Мастер-экземпляры и другие термины

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 13 декабря 2025 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Сегодня мне пришлось провести определённую систематизацию терминов, поскольку мне приходится слышать самые разные слова. Я уже знал о «мастер-файлах», но не был в курсе того, для чего Национальные Архивы Великобритании (TNA) используют термин «экземпляр ответственного хранителя» (custodial copy) или что такое «порождённый мастер-файл» (production master file). Ниже я расскажу о том, что я для себя выяснил.

Примечание автора: Глубоко травмированным их собственной историей бедолагам-американцам больше не разрешается использовать термин «мастер» ввиду его неполиткорректности. Поскольку я не думаю, что у нас в Румынии этот термин несёт какой-либо негативный оттенок (пока что; кто знает, может быть нам его ещё навяжут…), я продолжаю использовать термин «мастер-экземпляр», как в эпоху микроплёнок. Однако ввиду лингвистических соображений мы могли бы также перевести его как «основной экземпляр».

Экземпляр ответственного хранителя (custodial copy)

Национальные Архивы Великобритании под «экземпляром ответственного хранителя» (как вариант, этот термин можно было бы перевести на русский язык как «эталонный экземпляр» или «страховой экземпляр» - Н.Х.) понимается имеющий статус «официального» экземпляр электронного документа, для которой существуют требования в отношении сроков хранения. Если говорить более детально, то понятие «экземпляра ответственного хранителя» охватывает не только файл, в котором сохраняется контент (архивный мастер-экземпляр), но и иную информацию, которая характеризует его и/или описывает соответствующий контекст (метаданные, параданные и т. д.). Таким образом, речь идёт не просто о документе, а об информационном пакете, включающий как документ, так прочую информацию. Как правило, архивный мастер-экземпляр (архивный мастер-файл) входит в состав «экземпляра ответственного хранителя», но бывают ситуации, когда этот файл может быть более высокого качества. «Экземпляр ответственного хранителя» является эквивалентом архивного информационного AIP-пакета в терминологии открытой архивной информационной системы (OAIS); и это скорее юридическое понятие.

Мой комментарий: В российской нормативной базе аналогом понятиям «сдаточный информационный пакет» и «архивный информационный пакет» в терминологии OAIS является понятия «контейнер электронного документа» и «электронный архивный документ».

В стендовом докладе сотрудника Национальных Архивов Великобритании Стива Дейли (Steve Daly) на конференции iPRES 2024 на тему «Отделённый эталонный экземпляр для облачных систем обеспечения долговременной сохранности электронных материалов» (A decoupled Custodial Copy for cloud-based Digital Preservation Systems, см. https://zenodo.org/records/13647420 ), дано следующее объяснение:

«Национальные Архивы Великобритании использует облачный управляемый сервис для хранения активного управляемых экземпляров своих документов, к которым имеется немедленный доступ, а также создали систему «Экземпляр ответственного хранителя» (Custodial Copy system), которая автоматически создаёт копии всех документов в том виде, в котором они поступили в облачную систему немедленно по их поступлении, и отправляет их в отдельное хранилище вне облака. 

Эти электронные документы будут не просто служить резервной копией контента облачной платформы, а будут храниться в стандартизированной форме, не зависящей от конкретного программного продукта, с использованием стандарта «Оксфордская стандартная структура файлов» (Oxford Common File Layout, см. https://ocfl.io/ ), - при этом каждый файл будет сопровождаться актуальной копией всех метаданных, описывающих документ. 

Система «Экземпляр ответственного хранителя» должна стать полностью полным самоописываемым представлением электронного архива, которое может использоваться в качестве источника при будущих миграциях или же для доступа к документам без использования облачной платформы.» 

Далее следует ряд технических терминов.

Архивный мастер-файл = мастер-файл для долговременного хранения 

В контексте американской «Инициативы по разработке руководств по оцифровке для федеральных органов исполнительной власти США» (Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative, FADGI) под «архивным мастер-файлом» (archival master file) понимается наилучшая копия, созданная проводящей оцифровку организацией, причём «наилучшей» копией считается та, что соответствует целям конкретного проекта или программы. В некоторых случаях архив может создать несколько архивных мастер-файлов.

Порождённый мастер-файл (production master file) = порождённый основной файл (production primary file) 

В контексте американской «Инициативы по разработке руководств по оцифровке для федеральных органов исполнительной власти США» под этими терминами понимаются файлы, созданные в результате обработки контента одного или нескольких архивных мастер-файлов, в результате чего создаётся новый файл или файлы с уровнями качества, сопоставимым с уровнем качества архивного мастер-файла.

• Первый тип обработки заключается в сборке единого представления объекта из набора сегментов. (Например, образ большой карты можно получить, объединив набор фрагментарных образов, каждый из которых представляет собой образ части исходного бумажного объекта.)
  
  
• Второй тип обработки, которая может быть применена, заключается во внесении в исходный файл корректировок эстетического или технического характера.

Мастер-файлы любого типа имеют постоянную ценность для проводящей оцифровку организации.

Производный файл (для оказания услуг, доступа, доставки, просмотра или вывода) 

В контексте американской «Инициативы по разработке руководств по оцифровке для федеральных органов исполнительной власти США» производный файл (derivative file) по своей природе - это вторичный элемент, обычно рассматриваемый как временная часть коллекции. При создании производных файлов организации используют архивный мастер-файл или порождённый мастер-файл в качестве источника данных, и создают один или несколько производных файлов, каждый из которых оптимизирован для конкретного варианта использования. В числе типичных вариантов использования (каждый из которых может потребовать различной оптимизации) можно назвать:

• предоставление доступа конечным пользователям,
  
  
• высококачественная репродукция,
  
  
• создание текстовых представлений с помощью средств распознавания текста или речи.

Во многих случаях производные файлы, предназначенные для доступа конечных пользователей, создаются с применением сжатие с потерями - например, изображения переводятся в формат JPEG, звукозаписи - в формате MP3 или в видеопотоки в формате сжатом формате AVI. Форматы, выбранные для производных файлов, могут устареть за относительно короткий период времени.

Ссылки:

• Веб-страница руководств, разработанных в рамках американской «Инициативы по разработке руководств по оцифровке для федеральных органов исполнительной власти США», см. https://www.digitizationguidelines.gov/ 
  
  
• Беседа с Джоном Шериданом (John Sheridan, Национальные Архивы Великобритании)
  
  
• Чат с ChatGPT.

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/12/13/mastere-si-copii/ 

Китай: Продвижение прагматичного стиля работы с документами при одновременном снижении соответствующей нагрузки на персонал позволяет солдатам и офицерам НОАК сосредоточить все свои силы на выполнении боевых задач

Данный материал был опубликован 27 декабря 2025 года в «Ежедневной газете Народно-освободительной армии Китая (НОАК)» (解放军报). Перевод дан с сокращениями.

«Тысяча нитей наверху, одна иголка внизу». Подразделения Народно-освободительной армии Китая (НОАК) решают на местах сложные задачи боевой подготовки и обеспечения боеготовности, а также многочисленные повседневные оперативные вопросы, требующие исполнения на уровне низовых подразделений. Новые нормы, с институциональной точки зрения, уточняют и стандартизируют вопросы регистрации и учёта, подписания документов о материальной ответственности и другие меры, продвигая ряд прагматичных инициатив, направленных на постоянное снижение связанной с документированием нагрузки на подразделения, и помогая солдатам освободиться от рутинных задач и посвятить больше времени и энергии планированию боевых действий и боевой подготовке.

Статья 149 недавно пересмотренного «Устава внутренней службы Народно-освободительной армии Китая» (《中国人民解放军内务条令》, утв. 14 февраля 2025 года, см. http://www.mod.gov.cn/gfbw/fgwx/flfg/16372286.html ) гласит: «Военные подразделения должны строго контролировать организацию подписания письменных обязательств, таких как заявления об ответственности и гарантии. Если в положениях военных уставов прямо не указано иное, подписание не следует организовывать на каждом уровне. При организации подписания письменных обязательств, таких как заявления об ответственности и гарантии, необходимо чётко указывать правовую основу, адресатов, конкретные требования и срок действительности.

Что касается регистрации и учёта документов, то в статью 147 пересмотренного «Устава» добавлено новое положение: подразделения, имеющие возможность использования информационных систем для целей регистрации и учёта, которые отвечают требованиям к электронному архивированию документов, могут с одобрения вышестоящих структур уровня армии или выше более не осуществлять регистрацию и учёт на бумажных носителях.

Армейская бригада внедряет новые положения для улучшения управления оборудованием. Водителям больше не нужно подписывать «заявления об ответственности»

Авторы:  Ни Синьлэй (倪鑫磊),  Ляо Сяобинь (廖晓彬)

Дежурные по автобазе проверяют состояние оборудования транспортных средств с помощью электронной системы учёта. Фото: Ян Ци (杨琪)

В разгар зимы после ежедневный занятий на полигоне дежурный на автобазе армейской бригады Ху Цзячэн проводит плановую проверку. В отличие от практики прежних лет, у него нет в руках стопки ожидающих подписания соглашений об ответственности и уведомлений об устранении неполадок, - есть только электронное устройство, хранящее электронную документацию о транспортных средствах. Просмотр электронных дел позволяет получить чёткую информацию, такую как состояние оборудования, сведения о техническом обслуживании и об ответственных лицах.

«Проведение проверок оборудования стало намного более удобным и эффективным, и водителям больше уже не нужно подписывать различные обязательства», - сообщил Ху Цзячэн журналистам. Ранее на этапах самопроверки в батальонах и ротах дежурные по автобазе составляли «перечень проблем» и требовали от водителей от руки вписывать меры по устранению неполадок и сроки их реализации для каждой проблемы на закрепленных за ними транспортных средствах. 

Ответственный за несколько транспортных средств сержант Чен Хайпин отметил трудоёмкость такого подхода: «Многократное подписание соглашений об ответственности, хотя и создает видимость укрепления ответственности, на самом деле становится способом уклонения от неё. В результате это не только увеличивает нагрузку на низовые подразделения, но и может способствовать формализму».

«В недавно пересмотренном «Уставе внутренней службы Народно-освободительной армии Китая» четко регламентирована процедура подписания письменных обязательств, таких соглашений об ответственности и гарантии, что даёт нам правовую основу для корректировки давних неэффективных методов работы», - пояснило командование бригады. После продуманного проведения кампании «Изучать законодательно-нормативную базу, соблюдать правила и восстанавливать порядок» партийный комитет бригады пришел к консенсусу: подписанные офицерами и солдатами соглашения об ответственности не должны становиться ни «индульгенциями» для вышестоящих руководителей, ни превращаться в простые формальности или же в извращённые формы чрезмерной бюрократии. 

Не так давно при проведении очередного сезонного техобслуживания техники бригада изменила свою прежнюю практику: прекратила выдачу необоснованных соглашений об ответственности, гарантийных писем и обязательств на всех уровнях, решительно искоренив менталитет «перекладывания ответственности». Каждый батальон под руководством дежурного офицера ремонтного цеха использовал электронную систему учета техники для документирования процесса технического обслуживания и ответственных лиц в режиме реального времени, обеспечивая четкую отслеживаемую ответственности в соответствии с принципом конкретный персонал, конкретная техника, конкретные стандарты». В случае выявления проблем во время проверок дежурный офицер по ремонту техники организовывал регулярные «повторные проверки». В случае успешного прохождения проверки на месте этот факт мог быть непосредственно задокументирован в электронном деле транспортного средства.

Одновременно бригада также организовала специальные учебные курсы по ключевым проблемным аспектам технического обслуживания техники, чтобы помочь офицерам и солдатам повысить свою профессиональную квалификацию. В ходе посещения журналистами ремонтной базы бригады те смогли ощутить сильную атмосферу заботы о технике и бережного обращения с ней. На площадке технического обслуживания солдаты и офицеры тщательно чистили и смазывали технику, меняли фильтры и устраняли неисправности, делая всё это скрупулезно и тщательно. Кроме того, бригада привлекла нескольких технических экспертов для оказания помощи и поддержки на месте, обеспечивая тщательное соблюдение всех требований на протяжении всего процесса.

Как сообщил журналистам Ху Цзячэн, «Теперь при осмотре техники нам лишь требуется сосредоточить своё внимания на ключевых данных и документах в электронных делах, что значительно повышает эффективность работы. При взаимодействии с водителями по вопросам работы оборудования, мы распрощались с напряженностью, связанной с подписанием и печатанием документов, - вместо этого у нас сложилось более доверительное и открытое общение, что приводит к более гармоничным внутренним взаимоотношениям».

На площадке технического обслуживания техники Чэнь Хайпин менял фильтр в транспортном средстве. Его руки были покрыты маслом, но взгляд был исключительно сосредоточенным: «То, что мы не пишем отчеты о ремонте, не означает, что ответственность уменьшается. Электронные дела фиксируют состояние каждого транспортного средства, что делает ответственность еще более значительной. Доверительные отношении при новом подходе весомее любых обещаний на бумаге. Все мои товарищи говорят, что если мы не будем хорошо заниматься техническим 

Материал составил корреспондент газеты Сян Лимин (向黎鸣)

Мой комментарий: Когда на безбумажные технологии начинают переходить даже военные, это говорить о значительном прогрессе страны в целом в плане цифровизации. Развитию Китая очень сильно способствует то, что цифровизация в целом и переход на электронные документы в частности активно поддерживаются на высшем уровне партийного и государственного руководства уже в течение ряда лет. 

Источник: раздел военных новостей сайта новостного агрегатора Sina
https://mil.news.sina.com.cn/zonghe/2025-12-27/doc-inheerhz0273974.shtml 

Великобритания: Низкая заработная плата специалистов по управлению документами

Данный пост британского специалиста румынского происхождения в области управления контентом и документами и защиты персональных данных Лючии Стефан (Lucia Stefan – на фото) был опубликован в начале 13 декабря 2025 года в социальной сети LinkedIn. 

Недавно я увидела объявление о вакансии, опубликованное одним из ведущих британских университетов. Университету требовался специалист по управлению документами и информацией, и они предлагали зарплату от 35 до 41 тысяч фунтов стерлингов в год (по текущему курсу, от 310 до 360 тысяч рублей в месяц. По российским меркам, это очень неплохая зарплата, однако следует помнить, что стоимость жизни в Англии тоже существенно выше, чем у нас – Н.Х.). За такую низкую зарплату они хотели получить квалифицированный специалиста по управлению документами с навыками управления информацией, знающего, как исполнять требования законов о свободе доступа к государственной информации (FOIA) и закона о защите персональных данных (DPA / GDPR). Другими словами, им нужны были четыре разных специалиста различных квалификаций в одном лице, и за это они были готовы платить меньше, чем получает хороший персональный помощник (секретарь).

Управление документами и архивами - это самостоятельная, устоявшаяся профессия, для представителей которой знание законов FOIA и DPA/GDPR (и умение исполнять их требования – Н.Х.) очень полезно, но не является обязательным.

Опыт и компетенции в сфере защиты персональных данных приобретается посредством обучения и профессиональных экзаменов, - и это тоже отдельная предметная область. Международная ассоциация специалистов по вопросам неприкосновенности частной жизни / защиты персональных данных (International Association of Privacy Professionals, IAPP) не считает, что архивисты и специалисты по управлению документами играют какую-либо роль в защите персональных данных. В прошлом я уже продемонстрировала, что они в этом ошибаются, - но это другая история. Кстати говоря, у меня есть сертификат специалиста по защите персональных данных (Data Protection Officer). То же самое относится и к исполнению законодательства о свободе доступа к государственным документам (FOIA) - для правильного выполнения этой работы требуется специальная подготовка.

Наконец, управление информацией - это широкая область, охватывающая все типы информации и различные технологии управления информацией. Я знаю это не понаслышке, так как имею степень магистра (MSc) в области информационных систем.

За работу, для выполнения которой требуется как минимум 3-4 человека, этот престижный университет предлагает стартовую зарплату в 35 тысяч фунтов стерлингов в год. Как раз такой была моя первая зарплата в качестве начинающего специалиста по управлению информацией в 2000 году в государственном учреждении в Лондоне. Заработная плата не только не выросла, но и снизилась. Чтобы рассчитывать на ту же зарплату, которую в 2000 году получал начинающий специалист по управлению информацией, претендентам на вакансии в 2025/2026 году необходимо освоить как минимум три различных направления деятельности в дополнение к управлению информацией: а именно, управление документацией, исполнение законодательства о защите персональных данных (DPA/GDPR), а также законодательства о свободе доступа к государственной информации (FOIA).

Это возмутительно, но, похоже, ни Британское общество специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS), ни Ассоциацию архивистов и специалистов по управлению документами Великобритании и Ирландии (Archives and Records Association UK and Ireland, ARA) не интересует проблема низкой оплаты труда корпоративных специалистов по управлению документацией в Великобритании. Эти профессиональные ассоциации также виновны в продвижении понятия «стратегическое управление информацией» (Information Governance) – зонтичного понятия, охватывающего различные «информационные» предметные области, требующие разных навыков и квалификаций, - что позволяет работодателям требовать от одного человека выполнения нескольких видов работ, спрятанных под биркой «стратегического управления информацией». При этом заработная плата не повышается до уровня, соответствующего компетенциям и навыкам, необходимым для выполнения таких служебных обязанностей.

Специалисты по управлению документацией играют важную роль в обеспечении исполнения законодательно-нормативных требований, и это должно быть признано и должно оплачиваться соответствующим образом. Нашей профессии уже поря заявить о себе и потребовать повышения заработной платы в соответствии с навыками и компетенциями, необходимыми для выполнения этой работы.

Лючия Стефан (Lucia Stefan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/luciastefan_the-low-pay-in-the-records-management-profession-activity-7405527337812930560-F7m- 

Эксперимент по электронному взаимодействию участников процесса автоперевозок пассажиров по межрегиональным маршрутам

Правительство Российской Федерации своим постановлением от 11 ноября 2025 года №1776:

• Постановило провести с 15 января 2026 г. по 1 ноября 2026 г. эксперимент по обеспечению электронного взаимодействия участников процесса перевозок пассажиров автомобильным транспортом по межрегиональным маршрутам регулярных перевозок (далее - эксперимент);
  
  
• Утвердило «Положение о проведении эксперимента по обеспечению электронного взаимодействия участников процесса перевозок пассажиров автомобильным транспортом по межрегиональным маршрутам регулярных перевозок».

Эксперимент проводится на территориях субъектов Российской Федерации, заключивших соглашение.

Эксперимент осуществляется за счет собственных средств акционерного общества «ГЛОНАСС» без привлечения средств федерального бюджета с использованием Государственной автоматизированной информационной системы «ЭРА-ГЛОНАСС»

Для участников эксперимента, доступ к программному обеспечению и техническим устройствам, используемым для проведения эксперимента, является добровольным и безвозмездным.

Министерству транспорта РФ необходимо обеспечить, в том числе, (п.6) утверждение требований: 

• К проведению мероприятий, направленных на создание и апробацию электронного взаимодействия участников процесса перевозок пассажиров автомобильным транспортом по межрегиональным маршрутам регулярных перевозок и исключение бумажного документооборота при их организации;
  
  
• К обеспечению защиты информации при проведении эксперимента и информационной безопасности при использовании информационно-коммуникационных технологий в рамках эксперимента;

Министерство также должно провести оценку результатов эксперимента и представить доклад в Правительство РФ до 1 марта 2027 года.

Постановление вступило в силу с 1 декабря 2025 г.

Положение устанавливает порядок проведения эксперимента по обеспечению электронного взаимодействия участников процесса перевозок пассажиров автомобильным транспортом по межрегиональным маршрутам регулярных перевозок (п.1).

Целями эксперимента являются (п.2):

• Проведение мероприятий, направленных на создание и апробацию электронного взаимодействия участников процесса перевозок и исключение бумажного документооборота при их организации;
  
  
• Создание дополнительного механизма выявления нарушений законодательства Российской Федерации, регламентирующего такие перевозки;
  
  
• Разработка предложений о внесении изменений в законодательство Российской Федерации, регламентирующее такие перевозки.

Мой комментарий: Суть эксперимента - создание сквозной цифровой системы для межрегиональных автобусных перевозок на базе ГАИС «ЭРА-ГЛОНАСС». Эксперимент направлен на замену бумажного документооборота электронным взаимодействие между всеми участниками процесса.

Эксперимент затрагивает не просто цифровизацию билетов, а всю цепочку создания и использования информации: от ведения реестров маршрутов и остановок до контроля за рейсами в реальном времени и выявления нелегальных перевозок. 

Одна из явных целей - создание механизма выявления нарушений. Интеграция с системами МВД, Ространснадзора, ФССП и страховщиков направлена на выявление перевозчиков, работающих без лицензии, отклоняющихся от маршрута, и тех, кто работает под видом заказных перевозок.

Успех эксперимента напрямую зависит от готовности перевозчиков, автовокзалов, агрегаторов и субъектов РФ подключать свои системы и менять процессы. Без критической массы участников ценность эксперимента и достоверность его результатов будут невысокой.

Установлены сжатые сроки для утверждения плана-графика, требований и методичек (45 дней), а также для регионов по принятию своих НПА (90 дней).

Главный риск - низкая активность участников из-за добровольного принципа и возможных технических сложностей интеграции.

Если этот эксперимент будет признан успешным, он станет основой для его масштабирования на все виды пассажирских автоперевозок в России.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=518687