольку в электронно-цифровом мире «предотвращение» уже не связано с контролем температуры и влажности (хотя при хранении съёмных носителей эта задача по-прежнему очень важна – Н.Х.). Речь идет о правильном проектировании:
- событий, которые генерируют свидетельства и доказательства,
- моделей данных, которые используются для их структурирования, и
- архитектуры, которая обеспечивает их жизнеспособность во времени.
Иными словами, усилия по обеспечению долговременной сохранности начинаются еще до того, как документ вообще появляется на свет.
Еще одной неброской, но крайне важной концепцией в статье Конвея является понятие «нагрузки на персонал» (intensity of care) - это соотношение между объемом документов и фактическими возможностями для управления ими.
Не все наши организации сталкиваются с одними и теми же проблемами, однако многие применяют одни и те же решения, - и именно здесь появляются ошибки структурного характера:
- чрезмерно мощные системы управления документами внедряются там, где они не нужны,
- или, что ещё хуже, организации с большими объёмами документов не имеют реальных возможностей для управления ими.
Последствия этого носят не технологический, а институциональный характер, потому что, когда обеспечение сохранности документов не интегрировано в архитектуру, оно становится «дополнительной услугой» - и когда это происходит, оно перестаёт быть жизнеспособным.
Сегодня нам, как никогда прежде, необходимо возобновить этот разговор на другом уровне: говорить нужно не об инструментах, не о функциональных возможностях, а о том, каким образом организации создают, структурируют и поддерживают доказательства в сложных электронно-цифровых средах.
Именно этот вопрос был в числе ключевых областей моих исследований в последние годы: понимание того, что управление документами больше не может быть изолированным компонентом; оно должно стать архитектурным «ядром», которое связывает процессы, данные и решения, см. https://www.amazon.com/dp/B0GY4MP848
Это не новый вопрос, но он всё ещё остаётся нерешенным.
И, возможно, в этом и заключается истинная ценность обращения к публикациям прошлых лет: не для того, чтобы цитировать их… а чтобы признать, что проблема изначально никогда не была чисто технической. Проблемы была - и остается - структурной.
Так будем ли мы проектировать в интересах обеспечения долговременной сохранности… или же будем просто ждать, чтобы уже потом решать уже возникшие проблемы?
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-preservaci%C3%B3n-documental-falla-por-falta-de-jhon-a-gonzalez-f--2ynze/
