От фондов к данным: Переосмысление архивной экспертизы ценности на основе формального анализа, часть 1

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 23 сентября 2025 года в социальной сети Substack.

Мой комментарий: Данный пост является частично-бесплатным; здесь переведена та его часть, что выложена в свободном доступе.

Введение

Архивная экспертиза ценности (appraisal) возникла в те времена, когда архивисты преимущественно имели дело с бумажными документами, объединёнными в фонды. Методы формального анализа давали возможность оценивать эти агрегации документов посредством изучения их происхождения, структуры и функции. 

Теория экспертизы ценности середины 20-го века, сформулированная Шелленбергом (T. R. Schellenberg), исходила и з того, что правительства не в состоянии сохранять все свои документы, поскольку хранение огромных объёмов документов, их курирование и поиск по ним невозможны. Шелленберг утверждал, что объёмы документов необходимо сокращать на основе тщательной аналитической работы, а не путём их беспорядочного уничтожения. 

В настоящее время нарастание объёмов изначально-электронной информации превратил фонды в огромные наборы данных, заставив архивистов переосмыслить понятия доказательства, аутентичности и контроля, осуществляемого ответственным хранителем. 

В данной статье рассматривается, каким образом формальный анализ может направлять ход экспертизы ценности в этом новом ландшафте, помогая архивистам перейти от фондов к данным, одновременно обеспечивая долговременную сохранность документального наследия.

Основы формального анализа

Первичная/вторичная и доказательная/информационная ценность по Шелленбергу

Шелленберг, формулируя свои представления об экспертизе ценности, исходил из различия между первичной ценностью - ценностью документов для создавшего их органа или организации, и вторичной ценностью – для иных органов и для исследователей. Далее он разделял вторичную ценность на доказательную – ценность документов в качестве свидетельства структуры и функционирования государственного органа; и на информационную ценность - ценность в качестве информации о лицах, вещах или явлениях. 

Документы, имеющие доказательную ценность, документируют политики, процедуры и достижения; в то время, как документы, имеющие информационную ценность, предоставляют данные, которые исследователи могут использовать в различных исследованиях. 

Шелленберг утверждал, что содержащиеся в документах государственного органа свидетельства / доказательства, говорящие о его структуре и программах, оправдывают сохранение этих документов, даже если их непосредственное применение не является очевидным. Таким образом, он отстаивал необходимость проведения целенаправленной проверки доказательной ценности: архивистам следует сохранять минимальный набор документов о структуре и функционировании государственного органа, фиксируя значимые факты в небольшом массиве документов. 

Европейские архивисты, такие как Мейсснер (Meissner) и Мейнерт (Meinert), разработали схожие стандарты, настаивая на том, что отбор документов на постоянное хранение должен проводиться с учётом значимости структурного подразделения и его места в административной иерархии. Такие стандарты иллюстрируют формалистский акцент на структуру, происхождение и функции.

Структурный и формальный анализ в дипломатике

Более поздние теоретики расширили формальный анализ, опираясь на дипломатику. Такие учёные, как Лючиана Дюранти (Luciana Duranti), утверждали, что структурный анализ (изучение административного контекста, серий документов и иерархической структуры в организации) должен сопровождать анализ контента с целью понимания доказательной ценности документов. 

Мейсснер выступал за сочетание структурного и тематического анализа (subject analysis), подчёркивая, что при архивной экспертизе ценности следует принимать во внимание как структуру документных систем, так и темы, которые они документируют. 

Мейнерт подчёркивал, что ценность документов зависит от положения и функций их создателя в структуре государственных учреждений. Лодолини (Lodolini) отмечал, что формальный анализ защищает целостность фондов посредством связывания документов с их происхождением и контекстом, исключая тем потерю контекста документов в ходе экспертизы ценности. 

В британском «Отчёте Григга» 1954 года (Grigg Report – официально это был Отчет Комитета по ведомственным документам (Report of the Committee on Departmental Records), который существенно реформировал архивную практику Великобритании. Отчёт получил своё неформальное название по имени председателя Комитета сера Джеймса Григга ( James Grigg). Подробнее о нём см. статью в архивной энциклопедии: https://www.researchgate.net/...  . Отчёт доступен по адресу https://www.infectedbloodinquiry.org.uk/... – Н.Х.) также подчеркивалось, что структурный анализ позволяет проводить объективную экспертизу ценности документов в различных государственных учреждениях. 

В совокупности эти работы показывают, что формальный анализ опирался на понимание происхождения, взаимосвязей между сериями документов, на иерархическую структуру и административные функции.

Непрерывная экспертиза ценности и раннее вмешательство архивистов

Вторя Шелленбергу, Филип Брукс (Philip C. Brooks) в 1940 году утверждал (см. https://www.google.ru/books/edition/What_Records_Shall_We_Preserve/moQal8bQ5eIC?hl=ru&gbpv=1&dq=%22What+Records+Shall+We+Preserve%22&pg=PP1&printsec=frontcover ), что экспертиза ценности должна проводиться непрерывно, поскольку современные технологии создания документов привели к взрывному росту объёмов документов. Он отмечал, что механическое создание документов увеличила количество и разнообразие типов документов, и предупреждал, что архивистам не следует пассивно ждать, пока документы попадут в архивы, чтобы провести экспертизу их ценности. Брукс призывал архивистов поощрять «разумный отбор» (intelligent selection) в момент создания и консультировать создателей документов на ранних этапах, тем самым предотвращая переполнение хранилищ массой материалов, имеющих незначительную или преходящую ценность. Этот акцент на непрерывной экспертизе ценности предвосхитил стратегии действий на опережение (proactive strategies), необходимые в цифровую эпоху.

(Окончание следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-fonds-to-data 

Эксперимент по подписанию информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство или отказа от медицинского вмешательства с использованием электронной графической подписи

Правительство Российской Федерации постановлением от 31 октября 2025 года №1706

• Установило экспериментальный правовой режим в сфере цифровых и технологических инноваций по подписанию информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство или отказа от медицинского вмешательства с использованием электронной графической подписи;
  
  
• Утвердило «Программу экспериментального правового режима в сфере цифровых и технологических инноваций по подписанию информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство или отказа от медицинского вмешательства с использованием электронной графической подписи».

Цель инновации - организация процесса подписания в медицинских организациях государственной системы здравоохранения г. Москвы и являющихся участниками экспериментального правового режима, информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство или отказа от медицинского вмешательства (согласие или отказ) (п.2):

• Гражданином, одним из родителей или иным законным представителем с использованием электронной графической подписи, а также 
  
  
• Медицинским работником медицинских организаций, подведомственных субъекту экспериментального правового режима и являющихся участниками экспериментального правового режима, с использованием электронной графической подписи или усиленной квалифицированной электронной подписи

и последующей передачей информированного добровольного согласия или отказа в автоматизированную информационную систему города Москвы «Единая медицинская информационно-аналитическая система города Москвы».

Для целей Программы используются следующие понятия (п.4):

• Специализированный программно-аппаратный комплекс - портативный или стационарный комплекс устройств, применяемый для ознакомления с содержанием информированного добровольного согласия или отказа гражданином или законным представителем и (или) для подписания указанных документов гражданином или законным представителем с использованием электронной графической подписи, а также медицинским работником с использованием электронной графической подписи или усиленной подписи;
  
  
• Электронная графическая подпись - подпись гражданина или законного представителя, медицинского работника, выполняемая на специализированном программно-аппаратном комплексе и преобразуемая в электронный формат для обработки с использованием электронных вычислительных машин, представляющая собой аналог собственноручной подписи гражданина или законного представителя, медицинского работника на бумажном носителе.

В медицинских организациях согласие или отказ оформляется (п.5):

• В виде документа на бумажном носителе, подписанного гражданином или законным представителем, медицинским работником; 
  
  
• В форме электронного документа - и содержит данные пациента или данные пациента и законного представителя, полученные из единой системы.

Медицинский работник на очном приеме (п.6):

• Предоставляет гражданину или законному представителю в доступной форме информацию, предусмотренную частью 1 статьи 20 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», и 
  
  
• Обеспечивает ознакомление с содержанием сформированного в форме электронного документа посредством функциональных возможностей единой системы согласия или отказа посредством демонстрации на специализированном программно-аппаратном комплексе их содержания.

Данные, которые сформированы в форме электронного документа, могут быть скорректированы медицинским работником на этапе проверки корректности заполнения формы данными пациента или данными пациента и законного представителя (п.7).

Гражданин или законный представитель на очном приеме подписывает электронной графической подписью согласие или отказ, которые сформированы в форме электронного документа (п.8).

Использование факсимиле для подписания согласия или отказа не допускается (п.9).

Согласие или отказ, которые сформированы в форме электронного документа и подписаны, загружаются медицинским работником в единую систему и включаются в медицинскую документацию пациента (п.10).

Медицинские организации обеспечивают информирование граждан об участии в экспериментальном правовом режиме посредством размещения соответствующей информации на информационном стенде в такой медицинской организации и (или) на своем официальном сайте в сети «Интернет» (п.11).

Срок действия экспериментального правового режима составляет 3 года (п.14).

Не подлежат применению в рамках экспериментального правового режима следующие положения отдельных актов общего регулирования (п.17):

• часть 7 статьи 20 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» в отношении способа подписания информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство или отказа от медицинского вмешательства в форме электронного документа;
  
  
• абзац второй пункта 9 требований к содержанию и форме предоставления информации о деятельности медицинских организаций, размещаемой на официальных сайтах Министерства здравоохранения РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления и медицинских организаций в сети «Интернет», утвержденных приказом Министерства здравоохранения РФ от 13 марта 2025 г. № 118н, в части состава информации, размещаемой на официальном сайте органа государственной власти субъекта РФ в сети «Интернет» в разделе «Медицинские организации»;
  
  
• пункты 6, 9 и абзац третий пункта 10 порядка дачи информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство и отказа от медицинского вмешательства, утвержденного приказом Министерства здравоохранения РФ от 12 ноября 2021 г. № 1051н, в части способа подписания информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство или отказа от медицинского вмешательства. 

Мой комментарий: На что в первую очередь направлен данный эксперимент:

• Цифровизация и устранение бумажного документооборота: Это основная цель эксперимента. Перевод согласий и отказов в электронный вид упрощает их хранение, поиск и передачу между медицинскими организациями в рамках ЕМИАС, снижает затраты на бумагу и печать;
  
  
• Повышение удобства для пациентов и врачей при оформлении документов: Процесс подписания становится быстрее, исчезает необходимость в распечатке и физическом хранении бумажных бланков;
  
  
• Снижение риска утери документов: Электронный документ, интегрированный в ЕМИАС, больше защищен от физической утери или повреждения, чем документ на бумажном носителе;
  
  
•  Прозрачность и контроль: Все подписанные согласия централизовано хранятся в информационной системе, что облегчает контроль за соблюдением требований законодательства о необходимости информированного согласия;
  
  
• Апробация технологии: Эксперимент позволяет на практике отработать технологию применения электронной графической подписи в чувствительной сфере медицинского права, прежде чем масштабировать ее на всю страну.

Несмотря на потенциальные выгоды, эксперимент сопряжен с рядом рисков, которые частично признаются в самой программе.

Технические риски:

• Ненадежность оборудования: Риск поломки «специализированного программно-аппаратного комплекса» (п. 21) прямо упомянут в документе. Сбой планшета или сенсорного устройства в момент подписания может сорвать прием пациента, увеличить время ожидания и создать неудобства;
  
  
• Сбои в работе ПО и ЕМИАС: Ошибки в программном обеспечении, приводящие к невозможности подписать документ, его искажению или некорректному отображению для пациента;
  
  
• Проблемы с интеграцией: Сложности с бесшовной передачей подписанного документа в ЕМИАС и его корректным отображением в медицинской документации пациента.

Меры минимизации (согласно программе) - поддержание оборудования в рабочем состоянии, его оперативная замена (п. 22, п. 24) и обучение медперсонала (п. 24).

Риски для пациента и добровольности информированного согласия. Это, с моей точки зрения, наиболее критичная группа рисков. 

• Формальность процедуры: Главная опасность — превращение процесса информирования в формальность. Пациент может поставить графическую подпись, не читая текст согласия на экране, либо не до конца его поняв. На бумаге у человека больше «времени на паузу»;
  
  
• Давление со стороны медперсонала: Врач, в условиях ограничений по времени, может невольно или же сознательно подтолкнуть пациента к быстрому подписанию без детального ознакомления. Отмечу, что и при оформлении бумажного документа наблюдаются аналогичные случаи;
  
  
• Сложность восприятия с экрана: Для пожилых, слабовидящих или технически неподготовленных пациентов чтение длинного текста на планшете может быть затруднительно. Необходимо обеспечить возможность увеличения шрифта, контрастности и т.д.;
  
  
• Юридическая сила и доказывание: Хотя электронная графическая подпись признается аналогом собственноручной (п.4), в случае судебного спора может возникнуть вопрос о том, действительно ли пациент был адекватно информирован и добровольно поставил эту подпись. В отличие от усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), графическая подпись криптографически не защищена и не гарантирует неизменность документа после подписания. В программе этот риск не упомянут.
  
  Более того, в случае судебного спора будет затруднительно вообще «подвести» графическую подпись под положения закона «Об электронной подписи». Использование такого вида подписи в условиях России (в отличие, например, от Юго-Восточной Азии, где люди регулярно используют эту технологию, у них вырабатываются соответствующие рефлексы, и подпись действительно может использоваться как средство достаточной надёжной биометрической идентификации) не более надёжно, чем простановка «крестика» неграмотными в былые времена… Помнится, мы уже видели технологию графической подписи на избирательных участках Москвы, но там риск (как и возможные последствия) оспаривания этой подписи в суде был несравненно ниже - да и ставились эти подписи после проверки паспорта под видеокамерами ....

Правовые и административные риски

• Временный характер режима: На период эксперимента приостанавливается действие ключевых норм Федерального закона «Об основах охраны здоровья» и приказов Минздрава (п. 17). Это создает правовую неопределенность: что будет с документами, подписанными в рамках эксперимента, после его окончания? Будут ли они иметь такую же силу? 
  
  
• Отсутствие страховых механизмов: В Программе прямо указано, что положения о страховании гражданской ответственности за вред, причиненный при реализации эксперимента, не устанавливаются (п. 50). Это перекладывает все риски на пациентов и медицинские организации;
  
  
• Риск «цифрового разрыва»: Эксперимент проводится только в Москве, что создает неравенство в доступе к цифровым услугам для жителей других регионов.

Ключевым приоритетом, с моей точки зрения, должна быть не технология, а обеспечение прав пациента. Основное внимание должно быть уделено не технической стороне (которая, безусловно, важна), а обеспечению качества информирования и добровольности согласия.

В целом, эксперимент является интересным начинанием с высоким потенциалом позитивных изменений, но и с серьезными рисками, требующими постоянного мониторинга и корректировки в процессе реализации.

Источник: Консультант Плюс 
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=518020

ИСО и МЭК: Опубликован новый стандарт ISO/IEC 25642:2025 «Концепция совместного использования данных»

В октябре 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового стандарта ISO/IEC 25642:2025 «Информационные технологии – Стратегическое управление данными – Концепция совместного использования данных» (Information technology - Data governance - Data collaboration framework) объёмом 14 страниц, см. https://www.iso.org/standard/90990.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:90990:en .

Стандарт разработан Объединённым техническим комитетом Международной организации по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссии (МЭК) JTC1 «Информационные технологии».

Данный стандарт является адаптацией 2-й редакции бесплатного канадского стандарта CAN/DGSI 100-9 «Стратегическое управление данными – Часть 9: Концепция совместного использования данных» (Data Governance – Part 9: Data Collaboration Framework), опубликованной в октябре 2024 года, см. https://dgc-cgn.org/product/can-dgsi-100-9/ .

Стандарты ISO/IEC 25642:2025 и CAN/DGSI 100-9

Во вводной части стандарта отмечается:

«В настоящем документе изложены минимальные рекомендации по интеграции данных без их копирования, а также содержатся рекомендации по созданию функциональных возможностей на основе модульного подхода в контролируемой среде управления данными. Модули могут применяться как по отдельности, так и в комбинации в составе продвинутых решений.

Настоящий документ представляет собой план действий для руководителей ИТ-служб и других подразделений, которые полагаются на целостность данных организации при выполнении своих функций по поддержке создания новых цифровых решений, имеющих детализированные меры контроля и управления, применение которых обеспечивается повсеместно.

Настоящий документ применим во всех секторах, включая государственные и частные компании, государственные органы и учреждения, а также некоммерческие организации.

Настоящий документ не предназначен для ролей в рамках оперативной деятельности, которые не требуют интенсивной обработки данных. Документ не описывает интерфейсы с другими системами или компонентами.»

Объём ключевой части стандарта - всего две страницы (это раздел 4). По сути дела, идея документа заключается в том, что 

• Следует избегать создания изолированных активов данных для одного-единственного приложения,
  
  
• Следует избегать повторного использования/интеграции данных посредством их копирования для каждого нуждающегося в них приложения. Предпочтительно иметь одну копию данных, к которой может предоставляться доступ многим приложениям.

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения 
4. Основы совместного использования данных

4.1. Разделение данных и приложений
4.2. Совместное использование на основе совместного доступа вместо интеграции на основе копирования
4.3. Стратегическое и оперативное управление данными как продуктом
4.4. Обеспечение применения мер контроля и управления на уровне метаданных
4.5. Использование метаданных как актива для целей оперативной деятельности
4.6. Проектирование, поддерживающее модульность (имеется в виду обеспечение возможности добавления, удаления, расширения, исправления или замены приложений, при которых не требуется копирование или миграция данных – Н.Х.)  

Библиография

Источник: сайт ИСО / сайт канадского органа по стандартизации 
https://www.iso.org/standard/90990.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:90990:en 
https://dgc-cgn.org/product/can-dgsi-100-9/ 
https://dgc-cgn.org/revised-can-dgsi-100-9-data-governance-part-9-data-collaboration-framework-released/ 

Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов

Росархив приказом от 28 ноября 2025 года №156 утвердил «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов».

Содержание рекомендаций следующее:

1. Общие положения

2. Определение состава документов, включаемых в перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов

3. Оформление перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов

4. Заключительные положения

Рекомендации подготовлены:

• в соответствии с абзацем двенадцатым подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»; 
  
  
• во исполнение Указа Президента РФ от 7 мая 2024 г. N 309 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года»; и 
  
  
• во исполнение Распоряжения Правительства РФ от 16 марта 2024 г. №637-р «Об утверждении стратегического направления в области цифровой трансформации государственного управления».

Рекомендации разработаны в целях реализации пункта 7 постановления Правительства Российской Федерации от 2 марта 2022 г. №279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ГИС «Платформа «ЦХЭД»). 

Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами при участии специалистов структурных подразделений.

При подготовке Перечней ЭД используются (п.5):

• Перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (Перечень ФОИВ);
  
  
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. №236 (Перечень типовых документов);
  
  
• Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. №237 (Инструкция);
  
  
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28 декабря 2021 г. №142;
  
  
• Инструкция по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденная приказом Росархива от 12 декабря 2023 г. №154;
  
  
• Номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.

Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, не зависят от вида носителя информации (пункт 4.2 Инструкции) (п.6).

В Перечни ЭД рекомендуется включать (п7) документы:

• Которым установлен временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. (п.7.1);
  
  
• Ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения (п.7.2);
  
  
• Постоянного срока хранения, имеющие краткосрочное и/или оперативное значение (действие которых не превышает 5 лет) (п.7.3).

В Перечни ЭД не рекомендуется включать документы (п.8):

• Постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 7.3 настоящих Рекомендаций (п.8.1);
  
  
• Указанные в приложении к настоящим Рекомендациям, хранение которых должно осуществлять исключительно на бумажном носителе (п.8.2);
  
  
• Срок хранения которых не установлен (п.8.3).

Электронные образы документов, созданных на бумажных носителях, в Перечни ЭД не включаются (п.9).

Мой комментарий: Эта последняя «рекомендация» - очевидная глупость, противоречащая российской (и мировой) архивно-документоведческой традиции. Ну что делать, если подобные документы пишут «специалисты», искренне полагающие, что ценность имеют только подлинники! Конечно, им бы стоило сходить как-нибудь на экскурсию в самые уважаемые российские архивы и посмотреть, насколько много там хранится копий … Да и термин «образ» специалисту использовать должно быть стыдно – есть понятие «копия».

Ценность документов (и, соответственно, необходимость их включения в номенклатуры и Перечни любого рода) определяется не «хотелками» Росархива, не статусом (подлинник, заверенная/незаверенная/нотариальная/архивная копия, выписка и т.п.), не форматом (аналоговый или цифровой), - а их ролью в деловых процессах организации, потребностью в них с точки зрения ведения деловой деятельности, отстаивания прав и сохранения памяти. 

Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме (п.14).

В целях обеспечения практической готовности федеральных органов исполнительной власти к передаче подлинников электронных архивных документов в ГИС «Платформа «ЦХЭД», рекомендуется осуществить разработку (переработку) Перечней ЭД в части включения в них документов постоянного срока хранения, указанных в пункте 7.3 настоящих Рекомендаций (в случае подключения к ГИС «Платформа «ЦХЭД») (п.15).

Мой комментарий: Постановлением Правительства РФ от 25 февраля 2025 года №218 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» пункт 7 Постановления Правительства РФ от 02.03.2022 №279 «О государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» был дополнен абзацам следующего содержания:

«Федеральным органам исполнительной власти не позднее 31 декабря 2025 г. обеспечить возможность передачи на постоянное хранение подлинников (!) архивных документов в электронном виде в подсистему «Центр хранения электронных документов» платформы.»

Перечень видов управленческих документов, которые формируются на бумажном носителе (приложение к настоящим Рекомендациям), действует до принятия законодательных, нормативных правовых актов, регламентирующих порядок работы с электронными архивными документами.

Настоящие Рекомендации носят рекомендательный характер и не являются нормативным правовым актом; учитывая их временный характер, они могут быть дополнены по мере накопления опыта по подключению к ГИС «Платформа «ЦХЭД» (п.16).

Мой комментарий: В рекомендациях предлагается очень формальный подход - механическое составление перечня ЭД путем «выдергивания» позиций из существующих перечней и номенклатур дел. 

Ведомствам предлагается одновременно создавать два перечня. Необходимость вести перечень ЭД отдельно, делать отметки «ЭД» в номенклатуре дел, согласовывать перечень с Росархивом - все это увеличивает административную нагрузку на службы ДОУ и архивы ведомств. Хуже того, это неизбежно приводит к раздробленности научно-справочного аппарата и внутренней нормативной базы в организациях. Впрочем, на местах, полагаю, отреагируют так же, как и раньше – формально сверстают какие-то перечни, утвердят их, после чего навсегда забудут об их существовании – и это рационально.

На практике, однако, документы создаются для того, чтобы эффективно осуществлять государственное управление и вести деловую деятельность (включая выбор их формата). Рекомендации, на мой взгляд, оторваны от реальности, создаваемые перечни вряд ли будут оперативно актуализироваться в темпе происходящих перемен, да и само существование таких перечней создаст никому не нужные правовые «мины», мешающие государственным органам действовать эффективно и оперативно. Думаю,  было бы очень полезно обязать Росархив подготовить деловое обоснование разработки и применения подобных перечней, с учётом затрат и рисков.

Кроме того, в массе своей российские архивы в любом случае не готовы принимать электронные документы на постоянное хранение. В итоге составление предлагаемых перечней превращается в не только бесполезное, но и потенциально вредное бюрократическое упражнение, позволяющее впоследствии оспаривать документы на основании того, что они были созданы «не в той» форме, а также способное усложнить процесс приёма-передачи документов на архивное хранения.

Каждый ФОИВ, разрабатывая свой перечень ЭД, может включить в него свой уникальный набор видов документов, которых не будет в перечнях других ведомств, что может создать проблемы при консолидации документов в ЦХЭД.

С моей точки зрения, пункты 7.3 и 8.1 создают зону риска для обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения. Предлагаемый критерий «краткосрочное и/или оперативное (действие которых не превышает 5 лет) значение» для документов постоянного срока хранения – оценочный и очень субъективный. Разные ведомства могут трактовать его по-разному, что приведет к несопоставимости их перечней ЭД и к различиям в составе включенных в них видов документов.

В перечнях документов и номенклатурах дел, к сожалению, обычно отсутствует информация о том, какими федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти предусмотрено ведение тех или иных документов в электронной форме. А это означает, что службам ДОУ и архивов ФОИВ придется самостоятельно проводить изучение нормативно-правовой базы. Боюсь, что на такую работу них просто не будет ни времени, ни сил.

К коммерческим организациям этот документ не имеет никакого отношения, что замечательно.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=520487