Данный пост Стивена Кларка (Stephen Clarke – на фото слева) и Дэвид Робинсон (David Robinson – на фото справа) был опубликован 25 сентября 2025 года на сайте ассоциации AIIM.
Мой комментарий: Стиль данного поста необычен, и сильно напоминает слегка отредактированную выдачу ИИ-чатботов. Но даже если и так, мы же не будем на этом основании отвергать разумные мысли, не так ли? :)
Процессы создания и захвата документов требуют переосмысленияЭволюция теории управления документамиСо времени 1980-х годов процессы создания и захвата документов претерпели значительную концептуальную эволюцию, однако профессиональная практика не всегда поспевает за развитием теории. Фундаментальные модели, такие как модели жизненного цикла документов и континуума документов, предлагают базовые концептуальные рамки для понимания управления информацией от создания до окончательного уничтожения или передачи на постоянное архивное хранение.
Спорные постулаты традиционных моделейЭти модели, однако, в значительной степени основаны на предположении, что сотрудники изначально создают документы целенаправленно и структурированным образом, и последовательным образом осуществляют их захват в указанные официальные системы. На практике это предположение часто оказывается не вполне соответствующим действительности.
Реальность поведения современных организаций
Реальность повседневного поведения организаций показывает нам, что многие документы, имеющие доказательную или деловую ценность, либо вообще не создаются (когда, например, критически важные решения принимаются неформально и не документируются «далее лекционной доски»), либо, если даже они создаются, не захватываются способом, обеспечивающим их долговременную доступность и возможность повторного использования (примером могут служить распечатки на термопринтере –
позабытая сегодня технология, отличавшаяся тем, что документы очень быстро становились практически нечитаемыми – Н.Х.).
Проблема неэффективной реализацииПроблемы, связанные с неадекватными правилами именовании, с наличием минимального количества метаданных и/или с недостаточным сохранением сведений о контексте, приводят к тому, что даже тогда, когда документы попадают в «официальные» системы, их по-прежнему бывает сложно найти и интерпретировать. Этот разрыв между теорией и практикой высвечивает фундаментальную проблему для нашей профессии: без заново сделанного акцента на условия и поведение, лежащие в основе создания и захвата документов (особенно в условиях всё более децентрализованной и цифровой рабочей среды), ценность даже самых развитых теоретических моделей рискует быть подорванной вследствие их неэффективного внедрения на практике.
Разрыв между теорией бумажного документооборота и цифровой практикой
Переход от физических документов к электронно-цифровымМы наблюдали изменения в практике работы прямо на своих рабочих местах, по мере того, как процессы создания и захвата документов трансформировались, переходя из бумажной парадигмы, в рамках которой документы были осязаемым физическим артефактом, в сложную цифровую среду, в которой документы являются изменчивыми, распределёнными и часто недолговечными.
Целенаправленная природа бумажных системВ бумажном мире ведение документации было более осознанным и наблюдаемым процессом; документы физически размещались в дела, официально регистрировались и контролировались в рамках структурированных систем. В рамках цифровой практики, однако, эти границы стали размываться, и каждый владелец персонального компьютера стал по факту своим собственным (обычно необученным) специалистов по управлению документами.
«Встроенный» характер создания электронных документовСоздание документов теперь встроено в повседневные деловые процессы и приложения, в электронную почту, сообщения в чатах, в коллективно создаваемые документы и в транзакционные системы, что делает различие между ценными и малоценными документами менее заметным. Становится сложнее управлять этими документами без целенаправленного вмешательства.
Выявление ограниченности традиционных подходовПодобный сдвиг потребовал переосмысления традиционных концепций управления документами и выявил ограничения, связанные с необходимостью полагаться на сотрудников в том, что те будут осознанно и последовательно создавать и захватывать документы в официальные системы.
Эволюция от моделей жизненного цикла к моделям континуума документовВо второй половине 20-го века в практике управления документами доминировала модель жизненного цикла документов, разработанная в 1940-х годах Филиппом Кулиджем Бруксом (Philip Coolidge Brooks). В рамках этой модели деятельность по управлению документами представляла собой линейную последовательность этапов: от создания, активного использования, полуактивного хранения и до передачи на постоянное хранение в архивы либо уничтожения.
Неадекватность линейных моделей в цифровых средахХотя модель жизненного цикла и является подходящей для физических документов, она оказывается всё более неадекватной в цифровых средах, где документы постоянно используются повторно, пересматриваются, перепрофилируются и остаются активными в различных деловых контекстах и системах.
Мой комментарий: Модель жизненного цикла хорошо работала в основном для организационно-распорядительной и бухгалтерской документации, и никогда не была подходящей, например, для научно-технической документации. Вид носителя имеет вторичное значение для применимости моделей такого рода.Модель континуума документов как решениеВ качестве реакции на эту проблему была разработана модель континуума документов (records continuum model) в качестве более динамичной и интегрированной концептуальной основы. К моделям такого типа пришли различные теоретики и эксперты в области управления документами и архивного дела, однако в качестве основы современной теории управления документами обычно считается модель Фрэнка Апворда (Frank Upward).
Мой комментарий: Модель континуума широко известна, но … в очень узких кругах, и в основном в университетах стран Австралазии. На практике она фактически не применяется. Даже там, где невозможно строить системы управления документами на основе модели жизненного цикла, их разработчики практически всегда опираются на практические правила и руководства, а не на модель континуума документов. Иными словами, модель жизненного цикла в ряде случаев не работает, однако модель континуума так и не смогла занять до сих пор пустующее место альтернативной модели.Понимание множественных состояний документовТеория континуума признает, что документы могут существовать одновременно в нескольких состояниях, будучи одновременно как текущими (активно используемыми), так и архивными, как деловыми документами, так и доказательствами - в зависимости от их использования и интерпретации во времени и пространстве. Однако эта модель также предполагает, что документы осознанно создаются и управляются с самого начала.
Постоянный разрыв теории и реальностиРазрыв между теорией и реальностью в деятельности организаций остаётся постоянной проблемой. Как подход на основе модели жизненного цикла, так и подход на основе модели континуума основаны на фундаментальном предположении о том, что документы будут захватываться в момент создания (или близко к нему) в установленную контролируемую среду.
Почему сотрудники не пользуются официальными документными системамиСотрудники часто избегают пользоваться официальными документными системами из-за того, что это кажется сложным, из-за нехватки времени или вследствие неосведомленности. Документы производятся, но «застревают» на персональных компьютерах, на общих дисках или в средствах оперативного обмена информацией. Практические особенности современной рабочей среды и опора на децентрализованную коллективную работу в цифровой среде приводят к тому, что часто не осуществляется осознанное выявление документов, не говоря уже о последовательном и согласованном управлении ими.
В следующем посте: Теперь, когда мы понимаем, почему традиционные модели терпят неудачу, в нашей следующем посте мы подробно рассмотрим практические проблемы, с которыми сталкивается современное управление информацией - от хаоса метаданных до ловушек автоматизации, которая обещает эффективность, но приводит в результате к фрагментации.
Этот пост входит в серию из пяти постов Стивена Кларка (Stephen Clarke, https://www.linkedin.com/in/steffclarke/ ) и Дэвида Робинсона (David Robinson, https://www.linkedin.com/in/david-robinson-a89382165/ ). Данная серия постов основана на статье «Готовы к будущему? Управление информацией нуждается в пересмотре» (Future Ready? Information Management Needs a Makeover), которая впервые была опубликована в майском 2025 года выпуске 41-го тома ежеквартального журнала iQ Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ).Стивен Кларк (Stephen Clarke) и Дэвид Робинсон (David Robinson)Источник: сайт AIIM
https://info.aiim.org/aiim-blog/why-traditional-records-management-models-are-failing-in-the-digital-age
