Мой комментарий: Кастодиальное управление документами – это управление документами в условиях, когда они находятся под полным физическим и интеллектуальным контролем соответствующей стороны.
Есть одна мудрая мысль, касающаяся управления, над которой я часто размышляю - это предупреждение о том, что нужно решать ту проблему, которая у Вас есть, а не ту, которую Вы знаете, как решать. Это предупреждение призывает нас подвергать сомнению наши предположения и уделять больше времени пониманию контекста (условий, в которых мы работаем – Н.Х.), - потому что, когда мы ошибаемся в этих вещах, то создаём нечто, что не соответствует среде деловой деятельности. Мы решаем проблему, которую умеем решать, а не ту, которая стоит перед нами. Думаю, есть веские доказательства того, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] так поступаем уже в течение длительного времени.
25 лет назад изменилась в управлении документами изменилась динамика жизненного цикла. До этого у нас была отличная система принятия документов на ответственное хранение и управления ими. Проблема, которую мы умели решать, была следующей: Как обеспечить возможность выдать дело тому, кому оно потребуется, независимо от того, насколько изменилась организация за прошедший период.
С помощью чего мы решали эту проблему? С помощью концепции «неактивных документов» (inactive records).
Насколько вероятно то, что кому-то снова понадобятся определённые документы? Эта вероятность невелика, считанные проценты или того меньше.
Затем появились электронные документы и системы с «пользователями», и мы подумали: «Отлично, теперь каждый будет управлять своими документами сам». Мы не понимали, что пользователи и так уже это делали - просто они использовали методы, подходящие для активной стадии жизненного цикла документов, и это было то, о чём они знали гораздо больше, чем мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] когда-либо узнаем. К сожалению, мы упустили это из виду, и предположили, что, поскольку сотрудники теперь сами управляют документами, то им следует использовать нашу модель - мы же ведь эксперты в управлении документами. К сожалению, на самом деле мы были экспертами в вопросах ответственного хранения и управления неактивными документами, которые сотрудникам вряд ли ещё понадобятся в будущем.
С учётом этого вступления, для решения какой проблемы мы создали EDRMS-системы управления документами и контентом с пользовательским доступом? Да той самой, которую мы знали, как решать, - а не той, что перед нами стояла.
Интересно то, что существует более ранний аналогичный прецедент (на самом деле их, вероятно, гораздо больше, ведь все профессии этим занимаются). В течение очень длительного времени обновление каталогов было затратным и сложным процессом, поскольку каталоги формировались вручную. Ввиду этого мы разработали системы, которые оставались стабильными даже при переменах в организации и окружающем мире. Почему? Потому что внесение изменений в записи в каталогах было дорогостоящим делом.
Затем (в 1980-х годах) появились электронные системы управления документами. Что лежит в их основе? База данных. Сколько времени требуется на внесение изменений в 100 тысяч записей в базе данных? Не много. Сколько это стоит? Не так уж много. Однако проблема, которую мы знали, как решать, заключалась в создании систем, которые не требовали бы изменений.
Итак, что мы создали, когда впервые внедрили электронные системы управления документами и контентом? Мы создали систему, исходя из предположения, что обновление документов [и научно-справочного аппарата к ним – Н.Х.] - это затратный и трудоемкий процесс, хотя к тому времени стоимость и время внесения изменений уменьшились в 10 тысяч раз и более.
Это длинное предисловие потребовалось, чтобы подойти к вопросу о том, почему (на мой взгляд) нам нужно вернуться к идее ответственного хранения, - и оно написано именно в таком виде, потому что это ответственное хранение должно быть не таким, каким мы его знаем. Если мы решим эту проблему так же, как делали в прошлом, то опять решим только ту проблему, которую умеем решать, а не ту, которая стоит перед нами сейчас.
Лично я считаю, что идея ответственного хранения действительно может помочь управлению документами снова процветать - но при условии, что мы признаем, что теперь ответственными хранителями ни в коем случае не должны быть мы сами [специалисты по управлению документами – Н.Х.]. В конечном счёте, мы всегда были ответственными хранителями физических документов лишь из соображений удобства - мы по необходимости выполняли эту роль, поскольку иначе со временем офисы сотрудников оказались бы переполненными делами, и для того, чтобы открыть очередные дела, им пришлось бы или переехать в коридор, или передать неактивные документы на ответственное хранение кому-то другому.
Теперь же у каждого сотрудника есть доступ к объёмам хранения информации, превышающим те, что он смог бы использовать за 100 жизней, и по любым прежним меркам, системы являются гибкими и относительно легко поддаются изменениям. Ввиду этого мы можем передать сотрудникам ответственность за хранение; помочь им спроектировать систему, которая будет поддерживать их способ организации своей работы и управления ею; а если способ организации работы изменится, и документы нужно будет хранить в ином месте - сделать это будет не так уж сложно.
В качестве альтернативы, мы могли бы продолжать решать проблемы, которые наша профессия умеет решать, используя модели прошлых эпох - независимо от того, были ли они разработаны для решения проблем сегодняшнего дня. Возможно, это и сработает, - хотя, похоже, пока что такой подход не работает, - но кто знает, может быть, нам повезёт, и мир изменится так, что нам самим меняться не придётся :)
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Карл Мелроуз в своих постах часто акцентирует внимание на том, что управление документами должно в первую очередь поддерживать основную деловую деятельность и не навязывать деловым подразделениям неудобные тем методы и концепции. Я считаю, что это верная идея, которую коллегам-архивистам и специалистам по управлению документами нужно осознать.
В то же время Карл не всегда может вовремя остановиться, и, с моей точки зрения, высказанная в данном посте идея делать сотрудников ответственными хранителями собственных документов – вредная. Пока сотрудник выполняет подобную роль, его документы и информация остаются его личным активом и де-факто не являются активом организации и не контролируются ею. В случае перемещения или ухода сотрудника эти документы легко могут быть утрачены (либо их будет крайне сложно найти тем, кому они впоследствии понадобятся). Карл даже не стал оговаривать, что ответственное хранение осуществляется сотрудниками в отношении активных документов! :)
Тем временем специалисты по управлению документами многих организаций продолжают «разгребать» последствия именно такого любительского «курирования», пытаясь навести хоть какой-нибудь порядок на общих дисках и в учетных записях электронной почты ушедших сотрудников…
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/going-custodial-again-in-records
