Вопрос, который никто не задает: «Переживет ли эта система очередные институциональные изменения?»

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 23 апреля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

В течение года в промежутках между проектами я накапливал заметки и материалы. Я не знал тогда, превратятся ли они в статью, концепцию или просто в бесцельные размышления, но был уверен в одном: повторялась одна и та же закономерность, которую невозможно было игнорировать.

В учреждении за учреждением, в организации за организацией повторялся один и тот же сценарий: хотя система управления документами и контентом была внедрена с благими намерениями, обеспечена ресурсами и поддерживалась преданными командами, она всё же оставалась хрупкой. Причиной этой хрупкости являлся не недостаток усилий, а проектные решения, из-за которых эта система поглотила бизнес-логику, которая ей не принадлежала, сделало дело (expediente) зависимым от потока процессов оперативной деятельности, превратила классификацию документов в ещё один технический параметр. И когда происходят перемены - административная реформа, реорганизация учреждения или организации, замена системы - всё, что казалось прочным, начинает рушиться.

Самым тревожным является не само заболевание - проблема заключается в том, что никто не дал ему точного названия. Все сталкивались с ним, но не было общего языка для его описания, равно как и поддающихся проверке критериев для его предотвращения. В ходе процессов закупок продолжали оцениваться функциональные возможности. Архитектурные решения продолжали приниматься без учёта архивно-документационной точки зрения.

Ну а специалисты по управлению документами продолжали разруливать последствия решений, которые они не принимали.

Мой комментарий: В апреле 2026 года была опубликована новая книга Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez) «Зависимые и независимые архитектуры систем управления документами: Как проектировать системы, способные пережить институциональные изменения» (Arquitecturas Acopladas y Desacopladas en Gestión Documental: Cómo diseñar sistemas que sobrevivan al cambio institucional), на испанском языке, см. http://amazon.com/dp/B0GY4MP848

В данной книге я попытался не техническое решение, а аналитическую основу - способ понять, почему одни системы переживают институциональные изменения, а другие нет, и какие критерии проектирования определяют это различие.

Книга «Зависимые и независимые архитектуры систем управления документами: Как проектировать системы, способные пережить институциональные изменения» не сравнивает поставщиков решений и не описывает функциональные возможности. Это не руководство по внедрению и не обзор способных отработать в течение 10-15 лет в учреждениях, которые неизбежно будут изменяться.

Книга написана:

• для руководителей, принимающих решения о закупках, ещё не до конца осознав их последствия; 
  
  
• для системных архитекторов, которые чувствуют противоречие между логикой оперативной деловой деятельности и логикой документов, но не имеют подходящего языка для его описания; 
  
  
• для архивистов и специалистов по управлению документами, которые годами наблюдали эту хрупкость, и никто не спрашивал их, что именно они видят; и
  
  
• для консультантов по закупкам, которым необходимы проверяемые технические критерии для использования в процессах оценки решений, где сегодня имеются только функциональные требования и спецификации.

В этой книге читатели найдут следующее:

• Структурные различия между зависимой и независимой архитектурами, с их реальными последствиями в течение 10-15 лет;
  
  
• Операционную модель «Событие × Система × Ответственность» (El Modelo Operativo Evento × Sistema × Responsabilidad): матрица проверяемых условий, предотвращающая дублирование функций между ключевыми деловыми информационными системами, электронной системы управления документами (SGDEA) и управлением архивами.
  
  
• Семь критериев технической жизнеспособности вместе с конкретными структурными доказательствами, а не просто заявлениями о передовой практике;
  
  
• Объяснение того, каким образом архитектура определяет жизнеспособность в длительной перспективе решений для обеспечения долговременной сохранности и доступности электронных документов и контента;
  
  
• Модель постепенного перехода для организаций, унаследовавших системы с зависимой архитектурой;
  
  
• Диагностический инструмент, включающий 24 вопроса для оценки уровня степени зависимости любой эксплуатируемой системы.

Эта книга – итог года консультационной практики, подготовки «полевых заметок» и неудобных разговоров с учреждениями и организациями, которые хотели получить ответы и в итоге сумели поставить более важные вопросы.

Книга доступна на сайте Amazon, в электронном и печатном изданиях, см. http://amazon.com/dp/B0GY4MP848 (объём 112 страниц, цена - 15 долларов США; есть возможность ознакомиться со вводной частью – Н.Х.).

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-pregunta-que-nadie-hace-este-sistema-sobrevivir%C3%A1-al-gonzalez-f--6nbbe/ 

Новости о ходе проекта ISO 22957 «Среды управления информацией и документами»

Данная новость была опубликована 30 апреля 2026 года лидером проекта разработки ISO/TS 22957 Робертом Блаттом (Robert Blatt – на фото) в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: Речь идёт о проекте, начатом как пересмотр технического отчёта ISO/TR 22957:2018 «Управление контентом - Анализ, выбор и внедрение систем управления корпоративным контентом (ECM)» (Document management - Analysis, selection and implementation of enterprise content management (ECM) systems, см. https://www.iso.org/standard/71605.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:71605:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/02/isotr-229572018-ecm.html ). Сейчас документ (который, возможно, впоследствии будет преобразован в технические спецификации) называется несколько иначе: ISO/CD TR 22957 «Управление контентом – Среды управления информацией и документами» (Document management – Information / records management environments) и состоит из двух частей:

• Часть 1: «Технологии и функциональные возможности» (Part 1: Technology and functionality), см. https://www.iso.org/standard/92864.html 
  
  
• Часть 2: «Рекомендуемые этапы проекта и виды деятельности» (Part 2: Project phases and activities), см. https://www.iso.org/standard/92865.html 

Очередное заседание рабочей группы WG11 «Рекомендации по системам управления контентом» (EDMS Guidelines) технического подкомитета TC 171/SC2 «Документные файловые форматы, системы управления электронным контентом и аутентичность информации» (Document file formats, EDMS systems and authenticity of information) запланировано на 13 мая 2026 года. 

В ходе этого заседания рабочая группа WG11 рассмотрит финальные поправки в текст проекта ISO 22957, который претерпел значительные изменения. Основное внимание в этих обновлениях уделяется современным технологиям и методологиям, способствующим формированию заслуживающей доверия среды управления документами.

Ключевым изменением в этом документе [по сравнению с техническим отчётом ISO/TR 22957:2018 – Н.Х.] стало его разделение на две части:

• Часть 1 посвящена различным технологиям;
  
  
• Часть 2 описывает рекомендуемые этапы проекта.

Кроме того, были удалены упоминания устаревших технологий, а содержащиеся в документе рекомендации направлены на улучшение понимания организациями того, что представляет собой заслуживающая доверия среда, и её ценности.

После этого заседания проект будет переведен на заключительный этап разработки, на котором рабочая группа сфокусирует усилия на обновлении стандарта оценки среды управления документами, с тем, чтобы охватить вопросы защиты персональных данных, стратегического управления информацией, а также иные модели зрелости, используемые в настоящее время в отрасли.

Я с нетерпением жду дальнейшего сотрудничества со всеми коллегами в ходе работы над этими важными обновлениями. Я сообщу дополнительную информацию, когда мы будем готовы обсудить темы и области, требующие внимания.

Для получения дополнительной информации по любому из курируемых мною проектов, пожалуйста, свяжитесь со мной непосредственно по адресу blatt@eidinc.org .

Роберт Блатт (Robert Blatt)
Координатор проектов ISO 18829, ISO 22957, ISO 18759

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/robertblatt_the-upcoming-tc171-sc2-working-group-11-share-7455090241947992064-coE4 

Когда правила обработки встраиваются в систему управления документами

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 7 апреля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: Я в целом не согласна с позицией автора, отражённой в данном посте, но считаю, что подобные аргументы полезно выслушать. По сути дела, автор выступает за то, чтобы не использовать системы управления документами для ведения основной деловой деятельности организации; по его мнению, их роль – служить лишь инструментами сбора и хранения документов, порождённых деловыми информационными системами.

Есть технологические решения, которые не кажутся критически важными… пока вдруг не окажутся таковыми.

Во многих организациях, особенно в государственном секторе, системы управления документами всё чаще используется не только как хранилища или системы регистрации, но и как пространство, в котором настраиваются рабочие процессы, проверки и, в некоторых случаях, полностью реализуются правила выполнения операций. На первый взгляд, это может показаться эффективным: всё «организовано», документы циркулируют, и процессы, судя по всему, находятся под контролем.

Однако за этой кажущейся эффективностью скрывается структурный риск, который редко распознается своевременно.

Когда правила обработки реализуются в системе управления документами, а не в информационных системах для ведения основной деловой деятельности, происходит нечто незаметное и крайне опасное: знания организации о её оперативной деятельности больше не находятся там, где им следует быть. Выполнение процессов смещается из систем для ведения деловой деятельности, в слой, который по своей природе не предназначен для управления этими процессами.

И вот тогда возникают критически важные последствия. Если Вы меняете руководящую процессом систему, то теряете сам процесс - не потому, что процесс перестал существовать, а потому, что его логика оказалась заключена в конфигурациях, параметрах и потоках, которые проектировались не как независимые активы, а как часть конкретного инструмента. То, что должно быть архитектурой, становится зависимостью.

И здесь важно уточнить: это не просто еще один случай технологической зависимости. Это нечто более серьезное - «красная тревога» для учреждения, потому что на кону стоит не только непрерывность функционирования системы, но и способность организации понимать свои собственные процессы, воспроизводить их и проводить их аудит. Когда правила в ключевых деловых системах четко не определены - ни задокументированы как сервисы, ни представлены как события, ни управляются как часть модели оперативной деятельности - организация теряет контроль над собственной оперативной деятельностью. 

В этом сценарии система управления документами перестаёт быть системой регистрации и фактически становится системой ведения оперативной деятельности. Она начинает определять, когда создаётся документ, как разворачивается процесс и какие условия оправдывают совершение действий. Система управления документами берёт на себя роль, которая ей не принадлежит, и, более того - роль, выполнение которой она не может адекватно поддерживать в течение длительного времени.

Проблема не в системе управления документами. Управление документами, с точки зрения архивного дела, имеет чёткую и стратегическую роль: документировать, структурировать, проверять и сохранять свидетельства о происходящем. Его сила заключается в обеспечении целостности, контекста и отслеживаемости, а не в выполнении бизнес-логики.

Когда эта роль подменяется, архитектура теряет согласованность; а когда архитектура теряет согласованность, обеспечение жизнеспособности превращается в азартную игру с неопределённым исходом.

Истинная цифровая трансформация заключается не в централизации всего на свете в рамках одного инструмента, а в правильном распределении обязанностей и ответственности: ключевые деловые системы должны выполнять процессы и осуществлять стратегическое управление ими; слои интероперабельности должны оркестрировать события; а системы управления документами должны консолидировать свидетельства и доказательства в соответствии с правилами архивного дела. 

Только когда будет такое чёткое разделение, организация сможет эволюционировать без сбоев. В противном случае, каждое технологическое изменение становится угрозой, каждая миграция - риском, а каждое решение - потенциальной утратой памяти об оперативной деятельности.

В условиях, когда отслеживаемость, прозрачность и обеспечение долговременной сохранности документов и информации приобретают всё большее значение, это не просто мелочь - это структурный принцип.

Потому что в конечном итоге вопрос заключается не в том, работает ли система сегодня. Вопрос в том, будет ли организация продолжать функционировать, когда этой системы больше не будет.

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Мой комментарий: Автор смотрит на вопрос с точки зрения архивиста (я бы даже сказала, государственного архивиста). Архивисту, конечно, удобно, когда документы, вне зависимости от структурных, технологических и кадровых перемен в учреждении, спокойно лежат в специализированном хранилище. Но хорошо ли это для организации и для её службы управления документами, и даже для доказательной силы документов? Думаю, что в современных условиях это в большинстве случаев не так. 

Я также не считаю убедительным аргумент о большей жизнеспособности систем управления документами, если те не включаются деловую деятельность. Срок службы информационных систем в любом случае обычно не превышает 10 лет…

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/cuando-las-reglas-del-proceso-viven-en-el-gestor-jhon-a-gonzalez-f--k06he/

За нарушение правил эксплуатации объектов критической информационной инфраструктуры будут привлекать к административной ответственности

Федеральный закон от 9 апреля 2026 года №77-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» дополнил КоАП статьей 13.12.2 следующего содержания:

Статья 13.12.2. Нарушение правил эксплуатации объектов критической информационной инфраструктуры (далее КИИ) Российской Федерации
 
Нарушение правил эксплуатации средств хранения, обработки или передачи охраняемой компьютерной информации, содержащейся в критической информационной инфраструктуре Российской Федерации, или информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей, автоматизированных систем управления, сетей электросвязи, относящихся к критической информационной инфраструктуре Российской Федерации, либо правил доступа к указанным информации, информационным системам, информационно-телекоммуникационным сетям, автоматизированным системам управления, сетям электросвязи, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.12.1 настоящего Кодекса, если такие действия (бездействие) не содержат признаков уголовно наказуемого деяния,

Размер административного штрафа по данной статье:

• Граждане - от 5 до 10 тыс. рублей;
  
  
• Должностные лица    от 10 до 50 тыс.  рублей;
  
  
• Юридические лица    от 100 до 500 тыс.  рублей.

Закон вступает в силу 20 апреля 2026 года.

Мой комментарий: Как следует из пояснительной записки к законопроекту, до принятия данного закона единственной мерой ответственности за нарушения правил эксплуатации критической информационной инфраструктуры (КИИ) была статья 274.1 Уголовного кодекса РФ (часть 3). Она предусматривала уголовное наказание, если нарушение правил эксплуатации повлекло причинение вреда критической информационной инфраструктуре.
Однако на практике под «вредом» суды часто понимали даже копирование или модификацию информации, что создавало риск привлечения к уголовной ответственности для широкого круга специалистов: системных администраторов, операторов, инженеров, врачей (пользующихся медицинскими информационными системами) и иных работников, чья повседневная деятельность связана с объектами КИИ.
В пояснительной записке прямо указано, что одной из целей законопроекта является устранение риска вымывания кадрового состава специалистов органов власти и подведомственных организаций из-за угрозы уголовного преследования за неумышленные нарушения правил эксплуатации в сфере информационной безопасности.

Ввиду этого ряд противоправных деяний был переведен на уровень административной ответственности, оставив уголовную ответственность только для наиболее опасных случаев (причинение реального крупного вреда, умышленные действия с использованием вредоносного ПО и т.д.).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=531163
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PRJ;n=267096