Статья: «Работа не становится проще в случае изначально-электронных материалов: Разработка прозрачных политик приобретения архивами изначально-электронных материалов»

Статья на английском языке Аманды Божар (Amanda Boczar – на фото), заместителя директора по цифровым инициативам Университета Южной Флориды (США), под названием «Работа не становится проще в случае изначально-электронных материалов: Разработка прозрачных политик приобретения архивами изначально-электронных материалов» (Starting with the Digital Doesn’t Make it Easier:  Developing Transparent Born Digital Acquisition Policies for Archives), объёмом 9 страниц, была опубликована 28 января 2025 года в Международном журнале цифрового курирования (International Journal of Digital Curation), том 19 номер 1 (2025 год), см. https://ijdc.net/index.php/ijdc/article/view/944/723 .

В аннотации на статью отмечается:

«В то время, как организации продолжают повсеместно уходить от всех форм ведения и хранения бумажных документов, библиотеки всё ещё адаптируются к растущему числу предложений о передаче в дар изначально-электронных архивных материалов. Элементарные недопонимания и разногласия между подразделениями библиотек, занимающимися вопросами комплектования на основе передаваемых в дар материалов и ведением изначально-электронных коллекций, создают болевые точки в отношениях с донорами и могут привести к отсутствию прозрачности в отношении обработки предлагаемых донорами документов.

Для повышения прозрачности для доноров и для улучшения сотрудничества подразделений библиотек при работе с изначально-электронными документами, специальным коллекциям библиотек и архивам необходимы всесторонние политики и перемены в парадигмах обучения и сотрудничества.

В данной статье анализируется взаимосвязи между архивированием изначально-электронных материалов, политиками комплектования фондов, отношениями с донорами, инструментами искусственного интеллекта (ИИ) с поддержкой человека, а также обучением по вопросам работы с электронными документами в американских академических библиотеках, с целью предложить функциональный инструментарий для использования в процессе приобретения библиотеками электронных документов. Нереалистичные ожидания в отношении обработки, хранения, роста и публикации коллекций на общедоступных платформах могут быстро привести к перегрузке группы по работе с электронными коллекциями библиотеки ввиду их объёмов, связанных с авторским правом ограничений, необходимости проведения работ, относящихся к цифровой криминалистике, а также из-за иных проблем, связанных с производительностью труда.

В обсуждение данного вопроса также вплетается дополнительный дискурс о необходимости тщательного курирования наших электронно-цифровых пространств не только ввиду связанным с расходами практических соображений, но и в связи с экологическими издержками, порождаемыми решениями для хранения огромных объёмов данных. Посредством анализа вышеперечисленных элементов, в статье изучается вопрос о необходимости интеграции изначально электронных материалов в процедуры комплектования архивных фондов и предлагаются практические решения для удовлетворения этой потребности.»

Автором были сделаны следующие выводы:

«Непоследовательное освоение практик работы с изначально-электронными материалами в различных подразделениях библиотек свидетельствует о том, что библиотеки – члены американской Ассоциации научно-исследовательских библиотек и архивов (Association of Research Libraries, ARL) и/или принадлежащие членам Ассоциации американских университетов (Association of American Universities, AAU) - всё ещё находятся в процессе адаптации к растущим потребностям своих доноров, связанным с изначально-электронными материалами. 

В данной статье на основе качественной оценки результатов опросов и интервью, дана предварительная оценка того, как библиотеки могли бы улучшить свой всесторонний подход к приобретению и обработке изначально-электронных материалов, уделяя при этом особое внимание его влиянию на прозрачность и отношения с донорами. В настоящее время лишь немногие библиотеки используют такого рода подход в отношении изначально-электронных материалов.

Благодаря проведению внутренних оценок и принятию во внимание перечисленных выше аспектов – этики, бюджетов, структуры организаций, устойчивости к изменению климата, разработки и утверждения официальных политик – американские академические библиотеки могут оптимизировать предоставляемые ими услуги, улучшить свои отношения с донорами и лучше решать свои задачи по обеспечению сохранности электронно-цифровых коллекций.»

Источник: сайт Международного журнала цифрового курирования
https://ijdc.net/index.php/ijdc/article/view/944 
https://ijdc.net/index.php/ijdc/article/view/944/723

Порядок представления аудиторского заключения о консолидированной финансовой отчетности

Федеральная налоговая служба (ФНС) России приказом от 17 сентября 2025 года №ЕА-7-1/798@ утвердила «Порядок представления аудиторского заключения о консолидированной финансовой отчетности либо иного документа, составляемого по результатам проверки промежуточной консолидированной финансовой отчетности, а также уведомления о его представлении».

Аудиторское заключение о консолидированной финансовой отчетности либо иной документ, составляемый по результатам проверки промежуточной консолидированной финансовой отчетности аудируемого лица, вид и порядок проведения которой устанавливаются стандартами аудиторской деятельности, - представляется аудиторской организацией, составившей заключение, в электронной форме в формате PDF (п.1).

В документе детальное регламентирована работа с конфиденциальной информацией. Порядок учитывает различные сценарии, связанные с государственной тайной и иной секретной информацией:

• Представление заключения по отчетности, из которой из которой изъяты сведения, составляющие государственную тайну (п.2);
  
  
• Представление двух вариантов документа (полного и цензурированной копии): 
  
  
• заключение (или иной документ), составленное в отношении консолидированной финансовой отчетности, содержащей сведения, не подлежащие раскрытию в соответствии с законодательством РФ или в соответствии с решениями об определении сведений, не подлежащих раскрытию в указанной отчетности, принятыми Центральным банком РФ и иными уполномоченными органами в установленном законодательством РФ порядке, - а также 
  
  
• заключение (иной документ), составленное (составленный) в отношении консолидированной финансовой отчетности, из которой изъяты указанные сведения (п.3);
  
  
• Представление заключения по отчетности, которая полностью не подлежит раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации или в соответствии с решениями о том, что указанная отчетность не подлежит раскрытию, принятыми Центральным банком Российской Федерации и иными уполномоченными органами в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Уведомление о представлении заключения либо иного документа представляется аудиторской организацией в электронной форме по установленному формату (п.5).

Заключение (иной документ) представляется в налоговый орган по месту нахождения аудиторской организации одновременно с уведомлением (п.6).

Уведомление, направляемое в налоговый орган аудиторской организацией, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, обладающего правом подписи такого документа (п.7).

Представление указанных документов осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в порядке, установленном приказом ФНС России от 16 июля 2020 г. №ЕД-7-2/448@ «Об утверждении Порядка направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи».

Мой комментарий: Обязанность по представлению заключения в ФНС возложена непосредственно на аудиторскую организацию, а не на аудируемое лицо (компанию, чью отчетность проверяли). Это кардинально меняет процесс и повышает ответственность аудиторов.

Документ предусматривает исключительно электронный документооборот через телекоммуникационные каналы связи (ТКС) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Это исключает бумажный вариант и требует от аудиторских компаний соответствующей технической готовности.

Процедура требует одновременной подачи двух файлов:

• Основного документа: Аудиторское заключение или иной документ в формате PDF;
  
  
• Сопроводительного документа: Специальное уведомление по установленному формату (в машиночитаемом виде, не PDF), которое выполняет роль описи и заявления.

Аудиторским компаниям стоит подумать о том, чтобы:

• Внедрить процедуру, при которой факт отправки и получения квитанции от ФНС фиксировался и учитывался во внутренних системах учета;
  
  
• Обеспечить сохранность не только самих аудиторских заключений, но и отправленных уведомлений и полученные от ФНС квитанций. Они будут служить доказательствами надлежащего исполнения обязанности в случае возникновения претензий со стороны регулятора.

Утвержденный Порядок - это важный шаг к повышению прозрачности и контролю за качеством аудита консолидированной отчетности. Для аудиторских компаний он означает возникновение новой прямой обязанности перед государством, а также автоматизацию и формализацию процесса.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=518660

От Дженкинсона до облачных вычислений: Непреходящие принципы, лежащие в основе стандарта ISO 15489 (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/iso-15489-1.html )

3. Системы контроля и управления

Задолго до появления SharePoint и M-Files Дженкинсон описал архивную взаимосвязь документов (archival bond) — внутреннюю связь между документами, созданными в рамках одного и того же процесса. Дженкинсон считал, что такие связи возникают естественным образом, но сегодня мы понимаем, что системы должны целенаправленно поддерживать эту взаимосвязь: посредством классификации, метаданных, контроля версий и журналов аудита.

Стандарт ISO 15489 определяет понятие «документная система» как систему, в которой имеются структурированные меры и средства для контроля и управления документами с течением времени. 

Мой комментарий: Слова о «структурированных» мерах не соответствуют действительности. В российской адаптации стандарта ISO 15489 данное определение звучит следующим образом:

3.16. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение определенного времени.

Примечание - Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано для управления документами либо для какой-либо другой коммерческой цели, а также нетехнических элементов, включая политику, процедуры, людей и других агентов, а также распределение обязанностей.

Буквальный перевод с английского звучит так:

3.16. Документная система (records system): Информационная система, которая захватывает документы, управляет ими и обеспечивает доступ к ним во времени.

Примечание: Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано как для управления документами, так и для иной деловой цели; а также из нетехнических элементов, включающих политику, процедуры, людей и иных агентов, и распределение обязанностей и ответственности.

В адаптации стандарта ISO 30300, ставшего сейчас основным международным терминологическим стандартом отрасли, это же определение переведено несколько иначе:

3.4.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.

Текущее (более адекватное, на мой взгляд) определение в ISO 30300:2020 звучит так:

3.6.4. Документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами во времени.

Ключевым здесь является тот аспект, что документной системой считается любая система, которая создает, получает, хранит и обрабатывает документы, то есть к числу «документных» относятся все работающие с документами деловые информационные системы, а не только специализированные системы для управления документами.

Именно здесь принципы находят своё отражение в инфраструктуре: в классификационной схеме дел и документов, мерах контроля и управления доступом, в правилах установления сроков хранения и в моделях метаданных. При этом сохраняются как архивная логика Дженкинсона, так и функциональный анализ Шелленберга.

Цифровая трансформация показала, насколько хрупкими могут быть эти меры управления. Неправильно сконфигурированная облачная папка или отсутствующий тег могут нарушить цепочку обеспечения доверия. Именно поэтому системный подход стандарта ISO 15489 является в настоящее время критически важным инструментом для специалистов по управлению документами, имеющих дело со сложными платформами и системами автоматизации.

4. Обязанности, ответственность и подотчётность

Дженкинсону, вероятно, не понравилась бы идея о том, что буквально все - деловые пользователи, а не только архивисты - должны создавать документы и управлять ими. Но стандарт ISO 15489 признаёт, что в современном мире ведение документов - это совместная зона ответственности.

Мой комментарий: Дженкинсон, однако, говорил в своей книге об архивных документах, а не о работе с документами в рамках оперативной деловой деятельности … Скорее, Дженкинсону бы крайне не понравилась идея о вмешательстве кого бы то ни было в корпус уже созданных и передаваемых на архивное хранение деловых документов, а также внешнее вмешательство в работу архивистов после приёма документов на архивное хранение.

Шелленберг, работая в условиях разросшегося федерального правительства США (я бы не сказала, что при Дженкинсоне правительство Великобритании периода Первой мировой войны было сколько-нибудь скромнее по масштабам, учитывая то, что оно управляло огромной империей в военное время – Н.Х.), уже понимал, что архивы не могут быть единственной «линией обороны». Его прагматичный подход к распределению ответственности – а именно, распределение ролей в управлении документами по всей организации - стал краеугольным камнем стратегического управления документами в цифровую эпоху.

Мой комментарий: Шелленберг говорил об управлении документами, а не об архивной работе, так что никакого противоречия здесь, с моей точки зрения, нет.

Стандарт ISO 15489 кодифицирует такой подход: высшее руководство должно оказывать поддержку документным системам, ИТ-служба должна обеспечивать техническую целостность, а сотрудники подразделений должны понимать свою роль в захвате и защите документов. Именно этот принцип позволяет осуществлять стратегическое управление документами в больших масштабах, особенно в ситуациях, когда документы создаются м использованием десятков приложений, устройств и платформ.

Долгий путь к цифровому доверию

Данные четыре принципа не были изобретены на пустом месте. Они эволюционировали на протяжении почти столетия профессиональной практики, дискуссий и совершенствования.

• Дженкинсон дал нам идеал документов как неприкосновенных доказательств, требующих обеспечения нейтральности и целостности;
  
  
• Шелленберг дал нам инструменты для стратегического управления документами, исходя из баланса между оперативным использованием и долговременной ценностью;
  
  
• Стандарт ISO 15489 снабдил нас универсальным языком для включения этих принципов в политики, системы и инициативы цифровой трансформации.

В то время, как организации спешат внедрить ИИ, перейти в облако и автоматизировать исполнение законодательно-нормативных требований, эти принципы остаются нашим компасом, поскольку без чёткого понимания того, что такое документ, почему он важен и как им следует управлять, никакие «цифровые чудеса» не создадут заслуживающие доверия системы.

Специалисты по документам являются «картографами подотчетности». Пусть ландшафт управления документами изменился от пергаментных документов до PDF-файлов, от реестровых дел и до указаний по срокам хранения и действиям по их истечении - однако ориентиры остаются неизменными.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-jenkinson-to-the-cloud-the-enduring 

Евросоюз: Еврокомиссия опубликовала Исполнительный регламент, перечисляющий стандарты, которыми должны руководствоваться поставщики квалифицированных услуг электронного архивирования

Данная заметка французского эксперта по управлению контентом и системам менеджмента, координатора рабочей группы TC468/WG1 Европейского комитета по стандартизации CEN Кристиана Дюбура (Christian Dubourg – на фото), была опубликована 17 декабря 2024 года в социальной сети LinkedIn.

Европейская комиссия опубликовала «Исполнительный регламент Еврокомиссии №2025/2532 от 16 декабря 2025 года, устанавливающий правила применения Регламента ЕС № 910/2014 Европейского парламента и Совета в отношении базовых стандартов и спецификаций для квалифицированных услуг электронного архивирования» (Commission Implementing Regulation (EU) 2025/2532 of 16 December 2025 laying down rules for the application of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council as regards reference standards and specifications for qualified electronic archiving services), см. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2025/2532/oj/eng .

Мой комментарий: Регламент ЕС № 910/2014 – это закон Евросоюза eIDAS «Об электронной идентификации и услугах доверия для электронных транзакций на внутреннем рынке» (Регламент ЕС № 910/2014, действующую редакцию см. по адресу https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02014R0910-20241018  ; аббревиатура eIDAS обычно расшифровывается как Electronic Identification, Authentication and Trust Services – «электронная идентификация, аутентификация и услуги доверия»).

О подготовке данного исполнительно регламента см. также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2025/12/1_01624974031.html 

Как координатор координатора рабочей группы TC 468/WG1 Европейского комитета по стандартизации CEN и руководитель проекта технических спецификаций CEN TS 18170 CEN/TS 18170:2025 «Функциональные требования к сервисам электронного архивирования» (Functional requirements for the electronic archiving services, название на французском языке - Exigences fonctionnelles pour les services d'archivage électronique, о них см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/05/cen-cents-181702025.html - Н.Х.), я хотел бы поздравить все страны-участники и всех экспертов, которые вложили так много сил и средств в согласованную разработку текста, который будет использоваться для развития нового сервиса квалифицированного электронного архивирования, предусмотренного  законом eIDAS2.

Текст исполнительного регламента, опубликованного в Официальном журнале Европейского Союза, доступен на странице по адресу: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2025/2532/oj/eng

Счастливых всех Вам праздников, и заслуженного отдыха!

Кристиан Дюбур (Christian Dubourg)

Для справки: Ниже приведена цитата из п.1 ст.45j закона eIDAS, упомянутой в статье 2 настоящего исполнительного регламента и касающийся также архивирования всех неподписанных цифровых объектов:

Статья 45j. Требования к квалифицированным сервисам электронного архивирования

1. Квалифицированные сервисы электронного архивирования должны отвечать следующим требованиям:

(a) они предоставляются квалифицированными поставщиками услуг доверия (qualified trust service providers);

(b) они используют процедуры и технологии, способные обеспечить долговечность и читаемость электронных данных и документов вне рамок периода их технологической годности (т.е. после устаревания соответствующих технологий – Н.Х.) и, по крайней мере, в течение всего срока их хранения в соответствии с требованиями законодательства и договорными обязательствами, поддерживая при этом их целостность и точность сведений о происхождении;

(c) они обеспечивают обеспечение сохранности этих электронных данных и документов таким образом, чтобы они были защищены от утраты и внесения изменений, - за исключением изменений, касающихся их носителя или электронного формата;

(d) они должны давать возможность авторизованным полагающимся на документы сторонам получать в автоматическом режиме отчёт, подтверждающий, что электронные данные и документы, полученные из квалифицированного электронного архива, пользуются презумпцией целостности данных с начала периода обеспечения сохранности в плоть до момента извлечения.

Отчёт, упомянутый в подпункте (d) пункта 1, должен предоставляться надёжным и эффективным способом, подписываться квалифицированной электронной подписью либо квалифицированной электронной печатью поставщика квалифицированной услуги электронного архивирования.

Мой комментарий: В Приложении к Исполнительному регламенту приведен список базовых европейских и международных стандартов, которыми должны руководствоваться поставщики квалифицированных услуг электронного архивирования,  в числе которых упомянуты и технические спецификации CEN/TS 18170.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/christian-d-0a9a38a_eidas2-activity-7406992747980587008-6i00