среда, 10 декабря 2025 г.

Швеция: Новая публикация «Понятие документа: Понятийные неопределённости в научном дискурсе как угроза архивной практике»

В августе 2025 года шведский Университет Уппсалы (Uppsala Universitet) опубликовал сборник статей «Код и культура: 30 лет факультета архивно-библиотечных наук, информатики, музейного дела и культурного наследия Университета Уппсала – исследовательская антология» (Kod & Kultur: Institutionen för ABM i Uppsala 30 år – en forskarantologi) объёмом 294 страницы и состоящий из 14 глав, написанных профессорско-преподавательским составом кафедры и аспирантами. Сборник был подготовлен под редакцией Керстин Рюдбек (Kerstin Rydbeck), Исто Хувила (Isto Huvila) и Анны Фока (Anna Foka). Полный текст сборника (со статьями на английском и шведском языках) доступен по адресу https://www.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2%3A1989349&dswid=-8112 , прямая ссылка на PDF-файл: https://www.diva-portal.org/smash/get/diva2:1989349/FULLTEXT01.pdf 

Моё внимание, как специалиста по управлению документами, привлекла статья (на английском языке) аспирантки факультета Шарлотты Боргеруд (Charlotte Borgerud - на фото) «Понятие документа: Понятийные неопределённости в научном дискурсе как угроза архивной практике» (The concept of record: Conceptual ambiguities in the scholarly discourse as a threat to archival practices, название на шведском языке: Handlingens vara eller icke vara: begreppsliga utmaningar och deras konsekvenser för bevarande), см. стр. 177-197 сборника (статью можно индивидуально скачать по адресу https://uu.diva-portal.org/smash/get/diva2:2003651/FULLTEXT02.pdf ).

В аннотации на статью отмечается:

«Предшествующие исследования выявили расхождения между архивной практикой и теорией, а также понятийную путаницу между такими ключевыми терминами, как «документы» (records), «контент» (documents), «данные» и «информация», что приводит к «терминологической инфляции». Неопределенность в трактовке понятия «документ» приводит к неадекватному архивированию, создавая тем самым угрозу для сохранности культурного наследия.

Цель данной главы — проанализировать определения понятия «документ», имеющиеся в международной архивной теории и в шведском законодательстве, а также рассмотреть практические последствия этих определений. Исследование проводилось посредством обзора литературы, основанного на качественном контент-анализе. Результаты показывают, что определения являются расплывчатыми и порою противоречивыми.

Шведское определение тесно связано с принципом публичного доступа, означающим, что документы становятся частью архива раньше, чем это предполагает международная теория. Это приводит к произвольности при экспертизе ценности и затрудняет международное сотрудничество при проведении исследований. Такая неопределенность также влияет на распределение обязанностей и ответственности в проектах с несколькими руководителями и приводит к использованию устаревших систем цифрового архивирования.

Вывод заключается в том, что в будущих исследованиях необходимо изучить, как следует определять понятие «документ» в среде, в которой решения всё чаще принимаются автоматизированно; а также как можно достичь гармонизации теоретических архивных и правовых определений посредством исследований, более ориентированных на пользователя.»


Во введении, в частности, сказано следующее:

В этой данной главе представлен обзор литературы, показывающий, как понятие «документ» (record) определяется в архивных исследованиях, и рассматриваются его взаимосвязи с другими понятиями в информатике. Рассматривается, как эти определения соотносятся со шведским законодательством в контексте более широкого международного дискурса. 

Глава начинается с краткого исторического обзора, за которым следует объяснение методологии отбора литературы. Далее понятие «документ» анализируются с шести тематических точек зрения, выявленных в литературе. Наконец, эти теоретические выводы соотносятся с опытом автора как архивиста и с результатами её исследований в области архивирования научно-исследовательских материалов, - тем самым иллюстрируются практические последствия различных определений.»

В выводах автор отмечает:

«Как в шведском законодательстве, так и в международной литературе принята инклюзивная терминологию и делается акцент на независимости понятия «документ» от носителя информации. В данной главе показано, что документы, контент, информация и данные определяются схожим образом, что приводит к понятийной путанице, потенциально способной поставить под угрозу наше культурное наследие и подорвать правовую определённость, поскольку становится неясно, что и кем должно сохраняться. Нечёткость определения термина «документ» может привести к проблемам в установлении границ между должностными обязанностями и затруднить различение различных профессий. Данная неоднозначность также может привести к неэффективности и недопониманию в управлении документами. Более чёткая понятийная концептуальная основа, как можно предположить, может быть кране важна для обеспечения того, чтобы архивными материалами управлял соответствующий персонал, делая это таким образом, чтобы обеспечить их долговременную сохранность.»

Что касается самих определений, то автор ссылается на определение шведского Указа о свободе печати (Tryckfrihetsförordning (1949:105), https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/tryckfrihetsforordning-1949105_sfs-1949-105/ ):

Статья 2: «Публичный характер государственных документов»

Что такое государственный документ

§3. Документ (handling) – это письменное или графическое представление, либо запись, которая может быть прочитана, прослушана или воспринята иным способом только с использованием технических средств

Благодарности: Благодарю Энди Поттера (Andy Potter) за информацию о данной публикации, выложенную в социальной сети LinkedIn, см. https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7382406829185855488 

Источник: сайт «Цифровой научный архив» (Digitala Vetenskapliga Arkivet, DiVA)
https://www.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2%3A1989349&dswid=-8112 
https://www.diva-portal.org/smash/get/diva2:1989349/FULLTEXT01.pdf 
 







Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , , ,

вторник, 9 декабря 2025 г.

Как управление документами потеряло ориентиры в 1990-е и 2000-е годы, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2025/12/1990-2000-1.html )

Что нам следовало сделать: Участие в работе с ключевыми системами

Альтернативный подход существовал всегда, но был гораздо сложнее: следовало встраивать принципы управления документами непосредственно в ключевые деловые системы. Это означало бы:

  • Работу с транзакционными системами: Партнёрство с поставщиками ERP- и CRM-решений, а также с внутренними ИТ-группами с целью обеспечения встраивания в те системы, которые реально создают и управляют деловыми документами. надлежащих функциональных возможностей для ведения журналов аудита, для управления сроками хранения и для поддержания целостности доказательств.

  • Применение подхода, основанного на стратегическом управлении: Как признают сейчас современные концепции, управление документами должно быть «встроено в основные процессы, а не являться отдельным дополнением к ним». Это требует взаимодействия между различными подразделениями и службами.

    Вместо создания сложных «ручных» систем для управления менее важными документами, следует сосредоточиться на автоматизации установлении и отслеживании сроков хранения, а также на проведении уничтожения важных документов в основных системах, где такие усилия действительно имеют важное значение.

  • Участие в выборе систем: Участие в процессе выбора организациями ERP-, CRM-систем и других ключевых систем, чтобы обеспечить принятие с самого начала во внимание требований к управлению документами.

Движение вперед: Современное управление документами

Наша профессия начинает осознавать эти проблемы. Современные концепции стратегического управления информацией подчеркивают ряд вещей, которые нам следовало бы делать:

  • Фокус на деловой отдаче: Современное управление документами должно «выходить за рамки снижения затрат и рисков, обеспечивая реальную деловую отдачу».

  • Встраивание управления документами в системы: «Избавьте работающих со знаниями сотрудников от бремени управления документами», внедрив соответствующие функциональные возможности в уже используемые ими системы.

  • Стратегическое мышление: Стратегическое управление информацией (information governance) воспринимается как «более стратегическое», чем тактическое «управление документами».

    Мой комментарий:     Здесь, по сути, речь идёт о смене названия профессии, наблюдаемой кое-где (в США, в здравоохранении англосаксонских стран) с «управления документами» на «стратегическое управление информацией». Этот ребрендинг не имеет ничего общего с концепцией стратегического управления информацией ИСО, суть которой заключается в объединении и координации усилий специалистов различных дисциплин с целью обеспечения согласованного, эффективного и соответствующего законодательно-нормативных требованиям управления всеми информационными активами организации.

  • Использование интеллектуальных систем: Новые платформы «эффективно управляют как структурированными, так и неструктурированными данными, одновременно  встраивая ключевые функциональные возможности в основные деловые операции».

Реальность, которую нам следует осознать

Упомянутый в начале комментарий к моей статье был точным, поскольку указывал на фундаментальную ошибку. Сосредоточение внимания на более легких для управления периферийных системах вместо работы с более сложными ключевыми деловыми системами привело к маргинализации управления документами с точки зрения организационной его значимости для организации.

Для 95% деловой ценности, заключённой в транзакционных системах, то здесь не было необходимости в более эффективных реализациях EDRMS-систем. Нужны были специалисты по управлению документами, которые бы понимали деловые процессы, были бы способные работать с ИТ-службами и основными деловыми подразделениями, а также могли «встраивать» требования к доказательной базе в действительно важные с деловой точки зрения системы.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] выбрали более комфортный для нас путь управления хранилищами документов вместо более сложной работы по оказанию влиянию на ключевые деловые системы. В результате наша профессия два десятилетия провела на обочине.

Мой комментарий: Исторически представление о «двух десятилетиях на обочине» не соответствует действительности – от слова «совсем». Начиная с конца 20-го века и примерно до начала 2010-х годов, наоборот, в ведущих странах наблюдался рост интереса к управлению документами, сопровождавшийся немалыми инвестициями, ростов зарплат и влияния в организациях. Кризис наступил уже потом, с приходом очередной волны новых технологий и новых способов ведения деловой деятельности, а также с завершением «острой фазы» перехода на использование электронных документов и адаптации к новым требованиям корпоративного и судебно-процессуального законодательства. 

В настоящее время вопрос заключается том, способны ли мы извлечь уроки из своих ошибок и восстановить свою актуальность, сфокусировав свои усилия, где действительно получается деловая отдача.

Каков Ваш опыт в данном вопросе? Наблюдали ли Вы, что управление документами начинает работает лучше, когда оно «встраивается» в ключевые системы, или испытывает трудности, когда внимание фокусируется на отдельных хранилищах? Мне хотелось бы услышать Ваше мнение.

Литература:

Йохан Питерсе (Johan Pieterse)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/how-records-management-lost-its-way-90s-00s-johan-pieterse-kxyxc/ 

Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , , , ,

Правила взимания платы за использование инфраструктуры для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме

Правительство Российской Федерации постановлением от 30 октября 2025 года №1687 утвердило «Правила взимания платы за использование инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (или, коротко, «инфраструктуры взаимодействия»).
 
Нормы настоящего постановления не распространяются на отношения, возникающие при взаимодействии государственных информационных систем (ГИС), муниципальных информационных систем, информационных систем Центрального банка РФ и иных информационных систем, которые являются объектами соглашений о государственно-частном партнерстве и/или владельцами информации в которых является Российская Федерация (п.2 Постановления).

Постановлением также внесены изменения в «Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия», утвержденное постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. №697.

Постановление вступило в силу с 1 ноября 2025 года.
  
Правила устанавливают случаи взимания платы за использование инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме (инфраструктура взаимодействия), порядок ее взимания и размер (п.1).

Плата взимается с двух основных групп пользователей: финансовых организаций (за операции с платежами) и коммерческих компаний (за верификацию данных через «Единую систему идентификации и аутентификации…» (ЕСИА)) (п.2).

  • Плата с финансового сектора (операторы по переводу денежных средств, банковские платежные агенты, банковские платежные субагенты, платежные агенты)

    Плата взимается за запросы информации о начислениях (ЖКУ, штрафы, госпошлины) из ГИС ГМП для проведения платежей.

  • Плата с коммерческих организаций за верификацию данных через «Единую систему идентификации и аутентификации…» (ЕСИА) (пп. «д»-«е»)

    Плата взимается за первоначальный запрос данных о физлице/юридическом лице (10 руб.) и за получение обновленных данных (4,93 руб.). Монетизируется одна из самых ценных цифровых услуг государства - подтверждение личности и реквизитов.

Расчетным периодом признается квартал. Взимание платы за использование инфраструктуры взаимодействия осуществляется исходя из суммы платежа за расчетный период (СП), определяемой Минцифрой посредством подсистемы системы взаимодействия, предназначенной для подсчета, анализа и предоставления суммарных значений количества переданных и полученных единиц тарификации в инфраструктуре (п.4)
 
Уполномоченный орган начисляет плату за расчетный период и направляет информацию, необходимую для ее оплаты, (п.5):

  • В ГИС о государственных и муниципальных платежах с использованием системы взаимодействия;

  • Размещает содержащую количество единиц тарификации детализацию суммы платежа за расчетный период в отношении организации в её личном кабинете в ФГИС «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

В случае нарушения организацией установленного срока внесения платы уполномоченный орган ограничивает использование такой организацией элементов инфраструктуры взаимодействия до момента погашения такой организацией возникшей задолженности.

Мой комментарий: Блокировка доступа к инфраструктуре за неуплату – это крайне серьезная мера, которая может парализовать деловую деятельность компаний, зависящий от этих данных. Это заставляет относиться к новым обязательствам с максимальной серьезностью.

Мой комментарий: После многих лет бесплатного предоставления доступа к системам СМЭВ, ЕСИА и ГИС ГМП, государство переходит к модели частичного возмещения затрат на их содержание и развитие за счет коммерческих организаций, которые активно используют эту инфраструктуру в интересах своей деловой деятельности.

Что это означает для коммерческих организаций:

  • Прямые финансовые издержки. Для крупных банков и платежных систем, обрабатывающих миллионы запросов в месяц, сумма платежей может составить десятки миллионов рублей в год. Для компаний, чья бизнес-модель завязана на массовой идентификации (финтех, кредитные брокеры, онлайн-кредитование, маркетплейсы, риелторы), затраты будут колоссальными. Запрос данных на 100 000 клиентов обойдется в 1 млн руб.; 

  • Риск перекладывания затрат на потребителя. Коммерческие организации вполне могут переложить новые расходы на своих клиентов, и может так получиться, что в конечном итоге за всё заплатят потребители – то есть мы с Вами;

  • Операционные риски. Необходимость адаптации внутренних ИТ-систем для учета и мониторинга количества запросов к государственной инфраструктуре для прогнозирования затрат;

  • Юридические риски. Необходимость документирования получения согласия на запрос данных, так как каждый запрос теперь имеет прямую стоимость. Компаниям придется доказывать клиентам и регуляторам обоснованность каждого платного запроса;

  • Стратегический риск. Возможная переоценка рентабельности некоторых сервисов, что может привести к их закрытию, ухудшению функциональности либо росту расценок для клиентов.

Новые правила заставят коммерческие организации оптимизировать свои запросы к государственным системам, исключая лишние и дублирующие обращения.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=517891

Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , ,

понедельник, 8 декабря 2025 г.

Как управление документами потеряло ориентиры в 1990-е и 2000-е годы, часть 1

Данная заметка специалиста по управлению документами и контентом Йохана Питерсе (Johan Pieterse – на фото) была опубликована 7 октября 2025 года в социальной сети LinkedIn.

Поговорим о том, почему то, что мы сосредоточили всё своё внимание на 5% «периферийных» систем вместо 95% ключевых, отодвинуло нашу профессию на второй план.

Стивен Кларк (Stephen Clarke) следующим образом прокомментировал одну из моих статей: «Кризис управления документами произошёл тогда, когда вместо того, чтобы сфокусировать своё внимание на 95% деловых документов, со всей их ценностью, содержащихся в ключевых информационных системах, мы сосредоточили внимание на 5% документов, находящихся в специализированных EDRMS/ECM-системах для управления документами и контентом и на общих дисках. Эта одержимость второстепенными периферийными системами в 1990-х/2000-х годах и отодвинула нашу профессию на обочину». 

Это сильное утверждение, - однако, если взглянуть на то, что реально произошло, с ним трудно не согласиться. Почему это важно, и что это говорит нам о тех проблемах, с которыми наша профессия [управление документами и информацией – Н.Х.] столкнулась за последние два десятилетия?

Где на самом деле живут деловые документы

Если большинство руководителей организаций инстинктивно понимают это, то многие специалисты по управлению документами, похоже, упускают этот момент из виду: подавляющее большинство важных деловых документов находится в транзакционных деловых системах, а не в специализированных хранилищах документов.

Подумайте о том, где реально ведётся деловая деятельность:

Ключевые деловые системы (95%):

  • ERP-системы (от Enterprise Resource Planning – корпоративное планирование и управление ресурсами – Н.Х.)  управляют финансами, цепочками поставок, запасами и операциями;

  • CRM-системы (от Customer Relationship Management - управление взаимоотношениями с клиентами – Н.Х.) отслеживают продажи, взаимодействие с клиентами и выручку;

  • Кадровые системы (Human Resources, HR) занимаются расчетом заработной платы, учётом льгот и ведением кадровой документации;

  • Специализированные отраслевые платформы (банковские системы, информационные системы в здравоохранении, производственные системы).

Эти системы содержат то, что в стандартах называется «документами деловых транзакций». Они захватывают заказы на покупку, счета-фактуры, договоры с клиентами, кадровые документы, финансовую отчетность и отчётность для регуляторов. Исследования показывают, что CRM-системы отслеживают «все задокументированные взаимодействия с клиентами, транзакции, контактную информацию и предпочтения», в то время как ERP-системы управляют «всеми транзакциями, включая расчёты с поставщиками и кредиторами, а также расчёты с клиентами» с использованием централизованных данных в режиме реального времени.

Периферийные системы (5%):

  • Электронные системы управления документами и контентом (EDRMS);

  • Платформы управления корпоративным контентом (ECM);

  • Общие сетевые диски;

  • Архивы электронной почты (при управлении ими отдельно от ключевых систем).

Эти системы в основном управляют вспомогательной документацией, черновиками, сообщениями и справочными материалами, которые поддерживают, но не являются основными доказательствами деловой деятельности.

Мой комментарий: Думаю, с этим утверждением вполне можно поспорить. 

Как мы оказались на обочине: Эра EDRMS/ERMS/ECM систем управления документами и контентом

1990-е и 2000-е годы принесли с собой волну предлагаемых поставщиками EDRMS- и ECM-решений. Как показали результаты одного отраслевого анализа, поставщики создали путаницу, используя множество различных аббревиатур: EDMS, ERMS, EDRM, ECM и EKM. Этот «маркетинговый ход» привел к «серьёзным опасениям по поводу предлагаемых решений».

Специалисты по управлению документами уделяли большое внимание этим системам по нескольким понятным, но в конечном счёте проблематичным причинам:

  • Их использование ощущалось как «настоящее» управление документами: EDRMS-система была похожа на привычные системы хранения документов. В ней можно было просматривать папки, классифицировать документы и устанавливать им сроки хранения удобными и контролируемыми способами.

  • Привлекательность технологий: Новые системы управления документами и контентом предлагали полезные функции: снабжение документов метаданными, полнотекстовый поиск, контроль версий и автоматизацию рабочих процессов. Было проще обосновать покупку нового программного обеспечения, чем разбираться со сложностью документов, хранящихся в рамках информационных систем, поддерживающих основную деловую деятельность.

  • Ограниченная область применения: Как отметили исследователи, «EDRMS-системы, как правило, основывались на работе документами, представленными в виде файлов (включая электронные письма и иногда фотографии). Новые и эволюционировавшие виды документов, такие как текстовые сообщения, посты в социальных сетях, и новые электронные формы, было сложно загружать в такие системы без дорогостоящих расширений».

  • Наглядность исполнения законодательно-нормативных требований: Организации могли указывать на внедрение ими EDRMS-решений как на доказательство серьёзного отношения к управлению документами, в то время как большая часть их фактических деловых документов оставалась вне поля зрения таких систем.

Что это означало для нашей профессии

Это смещение фокуса имело серьёзные последствия для управления документами.

  • Мы стали менее стратегическими в своей деятельности: Как показывает исследование ассоциации AIIM, «управление документами - это скорее терминология тактической деятельности», которая всё больше отделяется от деловой стратегии. В то же самое время ИТ-службы являлись владельцами ERP- и CRM-системам, которые действительно управляли деловой деятельностью, оставляя специалистам по управлению документами заниматься управлением периферийными хранилищами контента.

  • Ослабление значимости профессии: Отраслевые аналитики отмечают, что имело место «сокращение числа продвинутых образовательных квалификаций и объёмов теоретических знаний». Если Ваша главная ценность - умение управлять системой, обрабатывающей лишь 5% от общей ценности деловых документов, то Вас не приглашают на обсуждения вопросов стратегического характера.

  • Деловые системы изменились без нашего участия: Переход на облачные платформы, на SaaS-приложения и на использование интегрированных деловых систем по большей части произошёл без существенного участия специалистов по управлению документами. И, как отметил один эксперт, «многие опытные специалисты по управлению информацией, обладающие глубокими знаниями в области бумажных и цифровых систем, теперь постепенно уходят из профессии».

  • Стало труднее отвечать на вопрос об окупаемости инвестиций в управление документами: Организации устали сомневаться в ценности дорогостоящих внедрений EDRMS-систем. Исследования вопроса миграции документов показывают, что «главным поводом для беспокойства Вашей компании может быть опасение того, что миграция Вашей системы управления документами не окупится», поскольку «руководство Вашей организации может плохо понимать отдачу от эффективного управления документами».

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/1990-2000-2.html )

Йохан Питерсе (Johan Pieterse)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/how-records-management-lost-its-way-90s-00s-johan-pieterse-kxyxc/ 

Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , , , ,
Подписаться на: Комментарии (Atom)