пятница, 25 июля 2025 г.

Ценность методов и практик управления документами и информацией

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 июня 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Методы и практики ценны только в том случае, если они производят нечто такое, что ценят наши организации.

Когда мы начинаем делать свои предположения о том, что имеет ценность для наших организаций, мы неизбежно начинаем продвигать практики, которые понижают ценность нашей [специалистов по управлению документами – Н.Х.] работы по сравнению с тем, как её могли бы ценить, если бы мы стремились к достижению правильных целей.

Решение этого вопроса несложное - оно заключается в завоевании доверия, с тем, чтобы мы могли откровенно и без опаски вести разговор о том, что ценно для организации и как выглядит иерархия ценностей.

Как только мы поймём иерархию ценностей, то станет ясно, как нам следует ранжировать те проблемы, которые мы видим. Когда мы делаем всё это правильно, то находимся с организацией «на одной волне» и получаем необходимое нам финансирование. Когда мы делаем это неправильно, то вступаем в противоречие с организацией и не получаем финансирования — или, что ещё хуже, получаем финансирование в самом конце финансового года и тратим деньги на вещи, которые организация на самом деле не ценит.

Если Вы находитесь в ситуации, когда не можете получить необходимое Вам финансирование, то Вам стоит подумать о следующем:

  • Знаете ли Вы, что представляет ценность для Вашей организации - каковы её приоритеты?

  • Соответствуют ли Ваши запросы на финансирование интересам организации?

Если Вы не получаете финансирование, то, вероятнее всего, Вы просите деньги на нечто такое, что Ваша организация не ценит. Мы все хотим делать полезную, ценимую работу -  и первый шаг на пути к этому заключается в том, чтобы понять какая работа считается ценной и полезной для организации.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/valuing-information-and-records-management 

Обязанности экспедитора дополнены требованиями по документированию его деятельности

Федеральный закон от 7 июня 2025 №140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» дополнили федеральный закон от 30 июня 2003 года №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» новыми нормами, которые ужесточили требования к документированию деятельностью экспедитора. 

Теперь, согласно статьи 4 «Обязанности экспедитора», экспедитор обязан получить информацию о свойствах груза, об условиях его перевозки и иную информацию, необходимую для исполнения им обязанностей, предусмотренных договором транспортной экспедиции. В случае представления неполной информации экспедитор обязан запросить у клиента необходимую дополнительную информацию в порядке, предусмотренном договором транспортной экспедиции (п.4).

После получения экспедитором информации, необходимой для исполнения обязанностей в соответствии с поручением клиента и договором транспортной экспедиции, экспедитор обязан (п.4.1):

1) в случае, если в соответствии с договором транспортной экспедиции груз экспедитором принимается:

  • выдать клиенту экспедиторскую расписку;

  • принять организационные меры по выявлению предметов и веществ, указанных в статье 2.1 настоящего Федерального закона. Перечень организационных мер, порядок и сроки начала их реализации определяются Правительством Российской Федерации по представлению Минтранса, по согласованию с ФСБ и МВД;

    Для справки:
    Статья 2.1 «Ограничения на организацию перевозки грузов»

    При оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозкой предметов и веществ, изъятых из гражданского оборота или ограниченно оборотоспособных, экспедитор обязан обеспечить соблюдение требований к их перевозке, установленных законодательством Российской Федерации. В случае невозможности обеспечить соблюдение таких требований оказание экспедиционных услуг не допускается.

  • после подтверждения по результатам реализации организационных мер отсутствия в составе груза предметов и веществ, в отношении которых у экспедитора отсутствует возможность обеспечить соблюдение требований, указанных в статье 2.1 настоящего Федерального закона, заключить договоры, необходимые для организации перевозки груза, от имени клиента по доверенности (за исключением договоров перевозки и хранения) или от своего имени, выдать складскую расписку в случае приема груза на складское хранение;

  • предоставить клиенту оригиналы (в случае заключения от имени клиента) либо копии (в случае заключения от имени экспедитора) указанных договоров;

2) в случае, если в соответствии с договором транспортной экспедиции груз экспедитором не принимается:

  • заключить договоры, необходимые для организации перевозки груза, от имени клиента по доверенности или от своего имени (за исключением договоров перевозки и хранения);

  • предоставить клиенту оригиналы (в случае заключения от имени клиента) либо копии (в случае заключения от имени экспедитора) указанных договоров.

Экспедитор не вправе приступать к исполнению обязанностей, предусмотренных договором транспортной экспедиции, до представления клиентом необходимых документов, информации о свойствах груза, об условиях его перевозки и иной информации, необходимой для исполнения экспедитором обязанностей по договору транспортной экспедиции, либо в случае выявления в ходе реализации организационных мер в составе груза предметов и веществ, в отношении которых у экспедитора отсутствует возможность обеспечить соблюдение требований, указанных в статье 2.1 настоящего Федерального закона (п.4.2).

В случае выявления в составе груза предметов и веществ, которые указаны в статье 2.1 настоящего Федерального закона и в отношении которых у клиента отсутствует специальное разрешение, экспедитор обязан незамедлительно проинформировать об этом уполномоченный государственный орган, осуществляющий оперативно-разыскную деятельность, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации (п.4.3).

Экспедитор обязан хранить на территории Российской Федерации информацию, размещаемую в информационных системах, используемых при оказании экспедиционных услуг, в течение трех лет со дня окончания исполнения этих договоров, о (п.6):

  • заключенных договорах транспортной экспедиции; 

  • сторонах этих договоров; 

  • лицах, привлекаемых к выполнению этих договоров; 

  • свойствах грузов; 

  • фактах приема, обработки, погрузки, хранения, разгрузки, передачи, выдачи грузов; 

  • маршрутах следования; 

  • видах транспорта, осуществляющего их перевозку; 

  • иную информацию.

Мой комментарий: Обратите внимание на то, что в данном случае установлены сроки хранения не «документов», а «информации», которая размещается в информационных системах экспедитора.

Экспедитор обязан предоставлять уполномоченным государственным органам, осуществляющим оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации, информацию, указанную в пункте 6, в случаях, установленных федеральными законами (п.7). 

Правительством Российской Федерации определяются:

  • Состав информации, подлежащей хранению в соответствии с пунктом 6 в целях ее предоставления уполномоченным государственным органам, осуществляющим оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации;

  • Место, правила, объем хранения такой информации;

  • Порядок ее предоставления указанным органам, 

  • Порядок проведения мероприятий по оценке соблюдения экспедитором правил хранения и порядка предоставления такой информации, 

  • Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на проведение указанных мероприятий.

В случае выявления по результатам проведения указанных мероприятий нарушений правил хранения и порядка предоставления такой информации федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на проведение указанных мероприятий, направляет экспедитору обязательное для исполнения требование об устранении выявленных нарушений с указанием срока его исполнения.

Экспедитор обязан обеспечивать реализацию требований к оборудованию и программно-техническим средствам, используемым в эксплуатируемых им информационных системах, для проведения уполномоченными государственными органами, осуществляющими оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации, в случаях, установленных федеральными законами, мероприятий в целях реализации возложенных на них задач, а также принимать меры по недопущению раскрытия организационных и тактических приемов проведения данных мероприятий (п.8). 

Порядок взаимодействия экспедитора с уполномоченными государственными органами, осуществляющими оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации, федеральный орган исполнительной власти, устанавливающий по согласованию с уполномоченными государственными органами, осуществляющими оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации, указанные требования к оборудованию и программно-техническим средствам, определяются Правительством Российской Федерации.

Экспедитор обязан обеспечивать прием, передачу и сохранность информации об экспедиционных услугах с использованием баз данных и технических средств, находящихся на территории Российской Федерации (п.10).

Не допускается передача за пределы территории Российской Федерации информации, содержащей персональные данные клиентов, за исключением случая передачи персональных данных клиентов, являющихся стороной договора транспортной экспедиции при оказании услуг по организации международных перевозок грузов, если передача такой информации допускается международными договорами Российской Федерации и Федеральным законом от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» (п.11).

Мой комментарий: Я впервые встречаю в законодательстве указания о том, что организации должны хранить информацию не для себя, а для государственных органов, ведущих «оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации». Интересно также, кого правительство назначит ответственным за проведение мероприятий по оценке соблюдения экспедитором правил хранения и порядка предоставления информации. 

Законом предусмотрено значительное число подзаконных нормативно-правовых актов, которые должны быть приняты Правительством.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=507282 

четверг, 24 июля 2025 г.

Руководитель Госархива КНР о лидерстве и обеспечении качественного развития архивно-документационной отрасли, часть 2

(Окончание. начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/07/1_028959681.html )

Центральный архив (中央档案馆), Первый исторический архив Китая (中国第一历史档案馆) и Второй исторический архив Китая (中国第二历史档案馆) создали механизм регулярного раскрытия архивных документов для общественности. 

Опираясь на достижения в создании высокоуровневых электронных архивов и архивно-документационных служб, в различных органах и организациях были реализованы такие подходы, как проведение экспертизы на месте группой комплектования, совместная онлайн-экспертиза государственных  документов и использование в ходе экспертизы искусственного интеллекта с целью повышения эффективности экспертизы на предмет раскрытия архивных документов, - обеспечивая, чтобы архивные дела, сформированные  25 лет тому назад и более, организованным образом делались доступными для общественности в соответствии с законом, и содействия приоритетному раскрытию экономических, образовательных, научных и культурных архивных документов. 

Архивы общего назначения всех уровней совместно открыли доступ к более чем 230 миллионов единиц хранения, что на 70% больше по сравнению с периодом до пересмотра Закона об архивах. 

Были созданы национальная сервисная платформа для запроса и использования архивных документов, а также мобильное приложение, - которые были подключены к более чем 2300 провинциальным, муниципальным и окружным архивам по всей стране, а также тесно связаны с национальными и местными интегрированными платформами государственных услуг. С их помощью предоставляются многоканальные услуги по запросу и поиску архивных документов, такие как межбиблиотечный запрос, онлайн-запрос и мобильный запрос. 

Решается задача коллективными усилиями, вместе с многочисленными министерствами и комиссиями, содействовать совместному созданию и коллективному использованию архивных фондов о жизни людей, сосредотачивая внимание на укреплении архивной работы в таких областях, как социальное обеспечение, медицинское страхование, нотариальная деятельность, защита прав детей, подтверждение прав на землю, социальный кредит и регистрация субъектов предпринимательской деятельности, которые тесно связаны с работой и личной жизнью людей. Людям должны выдаваться архивные справки и выписки для защиты их законных прав и интересов и удовлетворения их насущных потребностей. Следует сделать использование архивных документов мощным инструментом, согревающим сердца людей и приносящим людям пользу в их повседневной жизни.

Мы намерены усиленно внедрять реформы и инновации в архивной работе и стимулировать её нужность и жизнеспособность. Реализация недавно пересмотренного Закона об архивах создала новые институциональные механизмы для развития архивного дела.

Мы придерживаемся и будем укреплять партийное руководство деятельностью отрасли. Повсеместно созданы система и механизм архивной работы под единым руководством партийных комитетов. Управления делами партийных комитетов фактически выполняют обязанности архивных служб в партии, а архивы и архивно-документационные службы несут ответственность за свои соответствующие обязанности – все они координируют усилия друг с другом.

Мы намерены улучшить процесс разработки поддерживающих законов и нормативных актов, и издать такие нормативные правовые акты, как «Положение о реализации Закона об архивах Китайской Народной Республики» (《中华人民共和国档案法实施条例》) и «Меры по управлению электронными архивными документами» (《电子档案管理办法》), а также ряд стандартов и спецификаций. Более 10 провинций разработали региональные нормативно-правовые акты об архивах и архивных документах.

Архивные управления всех уровней расширили арсенал мер и средств надзора и обеспечения исполнения закона в соответствии с требованиями новой главы Закона об архивах «Надзор и инспекция», обращая особое внимание на укреплении надзора «в ходе процесса» и «после процесса» при формировании системы ответственности за архивную работу и при приёме-передаче архивных документов в соответствии с законом, - а также на поддержании целостности и обеспечении безопасности архивных документов и архивов, надлежащем реагировании и обработке жалоб и сообщений от общественности; и на содействии реализации различных положений Закона об архивах.

В планах - координация комплексное развитие архивного образования, науки и технологий, поиск и развитие талантов, улучшение преподавания архивной дисциплины и формирование полноценной дисциплины и профессиональной системы, охватывающей профессиональное образование, бакалавриат, магистратуру, докторантуру и профессиональное послевузовское образование. Мы намерены опираться на национальные научно-исследовательские институты, исследовательские университеты, архивы с хорошей научно-исследовательской базой и т д. при создании 8 ключевых лабораторий Госархива, усилия которых будут сфокусированы на технологиях защиты архивных документов, на управлении архивными данными, на развитии информационных ресурсов, на предотвращении в архивах чрезвычайных ситуаций и проведении спасательно-восстановительных работ в случае их возникновения и т.д.

Будут сформулирован «План формирования кадрового потенциала Национальной архивной системы (на период 2025–2029 гг.)» (《全国档案系统人才队伍建设规划(2025—2029年)》, отобраны и использованы «три кадровых состава» из числа экспертов в области архивного дела, специалистов-практиков и молодых руководителей в национальной архивной системе, - опираясь при этом на университеты, региональные национальные центры защиты ключевых архивных фондов и на Сычуаньскую архивную школу в деле создания национальной базы подготовки специалистов архивной отрасли, с тем чтобы заложить прочную основу и накопить импульс для инновационного развития архивного дела.

Путь предстоит долгий и нелёгкий, и на нас ложится большая ответственность. Национальная архивная система должна теснее объединиться вокруг Центрального комитета партии во главе с товарищем Си Цзиньпином, глубоко понять ключевую важность «двух учреждений» (“两个确立” - концепция «коллективного консенсуса и общей воли», отражающая коллективную мудрость народа и руководящую роль партии – Н.Х.), еще больше укрепить «четыре сознания» (“四个意识”- концепция, отражающая требования партии к политической осознанности, глобальному видению, централизованному руководству и дисциплинированности всех членов партии. Речь идёт о «политическом сознании», «осознании общей картины», «осознание руководящей роли партийного ядра» и «осознание согласованности своих идей и действий с ЦК КПК» - Н.Х.), укрепить «четыре уверенности» (“四个自信”-  речь идёт об уверенности в пути развития, теоретической системе, политических институтах и культуре социализма с китайской спецификой – Н.Х.) и достичь «два вида поддержки» (“两个维护”- поддержка авторитета ЦК КПК и его руководства, а также поддержка единства в мыслях, политике и действиях с ЦК КПК – Н.Х.). 

Начиная, в качестве отправной точки, с углубленной реализации Закона об архивах, мы будем всесторонне продвигать строительство системы стратегического управления архивами и формирование архивных ресурсов, их использование, формирование системы безопасности. Мы намерены лучше поддерживать общие усилия партии и страны, служить народу и стремиться написать новую главу высококачественного развития архивного дела на этом новом пути!

Ван Шаочжун (王绍忠)

Источник: сайт Госархива КНР
https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202506/d1984d96d99843ef93d419a52e646914.shtml 

Росстандарт: Опубликован стандарт ГОСТ Р ИСО 13008-2025 «Процессы конверсии и миграции электронных документов»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в июльском 2025 года разделе ( https://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=7&year=2025 ) выложен новый стандарт ГОСТ Р ИСО 13008-2025 (ISO 13008:2022)  «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» объёмом 32 страницы, вступающий в силу 01.06.2026 года, см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=267013 . Он заменит предыдущую редакцию ГОСТ Р ИСО 13008-2015 (о ней см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2015/12/blog-post_36.html ).

Стандарт разработан ООО «ЭОС Тех» и Российским институтом стандартизации на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного стандарта ISO 13008:2022 «Информация и документация - Процессы конверсии и миграции электронных документов» (Information and documentation - Digital records conversion and migration process, см. https://www.iso.org/standard/75569.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:75569:en – а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2022/10/iso-130082022.html ). Стандарт внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий».

Во вводной части стандарта отмечается:

«В настоящем стандарте рассмотрены вопросы планирования, требования и процедуры для проведения конверсии и/или миграции электронных документов с целью сохранения аутентичности, надежности, целостности и возможности использования этих документов в качестве свидетельств профессиональных функций, процессов, действий и транзакций.

Описанные в настоящем стандарте процедуры не охватывают в полной мере такие темы, как:

  • системы резервного копирования;

  • обеспечение долговременной сохранности электронных документов;

  • функциональные возможности доверенных электронных хранилищ;

  • процесс конверсии из аналоговых в электронные и из электронных в аналоговые форматы.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения.
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Организационные и деловые рамки
5. Требования к конверсии и миграции
6. Технологическое планирование процессов конверсии и миграции
7. Процедуры конверсии и миграции
8. Мониторинг
Приложение ДА (справочное) Сведения о соответствии ссылочного международного стандарта национальному стандарту.
Библиография

Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=267013