Сравнение архивирования в юридических целях и архивирование культурного наследия: Что мы защищаем и что оставляем потомкам

Данный пост генерального директора бельгийской компании Docbyte Фредерика Росселя (Frederik Rosseel) был опубликован 24 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Складываете ли Вы полученные счета в свой сейф? И стали бы Вы хранить семейные реликвии в гараже?

Представьте, что Вы храните расчетные листы, счета, медицинские документы, страховые полисы и тому подобное в домашнем сейфе; а семейные реликвии, картины, портреты предков и драгоценности Вашей матери - в гаражном отсеке в центре города. Разве это не выглядело бы странно?

Но именно это происходит сейчас в сфере электронного архивирования в юридических целях и в сфере обеспечения долговременной сохранности цифрового культурного наследия.

Счета-фактуры, расчетные листы, медицинские документы и научно-исследовательские данные - это документы, которые, как мы знаем, нам ни в коем случае нельзя утратить. Требования законодательства и необходимость исполнения законодательно-нормативных и иных установленных требований (комплаенс) обязывают нас управлять ими в соответствии со строгими правилами. Мы устанавливаем этим материалам сроки хранения, используем меры управления доступом, процедуры проверки целостности и проводим конверсию форматов.

Эти документы жизненно важны для Вашего личного благополучия и/или для благополучия организации.

Взгляните теперь на другие материалы, которые мы архивируем.

Цифровые изображения, документы, данные и договора, отражающие историю становления организации или даже целой страны, зачастую хранятся в общих папках, в устаревших системах или в системах, созданных кем-то в его свободное время. Между тем, эта информация оказывает реальное влияние на общество.

Таков нынешний парадоксальный разрыв между архивированием в юридических целях и архивированием культурного наследия…

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Мой комментарий: Если говорить о России, то по сравнению с советским периодом, когда была достаточно хорошо налажена работа по сохранению для истории достаточно полной картины жизни нашей страны, сейчас в архивной работе наблюдаются пробелы и перекосы, за которые и спросить-то не с кого. 

В коммерческом секторе архивисты почти совсем перестали обращать внимание на историческую и сентиментальную ценность документов. Постоянно сокращается количество коммерческих организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В то же время в государственном секторе архивистов не интересует то, что происходит вне рамок государственных структур. В итоги многие пласты документов и информации в архивы так и не попадают…

К тому же у нас толком не сложилась система архивации, аналогичная той, что в ряде поддерживается библиотеками, университетами и некоммерческими организациями, и берёт на себя архивирование разнообразных аспектов деятельности общества, включая инициативное архивирование событий, архивирование веб-сайтов и социальных сетей, сохранение памяти о выдающихся людях и организациях и т.п.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/frederikrosseel_digitalpreservation-electronicarchiving-informationgovernance-share-7508643214825013248-jTSi/ 

Документирование создания и эксплуатации информационных систем государственными органами, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_01166488281.html )

Технико-экономическое обоснование (ТЭО) (п. 10)

Отдельного внимания заслуживает документ, который создается в исключительных случаях - когда отсутствует стандарт для фасета или нет подходящего реестрового ПО.

10. … В этом случае для создания информационных систем государственными органами по форме, утверждаемой президиумом Комиссии, осуществляется подготовка технико-экономического обоснования создания информационных систем посредством разработки в указанных целях программ для электронных вычислительных машин и баз данных (программно-аппаратных комплексов) (далее - технико-экономическое обоснование). 

Технико-экономическое обоснование подлежит согласованию государственными органами с уполномоченным органом на предмет целесообразности создания информационных систем. 

Реализация мероприятий по созданию информационных систем осуществляется государственными органами при наличии положительного заключения уполномоченного органа по результатам согласования технико-экономического обоснования.

Особенности ТЭО:

• Форма ТЭО утверждается президиумом Комиссии (то есть задана сверху, государственный орган не может разработать ее самостоятельно);
  
  
• ТЭО подлежит согласованию с уполномоченным органом (Минцифры);
  
  
• Срок согласования - 20 рабочих дней;
  
  
• Без положительного заключения уполномоченного органа запрещено начинать реализацию мероприятий по созданию ИС.

ТЭО должно обосновать экономическую целесообразность разработки ПО «с нуля» вместо использования готовых решений из реестров, а также доказать, что создаваемая система технически и функционально необходима.

Отсутствие ТЭО или отрицательное заключение на него делает создание ИС в данном формате невозможным – государственный орган должен либо найти готовое решение, либо дождаться утверждения соответствующего стандарта.

Правовой акт о вводе ИС в эксплуатацию (п. 18)

Основанием для начала эксплуатации ИС является правовой акт государственного органа о вводе информационной системы в эксплуатацию, которым (п.18):

• Установлен срок ввода информационной системы в эксплуатацию, 
  
  
• Определены должностное лицо государственного органа и структурное подразделение государственного органа, ответственные за обеспечение функционирования информационной системы, а также
  
  
•  Определен порядок эксплуатации информационной системы.

Это финальный документ, завершающий этап создания и открывающий этап эксплуатации. В отсутствие такого акта система не может считаться введенной в эксплуатацию даже при наличии технической готовности - соответственно, нельзя начинать использование системы в рабочем режиме.

Документирование изменений функций ИС (п. 21)

При реализации мероприятий по изменению функций уже введенной в эксплуатацию ИС, эти мероприятия должны осуществляться и документироваться в соответствии с положениями Постановления. Это означает, что:

• Изменения могут потребовать принятия нового нормативно-правового акта (как п.8);
  
  
• Может потребоваться обновление ТЗ и эксплуатационной документации;
  
  
• Если изменения затрагивают классификационные признаки (фасет), то может понадобиться повторная оценка соответствия стандартам;
  
  
• Необходимость внесения изменений в учетные сведения системы координации.

Таким образом, при модификации функционала ИС выполняются те же процедуры документирования, что и при её создании.

Каждый этап создания ИС - от первоначальной концепции до внесения изменений - жестко связан к конкретным документом (документами), имеющим юридическую силу и порождающим права и обязанности для должностных лиц.

Система документирования выстроена как последовательность: правовой акт о создании - ТЗ - эксплуатационная документация - правовой акт о вводе - изменения - обновление документации. Отсутствие надлежащего документирования на любом этапе этой последовательности делает ИС юридически уязвимой и создает риски для руководителей государственных органов, которые несут персональную ответственность за достоверность учетных данных (п. 14).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=541976

Запаздывание в управлении документами: Когда время становится параметром риска в архивно-документационной работе (3)

(Продолжение, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/2_01441442037.html )

Когда запаздывание приводит к накоплению необработанной документации («документального долга»)

Здесь я вижу ещё более глубокие последствия (в данном вопросе многие, однако, делают вид, что ничего не замечают...). Если документальная реальность меняется, а инструментам требуется слишком много времени, чтобы на это отреагировать, то организация начинает накапливать нечто вроде «долга в области управления документами» (deuda de gobierno documental). На протяжении подобного периода времени могут появиться следующие проблемы:

• недостаточно чётко определенные типологии;
  
  
• непоследовательная классификация;
  
  
• дела, сформированные по разным правилам;
  
  
• параллельные структуры;
  
  
• неоднородные метаданные;
  
  
• устаревшие параметры;
  
  
• «устанавливаемые вручную» правила работы, которые трудно воспроизвести;

- и решения в отношении документов, которые впоследствии придётся приводить в соответствие. Каждый лишний день запаздывания не обязательно приводит к причинению вреда, однако он увеличивает «поверхность уязвимости» (для тех, кто это замечает). Концептуально это можно выразить следующим образом:

Связанный с документами риск ≠ Запаздывание

Или, более точно:

Связанный с документами риск = f (Запаздывание × Критичность × Объем × Скорость изменений × Слабость механизмов контроля на переходном этапе)

Такой подход позволяет нам проанализировать и понять нечто важное - обратите внимание:

• Запаздывание в шесть месяцев в условиях стабильной, производящей небольшие объёмы документов структуре может быть управляемым;
  
  
• Запаздывание на те же шесть месяцев в организации, которая создаёт миллионы цифровых объектов, автоматизирует административные процессы и постоянно модифицирует свои системы, могут представлять собой совершенно иную ситуацию.

Именно поэтому время выполнения архивно-документационных процессов также следует начать измерять с точки зрения создаваемого им риска.

Проблема управления версиями 

Есть еще один аспект, который я считаю особенно важным. Предположим, организация изменяет свою структуру документов в январе. В течение последующих месяцев она продолжает создавать документы. Затем соответствующий инструмент корректируется. Потом он снова модифицируется. Наконец, вступает в силу определенная версия. И тут встаёт, казалось бы, простой вопрос: «В рамках какой структуры документов осуществилось управление создаваемыми документами в течение каждого интервала?».

Здесь «временная» прослеживаемость (прошу прощения за такой термин) становится основополагающей, поскольку, на мой взгляд, простого сохранения последней версии перечня недостаточно.

Нам необходимо иметь возможность реконструировать:

• какие версии существовали;
  
  
• в какой период действовала каждая из версий;
  
  
• какие вносились изменения;
  
  
• кто утвердил изменения;
  
  
• какие системы использовали эту версию инструмента (обратите внимание на системы, интегрированные с системой управления документами);
  
  
• какие документы были классифицированы в соответствии с каждой версией; и
  
  
• как осуществлялся переход к следующей версии.

При управлении электронными документами всё чаще будет требоваться рассматривать соответствующие инструменты как имеющие версии структуры управления (estructuras versionadas de gobierno), а не просто как периодически заменяемые документы.

В отсутствие динамичного управления автоматизация ограничена

Данная дискуссия также имеет непосредственные технико-технологические последствия, поскольку прямо сейчас на заседаниях технических рабочих групп мы постоянно обсуждаем автоматизацию работы с документами. Это:

• Автоматическая классификация,
  
  
• Автоматическое формирование дел и досье,
  
  
• Искусственный интеллект,
  
  
• Извлечение метаданных,
  
  
• Электронная передача,
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов.

Но ранее мы уже спрашивали себя: «в рамках какой стабильной, идентифицируемой и версионированной институциональной структуры работает эта автоматизация?».

Искусственный интеллект способен классифицировать миллионы документов - но ему необходимо знать контекст, в котором он проводит классификацию.

• Система может автоматически формировать дела – но для этого ей нужны правила;
  
  
• Система управления электронными документами (SGDEA) может управлять сроками хранения и исполнять установленные действия по их истечении – но для этого ей нужны актуальные и регламентированные структуры.

Автоматизация не устраняет необходимость в архивно-документационных инструментах – скорее, она предъявляет к ним более высокие требования. В этом вопросе необходимо уделять особое внимание разграничению сфер ответственности.

Ведь когда человек интерпретирует какую-либо неоднозначность, он может разрешить её с учётом конкретных обстоятельств, в том числе как исключительный случай. Когда же правило должно выполняться миллионы раз взаимосвязанными системами, неоднозначность масштабируется.

По этой причине цифровая трансформация, вероятно, заставит наши инструменты становиться всё более структурированными, интероперабельными, поддерживающими управление версиями и пригодными для машинной обработки, - не теряя при этом их архивно-документационного характера и сохраняя ответственность человека за принимаемые решения.

Запаздывание также может создать угрозы и риски для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

Наконец, есть последствия запаздывания, которые часто слишком поздно становятся предметом дискуссий, поскольку, как я уже упоминал, обеспечение долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности) начинается задолго до создания хранилища.

Если на протяжении ряда организация создаёт документы в условиях нестабильной структуры, неоднозначной классификации, недостаточных метаданных и трудно реконструируемых взаимосвязей между делами, то неизбежно возникнут проблемы, когда придёт время передавать эти документы на архивное хранение и обеспечивать их долговременную сохранность. Мы можем идеально сохранить биты, но при этом в значительной степени утратить контекст, позволяющий нам их понять.

Усилия по обеспечению долговременной сохранности сами по себе не в состоянии волшебным образом реконструировать то, что никогда должным образом не управлялось. Таким образом, длительное запаздывание в управлении документами может в конечном итоге «перекочевать» на следующий этап:

создание → классификация → формирование дел → хранение → передача на архивное хранение → обеспечение долговременной сохранности

«Документальны долг» никуда не исчезает, он перемещается во времени (разумеется, путешествуя «первым классом»! :)), и обычно его последствия становятся тем более затратными, чем дольше мы занимаемся его ликвидацией.

(Окончание следует)

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/ 

Документирование создания и эксплуатации информационных систем государственными органами, часть 1

Правительство Российской Федерации постановлением от 13 августа 2026 № 1007 утвердило «Требования к порядку создания и эксплуатации государственными органами информационных систем, не являющихся государственными информационными системами», в которых установлены требования к документированию создания и эксплуатации таких информационных систем (ИС).

Государственными органами при создании и эксплуатации ИС осуществляется их учет в соответствии с «Положением об учете ИТ-активов, используемых для осуществления деятельности по цифровой трансформации системы государственного (муниципального) управления», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июля 2024 г. № 900 (п.7). 

Положение закрепляет принцип, согласно которому информационная система не может считаться легитимно существующей и тем более эксплуатироваться без надлежащего документального оформления на всех этапах её жизненного цикла. 
Документ вводит требование к созданию несколько основных видов документации, обязательных в общем случае, а также устанавливает специальный режим документирования для исключительных ситуаций. Упоминаются:

• Правовой акт государственного органа о создании ИС (п. 8)
  
  
• Техническое задание на создание ИС (п. 11)
  
  
• Эксплуатационная документация (п. 19)
  
  
• Документы о правах на интеллектуальную собственность (п. 20)
  
  
• Документы учета в системе координации (п. 7, п. 13)
  
  
• Технико-экономическое обоснование (ТЭО) (п. 10)
  
  
• Правовой акт о вводе ИС в эксплуатацию (п. 18)

Правовой акт государственного органа о создании ИС (п. 8)

Правовой акт самого государственного органа, на основании которого создается информационная система. Требования к форме документа не установлены (это может быть приказ, распоряжение, постановление), - но акт должен иметь нормативный или распорядительный характер в соответствии с регламентом конкретного органа.

Именно этот акт запускает процесс создания ИС и служит юридическим основанием для всех последующих действий, включая финансирование, заключение контрактов и приемку работ.

Отсутствие такого акта делает создание ИС нелегитимным. Это особенно важно для бюджетного планирования и контрольных мероприятий, поскольку для любых затрат на ИС должно иметься правовое основание.

Техническое задание на создание ИС (п. 11)

Техническое задание (ТЗ) - ключевой документ на этапе проектирования и разработки, и его разработка является обязательной для всех государственных органов (п. 22).

Установлены следующие требования к содержанию ТЗ:

• «ТЗ разрабатывается с учетом модели угроз безопасности информации» - это означает, что заказчик (государственный орган) обязан предварительно провести анализ возможных угроз и отразить в ТЗ соответствующие меры защиты.
  
  
• ТЗ должно учитывать уровни защищенности персональных данных, определенные в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных», в зависимости от конкретных угроз.

Техническое задание включает в себя требования по обеспечению информационной безопасности. Сметная стоимость работ и сроки должны быть увязаны с задачами обеспечения защищённости.

Эксплуатационная документация (п. 19) разрабатывается, начиная с этапа создания ИС, и предназначена для использования на этапе её эксплуатации. 

Документы о правах на интеллектуальную собственность (п. 20)

Постановление устанавливает запрет на эксплуатацию ИС без надлежащего оформления прав на использование её компонентов, являющихся объектами интеллектуальной собственности:

20. Эксплуатация государственным органом ИС без надлежащего оформления прав на использование ее компонентов, являющихся объектами интеллектуальной собственности, а также без ведения учета ИС в системе координации не допускается.

Это означает, что государственный орган обязан, в частности, располагать:

• Лицензионными договорами или сублицензиями на все используемое ПО;
  
  
• Актами передачи исключительных прав (для заказного ПО);
  
  
• Документами, подтверждающими наличие прав на открытое ПО с учетом его лицензий (GPL, MIT и т.п.), если такие компоненты используются.

Отсутствие таких документов делает эксплуатацию ИС не вполне нелегитимной, даже если технически всё работает. Также в таком случае нельзя будет зарегистрировать ИС  как «соответствующую стандартам».

Документы учета в системе координации информатизации (п. 7, п. 13)

Речь идет о сведениях об информационной системе, которые размещаются государственным органом в Федеральной государственной информационной системе координации информатизации (ФГИС КИ).

Для справки: Федеральная государственная информационная система координации информатизации (ФГИС КИ) предназначена для технического обеспечения учёта и мониторинга мероприятий по информатизации государственных органов и учреждений. Помимо этого, в её функции входят: проектное управление ведомственными программами цифровой трансформации, информационно-аналитическая и методическая поддержка пользователей, формирование статистической отчётности и распространение общедоступной информации см.: https://digital.gov.ru/activity/czifrovizacziya-gosudarstva/czifrovaya-transformacziya/federalnaya-gosudarstvennaya-informaczionnaya-sistema-koordinaczii-informatizaczii-fgis-ki?ysclid=mtpy4vger8242705463 .

п.7. Государственными органами при создании и эксплуатации ИС осуществляется их учет в соответствии с «Положением об учете ИТ-активов, используемых для осуществления деятельности по цифровой трансформации системы государственного (муниципального) управления», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июля 2024 г. № 900. 

п.13. Оценка информационных систем осуществляется посредством обработки системой координации сведений, размещенных государственными органами при ведении учета информационных систем.

Учёту и фиксации подлежат:

• Сведения о самой ИС (наименование, назначение, фасет, используемое ПО);
  
  
• Результаты оценки соответствия стандартам (п. 12–13);
  
  
• Статус системы (соответствует/не соответствует);
  
  
• Информация о компонентах ИС для простановки специального признака в реестрах ПО.

Ответственность за достоверность и актуальность этих сведений несут руководитель и уполномоченные лица государственного органа (п. 14). Это персональная ответственность, закрепленная законодательством РФ.

(Окончание следует)

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=541976