Запаздывание в управлении документами: Когда время становится параметром риска в архивно-документационной работе (4)

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/09/3_01079602604.html )

На пути к модели «непрерывного» управления документами

Возможно, нам следует пересмотреть глубоко укоренившуюся идею о том, что архивно-документационные инструменты создаются, утверждаются, проходят валидацию, внедряются - и когда-нибудь снова обновляются.

Цифровая трансформация подрывает эту «эпизодическую» логику.

Организациям необходимо постепенно переходить на непрерывное управление документами. Конечно же, это не означает ежедневное обновление перечней. Речь идёт о постоянном наличии возможностей для выявления изменений, оценки их воздействия на управление документами, для управления версиями, прогнозирования потребностей в обновлениях, для управления процессами перехода и для поддержания синхронизации технологической экосистемы с текущими архивно-документационными решениями.

С этой точки зрения, цикл может выглядеть следующим образом:

Изменения в структуре и деятельности организации → 
→ выявление влияния на управление документами → анализ → 
→ архивно-документационные решения → версионирование → апробация → 
→ контролируемый переход → утверждение уполномоченным органом (при необходимости) → публикация → распространение на системы → мониторинг.

Разница может показаться незначительной, но концептуально она огромна, поскольку управление документами перестает просто реагировать на то, что происходит в организации -  и, вместо этого, начинает сопровождать и поддерживать её трансформацию.

Коллективная, но неслагаемая ответственность

Обсуждение вопросов утверждения (валидации) по-прежнему будет необходимо. Однако при этом крайне важно будет пересмотреть сроки, методологии, институциональные возможности, согласованность критериев и механизмы отслеживания. В то же время было бы ошибкой в итоге свести данное обсуждение к слишком удобному объяснению вроде «внешняя система (в рамках модели утверждения/валидации) не отреагировала, и поэтому организация ничего не могла сделать».

«Серьёзная» организация, управляющая критически важной информацией, не может быть построена на предпосылке о том, что:

• Ответственность может лежать на системе утверждения (валидации),
  
  
• Ответственность может лежать на оценщике,
  
  
• Возможно, потребуется дождаться появления обновленных нормативных актов.

Существует институциональная ответственность, которую нельзя передать на аутсорсинг или приостановить: ответственность за поддержание контроля над процессом создания документов - даже в условиях потенциальной или воспринимаемой неопределённости.

Длительность процесса утверждения (валидации) не может служить истинным критерием

После этих «византийских» дискуссий, я думаю, стоит немного переформулировать вопрос. Хотя, конечно же, нам нужно измерять продолжительность процесса утверждения (валидации), но, возможно, это не самый важный показатель. Нам также следует начать получать количественный ответ на вопрос: «Сколько времени проходит между моментом институциональных изменений и тем моментом, когда у организации появляется эффективная способность управлять их последствиями, связанными с документами?».

Это и есть истинные часы. Ведь организация может иметь формально корректные инструменты, и при этом может постоянно увеличиваться разрыв между ними и операционной реальностью организации. В то же время другая организация может проходить сложный процесс обновления, сохраняя при этом под контролем свои версии инструментов, документы, метаданные, системы и правила перехода.

Разница между такими организациями заключается не только в соответствии законодательно-нормативным требованиям. Она заключается в их архитектурной зрелости (согласны?). Именно поэтому я считаю, что запаздывание в управлении документами может стать релевантным фактором при оценке жизнестойкости и устойчивости управления документами в «цифровых» организациях.

Это заставляет нас одновременно принимать во внимание нормативно-правовое регулирование, корпоративную архитектуру, архивно-документационные инструменты, создающие документы системы, системы управления электронными документами и электронными архивами, автоматизацию и обеспечение долговременной сохранности. И, прежде всего, это напоминает нам кое о чём, что может быть неудобным, но является необходимым: «Утверждение (валидация) инструментов может занять время; однако цифровая трансформация не ждёт».

Институциональная ответственность заключается именно в разработке системы управления документами, способной функционировать в этих двух временных рамках. Ведь если этот временной интервал перестаёт контролироваться, то проблема уже не просто в запаздывании с утверждением перечней. Реальный риск заключается в том, что организация производит цифровые доказательства быстрее, чем может с ними справиться.

Итак, вопрос к технологическим менеджерам, корпоративным архитекторам, ответственным за цифровую трансформацию и архивистам: Можем ли мы и дальше проектировать цифровые экосистемы, которые меняются за недели, в то время как уходят месяцы – и даже годы - на отражение изменившейся реальности в соответствующих инструментах управления документами?

Цифровая трансформация не ждет, пока её догонит система управления документами. Вопрос в том, кто спроектирует устраняющий этот разрыв «мост», прежде чем тот превратится в «документальный долг»?

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/ 

Сравнение архивирования в юридических целях и архивирование культурного наследия: Что мы защищаем и что оставляем потомкам

Данный пост генерального директора бельгийской компании Docbyte Фредерика Росселя (Frederik Rosseel) был опубликован 24 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Складываете ли Вы полученные счета в свой сейф? И стали бы Вы хранить семейные реликвии в гараже?

Представьте, что Вы храните расчетные листы, счета, медицинские документы, страховые полисы и тому подобное в домашнем сейфе; а семейные реликвии, картины, портреты предков и драгоценности Вашей матери - в гаражном отсеке в центре города. Разве это не выглядело бы странно?

Но именно это происходит сейчас в сфере электронного архивирования в юридических целях и в сфере обеспечения долговременной сохранности цифрового культурного наследия.

Счета-фактуры, расчетные листы, медицинские документы и научно-исследовательские данные - это документы, которые, как мы знаем, нам ни в коем случае нельзя утратить. Требования законодательства и необходимость исполнения законодательно-нормативных и иных установленных требований (комплаенс) обязывают нас управлять ими в соответствии со строгими правилами. Мы устанавливаем этим материалам сроки хранения, используем меры управления доступом, процедуры проверки целостности и проводим конверсию форматов.

Эти документы жизненно важны для Вашего личного благополучия и/или для благополучия организации.

Взгляните теперь на другие материалы, которые мы архивируем.

Цифровые изображения, документы, данные и договора, отражающие историю становления организации или даже целой страны, зачастую хранятся в общих папках, в устаревших системах или в системах, созданных кем-то в его свободное время. Между тем, эта информация оказывает реальное влияние на общество.

Таков нынешний парадоксальный разрыв между архивированием в юридических целях и архивированием культурного наследия…

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Мой комментарий: Если говорить о России, то по сравнению с советским периодом, когда была достаточно хорошо налажена работа по сохранению для истории достаточно полной картины жизни нашей страны, сейчас в архивной работе наблюдаются пробелы и перекосы, за которые и спросить-то не с кого. 

В коммерческом секторе архивисты почти совсем перестали обращать внимание на историческую и сентиментальную ценность документов. Постоянно сокращается количество коммерческих организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В то же время в государственном секторе архивистов не интересует то, что происходит вне рамок государственных структур. В итоги многие пласты документов и информации в архивы так и не попадают…

К тому же у нас толком не сложилась система архивации, аналогичная той, что в ряде поддерживается библиотеками, университетами и некоммерческими организациями, и берёт на себя архивирование разнообразных аспектов деятельности общества, включая инициативное архивирование событий, архивирование веб-сайтов и социальных сетей, сохранение памяти о выдающихся людях и организациях и т.п.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/frederikrosseel_digitalpreservation-electronicarchiving-informationgovernance-share-7508643214825013248-jTSi/ 

Документирование создания и эксплуатации информационных систем государственными органами, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_01166488281.html )

Технико-экономическое обоснование (ТЭО) (п. 10)

Отдельного внимания заслуживает документ, который создается в исключительных случаях - когда отсутствует стандарт для фасета или нет подходящего реестрового ПО.

10. … В этом случае для создания информационных систем государственными органами по форме, утверждаемой президиумом Комиссии, осуществляется подготовка технико-экономического обоснования создания информационных систем посредством разработки в указанных целях программ для электронных вычислительных машин и баз данных (программно-аппаратных комплексов) (далее - технико-экономическое обоснование). 

Технико-экономическое обоснование подлежит согласованию государственными органами с уполномоченным органом на предмет целесообразности создания информационных систем. 

Реализация мероприятий по созданию информационных систем осуществляется государственными органами при наличии положительного заключения уполномоченного органа по результатам согласования технико-экономического обоснования.

Особенности ТЭО:

• Форма ТЭО утверждается президиумом Комиссии (то есть задана сверху, государственный орган не может разработать ее самостоятельно);
  
  
• ТЭО подлежит согласованию с уполномоченным органом (Минцифры);
  
  
• Срок согласования - 20 рабочих дней;
  
  
• Без положительного заключения уполномоченного органа запрещено начинать реализацию мероприятий по созданию ИС.

ТЭО должно обосновать экономическую целесообразность разработки ПО «с нуля» вместо использования готовых решений из реестров, а также доказать, что создаваемая система технически и функционально необходима.

Отсутствие ТЭО или отрицательное заключение на него делает создание ИС в данном формате невозможным – государственный орган должен либо найти готовое решение, либо дождаться утверждения соответствующего стандарта.

Правовой акт о вводе ИС в эксплуатацию (п. 18)

Основанием для начала эксплуатации ИС является правовой акт государственного органа о вводе информационной системы в эксплуатацию, которым (п.18):

• Установлен срок ввода информационной системы в эксплуатацию, 
  
  
• Определены должностное лицо государственного органа и структурное подразделение государственного органа, ответственные за обеспечение функционирования информационной системы, а также
  
  
•  Определен порядок эксплуатации информационной системы.

Это финальный документ, завершающий этап создания и открывающий этап эксплуатации. В отсутствие такого акта система не может считаться введенной в эксплуатацию даже при наличии технической готовности - соответственно, нельзя начинать использование системы в рабочем режиме.

Документирование изменений функций ИС (п. 21)

При реализации мероприятий по изменению функций уже введенной в эксплуатацию ИС, эти мероприятия должны осуществляться и документироваться в соответствии с положениями Постановления. Это означает, что:

• Изменения могут потребовать принятия нового нормативно-правового акта (как п.8);
  
  
• Может потребоваться обновление ТЗ и эксплуатационной документации;
  
  
• Если изменения затрагивают классификационные признаки (фасет), то может понадобиться повторная оценка соответствия стандартам;
  
  
• Необходимость внесения изменений в учетные сведения системы координации.

Таким образом, при модификации функционала ИС выполняются те же процедуры документирования, что и при её создании.

Каждый этап создания ИС - от первоначальной концепции до внесения изменений - жестко связан к конкретным документом (документами), имеющим юридическую силу и порождающим права и обязанности для должностных лиц.

Система документирования выстроена как последовательность: правовой акт о создании - ТЗ - эксплуатационная документация - правовой акт о вводе - изменения - обновление документации. Отсутствие надлежащего документирования на любом этапе этой последовательности делает ИС юридически уязвимой и создает риски для руководителей государственных органов, которые несут персональную ответственность за достоверность учетных данных (п. 14).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=541976

Запаздывание в управлении документами: Когда время становится параметром риска в архивно-документационной работе (3)

(Продолжение, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/2_01441442037.html )

Когда запаздывание приводит к накоплению необработанной документации («документального долга»)

Здесь я вижу ещё более глубокие последствия (в данном вопросе многие, однако, делают вид, что ничего не замечают...). Если документальная реальность меняется, а инструментам требуется слишком много времени, чтобы на это отреагировать, то организация начинает накапливать нечто вроде «долга в области управления документами» (deuda de gobierno documental). На протяжении подобного периода времени могут появиться следующие проблемы:

• недостаточно чётко определенные типологии;
  
  
• непоследовательная классификация;
  
  
• дела, сформированные по разным правилам;
  
  
• параллельные структуры;
  
  
• неоднородные метаданные;
  
  
• устаревшие параметры;
  
  
• «устанавливаемые вручную» правила работы, которые трудно воспроизвести;

- и решения в отношении документов, которые впоследствии придётся приводить в соответствие. Каждый лишний день запаздывания не обязательно приводит к причинению вреда, однако он увеличивает «поверхность уязвимости» (для тех, кто это замечает). Концептуально это можно выразить следующим образом:

Связанный с документами риск ≠ Запаздывание

Или, более точно:

Связанный с документами риск = f (Запаздывание × Критичность × Объем × Скорость изменений × Слабость механизмов контроля на переходном этапе)

Такой подход позволяет нам проанализировать и понять нечто важное - обратите внимание:

• Запаздывание в шесть месяцев в условиях стабильной, производящей небольшие объёмы документов структуре может быть управляемым;
  
  
• Запаздывание на те же шесть месяцев в организации, которая создаёт миллионы цифровых объектов, автоматизирует административные процессы и постоянно модифицирует свои системы, могут представлять собой совершенно иную ситуацию.

Именно поэтому время выполнения архивно-документационных процессов также следует начать измерять с точки зрения создаваемого им риска.

Проблема управления версиями 

Есть еще один аспект, который я считаю особенно важным. Предположим, организация изменяет свою структуру документов в январе. В течение последующих месяцев она продолжает создавать документы. Затем соответствующий инструмент корректируется. Потом он снова модифицируется. Наконец, вступает в силу определенная версия. И тут встаёт, казалось бы, простой вопрос: «В рамках какой структуры документов осуществилось управление создаваемыми документами в течение каждого интервала?».

Здесь «временная» прослеживаемость (прошу прощения за такой термин) становится основополагающей, поскольку, на мой взгляд, простого сохранения последней версии перечня недостаточно.

Нам необходимо иметь возможность реконструировать:

• какие версии существовали;
  
  
• в какой период действовала каждая из версий;
  
  
• какие вносились изменения;
  
  
• кто утвердил изменения;
  
  
• какие системы использовали эту версию инструмента (обратите внимание на системы, интегрированные с системой управления документами);
  
  
• какие документы были классифицированы в соответствии с каждой версией; и
  
  
• как осуществлялся переход к следующей версии.

При управлении электронными документами всё чаще будет требоваться рассматривать соответствующие инструменты как имеющие версии структуры управления (estructuras versionadas de gobierno), а не просто как периодически заменяемые документы.

В отсутствие динамичного управления автоматизация ограничена

Данная дискуссия также имеет непосредственные технико-технологические последствия, поскольку прямо сейчас на заседаниях технических рабочих групп мы постоянно обсуждаем автоматизацию работы с документами. Это:

• Автоматическая классификация,
  
  
• Автоматическое формирование дел и досье,
  
  
• Искусственный интеллект,
  
  
• Извлечение метаданных,
  
  
• Электронная передача,
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов.

Но ранее мы уже спрашивали себя: «в рамках какой стабильной, идентифицируемой и версионированной институциональной структуры работает эта автоматизация?».

Искусственный интеллект способен классифицировать миллионы документов - но ему необходимо знать контекст, в котором он проводит классификацию.

• Система может автоматически формировать дела – но для этого ей нужны правила;
  
  
• Система управления электронными документами (SGDEA) может управлять сроками хранения и исполнять установленные действия по их истечении – но для этого ей нужны актуальные и регламентированные структуры.

Автоматизация не устраняет необходимость в архивно-документационных инструментах – скорее, она предъявляет к ним более высокие требования. В этом вопросе необходимо уделять особое внимание разграничению сфер ответственности.

Ведь когда человек интерпретирует какую-либо неоднозначность, он может разрешить её с учётом конкретных обстоятельств, в том числе как исключительный случай. Когда же правило должно выполняться миллионы раз взаимосвязанными системами, неоднозначность масштабируется.

По этой причине цифровая трансформация, вероятно, заставит наши инструменты становиться всё более структурированными, интероперабельными, поддерживающими управление версиями и пригодными для машинной обработки, - не теряя при этом их архивно-документационного характера и сохраняя ответственность человека за принимаемые решения.

Запаздывание также может создать угрозы и риски для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

Наконец, есть последствия запаздывания, которые часто слишком поздно становятся предметом дискуссий, поскольку, как я уже упоминал, обеспечение долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности) начинается задолго до создания хранилища.

Если на протяжении ряда организация создаёт документы в условиях нестабильной структуры, неоднозначной классификации, недостаточных метаданных и трудно реконструируемых взаимосвязей между делами, то неизбежно возникнут проблемы, когда придёт время передавать эти документы на архивное хранение и обеспечивать их долговременную сохранность. Мы можем идеально сохранить биты, но при этом в значительной степени утратить контекст, позволяющий нам их понять.

Усилия по обеспечению долговременной сохранности сами по себе не в состоянии волшебным образом реконструировать то, что никогда должным образом не управлялось. Таким образом, длительное запаздывание в управлении документами может в конечном итоге «перекочевать» на следующий этап:

создание → классификация → формирование дел → хранение → передача на архивное хранение → обеспечение долговременной сохранности

«Документальны долг» никуда не исчезает, он перемещается во времени (разумеется, путешествуя «первым классом»! :)), и обычно его последствия становятся тем более затратными, чем дольше мы занимаемся его ликвидацией.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/4.html )

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/