Университет Alma Mater Europaea провёл онлайн-симпозиум для аспирантов и студентов старших курсов архивно-документационных специальностей

31 января 2022 года на площадке Zoom прошёл симпозиум для аспирантов и студентов старших курсов архивно-документационных дисциплин, на которых были представлены диссертации и выпускные работы, над которыми работают представители нового поколения специалистов отрасли (кстати говоря, возраст ряда аспирантов был за 40).

О подготовке данного мероприятия я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2021/12/31-2022.html . Данное мероприятие – пример того, как, проявляя инновационный подход, даже в нынешних сложных условиях можно делать очень интересные вещи. Нашим вузам тоже вполне по силам организовать нечто подобное!

Приятным сюрпризом стало активное участие в симпозиуме представителей России, Беларуси, Украины. Открыла симпозиум представительница РГГУ Елизавета Горбанёва, и лично для меня приятным сюрпризом стали и нестандартная для наших вузов тема, и отличный английский язык (этим же порадовали и другие представители нашей страны).

Слайд из выступления Елизаветы Горбанёвой (РГГУ)

Формат мероприятия был рассчитан на то, чтобы дать возможность выступить максимальному числу участников. Докладчикам давали 10 минут, и после каждой группы из 10 человек проводилась небольшая дискуссия. К конференции подключились свыше 50 человек.

С приветственным словом выступили руководитель кафедр архивного дела университета Alma Mater Europaea, директор Международного института архивного дела Триеста (Италия) и Марибора (Словения) д-р Петр Павел Класинц (Peter Pavel Klasinc), президент университета Alma Mater Europaea д-р Людвик Топлак (Ludvik Toplak) и директор Исторических Архивов Евросоюза д-р Дитер Шленкер (Dieter Schlenker).

В целом темы выступлений были весьма интересными, и был затронут ряд действительно «горячих» вопросов. С докладами выступили:          

• Елизавета Горбанёва (Elizaveta Gorbaneva), РГГУ (Россия), «Аудит управления документами» (Record management audit)
  
  
• Али Лаван Абубакар (Aliyu Lawan Abubakar), университет Тампере (Финляндия), «Роль документов и управления документами в антикоррупционных расследованиях» (The role of records and records management in anti-corruption investigations)
  
  
• Мария Бенауэр (Maria Benauer), Институт австрийских исторических исследований при университете Йены (Австрия), «Архивация государственной электронной почты в Австрии» (Governmental email archiving in Austria). – Правда, её весьма живой и занимательный рассказ был, скорее, о личном опыте взаимодействия с различными архивными традициями, чем о заявленной теме :)
  
  
• Лука Хрибар (Luka Hribar), университет Alma Mater Europaea, Словения, «Внедрение и использования искусственного интеллекта и технологий блокчейна в информационных системах музеев и архивов» (Introduction and usage of artificial intelligence and blockchains in information systems of museums and archives)
  
  
• Шпела Сечник (Špela Sečnik), университет Alma Mater Europaea, Словения, «Доступ к архивным и музейным материалам для студентов и исследователей (различия и сходства, методы» (Access to archival and museum material for students, researchers (differences and similarities, “how to”))
  
  
• Тристан Трипонез (Tristan Triponez) из Швейцарии, Университет Британской Колумбии, Канада, «Сложность обеспечения долговременной сохранности записанной музыки: Обоснованное теоретическое исследование создания и хранения записей в рамках творческого процесса производства популярной музыки» (The difficulty of preserving recorded music: a grounded theory study on the creation and keeping of records in the creative process of popular music production)
  
  
• Бланка Хнуликова (Blanka Hnulíková), университет в Градец Кралове, Чехия, «Модуляция оцифрованных фотонегативов» (Modulation of digitized photographic negatives)
  
  
• Барбора Борувкова (Barbora Boruvkova), университет в Градец Кралове, Чехия, «Трехмерная реконструкция наследия сфрагистики» (The 3D reconstruction of the sphragistics heritage) – речь шла об объёмной оцифровке печатей.
  
  
• Йиржи Хлудил (Jiří Chludil), Унив университет в Градец Кралове, Чехия, «Оптимизация методов реконструкции исторических объектов с использованием методов программной инженерии и средств компьютерной графики» (Optimization of historical objects reconstruction techniques using software engineering methods and computer graphics tools) – здесь рассказывалось о трёхмерном моделировании исторических зданий и сооружений, включая корректное отражение текстур и материалов.
  
  
• Боштьян Дорник (Boštjan Dornik), университет Alma Mater Europaea, Словения, «Системная концепция эффективного лидерства и управления электронным телевизионным архивом через призму технологического прогресса» (System concept of efficient leadership and management of the electronic television archive through the prism of technological progress)
  
  
• Барбора Герчикова (Barbora Herčíková), университет в Градец Кралове, Чехия, «Городская ратуша города Двур-Кралове-над-Лабем во второй половине XVI века в свете сохранившихся источников» (Town office of Dvůr Králové Nad Labem in the second half of the 16th century in the light of preserved sources)
  
  
• Тереза Лишкова (Tereza Lišková), университет имени Масарика в Брно, Чехия, «Формирование регионального истеблишмента в Чехословакии в период с 1945 по 1960 гг.» (The formation of the regional establishment in Czechoslovakia between 1945 and 1960) – это, пожалуй, был единственный доклад, построенный целиком на антикоммунистических клише – но, сколько ни повторяй «тоталитаризм», слабая безыдейная работа хорошей от этого не станет…
  
  
• Екатерина Куценко (Ekaterina Kutsenko), Российский государственный гуманитарный университет, Россия «Архивные документы о работе радиоконтрразведки в годы Второй мировой войны» (Archival documents in the work of radio counterintelligence during the Second World War)
  
  
• Александра Леликова (Alexandra Lelikova), Белорусский государственный университет, Беларусь, «Христианская символика в миниатюрах летописей» (Christian symbology in the miniatures of chronicles)
  
  
• Катя Страуд (Katya Stroud), Мальтийский университет, Мальта «Ведение архива археологических раскопок» (Managing the archaeological excavation archive)
  
  
• Эдуард Сокрутницкий (Eduard Sokrutnitskiy), Российский государственный гуманитарный университет, Россия «Нормативное регулирование комплектования архивов электронными документами - Российский опыт» (Normative regulation of acquisition of archives by electronic records. Russian experience)

Слайд из презентации Эдуарда Сокрутницкого

• Всеволод Флоренский (Vsevolod Florensky), Российский государственный гуманитарный университет, Россия «MARC (Machine Readable Cataloging)» - с моей точки зрения, выход на международную конференцию с обзором хорошо всем известного стандарта описания всё-таки был не самой лучшей идеей.
  
  
• Валерия Лохмачева (Valeria Lokhmachova), Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко, Украина «Процесс информатизации архивов в Украине: Основные проекты» (The process of informatization of archives in Ukraine: Major projects)
  
  
• Катя Гуменюк (Katya Gumenyuk), Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко, Украина «Отражение деятельности украинских архивных учреждений в социальных сетях» (Reflecting the activities of Ukrainian archival institutions on social networks)
  
  
• Марика Камиллери (Marica Camilleri), университет Мальта, Мальта «Архивный взгляд на мальтийскую историю восемнадцатого века» (An archival perspective of eighteenth-century Maltese history)
  
  
• Луи Эванс (Lois Evans), Университет Британской Колумбии, Канада «Изучение практики хранения в течение установленных сроков и уничтожения документов в канадских организациях» (An inquiry into records retention and disposition in Canadian organizations)

Подводя итоги мероприятия, организаторы пообещали организовать следующий подобный симпозиум летом этого года – и это было бы здорово!

Источник: новостная рассылка ИСО / Zoom-трансляция конференции

ФНС России требует усилить контроль над истребованием документов и информации

ФНС России в своём письме от 23 декабря 2021 № СД-4-2/18103@ сообщила, что службой фиксируются факты направления требований о представлении документов (информации), содержание которых не соответствует форме, утвержденной приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ «Об утверждении форм документов, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки, требований к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов, требований к составлению акта налоговой проверки, требований к составлению акта об обнаружении фактов, свидетельствующих о предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации налоговых правонарушениях (за исключением налоговых правонарушений, дела о выявлении которых рассматриваются в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации)», являющиеся причинами возникновения споров в деятельности налоговых органов:

• В требованиях о представлении документов (информации) не указаны мероприятие налогового контроля при проведении которого возникла необходимость в их представлении, сведения, позволяющие идентифицировать истребуемые документы (информацию) и/или сделку, контрагент, по взаимоотношениям с которым истребуются документы (информация) относительно конкретной сделки;
  
  
• Направление требований о представлении документов (информации), которые не относятся к предмету налоговой проверки или не подлежат истребованию в соответствии с Налоговым кодексом РФ, в том числе истребование документов в рамках пункта 2 статьи 93.1 Кодекса, не связанных с конкретной сделкой, указанной в требовании;
  
  
• Направление требований, содержащих ссылки на проводимую налоговую проверку, за пределами срока ее проведения.

Аналогичные нарушения могут быть в поручениях об истребовании документов (информации).

ФНС отметила, что требование о представлении документов (информации) является ненормативным правовым актом, устанавливающим обязанности лица, которому оно адресовано. Возложение на такое лицо обязанностей, не вытекающих из положений Кодекса, в случае привлечения его к ответственности за непредставление истребуемых документов (информации) приводит к нарушению его прав.

С целью исключения случаев нарушений Кодекса при истребовании документов (информации), а также исключения жалоб на указанные акты, ФНС России поручает усилить контроль за составлением и направлением требований о представлении, а также поручений об истребовании документов (информации).

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_407074/

Китай: Как сегодня управлять своими электронными документами коммерческой организации?

Данный пост был опубликован 21 декабря 2021 года на сайте городского финансового бюро Шанхая (上海市财政局) в рубрике ответов на часто задаваемые вопросы.

Вопрос: Каким требованиям должны соответствовать электронные бухгалтерские документы шанхайских организаций?

Ответ: Электронная бухгалтерская документация организаций должна соответствовать

• «Правилам ведения бухгалтерской документации» (《会计档案管理办法》), утверждённым приказом № 79 Министерства финансов и Государственного архивного управления КНР (см. https://www.saac.gov.cn/daj/bmgz/201512/49f6b5b209524c8480794a3fbe388d43/files/fc74e63309eb4fe9b2ed621427e794d3.pdf - Н.Х.),
  
  
• Взаимосвязанным требованиям из «Уведомления Министерства финансов о регулировании выставления и архивации электронных бухгалтерских ваучеров» (《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》, см. «Бухгалтерский учёт»（财会), 2020, №6, http://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/202003/t20200331_3490938.htm ） - под «бухгалтерскими ваучерами» понимаются различные счета, счета-фактуры, квитанции, билеты, единые бухгалтерские платежные документы и т.д. – Н.Х.

В то же время ведение бухгалтерской документации должно соответствовать руководствам по вопросам архивации и управления электронными документами организаций.

Согласно соответствующим требованиям, организации могут осуществлять архивирование электронных документов и управление электронными ими в соответствии со следующими стандартами:

• GB/T 18894 «Требования к архивации и управлению электронными документами» («电子文件归档与电子档案管理规范»),
  
  
• DA/T 15 «Требования к управлению документами на магнитных носителях и их защите» («磁性载体档案管理与保护规范»),
  
  
• DA/T 31 «Требования к оцифровке бумажных документов» («纸质档案数字化规范»),
  
  
• DA/T 32 «Правила архивации и управления деловой электронной почтой» («公务电子邮件归档与管理规则»,
  
  
• DA/T 38 «Технические требования к оптическим дискам, используемым для архивного хранения электронных документов, и к уходу за ними» («电子文件归档关盘技术要求和应用规范», самоназвание на английском языке: Specifications for technical requirements, care and handling of optical discs for electronic records filing – Н.Х.),
  
  
• DA/T 46 «Стандарт метаданных для административных электронных документов» («文书类电子文件元数据方案»),
  
  
• DA/T 47 «Требования к форматам для длительного хранения электронных документов с фиксированным визуальным представлением» («版式电子文件长期保存格式需求», самоназвание на английском языке: Format Requirements for Long-term Preservation of Fixed-layout Electronic Records – Н.Х.),
  
  
• DA/T 48 «Требования к инкапсуляции электронных документов на основе XML» («基于XML的电子文件封装规范», самоназвание на английском языке: XML-based Encapsulation Specification for Electronic Records – Н.Х.),
  
  
• GB/T 29194 «Типовые функциональные требования к системам управления электронными документами» («电子文件管理系统通用功能要求»),
  
  
• DA/T 50 «Практика архивации и управления электронными фотографиями» («数码照片归档与管理规范»),
  
  
• DA/T 54 «Схема метаданных для электронных фотодокументов» («照片类电子档案元数据方案»),
  
  
• DA/T 56 «Требования к эксплуатации и поддержке архивной информационной системы» («档案信息系统运行维护规范»),
  
  
• DA/T 57 «Технические спецификации по конверсии архивной реляционной базы данных в XML-документы» («档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范»),
  
  
• DA/T 58 «Управление электронными документами – Основные термины» («电子档案管理基本术语»),

- а также иными стандартами по вопросам электронной архивации и управления электронными документами. По конкретным требованиям рекомендуется консультироваться с соответствующей архивно-документационной службой.

Источник: сайт городского финансового бюро г. Шанхая
http://czj.sh.gov.cn/zys_8908/hdjl_9149/rdfk/qt_9158/20211221/9830aa1bf0bc46a8b23b27c349f4b1c5.html 

Разъяснения Федерального агентства лесного хозяйства о формировании электронного сопроводительного документа на транспортировку древесины

С каждым годом расширяется сфера применения электронных документов в различных областях деловой деятельности. С 1 января 2022 года, в соответствии со статьей 50.4 Лесного кодекса РФ, транспортировка древесины и продукции ее переработки допускается после формирования электронного сопроводительного документа на транспортировку древесины (ЭСД). Форма и состав сведений, включаемых в ЭСД на транспортировку древесины и продукции ее переработки, были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 6 декабря 2021 года № 2214.

В связи с большим количеством поступающих в Федеральное агентство лесного хозяйства (Рослесхоз) вопросов о порядке заполнения электронного сопроводительного документа на транспортировку древесины (ЭСД) и проверки информации, которая в нем содержится, ведомство сообщило, что в целях практической реализации нормы о формировании ЭСД организовано функционирование специализированного программного обеспечения:

• Веб-портала ЛесЕГАИС ( m.lesegais.ru ), а также
  
  
• Мобильного приложения ЛесЕгаис.Mobile, для операционных систем iOS и Android.

Данные программные решения позволяют формировать электронные сопроводительные документы в установленном порядке.

Формирование электронных сопроводительных документов с помощью иных программных средств не допускается и является не законным.

При формировании ЭСД часть информации заполняется специализированным ПО в автоматическом режиме. К примеру:

• Данные о собственнике древесины запрашиваются из единой системы идентификации и аутентификации;
  
  
• Географические координаты, дата и время создания ЭСД определяются с помощью встроенных в мобильное устройство средств геопозиционирования и определения даты и времени, которые функционируют в том числе с определенной точностью и погрешностью, не зависящих от лесопользователей.

Технической возможности изменить эти данные или повлиять на их точность, пользователь не имеет.

При заполнении полей ЭСД специализированное ПО осуществляет форматно-логический контроль ряда полей, в частности не позволяет сформировать ЭСД с незаполненными полями в части места отправления, места назначения, объема и породного состава перевозимой древесины, без указания ИНН и иных сведений о грузоперевозчике, типа и номера транспортного средства. В случае неполного указания в том числе названных данных или введения некорректного формата данных (например, указание номера ИНН в виде букв или неверного количества цифр) специализированное ПО не позволяет подписать ЭСД.

В случае, если лесопользователь внес всю необходимую информацию в ЭСД и она прошла форматно-логический контроль, специализированное ПО позволяет подписать ЭСД и формирует специальный QR-код, подтверждающий факт подписания ЭСД.

Таким образом, наличие у лица, осуществляющего перевозку древесины, специального QR-кода, который корректно считывается специализированным ПО, подтверждает, во-первых, что данный QR-код был сформирован в соответствующем программном обеспечении, и, во-вторых, что лицо заполнило все необходимые поля данными, которые прошли форматно-логический контроль.

Сам по себе QR-код предназначен исключительно для оперативной валидации сведений о наличии подписанного ЭСД в Единой государственной автоматизированной информационной системе учета древесины и сделок с ней и не является ЭСД.

В силу технологических особенностей формата QR-кодов, и ограничений по объему записываемой информации, QR-код содержит ссылку на ЭСД в веб-версии специализированного ПО, необходимую техническую информацию, а также данные, которые можно проверить непосредственно при осмотре транспортного средства при отсутствии доступа к сети интернет, а именно номер транспортного средства, объем и породный состав древесины, пункты отправления и назначения. Вся остальная информация в QR-код не записывается и соответственно не отображается при чтении QR-кода.

Отсутствие в QR-коде полного состава информации из ЭСД не является правонарушением и не может само по себе служить основанием для привлечения лица к ответственности на отсутствие ЭСД. Информация из ЭСД в полном объеме хранится в модернизированном сегменте ЛесЕГАИС и доступна для просмотра сотрудникам контролирующих органов на сайте m.lesegais.ru .

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_407185/