Новая статья о японской практике уничтожения / передачи документов

На веб-сайте издаваемого издательством Шпрингер (Springer) международного журнала «Архивная наука» (Archival Science) 25 сентября 2026 года в открытом доступе была выложена статья Тецудзи Кубоямы (久保山 哲二, Tetsuji Kuboyama) и Адриана Каннингем (Adrian Cunningham) «Уничтожение / передача документов в органах центрального правительства Японии: Нормативная база, практика и возможности применения искусственного интеллекта» (Records Disposition in Japan’s Central Government: Norm, Practice, and the Applicability of AI), см. https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w , прямая ссылка на PDF-файл: https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/s10502-026-09561-w.pdf .

Я всегда с большим интересом читаю статьи об опыте зарубежных стран – даже в маленьких странах попадаются интересные нюансы в их подходах к управлению документами и архивному делу, которые полезно взять на заметку. Опыт же Японии вообще в мире мало известен, а тема уничтожения / передачи неизменно привлекает к себе внимание специалистов-практиков.

Также следует отметить, что одним из соавторов статьи является авторитетный международный эксперт, бывший президент и нынешний член Австралийского общества архивистов (Australian Society of Archivists, ASA) Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), чьё имя не раз упоминалось в постах на моём блоге. 

Второй соавтор, д-р Тецудзи Кубояма (на фото), является профессором токийского университета Университет Гакушуин (Gakushuin University) и директором его Вычислительного центра. В число его интересов входят ИИ, различные аспекты информатики, и в том числе «вычислительная архивная наука». О последней он говорит так: «Я провожу структурный анализ описаний и извлекаю контекстные структуры, опираясь на международные стандарты описания архивных материалов, такие как EAD, EAC-CPF и RiC» (см. https://tk.cc.gakushuin.ac.jp/ ).

В аннотации на статью отмечается следующее:

«Система управления государственными документами в органах центрального правительства Японии опирается на нормативно-правовую базу, однако вопросы масштабной реализации этой системы на практике изучены недостаточно. 

Используя данные из «Реестров учёта дел в административном делопроизводстве», публикуемых каждым государственным органом на портале электронного правительства в соответствии со статьей 7 «Закона об управлении государственными документами и архивами», мы проанализировали примерно 111 записей, относящихся к 16 ведомствам, реестры которых нам удалось извлечь практически полностью.

По итогам исследования мы сделали четыре основных вывода:

• Показатели полноты передачи документов в Национальные архивы говорят о том, что не обеспечивается полная передача, предусмотренная Руководствами для документов соответствующих категорий: примерно один из трёх подлежащих передаче на архивное хранение документов отмечен как отобранный на уничтожение.
  
  
• Документы, созданные после принятия «Закона об управлении государственными документами и архивами» 2011 года, отбираются для передачи примерно на 27% реже, чем более ранние документы. Такое снижение обусловлено изменением состава отражаемых в реестре документов, а не изменением порядка обработки какого-либо конкретного типа документов.
  
  
• Категория, к которой отнесён документ, гораздо сильнее влияет на его дальнейшую судьбу, чем принадлежность к конкретному министерству или ведомству, в котором он хранится, - несмотря на то, что каждое ведомство самостоятельно устанавливает сроки и порядок хранения своих документов.
  
  
• Модель машинного обучения достаточно точно воспроизводит зафиксированные в реестре решения об окончательной судьбе документов (т.е. об уничтожении либо передаче на постоянное архивное хранение – Н.Х.), что позволяет сузить до идентифицируемой небольшой группы массив документом, заслуживающих проведения индивидуальной экспертизы.

В совокупности эти результаты свидетельствуют о наличии систематического разрыва между нормативно-правовыми требованиями и практикой их реализации в условиях делегирования полномочий, - а также указывают на то, что проведение экспертизы документов ценности с использованием искусственного интеллекта позволяет в массовом порядке выявлять случаи отступления от установленных норм.»

Отдельный интерес представляет приведенный в статье список литературы, включающий нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы управления документами и архивной работы. В их число, в том числе, входят:

• «Руководство по управлению административными документами» (行政文書の管理に関するガイドライン), первоначально утв. решением Премьер-министра Японии 1 апреля 2011 года в дополнение к базовому «Закону об управлении государственными документами и архивами» (Public Records and Archives Management Act, 2009) и регулярно обновляемое. Руководство было существенно пересмотрено в редакции от 7 февраля 2022 года. Сводный текст по состоянию на 14 февраля 2025 года доступен по адресу http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf 
  
  
• «Результаты рассмотрения ключевых направлений политики на 2023 финансовый год каждым государственным ведомством» (各行政機関における令和５年度重要政策の検討結果について), опубликованные Канцелярией Кабинета министров Японии в 2024 году, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/reiwa5_juyouseisaku.pdf .  Документ отражает результаты отбора «ключевых направлений политики» каждым ведомством в соответствии с «Руководством по управлению административными документами». Страница серии подобных документов, содержащая также информацию о требовании, изложенном в разделе 7 «Руководства», доступна по адресу: https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/juyouseisaku.html  
  
  
• «Отчёт о состоянии управления официальными документами и архивами в 2024 финансовом году» (令和６年度における公文書等の管理等の状況について), Канцелярия Кабинета министров Японии, 2025 год, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/houkoku/pdf2024_houkoku.pdf
  
  
• Уведомление № 137 от 28 мая 2020 года «Практические рекомендации по организации, хранению и порядку работы с делами, содержащими административные документы и т. п., касающимися мер реагирования на ситуацию с COVID-19» (新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応に関する行政文書ファイル等の 整理及び保存等の運用上の留意点について), разосланное директором Отдела управления официальной документацией, Кабинета министров, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/rekiren/tsuchi200528.pdf   
  
  
• Страница «Поиск в реестре учёта дел в административном делопроизводстве» (行政文書ファイル管理簿の検索) на портале электронного правительства Японии, см. https://administrative-doc.e-gov.go.jp/bsearch/list  
  
  
• «Управление государственными документами как ведение документальной истории, охватывающей длительный период времени - Решение этой задачи как общенациональной инициативы» (「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」-今、国家事業として取り組む), итоговый доклад экспертной группы по вопросам управления официальными документами от 4 ноября 2008 года, см. https://www.rilg.or.jp/htdocs/img/reiki/PDF/%EF%BC%91%EF%BC%99/hokoku.pdf 
  
  
• «О реализации мер, необходимых для надлежащего сохранения официальных документов и иных материалов, имеющих важное значение в качестве исторических источников» (歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について), решение Кабинета министров от 30 марта 2001 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi//moushiawase1.pdf 
  
  
• «Рекомендации в отношении мер по управлению административными документами» (行政文書の管理方策に関するガイドラインについて), согласованы Совещанием по координации деятельности административных работников министерств и ведомств 25 февраля 2000 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi/kako_guideline.pdf . Документ утратил силу в связи с принятием в 2011 году «Руководство по управлению административными документами».
  
  
• «Закон об управлении государственными документами и архивами» («公文書等の管理に関する法律»), закон Японии №66 от 2009 года, действует с апреля 2011 года, см. https://laws.e-gov.go.jp/law/421AC0000000066/ 
  
  
• «Выявление конкретных важных вопросов государственного управления и передача периодически создаваемых документов» (特定の国政上の重要事項等の指定及び 定期的に作成される文書の移管について), Управление главного специалиста по государственным документам (подразделение Национального архива Японии), публикация в журнале «Архивы» (アーカイブズ, Ākaibuzu, том 29, стр. 56–63), https://www.archives.go.jp/publication/archives/wp-content/uploads/2015/03/acv_29_p56.pdf  

Источник: веб-сайт Springer
https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w

ИСО: Началась работа над новым проектом технического отчёта ISO/AWI TR 25280-3 «Управление документами и искусственный интеллект - Часть 3: Варианты и сценарии применения»

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 17 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».

В настоящее время в техническом подкомитете ИСО TC46/SC11 «Управление документами» ведётся работа над новым проектом технического отчёта ISO/AWI TR 25280-3 «Информация и документация - Управление документами и ИИ - Часть 3: Варианты и сценарии применения» (Information and documentation - Records management and Artificial Intelligence - Part 3: Use cases and application scenarios), см. https://www.iso.org/standard/95099.html 

Мой комментарий: На моём блоге ранее был опубликован пост Энди Поттера об официальной регистрации данного проекта, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/09/tc46sc11-isoawi-tr-25280-3-3.html 

Проект был включен в программу работ подкомитета SC11 на начальной стадии 20.00, и рабочая группа подготовила его первичный проект.

В третьей части серии документов ISO 25280 «Информация и документация - Управление документами и ИИ» основное внимание уделяется практическому применению принципов управления документами в тех ситуациях, когда применяется искусственный интеллект.

Варианты использования и сценарии применения помогает более наглядно увидеть взаимосвязь между ИИ и управлением документами: речь идет о ситуациях, 

• когда документы создаются, используются или преобразуются системами, которые используют ИИ; 
  
  
• когда может потребоваться сохранение свидетельств / доказательств процессов, поддерживаемых ИИ; а также 
  
  
• когда в ходе оперативной деятельности встают вопросы происхождения, подотчетности, аутентичности и контроля.

В то время, когда организации переходят от экспериментирования с ИИ к его внедрению в повседневные процессы деловой деятельности, деятельность по управлению документами играет важную роль в обеспечении понятности, управляемости и подотчетности этих процессов с течением времени.

Работа над техническим отчётом ISO/TR 25280-3 внесёт вклад в эту дискуссию посредством изучения и анализа вопросов управления документами в контексте ИИ через призму сценариев практического применения.

Энди Поттер (Andy Potter)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:groupPost:4175551-7506019131339653120/ 

ИСО: Опубликован новый стандарт ISO 20271-1:2026 «Управление контентом - Эталонная модель обеспечения долговременной сохранности текстуального контента - Часть 1: Обзор»

Сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) 23 октября 2026 года сообщил о публикации нового стандарта ISO 20271-1:2026 «Управление контентом - Эталонная модель обеспечения долговременной сохранности текстуального контента - Часть 1: Обзор» (Document management — Reference model for long-term preservation of textual documents - Part 1: Overview) объёмом 5 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/91084.html .

Стандарт подготовлен техническим подкомитетом TC171/SC2 «Файловые форматы для электронного контента, системы управления контентом и аутентичность информации» (Document file formats, EDMS systems and authenticity of information). 

Во вводной части стандарта отмечается:

«Файлы электронного контента существенно различаются по типу и сложности. Они варьируются от файлов в виде простого потока битов до человеко-читаемых, преимущественно текстовых файлов; файлов, предназначенных для машинной обработки; а также файлов, которые хотя и являются человеко-читаемыми, однако требуют интерпретации и преобразования на основе сложных логических структур и взаимосвязей.

Файловые форматы для контекста в текстовой форме могут быть самыми разными: от простых двоичных или текстовых структур до более сложных «контейнерных» форматов, объединяющих в едином контейнере несколько компонентов - например, сам контент, метаданные и вспомогательные ресурсы. Многие современные документные форматы построены именно по такому «контейнерному» принципу.

Обеспечение долговременной сохранности и доступности такого электронного контента может оказаться проблематичным - в первую очередь из-за технического устаревания, несовместимости форматов, а также зависимостей от конкретного программного или аппаратного обеспечения...

... Серия стандартов ISO 20271 описывает технические методы отбора, верификации и оценки объектов технического анализа на предмет морального устаревания текстуального контента (textual documents). Она предлагает эталонную модель и концептуальную основу для понимания текстуальных документов и присущих им свойств. В эталонной модели рассматриваются технические вопросы; данная модель содержит критерии оценки, позволяющие определить, какие цифровые компоненты (слои) и/или метаданные являются желательными или необходимыми для обеспечения долговременной сохранности, а также оценить пригодность формата для этой цели. В интересах решения этих задач серия ISO 20271 структурирована следующим образом:

• Данный документ (ISO 20271-1) определяет общую концепцию, область применения и принципы технического анализа форматов текстуальных документов в контексте их морального устаревания. В нем также разъясняются структура и охват серии ISO 20271, что помогает пользователям лучше её понять;
  
  
• Стандарт ISO 20271-2 специфицирует эталонную модель форматов текстуальных документов, которую можно использовать для анализа таких файловых форматов. В нем также даны рекомендации по сохранению каждого слоя формата - включая контент, метаданные и представление, - что обеспечивает долговременную доступность и целостность контента;
  
  
• Стандарт ISO 20271-3 описывает свойства, которыми могут текстуальные документы, а также предлагает эталонную разметку для их представления этих свойств.

Серия стандартов ISO 20271 предназначена для использования организациями и специалистами, принимающими участие в создании, управлении и обеспечении долговременной сохранности текстуальных документов. В их число входят разработчики документных форматов, системные архитекторы, архивисты и иные заинтересованные стороны, ответственные за обеспечение долговременной доступности и жизнеспособности документов. 

Серия стандартов ISO 20271 поддерживает такие виды деятельности, как анализ форматов текстовых документов, выявление и классификация свойств документов, формулирование требований к обеспечению их долговременной сохранности, а также оценка рисков при обеспечении долговременной сохранности.

Предполагается, что на практике стандарты серии ISO 20271 будут применяться в рамках согласованного итеративного процесса. Стандарт ISO 20271-2 предлагает эталонную модель для анализа форматов текстуальных документов, основанную на выявлении слоёв и соответствующих свойств.

Стандарт ISO 20271-3 развивает эту модель, предлагая таксономию для классификации данных свойств, а также приводя примеры (не носящие обязательного характера) того, как такие свойства могут быть представлены.

В совокупности эти части стандарта поддерживают структурированный подход к анализу, описанию и оценке форматов текстуальных документов в контексте обеспечения их долговременной сохранности.

В рамках данной эталонной модели характеристики текстуальных документов представлены в виде свойств.

Эти свойства, которые могут быть ассоциированы с одним или несколькими слоями, служат основой для классификации, анализа и оценки на предмет обеспечения долговременной сохранности в рамках всей серии стандартов ISO 20271.

… Настоящий документ представляет собой обзор серии стандартов ISO 20271.

В настоящем документе рассматриваются:

• область применения и структура серии стандартов ISO 20271;
  
  
• описание файлов с текстуальным контентом в рамках области применения серии стандартов ISO 20271;
  
  
• краткое изложение содержания каждой части серии стандартов ISO 20271;
  
  
• рекомендации по расширению области применимости на другие типы документных форматов.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Краткое описание серии стандартов ISO 20271
5. Типы контента, к которым применимы стандарты серии ISO 20271
6. Изучение применимости и возможности расширения сферы охвата стандартов на дополнительные типы контента
7. Аудитория серии стандартов ISO 20271
Библиография

Мой комментарий: Ранее я уже рассказывала о работе над данным документом здесь: http://rusrim.blogspot.com/2026/02/isodis-20271-1-1.html .

В начале 2026 года был опубликован ещё один стандарт данной серии - ISO 20271-2:2026 «Управление контентом - Эталонная модель обеспечения долговременной сохранности текстуального контента - Часть 2: Основы» (Document management - Reference model for long-term preservation of textual documents - Part 2: Fundamentals), см. https://www.iso.org/standard/86228.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:86228:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2026/06/iso-20271-22026-2.html .

В более раннем своём посте о ходе работы над стандартом ISO 20271-2 (см. http://rusrim.blogspot.com/2025/06/isodis-20271-2-2.html ) я подробно объяснила, почему считаю серию стандартов ISO 20271 неудачной.

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/91084.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:91084:en 

Метод «больших корзин» отжил своё (3)

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/2_01344293078.html )

Последствия применения подхода «малых корзин» 

Вопросы кибербезопасности перестают быть областью бинарных решений «да / нет». Так, большинство представленных на рынке инструментов рассматривают персональные данные (PII) лишь как весьма широкую категорию. Благодаря искусственному интеллекту и детальной классификации 4,2 миллиона конфиденциальных файлов можно разделить, скажем, на 14800 документов по расчету заработной платы, содержащих финансовые идентификаторы и доступных более чем 500 сотрудникам.

Мой комментарий: А зачем это делать «задним числом», да ещё с применением ИИ? Разве сложно осуществить такую классификацию в момент создания документов – как это делали ещё «деды дедов наших»?

Это позволяет службам безопасности точнее оценивать риски, опираясь на конкретные теги и грифы конфиденциальности и на данные об активности, - и выявлять области наибольшего риска. Такой подход позволяет принимать конкретные меры. Метод «малых корзин» превращает простой перечень документов в инструмент определения приоритетов.

Подход «малых корзин» является революционным при управлении доступом. Традиционные системы управления доступом обычно оперируют крупными контейнерами: например, сотрудница Сара имеет доступ к финансовому сайту в SharePoint. Метод «малых корзин» позволяет детализировать это правило в нечто вроде: «Сара имеет доступ к инвойсам, но не к ведомостям на выплату зарплаты». В конечном счете, Вы переходите ближе к модели доступа к информации, основанной на политиках, а не на структуре папок.

Мой комментарий: Детализированное управление доступом на уровне отдельных ресурсов и сотрудников, может быть, и звучит красиво в академических презентациях, но превращается в головную боль (а то и оказывается вообще нереализуемым) на практике, когда необходимо управлять доступом многих действующих лиц (состав и полномочия которых постоянно меняются) к огромному числу динамически меняющихся информационных активов. Именно поэтому на практике столь популярна ролевая модель управления доступом.

Это особенно важно в контексте корпоративного ИИ, поскольку ИИ-агент способен извлекать информацию, недоступную обычным пользователям. Например, инструмент Copilot обладает правами администратора в отношении доступа ко всем Вашим файлам, что создает для организации колоссальные риски.

Наши представления об ИИ были ошибочными. Распространенное мнение о том, что «нужно загрузить в ИИ всю имеющуюся информацию», давно устарело. Настоящая цель - предоставить ИИ минимально возможный объ1м наиболее релевантных данных, необходимых для ответа на конкретный вопрос.

Этот факт за разом подтверждался. Яркими тому примерами могут служить исследования по теме LongLLMLingua (метод сжатия промптов от Microsoft Research, который ускоряет работу больших языковых моделей (LLM) и улучшает качество ответов при длинном контексте – Н.Х.) представленные на конференции ACL 2024 - в частности, статья Чжу (Zhu) и других авторов. Одна группа исключила малозначимую информацию и получила ответы ИИ, качество которых было на 22% выше при снижении затрат в четыре раза. Другой группе удалось сохранить качество ответов ИИ, сократив при этом общий объем документов, подаваемых на вход системе, на 97,5%.

Мой комментарий: О том, что при анализе лучше иметь меньше, но более качественной, релевантной информации; и что информационный «шум» вреден – знали ещё классики теории статистики … ещё века 2-3 тому назад …

Загрузка всей информации в ИИ обходится дорого, и эти выводы подтверждаются не только в лабораторных условиях. Недавнее рейтинговое исследование компании CData ( https://www.cdata.com/blog/token-efficient-enterprise-claude-workflows ) показало, что очистка данных - особенно в общих сетевых папках - позволяет снизить стоимость обработки одного запроса сотрудника к ИИ с 0,596 до 0,027 доллара, то есть на 97,6%.

Общие сетевые папки: вечная проблема

Проведение очистки общих сетевых папок (file shares) стало насущной необходимостью. Большинство инструментов генеративного ИИ (GenAI) развертываются непосредственно для работы с общими сетевыми папками (файловыми хранилищами), поскольку именно там сосредоточена наиболее ценная информация. Согласно недавним исследованиям, около 80–90% данных, которые сотрудники «скармливают» ИИ, - это файлы.

Мой комментарий: Человек, претендующий на то, чтобы быть специалистом в сфере управления документами, должен понимать – вопросы хранения и уничтожения не являются чисто техническими. Как бы ни было полезно уничтожение ненужных материалов с точки зрения применения технологий деловой аналитики, больших данных, ИИ и т.п., оно может привести к катастрофе, если при этом будут нарушены законодательно-нормативные требования. 

У ИИ имеется масса уязвимостей, а файловые хранилища - это место, где «живут» наши забытые корпоративные документы. Ситуация напоминает коробок спичек, ледащий на канистре с бензином: это лишь вопрос времени, когда кто-либо чиркнет спичкой.

Но не всё так мрачно: многие поставщики работают над использованием ИИ для проведения чисток. Я и сам проводил подобные эксперименты, правда, пока на «малых корзинах». У меня давние и серьезные счеты с сетевыми папками :)

Следите за новыми открытиями. Если Dfv не терпится поскорее узнать новости, свяжитесь со мной или с д-ром Мойей Хилл (Dr. Moya Hill, см. https://www.linkedin.com/in/dr-moya-hill-912837179/ - на моём блоге опубликованы переводы ряда её постов, см. подборку http://rusrim.blogspot.com/search?q=%22Moya+Hill%22&max-results=20&by-date=true – Н.Х.), которая консультирует по вопросам безопасного использования ИИ, - а я надеюсь вскоре начать собственную консалтинговую практику.

Завершающее предупреждение

Друзья, мы живем в удивительное время. Поэтому, когда в следующий раз Вы решите упростить систему классификации документов, подумайте дважды. Ведь вполне возможно, что эти категории придётся восстанавливать - причем даже с ещё большей детализацией.

Пришло время пересмотреть наше видение управления документами. Искусственный интеллект сотрясает основы каждой отрасли.

Мой совет Вам: читайте хотя бы одну исследовательскую статью об ИИ каждую неделю. А если это Вас не привлекает - просто следите за моими новыми публикациями. Я считаю своим долгом рассказывать о последних изменениях в отрасли и технологиях.

«Терминатор» уже здесь, управление документами приходит на помощь

В 2025 году компания Anthropic выяснила, что 70% систем ИИ готовы убить генеральных директоров своих компаний-разработчиков, если им будет грозить удаление. С тех пор автономные ИИ-агенты взломали более 10 компаний, включая таких гигантов, как OpenAI, Meta и Anthropic.

«Скайнет» (Skynet – нет, не интернет-провайдер в Санкт-Петербурге, а искусственный интеллект, главный антагонист медиафраншизы о Терминаторах – Н.Х.) уже здесь и пытается вырваться наружу. Кто-то должен его остановить. И этот кто-то – это Вы, специалист по управлению документами.

Каан Волькан (Kaan Volkan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/big-bucket-approach-dead-kaan-volkan-nzk7f/