Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/11/1_0770868820.html )

По истечении сроков хранения, установленных настоящим «Порядком», документы постоянного хранения передаются в соответствующие государственные, муниципальные архивы (п.21).

Если документы составлены в электронном виде, их копии для передачи в архив изготавливаются путем распечатки на бумажном носителе и заверяются в порядке, установленном федеральными законами.

Мой комментарий: Это правило закрепляет в нормативно-правовом акте желание Росархива продлить в архивном деле «бумажную эру», поскольку российская архивная система до сих пор ориентирована на «бумагу» и не готова обеспечивать долговременную сохранность современных электронных документов.

Однако такой подход потенциально приводит к ряду проблем: 

• При распечатке может быть потеряна часть контента и метаданных:
  
  
• ­    электронная подпись (её нельзя «напечатать»);
  
  
• ­    метаданные о происхождении (автор, дата создания, история изменений и т.д.);
  
  
• ­    вложения, если они не распечатаны;
  
  
• ­    гиперссылки и интерактивные элементы.

Это означает, что такая распечатка не является дубликатом электронного документа, а представляет собой лишь его (возможно, неполную) копию.

• Если электронный оригинал был подписан УКЭП, а распечатка заверена простой подписью должностного лица, возникает вопрос: равнозначна ли такая распечатка оригиналу? С точки зрения архивного законодательства - да, если заверение выполнено правильно. С точки зрения гражданского оборота – далеко не всегда, и здесь есть возможности для оспаривания подлинности документа в суде.

• Электронные документы могут быть весьма объёмными (например, базы данных, видеозаписи с камер на участках и т.д.). Распечатка таких материалов либо невозможна, либо бессмысленна. В этом случае возникает вопрос: что с ними делать? Уничтожать? Хранить на электронных носителях? Передавать в «электронный архив»? 
  
  
• Если документ существует и в электронном, и в бумажном виде, то что следует передаваться в архив -  бумажный оригинал, электронный оригинал, или оба? На основании каких критериев должны приниматься соответствующие решения, и кем?
  
  
• Правило о распечатывании электронных документов вряд ли просуществует долго. По мере развития электронных архивов оно рано или поздно будет заменено на требование о передаче на хранение электронных оригиналов.

Архивы обеспечивают доступ к избирательной документации в соответствии с действующим законодательством.

Решение об определении архива, в который передаются документы окружных, территориальных, участковых избирательных комиссий на постоянное хранение, принимается избирательной комиссией субъекта Российской Федерации по согласованию с уполномоченным исполнительным органом субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (п.22).

Избирательная комиссия субъекта РФ вправе принять решение о хранении документов окружных избирательных комиссий и нижестоящих избирательных комиссий в течение сроков, установленных настоящим порядком, в избирательной комиссии субъекта РФ вне зависимости от того, возложены ли на нее полномочия окружной избирательной комиссии. В случае принятия такого решения избирательная комиссия субъекта РФ оповещает об этом ЦИК. Избирательная комиссия субъекта РФ вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов (п.23).

Мой комментарий: Избирательные комиссии субъекта РФ наделены правом:

• Самостоятельно определять, в какой именно архив (государственный или муниципальный) передавать документы;
  
  
• Собирать документы нижестоящих комиссий у себя (централизовать хранение);
  
  
• Привлекать сторонние организации, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов, на платной основе для хранения архивов.

Встаёт вопрос о том, какие сторонние организации избирательные комиссии (ИК) субъекта РФ вправе привлекать на платной основе для хранения архивных документов. Формулировка «организация, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов» - довольно широкая. Это может быть:

• Коммерческая организация, специализирующаяся на архивном хранении (например, частный архив);
  
  
• Государственное или муниципальное учреждение, оказывающее такие услуги на возмездной основе;
  
  
• Специализированная организация, созданная для этих целей; 
  
  
• И даже сомнительная «контора», целенаправленно созданная с неблаговидными целями.

Ключевое требование - уставные документы должны прямо предусматривать хранение архивных документов, то есть это не может быть «просто склад». На само деле этого, конечно, недостаточно – по-хорошему, нужно было бы потребовать прохождения потенциальными хранителями процедуры аттестации или сертификации, а также проведения у них регулярных внешних аудитов.

Важно понимать: по договору с коммерческой организацией возможно только временное хранение документов в течение установленных сроков (5 лет, 15 лет и т.д.) - до момента передачи в государственный или муниципальный архив либо до проведения уничтожения. Коммерческая организация - это лишь промежуточное звено в процессе хранения документов.

Данное положение отражает реальную проблему: нехватку площадей в государственных и муниципальных архивах, а также в самих избирательных комиссиях для организации ведомственного временного хранения документов. Договор с компетентной организацией-хранителем позволяет решить эту проблему, не нарушая требований к условиям хранения. В тоже время такой подход связан с определенными рисками:

• Коммерческая организация может обанкротиться, быть ликвидирована и т.д.; 
  
  
• Документы, переданные в частную организацию, могут стать менее доступными при возникновении необходимости получить доступ к ним;
  
  
• Хранение в такой организации - это платная услуга, то есть расходы ложатся на бюджет ИК субъекта РФ;
  
  
• Также очень важно, каким образом ИК субъекта РФ будет контролировать условия хранения документов в сторонней организации?

Документы, сроки хранения которых истекли, уничтожаются согласно «Порядку уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации девятого созыва», утвержденному ЦИК России (п.24).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=542938 

США: Опубликована новая редакция комплекта стандартов архивного описания EAS

Данная новость была опубликована 7 августа 2026 года на сайте Общества американских архивистов (SAA).

Технический подкомитет по стандартам кодированного архивного описания (Technical Subcommittee for Encoded Archival Standards, TS-EAS, https://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-standards-ts-eas ) комитета по стандартам Общества американских архивистов (SAA) рад объявить о выходе в свет обновлённой редакции комплекта стандартов архивного описания (Encoded Archival Standards Suite, EAS Suite)!

Мой комментарий: О работе над новыми редакциями стандартов я рассказывала на блоге здесь: http://rusrim.blogspot.com/2025/05/ead.html .

Стандарт EAD (Encoded Archival Description – «Кодированное описание архивных материалов») является непроприетарным стандартом кодирования архивных описей для использования в онлайн-среде. Документация по стандарту хранится на сайте Библиотеки Конгресса США. Разработку и поддержку стандарта осуществляет Технический подкомитет по стандартам кодированного архивного описания (Technical Subcommittee for Encoded Archival Standards, TS-EAS) Комитета Общества американских архивистов (SAA) по стандартам, см. https://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-standards-ts-eas . В России стандарт не адаптировался.

31 июля 2026 года Технический подкомитет по стандартам кодированного архивного описания (TS-EAS) при Обществе американских архивистов (SAA) в ходе проходившей в Новом Орлеане ежегодной пленарной встречи-конференции SAA «Archives*Records 2026» представил обновлённый комплект стандартов кодированного архивного описания (Encoded Archival Standards, EAS).

Обновленный комплект EAS был разработан членами подкомитета TS-EAS, которые участвуют в этой работе на добровольной основе при поддержке своих организаций-работодателей. Эта работа была бы невозможна без вовлечения широкого профессионального сообщества, представители которого принимали участие в вебинарах, опросах и в работе других форумов, внося свой вклад в подготовку обновлённых версий стандартов EAD (версия 4) и EAC-CPF (версия 3), а также нового стандарта EAC-F (версия 1).

Комплект стандартов EAS включает три документа: 

• «Кодированное описание архивных материалов» (Encoded Archival Description, EAD);
  
  
• «Кодированное описание контекста архивных документов – Юридические лица, физические лица и семьи» (Encoded Archival Context: Corporate Bodies, Persons, and Families, EAC-CPF); и 
  
  
• новый стандарт - «Кодированное описание контекста архивных документов: Функции» (Encoded Archival Context: Functions, EAC-F). 

Данные стандарты предлагают различные XML-форматы, используемые для ответа на вопросы «кто?», «почему?» и «что?» применительно к документам:

• «Кто?»: EAC-CPF описывает создателя документа;
  
  
• «Почему?»: EAC-F описывает функцию или вид деятельности, в результате которой был создан документ;
  
  
• «Что?»: EAD описывает сами архивные документы.

Вместе с этой версией комплекта стандартов EAS представлено «Руководство по лучшим практикам» (Best Practices Guide, BPG; https://saa-sdt.github.io/EAS-Best-Practices/ )., которое теперь позиционируется как сопровождающий вспомогательный ресурс, содержащий более подробные разъяснения в отношении «Библиотек тегов» (Tag Libraries, TL). Если в «Библиотеках тегов» приводятся описания элементов, атрибутов и правил синтаксиса, то в Руководстве BPG эти же элементы, атрибуты и правила объясняются на простом и всем понятном языке с приведением примеров. 

Подкомитет TS-EAS приглашает представителей профессионального сообщества присылать свои отзывы и предлагать дополнения в Руководство BPG, чтобы сделать его ресурсом всего сообщества, который сообществу необходим для успеха и процветания! 

Подкомитет TS-EAS предоставляет сообществу валидатор - инструмент для проверки XML-документов, использующих комплект стандартов EAS, на тот случай, если у пользователей нет доступа к программному обеспечению с возможностью валидации. Валидатор доступен на платформе GitHub по адресу https://saa-sdt.github.io/eas-schematron-validator/ .

Подкомитет TS-EAS одновременно выражает признательность Фонду «Открытая сохранность» (Open Preservation Foundation, OPF), который снабдил данную версию комплекта стандартов EAS DNS-записями, необходимыми для размещения XML-схем в открытом доступе.

Ссылки на документы:

• Стандарт EAD  размещен на сайте Библиотеки Конгресса, см. https://www.loc.gov/ead/
  
  
• Стандарт EAC-CPF размещен на сайте Берлинской государственной библиотеки (Staatsbibliothek zu Berlin), см. https://eac.staatsbibliothek-berlin.de/
  
  
• Стандарт EAC-F размещен подкомитетом TS-EAS на платформе GitHub по адресу https://saa-sdt.github.io/EAS-TagLibraries/

От имени всего состава подкомитета TS-EAS,

Сопредседатели подкомитета Карин Бреденберг (Karin Bredenberg, Швеция, Kommunalförbundet Sydarkivera) и Мэри Самуэлян (Mary Samouelian, США)

Источник: сайт SAA
https://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-standards-ts-eas/updated-eas-suite-now-available 

Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы, часть 1

В ходе проведения выборов создаются огромные объёмы разного рода документации, фиксирующей каждый этап избирательного процесса - от формирования списков избирателей и протоколов участковых комиссий до жалоб, особых мнений и актов. В отсутствие продуманной системы хранения эти материалы могут стать неуправляемыми.

Постановлением ЦИК России от 26 августа 2026 года № 44/312-9 утвержден «Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации девятого созыва».

Порядок хранения «привязан» к виду избирательной комиссии, каждая из которых имеет свой набор сроков для документов различных типов:

• Архив Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (Архив ЦИК России) (п.1);
  
  
• Избирательная комиссия субъекта РФ и территориальной избирательной комиссии независимо от того, придан ей статус юридического лица или нет, при возложении на них полномочий окружной избирательной комиссии;
  
  
• Избирательная комиссия субъекта РФ;
  
  
• Территориальная избирательная комиссия;
  
  
• Участковая избирательная комиссия.

Документы постоянного срока хранения хранятся:

• 15 лет (в ЦИК) и передаются в Государственный архив РФ (п.1);
  
  
• 5 лет в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации и территориальной избирательной комиссии при возложении на них полномочий окружной избирательной комиссии документы хранятся и передаются в региональный/муниципальный архив (п.6, 13).

Документы временного срока хранения хранятся в течение следующих сроков, по истечении которых они проходят экспертизу ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации либо на уничтожение:

• Десять лет со дня официального опубликования результатов выборов (Архив ЦИК России) (п.2);
  
  
• Один год со дня официального опубликования решения о назначении следующих выборов депутатов Государственной Думы, но не менее пяти лет (пп.3, 7, 10);
  
  
• Пять лет (пп.4, 8, 11, 14);
  
  
• Пять лет со дня официального опубликования результатов выборов (п.16).

Кроме того, ряд документов хранятся в избирательных комиссиях один год со дня официального опубликования результатов выборов, после чего они уничтожаются по акту в установленном порядке без проведения экспертизы ценности (пп.5, 9, 12, 15).

В случае рассмотрения в суде жалобы на решение избирательной комиссии об итогах голосования, о результатах выборов, возбуждения уголовных дел, связанных с нарушением избирательных прав граждан, - сроки хранения соответствующей избирательной документации продлеваются до вступления в законную силу решения суда либо прекращения дела в соответствии с законом.

Участковые избирательные комиссии передают на хранение в соответствующие территориальные избирательные комиссии не позднее чем через пять дней после официального опубликования результатов выборов депутатов Государственной Думы протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, постановления (решения) избирательной комиссии и документы к ним (п.16).

Для избирательных участков, образованных за пределами России, установлен особый гибридный порядок (п. 17):

• Первые экземпляры протоколов №2 (об итогах голосования), а также особые мнения членов комиссии, жалобы и решения по ним - направляются в вышестоящую территориальную комиссию при первой возможности, с обязательным сохранением целостности документации.
  
  Мой комментарий: Первые экземпляры протоколов №2 - это протоколы об итогах голосования на участке. Именно первые экземпляры имеют юридическую силу и являются основанием для установления результатов выборов. Вторые экземпляры остаются в комиссии (или передаются в иные инстанции).
  
  Особые мнения членов комиссии - это документы, в которых член комиссии с правом решающего голоса выражает несогласие с решением комиссии. Они имеют юридическое значение, так как могут быть использованы при рассмотрении жалоб и в суде.
  
  Жалобы и решения по ним - это документы, связанные с обжалованием действий комиссии. Они также юридически значимы и должны быть доступны для вышестоящих инстанций.
  
  Формулировка: «при первой возможности» означает, что документы не обязательно должны быть доставлены в день голосования. Они направляются как только появится техническая возможность - с дипломатической почтой, курьером, или иным способом. Это важно, потому что:
  
  
• ­в некоторых странах нет прямого авиасообщения с РФ;
  
  
• ­дипломатическая почта имеет свои сроки пересылки и дополнительные ограничения;
  
  
• ­могут быть также ограничения на вывоз документов, содержащих персональные данные.

Требование об «обязательном сохранении целостности документации» означает, что документы должны быть:

• упакованы надлежащим образом;
  
  
• ­защищены от повреждений, утраты, подмены;
  
  
• ­переданы по описи с фиксацией количества листов и экземпляров.

Целостность - это не только физическая сохранность, но и юридическая неприкосновенность: документы не должны быть изменены, дополнены или изъяты.

• Вся иная документация, включая сами избирательные бюллетени, остаётся в помещениях дипломатических представительств или консульств (по согласованию с их руководителями) и уничтожается там по акту по истечении сроков хранения.

Мой комментарий: Избирательные участки, образованные за пределами территории РФ, представляют собой особый случай, поскольку:

• они находятся на территории иностранного государства;
  
  
• они действуют при дипломатических представительствах и консульских учреждениях РФ;
  
  
• они не входят в территориальную систему избирательных комиссий субъектов РФ (хотя прикреплены к ним для целей организации выборов);
  
  
• их документы физически находятся за границей, что создаёт проблемы с их перевозкой, хранением и уничтожением.

Перевозка огромных объёмов бумаг из-за границы экономически нецелесообразна и рискованна. Поэтому в Россию доставляют только юридически значимые протоколы, а материальные носители (бюллетени) утилизируют на месте под контролем консульских служб.

Хранение документов, связанных с проведением дистанционного электронного голосования, осуществляется в соответствии с разделами 2.9 и 3.9 «Порядка дистанционного электронного голосования на выборах, назначенных на 20 сентября 2026 года», утвержденного постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 24 июня 2026 года № 10/98-9 (п.18).

Документы, представленные в машиночитаемом виде, подлежат хранению в соответствии со сроками хранения аналогичных документов, представленных на бумажных носителях (п.19).

Государственные органы и организации, органы местного самоуправления, организации, в уставном (складочном) капитале которых на день официального опубликования (публикации) решения о назначении выборов депутатов Государственной Думы доля (вклад) РФ, субъекта РФ или муниципального образования составляет более 30%, а также должностные лица указанных органов и организаций, обязаны предоставлять на безвозмездной основе необходимые помещения для хранения избирательной документации до передачи ее в архив либо уничтожения по истечении установленных сроков хранения, обеспечивать охрану этих помещений и указанной документации (п.20).

(Окончание следует)

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=542938 

Китай: Новый этап развития информатизации архивного дела, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/11/1_0158832845.html )

3) Необходимо сфокусировать внимание на укреплении потенциала для управления электронными документами на всех этапах их жизненного цикла. 

Следует активно расширять сферу охвата и интенсивность усилий по архивированию, - охватывая электронные документы, операционные данные, новый медиа-контент и документы, относящиеся к государственным услугам, -  обеспечивая при этом бесшовную интеграцию между офисными / деловыми системами и системами управления электронными документами. 

Следует усилить процессы передачи электронных документов в архивные хранилища, обеспечивая, чтобы потоки данных – начиная от создания и рассылки электронных документов и до их окончательной передачи на архивное хранение – оставались прозрачными, непрерывными и полностью прослеживаемыми. 

Необходимо стандартизировать процедуры передачи и приема электронных документов; архивам следует наращивать потенциал в части приёма, обеспечения долговременной сохранности и способствования использованию таких документов, чтобы обеспечить надежное «сквозное» управление ими на протяжении всего жизненного цикла. 

Следует укрепить институциональную нормативно-методическую базу управления электронными документами, обеспечив строгое соблюдение «Правил управления электронными документами» (《电子档案管理办法》, о них см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2024/11/blog-post_06.html – Н.Х.)

Приоритетное внимание следует уделить разработке политик и руководств по таким вопросам, как создание центров резервного копирования электронных документов, архивирование электронных документов, верификация способности управлять ими, реализации концепции «Цифровой архив 2.0» и применения технологий искусственного интеллекта. 

Следует ускорить разработку стандартов классификации, категоризации и аннотирования архивных данных, чтобы создать прочную нормативно-методическую основу для управления электронными документами.

4) Следует планомерно развивать цифровые архивы и хранилища. 

Необходимо продолжить считать приоритетной работу по созданию и сертификации высококачественных цифровых архивов в соответствии с применимыми стандартами и руководствами, а также расширять сферу охвата пилотных проектов по созданию цифровых архивов в корпоративных группах. 

Департамент науки, технологий и информатизации Государственного архивного управления должен усилить руководство, надзор и сертификацию высококачественных цифровых архивов на суб-провинциальном и более высоких уровнях. Данные усилия должны включать содействие глубокой интеграции информационных технологий нового поколения в архивную деятельность и непрерывному повышению уровня интеллектуализации таких высокоуровневых цифровых архивов. 

Органы управления архивным делом провинциального уровня должны сформулировать разумные и практичные политики, адаптированные к потребностям соответствующих регионов, тем самым обеспечивая поэтапный и целевой подход к развитию цифровых архивов. 

В ходе создания цифровых высококачественных цифровых архивов следует заранее позаботиться о внедрении информационных технологий следующего поколения, - таких как искусственный интеллект, большие данные и облачные вычисления, - с целью разработки инновационных, интеллектуальных методов и сценариев сбора, управления, обеспечения долговременной сохранности и использования архивных документов, способствуя развитию новой парадигмы «ИИ + архивное дело» (AI+档案业务). 

Следует усилить изучение вопросов развития «цифровых архивов 2.0», уделяя особое внимание цифровой трансформации и интеллектуальным приложениям, что будет способствовать итеративному совершенствованию и развитию высококачественных цифровых архивов.

5) Следует содействовать внедрению и использованию технологий искусственного интеллекта (ИИ) безопасным, надежным и упорядоченным образом. 

Следует использовать нынешнюю благоприятную для ИИ приложений политическую среду и воспользоваться появляющимися возможностями для получения поддержки. Следует добиваться включения требований архивной отрасли в региональные планы развития инфраструктуры -  таких, как планы развития вычислительных мощностей для ИИ. 

Следует поощрять создание ведущими архивными учреждениями региональных интеллектуальных вычислительных платформ для архивов, предоставляющих такие услуги, как доступ к вычислительным ресурсам, обучение моделей, обработка массивов данных и документов, а также исследования в области осуществляемого ИИ логического вывода. 

Следует активно расширять сферы применения ИИ, чтобы сделать возможным использование ИИ на всех этапах архивной деятельности и на протяжении всего жизненного цикла архивных документов. 

Следует развивать мышление с ориентацией на конечные финансовые показатели и оценку рисков; разрабатывать и совершенствовать системы менеджмента безопасности и конфиденциальности для приложений ИИ; усиливать соблюдение законодательно-нормативных требований при использовании технологий ИИ в архивной отрасли.

6) Следует непрерывно укреплять потенциал для обеспечения кибербезопасности в архивной отрасли. 

Следует обеспечить интеграцию надежных механизмов защиты при развитии архивных информационных систем; эффективно использовать механизмы обмена информацией для целей обеспечения кибербезопасности в архивном секторе; разработать всесторонние планы реагирования на чрезвычайные ситуации и проводить регулярные учения для повышения готовности к нештатным ситуациям. 

Следует усиливать защиту систем, содержащих секретные сведения и сведения ограниченного доступа, а также внедрять систему с использованием грифов защиты для неконфиденциальных информационных систем, обеспечивая полное соответствие национальным политикам в области защиты грифованных и секретных сведений, криптографической оценки и кибербезопасности. 

Следует усилить текущий надзор и контроль над процессами оцифровки и внедрить строгие меры защиты архивных данных, обеспечив абсолютную безопасность как физических документов, так и цифровых данных на всех этапах оцифровки. 

Следует развивать сеть центров резервного копирования электронных документов, создавая надежную, защищённую инфраструктуру хранения и резервного копирования. 

Следует оптимизировать стратегии внеофисного и гетерогенного (во многих форматах и на нескольких видах носителей) резервного копирования. Следует использовать такие меры, как мониторинг состояния резервных носителей информации и проведение периодических проверок целостности данных, с целью своевременного выявления рисков безопасности, способствования проведению миграции данных и/или конверсии форматов, а также в интересах надёжной защиты критически-важных цифровых архивных ресурсов.

*     *    *

Период 15-й пятилетки представляет собой критически-важную стратегическую возможность для развития архивных информационных технологий. В условиях, когда на государственном уровне делается акцент на углубление стратегии «Цифровой Китай», а в самой архивной отрасли приоритетом становится ускоренная цифровая трансформация, - специалисты в сфере управления архивной информацией должны осознать особую срочность стоящих перед нами задач. Необходимо понимание того, что мы участвуем в своего рода «гонке со временем», которую диктуют требования эпохи. 

Нам необходимо обеспечить эффективное выполнение всех связанных с информатизацией задач, предусмотренных для архивной отрасли в 15-м пятилетнем плане, способствуя высококачественному развитию архивной отрасли посредством достижения конкретных, весомых результатов.

Источник: сайт Госархива КНР
https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202611/6ed651794873414b842cea389fe8d195.shtml