пятница, 23 января 2026 г.

Управление рисками для архивов, часть 1

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 10 декабря 2025 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Как сообщает Википедия, управление рисками - это область, которая пережила бурный расцвет в Румынии в начале 2000-х годов, хотя как инструмент управления она старше. Начав с финансового сектора, управление рисками постепенно распространилось на все аспекты управления. В 2005-2015 годах в нашей стране, чем бы Вы ни занимались, Вас спрашивали о рисках. Наряду с курсами для тренеров и менеджеров проектов, это было одним из главных направлений обучения. Управлением рисками было повсюду. Позже это, естественно, оно перестало быть  «главным инструментом», став одним из инструментов, доступных руководству.

Само по себе это не какая-то сектантская философия: управлением рисками занимается каждый из нас. Когда Вы идёте по дороге, обнаруживаете на своём пути канаву и хотите через неё перебраться, Вы используете управление рисками, импровизированно и без прохождения каких-либо курсов:

  • Идентифицируется риск: риск падения в канаву,

  • Проводится анализ риск: определяется его вероятность (высокая, потому что Вы 10 лет как не перепрыгивали канав), потенциальный ущерб (высокий - Вы обязательно что-нибудь сломаете, потому что уже не молоды). Вам не нужно составлять матрицу рисков, чтобы понять, что это серьёзный риск …

  • Осуществляется обработка риска: Вы избегаете его (выбираете обходной путь), снижаете (держитесь рукой за подходящую палку), принимаете его (прыгаете, рассчитывая на удачу) или перекладываете его (просите кого-нибудь перейти канаву после Вас и подстраховать Вас).

История появления на свет солонки - это история управления риском, закончившаяся его предотвращением …

Управление рисками является ключевым по важности элементом управления государственными учреждениями в Румынии, регламентированным (т.е. получившим официальную форму) стандартами внутреннего управленческого контроля (стандарт 8, предусмотренный приказом OSGG 600/2018). 

Мой комментарий: Выше речь идёт о приказе Генерального секретариата правительства (Secretariatul general al guvernului, SGG) № 600 от 20 апреля 2018 года об утверждении Кодекса внутреннего управленческого контроля государственных организаций (Ordin nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice,
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/200317 ). Стандарт 8 «Управление рисками» (Managementul riscului, https://e-scim.ro/standard/standardul-8-managementul-riscului/ ) упоминается в ст. 4 Кодекса «Перечень стандартов внутреннего управленческого контроля в государственных организациях» (Lista standardelor de control intern managerial la entitățile publice).

Однако мне кажется, что в Румынии управление рисками осуществляется формально: проверяется, что анализ рисков проведён, и… на этом всё. С моей точки зрения, даже если руководить организацией не только инстинктивно, но и рационально-профессионально, выявлять риски бессмысленно, если нет необходимых ресурсов для их предотвращения -  в результате меры по предотвращению рисков / смягчению их последствий остаются скорее в категории «Боже мой», или, иначе говоря, «будем надеяться, что этого не случится» и «посмотрим, что мы сможем сделать в таком случае».

Несмотря на подобное положение дел, которое, кажется, больше склоняет к ситуативному, импровизационному анализу [т.е. к анализу каждой конкретной ситуации по отдельности, по мере возникновения – Н.Х.], я всё же считаю, что стратегический подход является актуальным, потому что:

  • Целенаправленный анализ рисков способен выявить некоторые риски, которые невозможно определить на уровне здравого смысла или же невозможно точно определить без проведения детального анализа, и 

  • Наличие официально зафиксированных результатов анализа даёт основания для запроса ресурсов и реализации определенных мер; 

  • Наконец, в случае удачи, можно действительно предпринять эффективные контрмеры.

Сказанное выше я написал как введение в тему, которую Национальные Архивы Румынии, являющиеся органом, координирующим архивную деятельность на уровне источников комплектования архивов, если и затрагивают, то - по моим наблюдениям, - лишь в виде кратких обзоров. 

Я заметил, что во многих случаях риски, связанные с архивно-документационной деятельностью, хотя и включаются в реестры рисков, но зачастую сформулированы в общем виде (типа, «плохо, если документ потерян») и почти всегда неполно. В  нескольких последующих постах я постараюсь привести несколько примеров рисков, связанных с архивно-документационной деятельностью, идентифицированных другими лицами, более вовлечёнными, чем мы.

Возможно, это будет полезно.

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/12/10/managementul-riscurilor-pentru-arhive-1/ 

Росстандарт: Опубликован новый стандарт ГОСТ Р 72465-2025 «Системы менеджмента. Требования к качеству и эффективности управленческой деятельности высшего руководства организаций»

Не секрет, что существенная часть отечественных стандартов не стоит того, чтобы тратить на них килобайты компьютерной памяти – если они вообще и нужны кому-то, то только самим их авторам, причём чаще всего не ради славы или заработка, а ради закрытия пункта плана работ … Впрочем, большого вреда они не приносят, а порой могут и повеселить того, кто решит их полистать :) Стандарт, о котором сегодня пойдёт речь, с моей точки зрения, также принадлежит к данной категории.

Итак, на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в декабрьском 2025 года разделе ( https://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=12&year=2025 ) был выложен новый национальный стандарт ГОСТ Р 72465-2025 «Системы менеджмента. Требования к качеству и эффективности управленческой деятельности высшего руководства организаций» объёмом 12 страниц, вступающий в силу 01.09.2026 года, см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=270383 .

Стандарт разработан Российским институтом стандартизации, акционерным обществом «Московский машиностроительный завод «Авангард»» (АО «ММЗ «АВАНГАРД») и Всероссийской организацией по качеству (ВОК); внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 076 «Системы менеджмента».

Вся мудрость мира, касающаяся качества и эффективности управленческой деятельности высшего руководства организаций, сконцентрирована здесь на 4 страницах основного текста :) Читателю откроются многие тайны, о которых никогда не расскажут на каких курсах MBA – например, следующая:

5.2. Конкретные требования к качеству и эффективности управленческой деятельности для каждого функционального руководителя высшего уровня устанавливаются в соответствии с возложенными на них функциональными обязанностями в организации.

Особенно меня впечатлил профессионально интересный мне раздел 8 «Документирование и отчетность», содержание которого полностью уместилось в одном предложении: «Порядок документирования и отчетности устанавливается локальными нормативными документами организации» - вот уж действительно, «краткость – сестра таланта»!

Во вводной части стандарта отмечается:

«Положения настоящего стандарта определяют требования к качеству и эффективности управленческой деятельности высшего руководства организаций в целях повышения их ответственности за результаты их деятельности.

Качество экономического роста в основном определяется качеством и эффективностью управления на всех уровнях управленческой иерархии, но в первую очередь — на уровне управленческой деятельности высшего руководства организаций. Чтобы достигнутые результаты деятельности организации гарантировались, должны быть установлены соответствующие требования к управленческой деятельности, к их руководителям.

,,, Настоящий стандарт устанавливает требования к качеству и эффективности управленческой деятельности высшего руководства организаций, а также методы оценки результатов их деятельности.

Стандарт распространяется на организации всех форм собственности и областей деятельности.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины, определения и сокращения
4. Общие положения
5. Принципы формирования требований к качеству и эффективности управленческой деятельности руководителей высшего уровня
6. Принципы оценки выполнения требований к качеству и эффективности управленческой деятельности руководителей высшего уровня
7. Обратная связь и корректирующие действия
8. Документирование и отчетность
Приложение А (рекомендуемое): Примеры показателей для высшего руководства
Библиография

Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=270383 


четверг, 22 января 2026 г.

Возвращение к кастодиальному подходу в управлении документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 12 декабря 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Мой комментарий: Кастодиальное управление документами – это управление документами в условиях, когда они находятся под полным физическим и интеллектуальным контролем соответствующей стороны.


Есть одна мудрая мысль, касающаяся управления, над которой я часто размышляю - это предупреждение о том, что нужно решать ту проблему, которая у Вас есть, а не ту, которую Вы знаете, как решать. Это предупреждение призывает нас подвергать сомнению наши предположения и уделять больше времени пониманию контекста (условий, в которых мы работаем – Н.Х.), - потому что, когда мы ошибаемся в этих вещах, то создаём нечто, что не соответствует среде деловой деятельности. Мы решаем проблему, которую умеем решать, а не ту, которая стоит перед нами. Думаю, есть веские доказательства того, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] так поступаем уже в течение длительного времени.

25 лет назад изменилась в управлении документами изменилась динамика жизненного цикла. До этого у нас была отличная система принятия документов на ответственное хранение и управления ими. Проблема, которую мы умели решать, была следующей: Как обеспечить возможность выдать дело тому, кому оно потребуется, независимо от того, насколько изменилась организация за прошедший период.

С помощью чего мы решали эту проблему? С помощью концепции «неактивных документов» (inactive records).

Насколько вероятно то, что кому-то снова понадобятся определённые документы? Эта вероятность невелика, считанные проценты или того меньше.

Затем появились электронные документы и системы с «пользователями», и мы подумали: «Отлично, теперь каждый будет управлять своими документами сам». Мы не понимали, что пользователи и так уже это делали - просто они использовали методы, подходящие для активной стадии жизненного цикла документов, и это было то, о чём они знали гораздо больше, чем мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] когда-либо узнаем. К сожалению, мы упустили это из виду, и предположили, что, поскольку сотрудники теперь сами управляют документами, то им следует использовать нашу модель - мы же ведь эксперты в управлении документами. К сожалению, на самом деле мы были экспертами в вопросах ответственного хранения и управления неактивными документами, которые сотрудникам вряд ли ещё понадобятся в будущем.

С учётом этого вступления, для решения какой проблемы мы создали EDRMS-системы управления документами и контентом с пользовательским доступом? Да той самой, которую мы знали, как решать, - а не той, что перед нами стояла.

Интересно то, что существует более ранний аналогичный прецедент (на самом деле их, вероятно, гораздо больше, ведь все профессии этим занимаются). В течение очень длительного времени обновление каталогов было затратным и сложным процессом, поскольку каталоги формировались вручную. Ввиду этого мы разработали системы, которые оставались стабильными даже при переменах в организации и окружающем мире. Почему? Потому что внесение изменений в записи в каталогах было дорогостоящим делом.

Затем (в 1980-х годах) появились электронные системы управления документами. Что лежит в их основе? База данных. Сколько времени требуется на внесение изменений в 100 тысяч записей в базе данных? Не много. Сколько это стоит? Не так уж много. Однако проблема, которую мы знали, как решать, заключалась в создании систем, которые не требовали бы изменений.

Итак, что мы создали, когда впервые внедрили электронные системы управления документами и контентом? Мы создали систему, исходя из предположения, что обновление документов [и научно-справочного аппарата к ним – Н.Х.] - это затратный и трудоемкий процесс, хотя к тому времени стоимость и время внесения изменений уменьшились в 10 тысяч раз и более.

Это длинное предисловие потребовалось, чтобы подойти к вопросу о том, почему (на мой взгляд) нам нужно вернуться к идее ответственного хранения, - и оно написано именно в таком виде, потому что это ответственное хранение должно быть не таким, каким мы его знаем. Если мы решим эту проблему так же, как делали в прошлом, то опять решим только ту проблему, которую умеем решать, а не ту, которая стоит перед нами сейчас.

Лично я считаю, что идея ответственного хранения действительно может помочь управлению документами снова процветать - но при условии, что мы признаем, что теперь ответственными хранителями ни в коем случае не должны быть мы сами [специалисты по управлению документами – Н.Х.]. В конечном счёте, мы всегда были ответственными хранителями физических документов лишь из соображений удобства - мы по необходимости выполняли эту роль, поскольку иначе со временем офисы сотрудников оказались бы переполненными делами, и для того, чтобы открыть очередные дела, им пришлось бы или переехать в коридор, или передать неактивные документы на ответственное хранение кому-то другому. 

Теперь же у каждого сотрудника есть доступ к объёмам хранения информации, превышающим те, что он смог бы использовать за 100 жизней, и по любым прежним меркам, системы являются гибкими и относительно легко поддаются изменениям. Ввиду этого мы можем передать сотрудникам ответственность за хранение; помочь им спроектировать систему, которая будет поддерживать их способ организации своей работы и управления ею; а если способ организации работы изменится, и документы нужно будет хранить в ином месте - сделать это будет не так уж сложно.

В качестве альтернативы, мы могли бы продолжать решать проблемы, которые наша профессия умеет решать, используя модели прошлых эпох - независимо от того, были ли они разработаны для решения проблем сегодняшнего дня. Возможно, это и сработает, - хотя, похоже, пока что такой подход не работает, - но кто знает, может быть, нам повезёт, и мир изменится так, что нам самим меняться не придётся :)

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Карл Мелроуз в своих постах часто акцентирует внимание на том, что управление документами должно в первую очередь поддерживать основную деловую деятельность и не навязывать деловым подразделениям неудобные тем методы и концепции. Я считаю, что это верная идея, которую коллегам-архивистам и специалистам по управлению документами нужно осознать. 

В то же время Карл не всегда может вовремя остановиться, и, с моей точки зрения, высказанная в данном посте идея делать сотрудников ответственными хранителями собственных документов – вредная. Пока сотрудник выполняет подобную роль, его документы и информация остаются его личным активом и де-факто не являются активом организации и не контролируются ею. В случае перемещения или ухода сотрудника эти документы легко могут быть утрачены (либо их будет крайне сложно найти тем, кому они впоследствии понадобятся). Карл даже не стал оговаривать, что ответственное хранение осуществляется сотрудниками в отношении активных документов! :)

Тем временем специалисты по управлению документами многих организаций продолжают «разгребать» последствия именно такого любительского «курирования», пытаясь навести хоть какой-нибудь порядок на общих дисках и в учетных записях электронной почты ушедших сотрудников…

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/going-custodial-again-in-records 

Китай: Государственное архивное управление КНР будет реализовывать инициативу «Искусственный интеллект + Архивы»

Данная заметка журналиста Ван Хаокуя (王昊魁) была опубликована 16 января 2026 года на сайте газеты «Гуанмин жибао» (光明日报).

Наш корреспондент узнал на состоявшейся в Пекине 15 января 2026 года Национальной конференции директоров и хранителей архивов, что в период 15-й пятилетки (2026-2030 годы – Н.Х.) Государственное архивное управление (Госархив) КНР (国家档案局) будет реализовывать инициативу «Искусственный интеллект + Архивы» (人工智能+档案).

Госархив КНР будет последовательно продвигать применение искусственного интеллекта (ИИ) в архивной отрасли в качестве важного элемента усилий по ускорению цифровой трансформации и интеллектуального совершенствования архивной работы в период 15-й пятилетки. Инициатива «Искусственный интеллект + Архивы» будет поддерживать применение искусственного интеллекта в таких сценариях, как каталогизация архивных материалов, комплектование и исследование, обеспечение открытого доступа к информации и услуги по использованию архивных материалов. 

Также планируется создание высококачественных архивных баз данных с учетом имеющихся потребностей, структурированным и упорядоченным образом; совершенствование оценки рисков безопасности для алгоритмов искусственного интеллекта; и повышение уровня стратегического управления безопасностью ИИ в архивной сфере.

В период 15-й пятилетки Госархив КНР продолжит способствовать созданию электронных архивов и хранилищ документации, будет более активно распространять опыт и усиливать ведущую роль электронных архивов и хранилищ высокого уровня, а также будет способствовать переходу от отдельных демонстрационных примеров к широкомасштабному внедрению электронных архивов. 

Следуя темпам развития цифровой экономики, цифрового общества и электронного правительства, будет совершенствоваться архивирование электронных документов в таких областях, как государственные услуги, крупномасштабные проекты и научные исследования. 

Основное внимание будет сосредоточено на партийных и государственных органах и на ключевых государственных предприятиях с целью стимулирования создания электронных архивных ресурсов в различных отраслях и на всех этапах производственной цепочки. 

Также продолжится оцифровка традиционных архивных материалов и преобразование оцифрованных результатов в данные.

Ван Хаокуй (王昊魁)

Источник: сайт газеты «Гуанмин жибао»
https://news.gmw.cn/2026-01/16/content_38539572.htm