От Дженкинсона до облачных вычислений: Непреходящие принципы, лежащие в основе стандарта ISO 15489 (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/iso-15489-1.html )

3. Системы контроля и управления

Задолго до появления SharePoint и M-Files Дженкинсон описал архивную взаимосвязь документов (archival bond) — внутреннюю связь между документами, созданными в рамках одного и того же процесса. Дженкинсон считал, что такие связи возникают естественным образом, но сегодня мы понимаем, что системы должны целенаправленно поддерживать эту взаимосвязь: посредством классификации, метаданных, контроля версий и журналов аудита.

Стандарт ISO 15489 определяет понятие «документная система» как систему, в которой имеются структурированные меры и средства для контроля и управления документами с течением времени. 

Мой комментарий: Слова о «структурированных» мерах не соответствуют действительности. В российской адаптации стандарта ISO 15489 данное определение звучит следующим образом:

3.16. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение определенного времени.

Примечание - Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано для управления документами либо для какой-либо другой коммерческой цели, а также нетехнических элементов, включая политику, процедуры, людей и других агентов, а также распределение обязанностей.

Буквальный перевод с английского звучит так:

3.16. Документная система (records system): Информационная система, которая захватывает документы, управляет ими и обеспечивает доступ к ним во времени.

Примечание: Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано как для управления документами, так и для иной деловой цели; а также из нетехнических элементов, включающих политику, процедуры, людей и иных агентов, и распределение обязанностей и ответственности.

В адаптации стандарта ISO 30300, ставшего сейчас основным международным терминологическим стандартом отрасли, это же определение переведено несколько иначе:

3.4.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.

Текущее (более адекватное, на мой взгляд) определение в ISO 30300:2020 звучит так:

3.6.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами во времени.

Ключевым здесь является тот аспект, что документной системой считается любая система, которая создает, получает, хранит и обрабатывает документы, то есть к числу «документных» относятся все работающие с документами деловые информационные системы, а не только специализированные системы для управления документами.

Именно здесь принципы находят своё отражение в инфраструктуре: в классификационной схеме дел и документов, мерах контроля и управления доступом, в правилах установления сроков хранения и в моделях метаданных. При этом сохраняются как архивная логика Дженкинсона, так и функциональный анализ Шелленберга.

Цифровая трансформация показала, насколько хрупкими могут быть эти меры управления. Неправильно сконфигурированная облачная папка или отсутствующий тег могут нарушить цепочку обеспечения доверия. Именно поэтому системный подход стандарта ISO 15489 является в настоящее время критически важным инструментом для специалистов по управлению документами, имеющих дело со сложными платформами и системами автоматизации.

4. Обязанности, ответственность и подотчётность

Дженкинсону, вероятно, не понравилась бы идея о том, что буквально все - деловые пользователи, а не только архивисты - должны создавать документы и управлять ими. Но стандарт ISO 15489 признаёт, что в современном мире ведение документов - это совместная зона ответственности.

Мой комментарий: Дженкинсон, однако, говорил в своей книге об архивных документах, а не о работе с документами в рамках оперативной деловой деятельности … Скорее, Дженкинсону бы крайне не понравилась идея о вмешательстве кого бы то ни было в корпус уже созданных и передаваемых на архивное хранение деловых документов, а также внешнее вмешательство в работу архивистов после приёма документов на архивное хранение.

Шелленберг, работая в условиях разросшегося федерального правительства США (я бы не сказала, что при Дженкинсоне правительство Великобритании периода Первой мировой войны было сколько-нибудь скромнее по масштабам, учитывая то, что оно управляло огромной империей в военное время – Н.Х.), уже понимал, что архивы не могут быть единственной «линией обороны». Его прагматичный подход к распределению ответственности – а именно, распределение ролей в управлении документами по всей организации - стал краеугольным камнем стратегического управления документами в цифровую эпоху.

Мой комментарий: Шелленберг говорил об управлении документами, а не об архивной работе, так что никакого противоречия здесь, с моей точки зрения, нет.

Стандарт ISO 15489 кодифицирует такой подход: высшее руководство должно оказывать поддержку документным системам, ИТ-служба должна обеспечивать техническую целостность, а сотрудники подразделений должны понимать свою роль в захвате и защите документов. Именно этот принцип позволяет осуществлять стратегическое управление документами в больших масштабах, особенно в ситуациях, когда документы создаются м использованием десятков приложений, устройств и платформ.

Долгий путь к цифровому доверию

Данные четыре принципа не были изобретены на пустом месте. Они эволюционировали на протяжении почти столетия профессиональной практики, дискуссий и совершенствования.

• Дженкинсон дал нам идеал документов как неприкосновенных доказательств, требующих обеспечения нейтральности и целостности;
  
  
• Шелленберг дал нам инструменты для стратегического управления документами, исходя из баланса между оперативным использованием и долговременной ценностью;
  
  
• Стандарт ISO 15489 снабдил нас универсальным языком для включения этих принципов в политики, системы и инициативы цифровой трансформации.

В то время, как организации спешат внедрить ИИ, перейти в облако и автоматизировать исполнение законодательно-нормативных требований, эти принципы остаются нашим компасом, поскольку без чёткого понимания того, что такое документ, почему он важен и как им следует управлять, никакие «цифровые чудеса» не создадут заслуживающие доверия системы.

Специалисты по документам являются «картографами подотчетности». Пусть ландшафт управления документами изменился от пергаментных документов до PDF-файлов, от реестровых дел и до указаний по срокам хранения и действиям по их истечении - однако ориентиры остаются неизменными.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-jenkinson-to-the-cloud-the-enduring 

Евросоюз: Еврокомиссия опубликовала Исполнительный регламент, перечисляющий стандарты, которыми должны руководствоваться поставщики квалифицированных услуг электронного архивирования

Данная заметка французского эксперта по управлению контентом и системам менеджмента, координатора рабочей группы TC468/WG1 Европейского комитета по стандартизации CEN Кристиана Дюбура (Christian Dubourg – на фото), была опубликована 17 декабря 2024 года в социальной сети LinkedIn.

Европейская комиссия опубликовала «Исполнительный регламент Еврокомиссии №2025/2532 от 16 декабря 2025 года, устанавливающий правила применения Регламента ЕС № 910/2014 Европейского парламента и Совета в отношении базовых стандартов и спецификаций для квалифицированных услуг электронного архивирования» (Commission Implementing Regulation (EU) 2025/2532 of 16 December 2025 laying down rules for the application of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council as regards reference standards and specifications for qualified electronic archiving services), см. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2025/2532/oj/eng .

Мой комментарий: Регламент ЕС № 910/2014 – это закон Евросоюза eIDAS «Об электронной идентификации и услугах доверия для электронных транзакций на внутреннем рынке» (Регламент ЕС № 910/2014, действующую редакцию см. по адресу https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02014R0910-20241018  ; аббревиатура eIDAS обычно расшифровывается как Electronic Identification, Authentication and Trust Services – «электронная идентификация, аутентификация и услуги доверия»).

О подготовке данного исполнительно регламента см. также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2025/12/1_01624974031.html 

Как координатор координатора рабочей группы TC 468/WG1 Европейского комитета по стандартизации CEN и руководитель проекта технических спецификаций CEN TS 18170 CEN/TS 18170:2025 «Функциональные требования к сервисам электронного архивирования» (Functional requirements for the electronic archiving services, название на французском языке - Exigences fonctionnelles pour les services d'archivage électronique, о них см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/05/cen-cents-181702025.html - Н.Х.), я хотел бы поздравить все страны-участники и всех экспертов, которые вложили так много сил и средств в согласованную разработку текста, который будет использоваться для развития нового сервиса квалифицированного электронного архивирования, предусмотренного  законом eIDAS2.

Текст исполнительного регламента, опубликованного в Официальном журнале Европейского Союза, доступен на странице по адресу: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2025/2532/oj/eng

Счастливых всех Вам праздников, и заслуженного отдыха!

Кристиан Дюбур (Christian Dubourg)

Для справки: Ниже приведена цитата из п.1 ст.45j закона eIDAS, упомянутой в статье 2 настоящего исполнительного регламента и касающийся также архивирования всех неподписанных цифровых объектов:

Статья 45j. Требования к квалифицированным сервисам электронного архивирования

1. Квалифицированные сервисы электронного архивирования должны отвечать следующим требованиям:

(a) они предоставляются квалифицированными поставщиками услуг доверия (qualified trust service providers);

(b) они используют процедуры и технологии, способные обеспечить долговечность и читаемость электронных данных и документов вне рамок периода их технологической годности (т.е. после устаревания соответствующих технологий – Н.Х.) и, по крайней мере, в течение всего срока их хранения в соответствии с требованиями законодательства и договорными обязательствами, поддерживая при этом их целостность и точность сведений о происхождении;

(c) они обеспечивают обеспечение сохранности этих электронных данных и документов таким образом, чтобы они были защищены от утраты и внесения изменений, - за исключением изменений, касающихся их носителя или электронного формата;

(d) они должны давать возможность авторизованным полагающимся на документы сторонам получать в автоматическом режиме отчёт, подтверждающий, что электронные данные и документы, полученные из квалифицированного электронного архива, пользуются презумпцией целостности данных с начала периода обеспечения сохранности в плоть до момента извлечения.

Отчёт, упомянутый в подпункте (d) пункта 1, должен предоставляться надёжным и эффективным способом, подписываться квалифицированной электронной подписью либо квалифицированной электронной печатью поставщика квалифицированной услуги электронного архивирования.

Мой комментарий: В Приложении к Исполнительному регламенту приведен список базовых европейских и международных стандартов, которыми должны руководствоваться поставщики квалифицированных услуг электронного архивирования,  в числе которых упомянуты и технические спецификации CEN/TS 18170.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/christian-d-0a9a38a_eidas2-activity-7406992747980587008-6i00 

О допустимых форматах файлов электронных документов, представляемых с запросом о предоставлении сведений из Единого государственного реестра недвижимости

Управление информационных технологий Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) в своём письме от 5 ноября 2025 года №10-03144/25, рассмотрев полученное обращение, сообщило о допустимых форматах файлов электронных документов (электронных образов документов), представляемых с запросом о предоставлении сведений из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН).

Предоставление сведений, содержащихся в ЕГРН, регламентируется:

• Положениями статей 62 и 63 Федерального закона от 13.07.2015 №218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (Закон №218-ФЗ), а также 
  
  
• Порядком предоставления сведений, содержащихся в ЕГРН, утвержденным приказом Росреестра от 08.04.2021 №П/0149 (Порядок №П/0149).

Пункт 74 «Порядка» №П/0149 содержит перечень форматов файлов, в виде которых могут быть направлены электронные документы, представляемые с запросом о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, в электронной форме (PDF, PDF/A, XML).

Порядок изготовления и направления судебного акта в форме электронного документа лицам, участвующим в деле, регламентирован:

• Пунктами 26, 32 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 26.12.2017 №57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»; 
  
  
• Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, утвержденной Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.12.2013 №100.

При этом указанными документами не установлен формат файла электронного документа, изготавливаемого судом.

Согласно информации, размещенной на сайтах арбитражных судов Российской Федерации в информационно-коммуникационной сети «Интернет» во вкладке «Порядок получения судебного акта, выполненного в форме электронного документа», судебный акт в форме электронного документа, доступный для скачивания участвующим в деле лицам, формируется из двух файлов: текстового файла в формате RTF и файла электронной подписи судьи в формате SIG.

В этой связи приказом Росреестра от 24 июля 2025 №П/251/25 «О внесении изменений в некоторые приказы Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в сфере предоставления сведений из Единого государственного реестра недвижимости» предусмотрено в пункте 74 Порядка предоставления сведений, содержащихся в ЕГРН, утвержденного приказом Росреестра от 08.04.2021 №П/0149, добавление формата RTF в перечень допустимых форматов файлов, в виде которых могут направляться электронные документы, представляемые с запросом о предоставлении сведений из ЕГРН.

В настоящее время указанный приказ находится на государственной регистрации в Минюсте России.

Также ведомство отметило, что согласно положениям пункта 49 «Порядка» №П/0149 прилагаемые к запросу о предоставлении сведений из ЕГРН ограниченного доступа документы, представленные в форме электронных документов (электронных образов документов), могут быть удостоверены не только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) лица, подписавшего документ или уполномоченного лица органа, выдавшего документ, - но и УКЭП нотариуса.

Кроме этого, сохраняется возможность подать запрос о предоставлении сведений, содержащихся в ЕГРН, в виде бумажного документа через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг.

Мой комментарий: Основной смысл письма - информирование о решении давней проблемы. Суды массово используют для рассылки судебных актов формат RTF, который до недавнего времени не принимался Росреестром при подаче запросов в электронном виде. Это создавало организационные сложности для заявителей.

Росреестр, выступая в роли получатель документов, проявил гибкость и клиенто-ориентированность, проанализировал сложившуюся практику (форматы, реально используемые судами) и адаптировал свои требования под реальные условия, а не наоборот. Это прагматичный подход, направленный на снижение административных барьеров.

Юристам, компаниям и гражданам, участвующим в судебных спорах, связанных с недвижимостью, больше не нужно конвертировать судебные акты из RTF в PDF для приложения к запросу в Росреестр. Это ускоряет процедуру и исключает возможные технические ошибки.

Поправка, разрешающая формат RTF, находится на стадии государственной регистрации в Минюсте. Письмо информирует о скором вступлении нового правила в силу, что позволяет заинтересованным лицам заранее быть готовыми к изменениям.

Письмо также напоминает о других важных аспектах взаимодействия:

• Возможность удостоверения документов не только УКЭП заявителя, но и УКЭП нотариуса. Это важно для лиц, у которых нет собственной квалифицированной подписи;
  
  
• Сохранение альтернативного бумажного канала подачи документов через МФЦ, что обеспечивает доступность услуги для всех категорий граждан.

Связанное с форматом RTF изменение, хоть и носящее технический характер, существенно упрощает процедуру представления судебных актов в Росреестр.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=518621

От Дженкинсона до облачных вычислений: Непреходящие принципы, лежащие в основе стандарта ISO 15489 (1)

Разговор о том, как идеи различных поколений — до и после публикации стандарта ISO 15489 — продолжают формировать управление документами в цифровом мире

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 18 июля 2025 года в социальной сети Substack.

Мой комментарий: В посте идёт речь о стандарте ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en . Данный стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см.  https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=232615 .

Ещё до того, как стандарт ISO 15489 обеспечил специалистам по управлению документами единую, признанную в международном масштабе терминологию; до того, как цифровым системам потребовались средства для назначения сроков хранения и журналы аудита; до того, как мы стали называть эту деятельность «стратегическим управлением информацией» (information governance), - уже существовали столпы, на которых держалась профессия [архивистов и специалистов по управлению документами – Н.Х.]. Некоторые из них были возведены в британских архивах, другие — в ведомствах американского федерального правительства. Их создали такие деятели, как Хилари Дженкинсон (Hilary Jenkinson) и Теодор Шелленберг (Theodore Schellenberg), чьи идеи - хотя и отличавшиеся - заложили фундамент того, что мы сейчас называем современным управлением документами.

Таким образом, стандарт ISO 15489, который был впервые опубликован в 2001 году (и пересмотрен в 2016 году) не создавался «с нуля». Он стал кульминацией долгой эволюции - от рассматриваемых в науке дипломатике реестров до платформ управления корпоративным контентом.

Давайте рассмотрим четыре основных принципа стандарта ISO 15489 и посмотрим, как происходило их формирование с течением времени.

1. Документы как доказательство и информация

Дженкинсон (1937, Великобритания) рассматривал документы как объективные доказательства, неизменные по своей природе. Для него авторитет документа исходил от его создателя, а роль архивиста заключалась в его ответственном хранении, а не во вмешательстве. Его взгляды до сих пор перекликаются с требованием ISO 15489 о том, чтобы документы были аутентичными, надёжными и неизменными – в таком случае документы рассматриваются как нейтральные свидетели действий.

Шелленберг (США), напротив, придерживался идеи о том, что архивисты должны оценивать документы на основе их информационной и доказательной ценности, особенно в условиях разрастающейся бюрократической системы. Эта двойственность - документы как информация и как доказательство - является ключевой для стандарта ISO 15489, который рассматривает оба аспекта как жизненно важные для деловой деятельности, государственного управления и для сохранения памяти.

Мой комментарий: Меня продолжает интриговать вопрос о том, почему всё время взгляды Дженкинсона противопоставляются взглядам Шелленберга? Это «противоречие» между ними кажется мне фикцией, родившейся по не относящимся к науке историческим причинам … не говоря уже о том, что большинство современных учёных и специалистов-практиков никогда в жизни не читали труды этих замечательных мыслителей, и постоянно неверно истолковывают их идеи :)

В цифровом контексте это означает, что документы не просто представляют собой хранимые данные, а являются доказательствами. Будь то подписанный договор, представленная форма или запись в базе данных, их доказательная сила зависит от целостности метаданных, фиксированности и контекста (как это удобно – все наиболее важные факторы упрятать в скромное слово «контекст»! – Н.Х.).

2. Экспертиза ценности и требования

Возможно, наибольшее влияние взгляды Шелленберга оказали именно в этом вопросе. Его системный подход к экспертизе ценности, при которой установление сроков хранения   основывалось на характере их использования, ценности и функциях, положил начало современной систему установления и отслеживания сроков хранения документов. Его идеи лежат в основе концепции стандарта ISO 15489, согласно которой организации должны устанавливать требования к документам, исходя из своих деловых потребностей, правовых обязательств и готовности к принятию рисков.

Дженкинсон счёл бы такой подход рискованным. Он опасался вмешательства человека в документацию (и для этого были веские основания; однако Дженкинсон не только никогда не подвергал сомнению необходимость своевременного уничтожения основной массы документов, но даже иногда был более радикален в этом вопросе – например, он считал, что для переписки в ряде случаев сведений в реестрах более чем достаточно и сами документы можно и не сохранять – Н.Х.). Стандарт ISO 15489 использует сбалансированный подход: экспертиза ценности необходима, но она должна проводиться в рамках, обеспечивающих прозрачность и подотчётность.

Сегодня цифровая трансформация делает экспертизу ценности одновременно более сложной и более насущной. Мы генерируем слишком много данных, чтобы хранить их вечно. Однако позволять системам автоматически удалять данные в отсутствие продуманной политики - это просто путь к цифровой амнезии. Подход ISO 15489, происходящий из идей Шелленберга об экспертизе ценности, предлагает нам основанный на принципах способ решать, что остаётся, а что удаляется и почему.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/iso-15489-2.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-jenkinson-to-the-cloud-the-enduring