Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало новую редакцию стандарта PROS 26/01 «Стандарт доступа» (Access Standard) версии 1.0, текст которого можно найти на странице системы стандартов PROV (см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework ) на сайте Управления.
Данный 3-страничный документ доступен по прямой ссылке https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/2601v1.0.pdf
Ранее действовавшая редакция того же стандарта PROS 19/06 отменена.
Управление PROV благодарит участников Консультативной группы заинтересованных сторон (Stakeholder Advisory Group) и другие заинтересованные стороны за предоставление отзывов о пересмотренном Стандарте.
«Стандарт доступа» PROS 26/01 устанавливает принципы и требования, которым обязаны соответствовать государственные учреждения штата Виктория с целью обеспечить доступность документов на протяжении всего срока их хранения и отсутствие ограничений на доступ не будет ограничен, за исключением ситуаций, предусмотренных законодательством, нормативными актами или политикой.
Настоящий стандарт включает следующие разделы:
- Доступ к документам, хранящимся в государственных учреждениях,
- Управление доступом,
- Доступ к документам, хранящимся в PROV (архивно-документационной службе штата – Н.Х.).»
Изменения в стандарте
Пересмотренный стандарт доступа:
- Обеспечивает баланс между открытостью и прозрачностью государственных органов и соображениями безопасности и защиты персональных данных, которые были менее актуальными во время подготовки предыдущей редакции;
- Учитывает большое количество замечаний и предложений, полученных от Управлением уполномоченного штата Виктория по вопросам защиты информации (Office of the Victorian Information Commissioner, https://ovic.vic.gov.au/ ) с цель обеспечить соответствие другим стандартам стратегического управления информацией;
- Пересматривает терминологию, касающуюся персональных данных и конфиденциальной информации, во избежание путаницы при использовании стандартов стратегического управления информацией;
- Сокращает дублирование между положениями стандарта доступа и положениями других стандартов PROV, в особенности PROS 25/02 «Стандарт создания, захвата и контроля» (Create, Capture and Control Standard, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2502-create-capture-and-control-standard , о нём также см. мои посты http://rusrim.blogspot.com/2025/03/pros-2502.html и http://rusrim.blogspot.com/2025/03/pros-2502_01839264359.html - Н.Х.);
Мой комментарий: Ниже приведен полный перевод основной части стандарта – принципов и требований.
Принцип доступа к документам, хранящимся в государственных учреждениях: Доступ к документам, хранящимся в государственных учреждениях, не должен ограничиваться, за исключением случаев, когда для есть веские причины для ограничения или закрытия доступа, такие как законодательно-нормативные, договорные требования и требования политик.
Требования:
1. Внешний доступ – государственные учреждения должны поддерживать открытость и прозрачность государственного управления, предоставляя общественности и организациям/группам доступ к документам, за исключением случаев, когда для ограничения или отказа в доступе есть веские причины.
2. Внутренний доступ государственных органов штата и доступ для других государственных органов – государственные учреждения должны поддерживать обмен и повторное использование документов между государственными органами (штата, органами федерального и местного уровня), за исключением случаев, когда для ограничения или отказа в доступе есть веские причины.
Принцип управления доступом: Государственные учреждения должны обеспечить надлежащее управление доступом к документам.
Примечание: Возможные меры для этого включают в себя механизмы стратегического управления, реестр информационных активов, политики доступа/раскрытия информации, оценки рисков, проектирование систем/процессов, обучение персонала, отчетность об инцидентах и проведение аудитов/проверок.
Требования:
1. Необходимо разработать, внедрить и поддерживать политики, процессы и меры, обеспечивающие надлежащее управление доступом к документам. Они должны основываться на оценке законодательно-нормативных и административных требований, а также потенциальных преимуществ, последствий и рисков предоставления доступа к документам.
2. Политики, процессы и меры доступа должны пересматриваться, подтверждаться и обновляться по мере необходимости, чтобы обеспечить их надлежащее функционирование и сохранение ими адекватности.
3. В случаях, когда доступ к документам необходимо предоставить другой организации, и это допускается политикой доступа организации, государственные учреждения должны обеспечить наличие соответствующих мер, обеспечивающих сохранение конфиденциальности документов. Сюда входит информирование получателя о его обязанностях и требование к нему продемонстрировать надлежащее управление документами.
Примечание: В число соответствующих возможных мер входят соглашения об обмене данными, контракты и системы, которые допускают доступ только на определенный период времени.
Принцип доступа к документам, хранящимся в Управлении PROV: Большинство документов, хранящихся в PROV в составе Архивной коллекции штата (State Archival Collection), доступны для публичного доступа. Некоторые документы могут быть изъяты из публичного доступа на определенный период времени в соответствии с одним из положений Закона о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973), касающихся закрытия доступа.
Примечание: Данный принцип и требования включены для полноты – государственные учреждения не обязаны соблюдать их в рамках своих обычных процессов оперативной деятельности. Управление PROV предоставляет подробные рекомендации в случае передачи документов государственными учреждениями на архивное хранение в PROV и при обращении организаций за получением статуса «хранилища, используемого для депозитарного хранения» (Place of Deposit).
Требования:
1. Перед передачей на хранение в PROV необходимо определить статус доступа к документам в соответствии с требованиями Закона о государственных документах 1973 года.
Примечание: Статус доступа будет либо «открытые» (что означает, что к документам может получить доступ общественность), либо «закрытые» (что означает, что документы будут изъяты из публичного доступа на определенный период времени).
2. Организации, получившие статус мест депозитарного хранения класса А, могут хранить документы:
- оцененные как подходящие для публичного доступа; и/или
- оцененные как подлежащие изъятию из публичного доступа на определенный срок, если это было согласовано с PROV, и если закрытие доступа к документам авторизовано в соответствии с Законом о государственных документах 1973 года.
Организации, получившие статус мест депозитарного хранения класса B, могут хранить только документы, оцененные как подходящие для публичного доступа.
Примечание: Закон о государственных документах 1973 года позволяет назначать места хранения вне PROV в качестве мест депозитарного хранения для целей безопасного хранения и обеспечения долговременной сохранности определенных государственных документов штата. Места депозитарного хранения должны соответствовать условиям, установленным PROV.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-access-standard
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2601-access-standard
