Как сделать идеологию управлению информацией и документами актуальной для наших организаций? Сосредоточьте усилия на том, чтобы стать CIO – нет, не директором по ИТ, а «дешёвым специалистом по информации» (Cheap Information Officer).
Каждая организация хотела бы иметь дешёвого специалиста по информации – и ни одна не хочет дорогого. Положительным здесь является то, что дешевая информация и без того является центральным элементом практики управления документами и информацией.
Всегда речь шла именно об этом, и как раз для этого существуют структура, классификация и метаданные. Нам просто нужно сдвинуть временные рамки, на которых мы фокусируем свой внимание.
Обычно мы обращаем основное внимание на то, чтобы сделать дешевым удовлетворение информационных потребностей для двух основных групп процессов – для процессов обеспечения подотчётности и уничтожения/передачи, ни один из которых не является инвестиционно-привлекательным.
Вероятность возникновения проблем с подотчётностью очень невелика, и мы не можем с уверенностью предсказать, когда это произойдет. Управление уничтожение должно давать гарантированные результаты (и в некотором смысле это так и есть, ввиду биологического разложения, деградации данных или неизбежной тепловой смерти Вселенной), однако обычно это не так, потому что его реализация сейчас обходится в 10 долларов, а средний срок окупаемости составляет около 15 лет, поэтому никто не в состоянии в него инвестировать - ставка дисконтирования в инвестиционной стратегии организации сводит подобные инвестиции на нет (ставка дисконтирования (discount rate) - это величина, на которую уменьшается окупаемость инвестиций за каждый дополнительный год).
Суть в том, что мы сфокусированы на том, чтобы сделать более дешёвым удовлетворение информационных потребностей для двух процессов – из которых один может с малой вероятностью произойти в непредсказуемый момент в будущем, и в другой никто не может инвестировать, потому что хотя он и окупается, но его окупаемость слишком мала и происходит это слишком поздно.
Мы продолжаем пытаться решить эту проблему, говоря о том, насколько важны эти процессы.
Однако эти разговоры не меняют основополагающую динамику - чем более неопределенным нечто является, и чем дальше в будущем это нечто находится, тем меньше вероятность того, что ему будет уделено внимание. Пока эта динамика не изменится, динамика обсуждения этих вопросов останется неизменной. Принимающие решения лица будут кивать и соглашаться с тем, что эти процессы важны - возможно, даже выпишут чек, если случится что-то плохое - но они не станут инвестировать в них на постоянной основе. Стоимость удовлетворения этих информационных потребностей является слишком неопределенной, чтобы инвестировать в них сейчас. Удешевление удовлетворения этих потребностей не имеет значения до тех пор, пока данный вопрос вдруг окажется важным, но тогда никто не сможет повернуть время вспять на 15 лет, чтобы инвестировать в том момент, когда эти инвестиции действительно принесли бы результаты.
Сказанное выше – это многословный способ выразить мысль о том, что мы уже являемся дешёвыми специалистами информации - мы просто дешевы в плане обслуживания ряда процессов, в которые никто не хочет или не может инвестировать.
Это также пространный способ ещё раз напомнить, что общий образ мышления правилен - мы хотим снизить стоимость удовлетворения информационных потребностей (именно этой цели служат классификация и метаданные), но нам хотелось бы сфокусировать свои усилия на процессах, которые произойдут с большей вероятностью, и, скорее всего, произойдут пораньше.
Сосредоточение внимания на том, что произойдёт раньше, включает в нашу сферу деятельности остальную часть организации. У каждого сотрудника, с которым мы общаемся, есть работа, которую нужно сделать завтра; и все они хотят, чтобы удовлетворение информационных потребностей стало менее затратным. Весьма вероятно, что они дадут деньги и дадут время тем, кто мог бы это осуществить.
Весьма вероятно, что те же специалисты, которые делают информацию более дешёвой, смогли бы также включить в эти процессы создание метаданных для тех самых, идущих в боле длительном масштабе времени и менее предсказуемых процессов.
Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] пытаемся сделать что-то в этом роде уже в течение нескольких десятилетий – соответствующий подход называют «невидимым управлением документами» (records management by stealth) и ещё рядом имён. Это всегда какая-то версия попыток заставить сотрудников организации выполнять дополнительную работу по структурированию информации так, как нужно нам. Мы никак не осознаем, что здесь нет ничего незаметного; в центре внимание нашей практики - сделать информацию более дешевой для процессов обеспечения подотчетности и уничтожения - и именно это отражает структура информации.
Данная идеология настолько укоренилось в нашем сознании, что мы даже не осознаём этого, и поэтому считаем, что именно наш способ организации информации превосходит другие «по определению» – и что превосходит любые другие способы с точки зрения снижения затрат на удовлетворение информационных потребностей.
Для нас это настолько очевидно, что мы даже не в состоянии представить, что остальные могут считать иначе – дело доходит до того, что мы уже десятилетиями игнорируем сотрудников, которые нам об этом говорят. Из-за этого нас преследовали и продолжают преследовать неудачи – всё потому, что делаем удовлетворение информационных потребностей затратным для процессов, которые обязательно произойдут и в скором времени, - а всё во имя того, чтобы сделать его дешевым для процессов, которые вряд ли произойдут, а если и произойдут, то в далёком будущем.
Нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] нужно сделать три вещи, чтобы добиться успеха:
- Во-первых, признать, что в рамках управления документами и информацией существует ряд практик, направленных на то, чтобы сделать дешёвым удовлетворения наших информационных потребностей.
- Во-вторых, признать, что же эти практики делают затратным удовлетворение информационных потребностей других специалистов.
- В-третьих, применить наш базовый образ мышления – классификация, метаданные, структура – к работе всех остальных специалистов, с тем, чтобы мы смогли стать дешевыми специалистами по информации, поддерживающими их сегодняшнюю деятельность – ввиду того, что низкая вероятность того, что нечто может быть сделано с меньшими затратами спустя 15 лет, очень редко привлекает необходимые инвестиции.
Уверенность в том, что что-то станет дешевле уже завтра, – это то, во что организации всегда будут инвестировать.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-information-and-records
