Документы, дела, архивные единицы - или что-то иное?

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 28 сентября 2026 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Один из пусть и не первостепенных, но вызывающих ожесточённые споры вопросов касается определения объекта архивной работы.

Закон Румынии об архивном деле постоянно использует термин «документы» (document). Это вполне уместно, когда речь идет о «регистрации документов», но вот термин «передача документов» может вызывать вопросы. Физически мы передаем не отдельные документы, а дела (dosar) или реестры (registru – имеется в виду свод копий или кратких содержаний выданных другим сторонам документов – Н.Х.), т.е. совокупности документов. 

Можно возразить, что это по сути дела одно и то же. Однако, если учесть, что такая совокупность обладает характеристиками, отличными от характеристик отдельного документа (у дела свой идентификатор, у документа - свой; различаются системы учета и т. д.); а затем осознать, что отдельные документы (например, карты) действительно можно передавать наряду с делми, - вопрос начинает казаться уже не столь однозначным.

Конечно, это не мое открытие; и в профессиональной среде давно устоялось понятие «архивная единица» (unitate arhivistică – см. также перевод поста Поповичи об этом термине здесь: https://rusrim.blogspot.com/2026/04/unitate-arhivistica.html - Н.Х.) — причем не только у нас в Румынии, но и в других странах. 

В Италии, например (где подход отличается большей проработанностью), явным образом разграничивают «архивную единицу» (совокупность документов) и «документную единицу». В других странах говорят о «технических единицах» (unitate tehnică). В ранние времена у нас также использовался термин «единица хранения» (unitate de păstrare - возможно, по образцу советской модели, хотя утверждать наверняка не берусь).

Данный термин, безусловно, несет в себе технический и контекстуальный смысл, характерный для данной сферы деятельности. По сути, речь идет об учётной единице – об обобщающем понятии для объектов, подлежащих учёту в хранилище; для того , что передаётся и принимается. Это проясняет противоречие между юридической терминологией и разнообразием реально существующих типов документов: разные характеристики, разные реалии.

Как ещё можно назвать эту сущность?

Мне встретился вариант, используемый в Словении, который показался мне весьма полезным: это «архивный материал» (material arhivistic). Данный термин может обозначать как архивный документ, так и дело - будь то реестр или многотомное дело. В зависимости от конкретных обстоятельств, этот термин может охватывать различные формы ведения документации. Это поистине обобщающее и инклюзивное понятие - что вполне соответствует современным тенденциям.

Я полагаю, что это подходящий термин для законодательства.

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Мой комментарий: Я бы хотела обратить внимание на тот (часто упускаемый из виду факт), что – особенно при работе с электронными документами – на самом деле ведётся два вида учёта: с одной стороны, учёт логических сущностей; и с другой - учёт физических объектов-носителей информации, на которых эти сущности зафиксированы; а также учёт физических хранилищ и оборудования для хранения. 

Например, дело (или даже отдельный документ), представляющее собой единую логическую сущность, может быть зафиксировано как на одном носителе информации (возможно, вместе с иными делами и документами), так и на нескольких (как в виде четко оформленных томов, так и без такого оформления – просто как часть многотомного компьютерного файла). Дело может храниться централизованно в одном месте, а может быть «распылено» по множеству систем хранения, в том числе и на уровне небольших наборов битов, которые сами по себе никакой информации не передают. 

Исходя их этого, я бы предпочла, чтобы термины ясно показывали, о каком именно виде учёта на самом деле идёт речь :)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/09/28/documente-dosare-unitati-arhivistice-sau-altceva/ 

Метод «больших корзин» отжил своё (2)

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/1_01452768397.html )

Проблема с «большими корзинами»

Система «больших корзин» имела смысл, когда всю работу выполняли люди. Каждая дополнительная категория увеличивала объёмы работ: её нужно было маркировать, управлять ею, обучать сотрудников работе с документами такого типа. Объединение 400 серий документов в 80 обоснованно сформированных и юридически защитимых «больших корзин» уменьшало количество головной боли.

Однако данный подход не решал главной проблемы: объемы данных увеличивались слишком быстро. Когда методология «больших корзин» только появилась, объем данных составлял 132 эксабайта (10^18 байт). Сегодня он достигает 274 зеттабайт (10^21 байт) - это примерно в 2000 раз больше. И ситуация усугубляется: объемы данных ежегодно увеличиваются примерно на 27%. 

Данных и документов стало в 2000 раз больше. Даже подход с использованием «больших корзин» уже не спасает положение.

Мой комментарий: Кислое смешивается с солёным. Объёмы данных сами по себе не имеют никакого отношения к сравнительной эффективности метода установления сроков хранения – которые никогда и не обещал стать панацеей от всех проблем. Метод больших корзин - которые легче автоматизировать, чем другие подходы – вполне может эффективно применяться машинами.

Но это еще не всё. Нам (кому именно? и зачем? – Н.Х.) необходима высокая степень детализации при разметке (тегировании) - не только для определения сроков хранения, но и для управления правами доступа и для обеспечения кибербезопасности. Это признают даже Национальные Архивы США в своём документе 2020 года о внедрении метода «больших корзин».

Мой комментарий: При правильном применении метода «больших корзин», в одну корзину, вообще говоря, не должны попадать документы с различными требованиями в отношении защиты и доступа. Избыточно высокая степень детализации давно уже неподъёмна для людей, а при машинной обработке может привести в многочисленным ошибкам.

Поэтому Национальные Архивы США сменили курс. Единственный способ справиться с растущими объемами данных - это расширение использования новых технологий и автоматизация. Теперь Национальные Архивы публикуют свои Типовые перечни (GRS – разработанные, вот ведь незадача, именно по методу «больших корзин»! – Н.Х.) в машиночитаемом формате, специально предназначенном для автоматизации процессов уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение. Ознакомиться с версией 2025 года машиночитаемых перечней (точнее, с ответами на часто задаваемые вопросы по их поводу – Н.Х.) можно по ссылке https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/machine-implementable-faq .

Путь вперед

Мы живём в иное время. Да, данных стало в 2000 раз больше, чем в 2004 году, но и вычислительные мощности подешевели в 5600 раз. Кроме того, существует такая волшебная технология, как искусственный интеллект (ИИ). Пришло время, когда мы можем получить всё и сразу.

Группа исследователей из Лейденского университета (Leiden University) решила проверить, возможно ли это. В своей статье «Могут ли большие языковые модели послужить эффективными инструментами классификации» (Can Large Language Models Serve as Effective Classifiers) они проанализировали, что произойдет, если ИИ будет использовать подход с использованием детализированных категорий – «маленьких корзин» («small buckets»).

Использованная ими таксономия включала 2778 конечных категорий и 477 родительских категорий, а глубина иерархии достигала 9 уровней. Система была динамической: категории можно было добавлять, удалять и объединять.

Результаты оказались впечатляющими: точность классификации при использовании детализированных категорий в связке с ИИ составила 94,3%, тогда как при подходе с укрупненными категориями этот показатель был равен 61,5%. 

Мой комментарий: Исходя их разумных соображений, точность детальной классификации (определяемая по количеству ошибок классификации) должна быть всегда ниже, чем точность укрупнённой классификации – и раз это не так, то либо исследователи где-то не по-детски «накосячили», либо автор неверно изложил их результаты (как оно и оказалось).

Я не поленилась прочитать упомянутую статью Сейеда Амина Табатабаи (Seyed Amin Tabatabaei), Сары Фанчер (Sarah Fancher), Майкла Парсонса (Michael Parsons) и Ариана Аскари (Arian Askari), точное название которой – «Могут ли большие языковые модели послужить эффективными инструментами классификации для иерархической много-теговой классификации научных документов в промышленных масштабах?» (Can Large Language Models Serve as Effective Classifiers for Hierarchical Multi-Label Classification of Scientific Documents at Industrial Scale?), см. https://arxiv.org/pdf/2412.05137 (прямая ссылка на PDF-файл: https://arxiv.org/pdf/2412.05137 ). Никакого отношения к детальным либо укрупнённым категориям эта публикация не имеет, она о другом – и цифра 61,5% также взята из неподходящего места.

Метод на основе детализированных категорий превзошел даже результаты специалистов-людей: точность ручной классификации (в статье эти цифры названы, но в контексте куда более сложной и динамичной классификации научных документов, где нет готовых юридически-значимых перечней – Н.Х.) варьировалась от 65 до 90%, а стоимость обработки одного документа составляла 3,50 доллара против примерно 0,20 доллара при использовании ИИ и детализированных категорий.

Мой комментарий: Автор, видимо, не знает, что в управлении документами и архивном деле установление сроков хранения на уровне отдельных документов – редкое исключение. Обычно речь идёт о массиве традиционных дел, а в электронной среде – о сотнях и тысячах документов. Соответственно, и затраты будут иными.

Компьютеры не устают, независимо от того, содержит ли классификатор 400 или 4000 категорий. При этом более детальная таксономия предоставляет ИИ больше информации (однако «делать приятное» ИИ не является задачей управления документами – Н.Х.). Счет-фактура не просто попадает в общую категорию «финансовые документы». Он может быть классифицирован как документ кредиторской задолженности, как выставленный клиенту, как инвойс по капитальному проекту, налоговый счёт или счёт от поставщика (в управлении документами такая классификация обычно осуществляется на этапе создания/получения документов прямо в ходе деловых процессов, а не отдельно с целью назначения сроков хранения – Н.Х.).

Мой комментарий: Бесспорно, что большая детальность при установлении сроков хранения возможна (ведь раньше многие годы мы так и работали) – но зачем она нужна, если и без неё задача установления надлежащих сроков хранения успешно решается, при этом с меньшими рисками неверной классификации, и с меньшими рисками раскрытия конфиденциальных сведений?

(Окончание следует)

Каан Волькан (Kaan Volkan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/big-bucket-approach-dead-kaan-volkan-nzk7f/ 

Расширена сфера применения простых электронных подписей

Правительство Российской Федерации постановлением от 23 сентября 2026 г. №1223 внесло изменения:

• В Положение о федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», утв. постановлением Правительства РФ от 24 октября 2011 года №861;
  
  
• В Правила использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 25 января 2013 года №33.

Пункт 21 «Положения о федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» дополнен новым абзацем, который предусматривает использование «простой электронной подписи, ключ которой получен в соответствии с «Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг», при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Для справки: Ранее данный пункт о подписании документов на «Единой цифровой платформе подписания и хранения документов» предусматривал использование только усиленных электронных подписей.

«Правила использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг» дополнены пунктом 4(2) следующего содержания:

4(2). Для подписания с использованием ключа простой электронной подписи электронного документа, созданного в информационных системах, не входящих в состав инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме, такой электронный документ направляется в единую цифровую платформу подписания и хранения документов федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» в соответствии с «Положением о федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»

Также установлено, что «правом создания (замены) и выдачи ключа в целях оказания государственных и муниципальных услуг» теперь наделены «операторы подвижной радиотелефонной связи» п.7 д(1)).

Мой комментарий: Ключевое нововведение - расширение возможностей использования простой электронной подписи (ПЭП) на Едином портале госуслуг (ЕПГУ).

Ранее «Единая цифровая платформа подписания и хранения документов» (подсистема ЕПГУ) предусматривала использование усиленных электронных подписей (квалифицированной и неквалифицированной). Теперь пункт 21 Положения о ЕПГУ дополнен положением, согласно которому для подписания заявлений и иных документов при обращении за услугами в электронной форме может использоваться простая электронная подпись.

Новый пункт 4(2) Правил использования ПЭП устанавливает порядок действий для документов, созданных во внешних информационных системах (не входящих в инфраструктуру электронного взаимодействия). Такие документы для подписания ПЭП должны направляться в единую цифровую платформу подписания и хранения документов ЕПГУ. Это создаёт единую точку для подписания документов, поступающих из различных источников.

Существенно расширен круг субъектов, наделённых правом создания, замены и выдачи ключей простой электронной подписи. Теперь к ним добавлены операторы подвижной радиотелефонной связи (пункт 7, подпункт «д(1)»). Это означает, что граждане смогут получать ключи ПЭП, предназначенные для использования при получении государственных услуг, через салоны сотовой связи.

В то же время расширение использования ПЭП и привлечение операторов связи к выдаче ключей создаёт дополнительные риски, поскольку операторы становятся новым звеном в цепочке доверия, а их сотрудники получают доступ к процедуре идентификации личности и выдаче ключей ПЭП.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=545078

Метод «больших корзин» отжил своё (1)

Данная заметка Каана Волькана (Kaan Volkan – на фото) – независимого консультанта, активно сотрудничающего с ассоциациями ARMA и RIMPA – была опубликована 20 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn. 

Мой комментарий: Хочу сразу отметить, что я не согласна с основным тезисом поста Каана Волькана - перефразируя классику, «слухи о смерти метода «больших корзин» слегка преувеличены». Австралийский коллега, похоже, не в курсе того, что данный метод стал в ряде стран общепринятой нормой … Однако сам по себе поднятый в посте вопрос, на мой взгляд, заслуживает внимания.

Подход «больших корзин» (в буквальном перевод с английского, «больших вёдер» - big buckets) предназначался для использования специалистами-людьми, но он не работает.

Мой комментарий: В этом коротком предложении содержится два существенно неверных утверждения. Во-первых, метод «больших корзин» был разработан с целью упрощения проведения экспертизы ценности документов и сокращения числа статей в соответствующих перечнях с тысяч до сотен и десятков. При этом устранялись многие нюансы (а также условные сроки, отчитывавшиеся от наступления специфических событий), знание которых требовало глубоких экспертных знаний – соответственно, автоматизировать установление и управление сроками хранения становилось несравненно проще! Во-вторых, что бы там ни думал автор поста, данный метод вполне себе успешно используется в США – и никто его там под сомнение не ставит :)

Пришло время отправить этот подход туда, где ему и место - в величественный мавзолей исторических артефактов. Но давайте сначала взглянем на историю его возникновения.

Рождение подхода «больших корзин»

В 2001 году Национальные Архивы США (NARA) запустили масштабный исследовательский проект по вопросам управления электронными документами ( https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/report-on-recordkeeping-practices.html ). В течение пяти месяцев были опрошены 500 федеральных служащих из 150 организаций, а также было проведено 54 заседания фокус-групп.

Три вывода повергли Национальные Архивы в шок (выбор слов оставим на совести автора :) – Н.Х.):

• Государственные служащие не знают, как решить проблему работы с электронными документами;
  
  
• Многим федеральным служащим неясно само понятие «документа» (record);
  
  
• Качество управления документами в различных государственных органах существенно различается.

Мой комментарий: Напомню, это 2001 год. Электронные документы ещё только появляются в деловой деятельности – причём пока ещё чаще всего в виде электронных копий бумажных документов. Законодательство пока ещё не признаёт на эти копии, ни сообщения электронной почты полноценными документами. Даже передовые теоретики отрасли (действовавшие, например, в рамках проекта InterPARES) только-только начинают осознавать, что такое электронные документы и как с ними бороться. И автор всерьёз пишет о том, что наличие у государственных служащих проблем с электронными документами кого-то «шокировало»? :) Интересно, а неодинаковое качество работы с документами в разных органах и учреждениях тоже стало «громом среди ясного неба», несмотря на то, что оно всегда было общеизвестным фактом?

Затем наступило двухлетнее затишье: не последовало никаких дальнейших действий или рекомендаций. Так продолжалось до выхода в 2003 году документа ««Стратегических направлений развития управления федеральными документами» (Strategic Directions for Federal Records Management – см. https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/white-papers.html ), в котором говорилось: федеральные органы исполнительной власти вправе  устанавливать сроки хранения документов на любом уровне агрегирования, который отвечает их деловым потребностям.

Это довольно расплывчатая рекомендация допускала гибкость при установлении сроков хранения. По сути, это был вежливый способ сказать: «Разбирайтесь сами. У нас пока нет готового решения».

Тем не менее, этот подход сработал. Задержка с установлением сроков хранения сократилась с примерно 300 дней до 155 дней. Все начали укрупнять категории, объединяя документы во все более крупные «корзины».

В 2004 году Национальные Архивы США официально ввели термин «большие корзины» (big buckets) и обновили свои рекомендации: «Не нужно устанавливать сроки хранения на разных уровнях агрегирования - делайте это на самом высоком уровне, объединяя документы в максимально крупные «корзины»».

Мой комментарий: Автор умалчивает главное: объединение документов в «большие корзины» осуществлялось не произвольно, а по чётко сформулированным принципам, тесно увязанным с задачей исполнения существующих законодательно-нормативных требований в отношении сроков хранения документов – а именно, в «большие корзины» объединялись документы близких сроков хранения, обычно возникающие в ходе одного и того же делового процесса; и всей «корзине» устанавливался максимальный из индивидуальных сроков хранения для входящих в неё видов документов.

Кроме того, автор не понял, что категоризация документов по «большим корзинам» (в российской традиции аналогом служит подбор подходящих статей перечня), выполняемая с целью корректного установления срока хранения – это не то же самое, что деловая категоризация документов по видам, которая никуда не исчезает, даже если документы «складываются» в «большую корзину». 

Эта стратегия работала лет семь, однако документов стало просто слишком много. В 2011 году среднее время завершения процесса установления сроков хранения достигло исторического максимума - 709 дней. Это в шесть раз превышало время запаздывания в 2004 году, когда только ввели систему «больших корзин».

Мой комментарий: У автора, безусловно, здесь есть определённые проблемы с логикой – запаздывание с установлением сроков хранения зависит от многих факторов (наличие специалистов необходимой квалификации, объёмы документов, организация труда и т.д.); и сваливать всё на метод «больших корзин» примерно так же логично, как возлагать вину за давку в автобусах на решение об отказе от конной тяги …

Окончательный удар по этой системе был нанесен в 2020 году с публикацией «Отчета о об оценке результатов внедрения подхода «больших корзин» к установлению сроков хранения» (Big Bucket Schedule Implementation - Assessment Report, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/big-bucket-schedule-implementation-report.pdf ).

Все ведомства, чья деятельность изучалась, сообщили о трудностях внедрения; сотрудникам порой было сложно определить, подлежат ли документы постоянному хранению или временному, а также к какой именно «корзине» их следует отнести. Из-за того, что использовались слишком широко определённые «корзины» для документов постоянного хранения, документы временного срока хранения порой хранились дольше, чем это требовало законодательство, что, по данным Национальных Архивов, создавало «ненужную финансовую нагрузку, связанную с их обслуживанием, миграцией или хранением».

И, что хуже всего, все продолжали цепляться за свои детализированные указания по срокам хранения для отдельных видов документов. Национальные Архивы, как и многие другие органы и учреждения, также нуждались в «маленьких корзина»; они отмечали: «Это сводит на нет саму цель использования системы больших корзин».

Мой комментарий: В данном случае имеет место передёргивание фактов автором и введение читателей в заблуждение. Отчёт Национальных Архивов вовсе не «хоронил», как утверждает Волькан, идею «больших корзин» - наоборот, он выявил имеющиеся проблемы и недостатки, и предложил конкретные рекомендации по их устранению, с целью повысить эффективность применения метода! 

Почему бы автору было не процитировать слова и последнего абзаца на стр. 8 отчёта: «В целом, большинство федеральных органов исполнительной власти удовлетворено своими перечнями документов с указанием сроков их хранения на основе «больших корзин»»? 

Далее в отчёте, в разделе выводов на стр. 12, читаем:

«Общий консенсус среди ведомств, использующих метод «больших корзин» для установления сроков хранения документов, заключался в том, что данный подход позволил сократить количество указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении; а также административную нагрузку, связанную с управлением этими указаниями. В целом, внедрение метода оказалось по большей части успешным для участвующих в его внедрении ведомств.»

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/2_01344293078.html )

Каан Волькан (Kaan Volkan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/big-bucket-approach-dead-kaan-volkan-nzk7f/