В новых рекомендациях Национальных Архивов США (NARA) говорится о том, когда федеральным органам исполнительной власти следует сохранять связанные с ИИ материалы в качестве федеральных документов, и отмечается, что не существует универсального, пригодного на все случаи жизни подхода к решению данного вопроса.
В своих недавно выпущенных рекомендациях Национальные Архивы говорят о том, что использование платформ искусственного интеллекта «само по себе не приводит к созданию федеральных документов», но при этом отмечают, что входные и выходные данные ИИ могут подлежать управлению в качестве документов, если они влияют на более широкую деятельность федерального органа.
© J. David Ake/Getty Images
В меморандуме от 21 августа 2026 года ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/nara-fra-ai-guidance.pdf ), адресованном федеральным органам исполнительной власти, Национальные Архивы пишут, что «являются ли связанные с ИИ материалы федеральными документами, зависит от обстоятельств создания, хранения и использованием таких материалов – например, от того, полагается ли федеральный орган исполнительной власти на них при принятии решений, использует ли их для ведения официальной деловой деятельности, рассылает ли эти материалы другим сторонам и включает ли он эти материалы в систему ведомства».
Мой комментарий: Иными словами, Национальные Архивы США считают, что критерии отнесения связанных с ИИ материалов к числу федеральных документов в точности такие же, что и в отношении любых других материалов – и, полагаю, это совершенно правильный, единообразный и технологически нейтральный подход.
Речь здесь идёт о меморандуме, адресованном руководителям федеральных министерств и ведомств, юрисконсультам, высшим должностным лицам федеральных органов исполнительной власти по вопросам управления документами и руководителям служб управления документами федеральных органов. Меморандум объёмом 7 страниц называется «Руководство по применению Закона о федеральных документах в отношении материалов, связанных с применением искусственного интеллекта» (Guidance on Applying the Federal Records Act to Artificial Intelligence Materials).
Содержание меморандума следующее:
I. Применение Закона о федеральных документах в контексте ИИ
A. Определение понятия «федеральный документ»
B. Определение понятия «не-документ»
C. Применение определений
D. Дополнительные рекомендации
II. Выявление соответствующих указаний по срокам хранения и действиям по их истечении
A. Выделение документов, имеющих кратковременную ценность (transitory) и промежуточных (intermediary) документов
B. Выявление иных указаний по срокам хранения, под которые подпадают связанные с ИИ документы
Приложение A: Виды связанных с ИИ документов, уже охваченные существующими типовыми перечнями (GRS)
A. Определение понятия «федеральный документ»
B. Определение понятия «не-документ»
C. Применение определений
D. Дополнительные рекомендации
II. Выявление соответствующих указаний по срокам хранения и действиям по их истечении
A. Выделение документов, имеющих кратковременную ценность (transitory) и промежуточных (intermediary) документов
B. Выявление иных указаний по срокам хранения, под которые подпадают связанные с ИИ документы
Приложение A: Виды связанных с ИИ документов, уже охваченные существующими типовыми перечнями (GRS)
Меморандум опирается на данное в действующем американском законодательстве определение понятия «федеральные документы (см. Свод законов США, 44 USC 3301, https://uscode.house.gov/view.xhtml?req=granuleid:USC-prelim-title44-section3301&num=0&edition=prelim ):
Статья 3301 - Определение понятия «документы»
(a) Определение понятия «документы»
(1) Общие положения - В рамках настоящей главы [Свода законов США – Н.Х.], понятие «документы» (records) -
(a) Определение понятия «документы»
(1) Общие положения - В рамках настоящей главы [Свода законов США – Н.Х.], понятие «документы» (records) -
(A) охватывает любую документированную информацию, независимо от её формы и характеристик, которая создана или получена федеральным органом исполнительной власти в соответствии с федеральным законодательством или в связи с ведением государственной деятельности, и которая сохранена или подлежит сохранению данным органом исполнительной власти или его законным правопреемником в качестве свидетельства организации, функций, политики, решений, процедур, операций и иной деятельности Правительства США, либо ввиду информационной ценности содержащихся в ней данных; и
(B) не охватывает
(i) созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных и выставочных целях; или
(ii) дополнительные экземпляры документов, сохраняемые лишь для удобства.
(B) не охватывает
(i) созданные или приобретенные библиотечные и музейные материалы, сохраняемые исключительно в справочных и выставочных целях; или
(ii) дополнительные экземпляры документов, сохраняемые лишь для удобства.
(2) Определение понятия «документированная информация»
В рамках параграфа (1), понятие «документированная информация» (recorded information) охватывает все традиционные формы документов, независимо от их физической формы и характеристик, и включает информацию, которая создается, обрабатывается, передается и хранится в цифровой или электронной форме.
В соответствии с Законом о федеральных документах, федеральные органы обязаны создавать, хранить и обеспечивать долговременную сохранность документов, документирующих, в частности, их функции, политики, решения и процедуры. Как отмечают Национальные Архивы в своем меморандуме, документированная информация «не становится федеральным документом только потому, что она была создана или получена федеральным органом исполнительной власти».
Мой комментарий: Данная формулировка меморандума является довольно-таки рискованной, поскольку легко может быть неправильно истолкована федеральными государственными служащими. В судебной практике США практически любая информация, созданная или полученная организацией в рамках её деловой деятельности, признаётся документами, которыми необходимо надлежащим образом управлять.
Согласно новым рекомендациям, федеральным органам исполнительной власти необходимо изучить, каким образом используются результаты работы инструментов ИИ, чтобы определить, соответствуют ли они критериям отнесения к числу федеральных документов. Национальные Архивы, например, считают, что если сотрудник использует платформу ИИ для проведения предварительного исследования в ходе подготовки связанного с его работой аналитического отчета, но не использует полученную выдачу ИИ в своём отчете и не распространяет её, - то эти материалы вряд ли подпадают под требования закона, даже если есть задокументированные сведения о проведенном сотрудником поиске.
«Федеральные органы могут принять решение о ведении журналов аудита всех действий своих сотрудников на их ноутбуках и других рабочих устройствах, включая действия, выполняемые в системе ИИ», - говорится в меморандуме. «Простое сохранение журнала аудита в системе ИИ само по себе не означает, что журнал аудита является федеральным документом. Однако журнал аудита станет таковым, если, например, федеральный орган решит захватить его и использовать для проведения расследования».
Мой комментарий: Похоже, правовая грамотность составляющих меморандумы сотрудников Национальных Архивов, - особенно после ухода ряда авторитетных юристов-ветеранов – стремительно падает. Следование подобным «советам» способно повлечь за собой крупные неприятности для федеральных органов и их сотрудников, включая чреватые крайне опасными последствиями обвинения в умышленном уничтожении доказательств… Лично я бы рекомендовала подождать, пока сформируется соответствующая судебная и правоприменительная практика, а до тех пор – избегать любых действий, которые могут быть интерпретированы как умышленное несоздание либо уничтожение документов и «сохраняемой в электронном виде информации» (ESI – по сути, расширенная трактовка понятия «документы» в современных условиях).
Национальные Архивы также отмечают, что результаты использования коммерческих ИИ-программ, таких как Gemini и ChatGPT, скорее всего, не считаются федеральными документами, - хотя в меморандуме говорится, что каждый федеральный орган несёт ответственность за окончательное определение того, подпадают ли материалы или результаты работы ИИ под действие закона о федеральных документах (что и говорить, крайне полезный совет – «спасение утопающих дело рук самих утопающих»! – Н.Х.).
Рекомендации также содержат призыв к федеральным органам на будущее включить требования к управлению федеральными документами в свои внутренние политики в отношении ИИ
«Хотя не существует универсального решения в плане внедрения федеральными органами политик, процессов и процедур, связанных с использованием ИИ, Национальные Архивы рекомендует федеральным органам, в сотрудничестве с юристами, ИТ-службами и другими заинтересованными сторонами, официально установить политики в области ИИ», - отмечается в меморандуме.
Эдвард Грэм (Edward Graham)
Источник: сайт NextGov.com
https://www.nextgov.com/artificial-intelligence/2026/08/national-archives-says-agencies-ai-use-does-not-automatically-create-federal-records/415711/
