(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/06/1_0818592532.html )
«Помимо идентифицирующей формы, все документы обладают необходимыми компонентами:
- факт или действие, т.е. вид деятельности, в которой участвует документ или которую документ поддерживает;
- пять видов лиц, необходимо участвующих в создании и поддержании документа, а именно: автор (author - лицо, выпускающее документ), составитель (writer - лицо, формулирующее содержание документа), отправитель (originator - лицо, в цифровом пространстве которого создается документ), адресат (addressee - лицо, для которого предназначен документ) и создатель (лицо, в архивных фондах которого хранится документ);
- архивная взаимосвязь (archival bond - явные связи с другими документами внутри или вне документной системы, в которой хранится документ);
- пять идентифицируемых контекстов: административно-юридический (juridical-administrative), происхождения (provenancial), процессуальный (procedural), документальный (documentary), технологический (technological);
- носитель информации;
- документальная форма;
- контент (содержание); и
- (в случае электронных документов) электронные компоненты (digital components - хранимые электронные объекты, которые либо содержат один или несколько документов, либо содержатся в документе, и требуют специфическим мер для обеспечения сохранности) (InterPARES 2, Онтология, см. сайт https://www.interpares.org/ ).
В электронной среде документы могут быть «хранимыми» (stored) и/или «визуализированными» (manifested). Хранимый документ состоит из одного или нескольких электронных компонентов, используемых для его воспроизведения всякий раз при его открытии, которые содержат данные, подлежащие обработке для материализации документа (данные контента и данные формы), и правила обработки данных, включая те, что допускают внесение изменений (данные композиции). Иногда для хранимого документа не имеется соответствующего визуализированного документа, как в случае с поддерживающими документами.
Визуализированный документ (manifested record) представляет собой визуализацию документа в форме, подходящей для представления человеку или системе. Иногда для такого документа не имеется соответствующего сохраненного документа, - документ воссоздаётся из фиксированных данных контента, когда действие пользователя связывает их с определенными данными формы и данными композиции (например, когда документ создаётся на основе реляционной базы данных).
В электронной среде объект, чтобы быть документом, должна иметь фиксированную форму, - а это означает, что его двоичный контент хранится таким образом, чтобы передаваемое им сообщение могло быть отображено в том же документальном представлении, которое оно имело на экране при первом сохранении. Считается, что объект также имеет фиксированную форму в случае, если один и тот же контент может быть представлен на экране несколькими различными способами, выбираемыми из ограниченного набора возможных представлений: в этом случае мы имеем различные документальные представления одного и того же сохранённого документа, имеющего стабильный контент и фиксированную форму (например, статистические данные, которые могут быть представлены в виде круговой диаграммы, гистограммы или таблицы).
В электронной среде документ должен иметь стабильный контент т.е. данные и передаваемое ими сообщение должны оставаться неизменными и не поддаваться изменению – что означает, что данные не могут быть перезаписаны, изменены, удалены или дополнены. Необходимо, однако, принимать во внимание случай «ограниченной изменчивости» (bounded variability), имеющий место тогда, когда изменения в документальном представлении определенного стабильного контента являются ограниченными и управляются фиксированными правилами, - так что либо один и тот же запрос, алгоритм или взаимодействие всегда генерируют один и тот же результат, либо мы имеем разные представления разных подмножеств контента ввиду намерений автора или из-за использования разных операционных систем и приложений.
Почему всё сказанное выше так важно для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности)? Это потому, что в электронной среде существуют два типа электронных объектов: статические и интерактивные.
В случае статических объектов не имеется возможностей для изменения их явного контента или формы, кроме открытия, закрытия и навигации: примерами являются электронная почта, отчеты, звукозаписи, видеозаписи и снимки веб-страниц. Они не создают проблем с обеспечением долговременной сохранности.
Интерактивные объекты могут иметь переменный контент и/или форму, а правила, регламентирующие контент и форму представления, могут быть как фиксированными, так и меняющимися. Такие объекты могут быть динамическими или нединамическими. В случае нединамических объектов правила, регламентирующие представление контента и формы, не меняются; и представляемый контент всякий раз выбирается из фиксированного хранилища данных (например, интерактивные веб-страницы, онлайн-каталоги или инвентарные описи, поддерживающие выполнение документы): все они являются документами. В случае динамических объектов правила, регламентирующие представление контента и формы, могут меняться: это либо не содержащие документов информационные системы, либо потенциальные документные системы: последние создают проблемы для обеспечения долговременной сохранности свидетельств фактов и действий.
Интерактивные потенциальные документные записей - это
- системы, где вариативность обусловлена часто меняющимися данными, поскольку их архитектура допускает обновление, замену или изменение (например, реестры студентов университета);
- системы, позволяющие собирать данные от пользователей или о взаимодействиях или действиях пользователей (например, портал самообслуживания для преподавателей факультета);
- системы, использующие вводимые пользователями данные для определения последующих представлений (например, земельный кадастр); или
- системы, где вариативность обусловлена данными, полученными из множества внешних источников в разное время и не хранящимися внутри системы (например, геоинформационные системы).
Ни одна из них не является документной системой, но их можно и нужно превращать в документные системы, если создаваемые и хранимые ими наборы данных потенциально выполняют одну из шести функций документа, упомянутых ранее.
Учитывая вышеизложенное, можно спросить:
- Если невозможно сохранять документы в изменчивой форме и с неопределенными границами (т.е. интерактивные динамические объекты), то не следует ли создать объекты с фиксированной формой и стабильным контентом, с целью создания документа, которая будет храниться в заслуживающей доверия документной системе и, возможно, будет сохраняться в течение длительного времени?
- Если да, то кто должен создать такие объекты? Это не может быть архивист, который в таком случае станет автором.
- На основе каких критериев? Возможно, на основе потребностей создателя.
- На каком этапе жизненного цикла объекта? В идеале, при его создании… и если бы оказалось невозможным стабилизировать контент и зафиксировать форму… было ли бы приемлемо «разменять» стабильность контента и неизменность формы на возможность отслеживания изменений, - например, посредством сохранения последней визуализации документа, а также метаданных и протокола изменений?
Иными словами, было ли бы приемлемо рассматривать документ как существующий в двух режимах: a) в процессе становления, когда к объекту обращаются для добавления информации; и b) в процессе существования, когда к объекту обращаются для его использования? Таким образом, у нас была бы документ для каждой визуализации документа, к которому обращаются с целью его использования (т. е. документ плюс метаданные).
На втором этапе проекта InterPARES эта идея была проработана, и были проведены исследования конкретных вариантов использования.»
Лючиана Дюранти (Luciana Duranti)
Источник: сайт Academia.edu
https://www.academia.edu/167046444/From_Traditional_Archival_Knowledge_to_Computer_Vision_and_Natural_Language_Processing
https://www.aksess-tidsskrift.no/aktuelt/arkivarforeningen/interpares/kunstig-intelligens/245720
