Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 24 ноября 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).Теория «небольших улучшений» говорит о том, что если регулярно добиваться небольших улучшений, в конечном итоге можно получить замечательные результаты. Теория приобрела популярность после работы Дэйва Брейлсфорда (Dave Brailsford), являвшегося тренером британской команды по велоспорту. Думаю, она является ценным уроком для нас [
специалистов по управлению документами – Н.Х.], потому что мы как раз очень хороши в получении небольших улучшений, но это, вероятно, будет не тот урок, которой мы бы хотели услышать.
Мой комментарий: «Теорией» называть подобный нишевый практический опыт как-то даже неудобно … Это не что иное, как (говоря языком математики) метод локальной оптимизации; и специалисты в области технических наук отлично знают, что иногда локальная оптимизация работает, а иногда (куда чаще!) заводит в тупик, и заранее предсказать исход довольно сложно :)
Когда я был намного моложе, я был довольно опытным гребцом. После 7-8 лет участия в соревнованиях мне, чтобы повысить результаты, нужно было работать над такими тонкими элементами техники, которые могли бы дать улучшение результата на 0,1% за дистанцию гонки. Это кажется бесконечно малой величиной, но на соревнованиях высшего уровня разница в 0,1% может быть разницей между победой и завершением гонки без медалей.
Хотя я и был недостаточно хорош для того, чтобы добиться этих улучшений, я приложил усилия к тому, чтобы подняться на уровень, на котором погоня за этими улучшениями имела бы смысл, - а это значит, что уже были исчерпаны все остальные способы, и всё, что остаётся, это лишь множество улучшений на 0,1%. Чтобы просто взяться за такие улучшения, мне нужен был базовый уровень мастерства, а также очень, очень хорошие тренеры; и моя неспособность научиться никак не была связана с квалификацией тренеров, которые тренировали чемпионов мира и участвовали в Олимпийских играх.
Как эта история связана с управлением информацией?
Похоже, мы [
специалисты по управлению документами – Н.Х.], полностью сфокусировали своё внимание на небольших улучшениях, - и это не есть хорошо.
Вот я читаю типичную документацию, разрабатываемую для большинства программ по управлению документами - особенно политики - и вижу более 20 страниц, содержащих от 50 до 100 указаний. На мой взгляд, всякий раз, когда вы просите людей сделать от 50 до 100 вещей, Вы не можете ожидать ничего иного, кроме как небольших улучшений, потому что подобная несфокусированность ни к чему другому привести не может.
В итоге мы внедряем 20-страничную политику, предусматривающую 100 небольших улучшений, в организации с численностью 5000 человек, и получаем результат, который мог бы предсказать любой человек, изучающий человеческую природу и обладающий интуицией в области статистики: 10% сотрудников (500) действительно прочитают политику, из них 10% (50) добьются небольших улучшений, и в результате 50 человек довольно случайным образом улучшат показатели своей эффективности примерно на 0,1%. Это улучшение будет настолько незначительным, что не компенсирует время, потраченное остальными 450 сотрудниками на чтение политики.
Мой комментарий: В подобной ситуации малые улучшения вообще бессмысленны, и стоит поискать более радикальные способы трансформации деловых процессов (на языке математики, подумать о применении методов глобальной оптимизации).Чего нам не хватает, так это основы, которая бы делала осмысленной погоню за небольшими улучшениями. Каждый, кто начинает что-то новое, должен заложить основу. Основа - это те 90%, которые делают возможными небольшие улучшения Брейлсфордса, или обрекают нас на поиск других небольших преимуществ.
Первые 50% прироста эффективности достигаются за счёт самых базовых вещей - просто взяться за дело; сделать то, чему можно быстро научиться, и потратить на это немного времени. Следующие 40% даются тяжелее: чтобы добиться их, нужна поддержка людей с реальным опытом, а также преданность своему делу и длительные инвестиции. Последние 10% получить ещё сложнее – они практически недостижимы, и всё должно быть налажено как следует, прежде чем вообще будет иметь смысл браться за решение подобной задачи.
Суть в том, что первые 50% улучшений - это основа, необходимая для реализации последних 50%. Их также быстрее и проще добиться, чем последних 50%. Почти каждая организация, которую я вижу, может добиться огромных успехов, делая очень простые вещи. Если бы мне пришлось выбирать (в качестве примера) для реализации какую-то из таких простых вещей, то я бы, например, попросил каждого руководителя основных деловых подразделений задокументировать свои ожидания относительно того, где хранятся документы и как их структурировать – чтобы каждый сотрудник не придумывал всё сам. Такая мера может повлечь за собой трансформационные перемены, и это просто сделать. Планирование является фундаментом эффективности любого начинания, а задокументированные планы лежат в основе способности управлять эффективностью - не задокументировав то, чего следует достичь, мы не сможем проверить, достигли ли мы поставленных целей.
Но вместо того, чтобы заниматься небольшим числом крупных инициатив, таких, как эта, мы «поливаем» своим организации указаниями, направленными на достижение огромного количества незначительных улучшений - а потом удивляемся, когда организации относятся к нам так, будто эти незначительные улучшения и есть результат нашей работы.
Я действительно не понимаю, почему мы так поступаем. Возможно, мы являемся жертвами собственного опыта и знаний. Мы ведь специалисты, которые уже добились своих первых 90%, и единственное, что нам (лично) осталось, - это добиваться небольших улучшений. Мы просто не осознаём, что другие сотрудники не дотягивают до нашего уровня [
вероятно, в плане управления документами :)
– Н.Х.]. Или же, возможно, мы ошиблись с пониманием своей аудитории, забыв, что это множество сотрудников, которые спешат, у которых есть другая работа, - и что требуется изменение корпоративной культуры, а не чрезмерно сложный набор указаний.
Что я знаю наверняка, так это то, что чем дольше мы фокусируем внимание на небольших улучшениях, не создав предварительно надёжной основы, тем более незначительными сами становимся.
А что думаете Вы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/pursuing-marginal-gains-in-information
