Польша: Выложена диссертация, рассматривающая последствия освоения архивами современных технологий, на примере архивов Германии

В начале апреля 2015 года польский специалист Анна Собчак (Anna Sobczak – на фото) проинформировала коллег о том, что в Интернете в открытом доступе выложена недавно защищённая ею диссертация «Между традиционным и виртуальным архивом - Формирование электронной самобытности архивов Германии» (Między tradycyjnym a wirtualnym archiwum Narodziny cyfrowej tożsamości archiwów w Niemczech, http://www.nac.gov.pl/wp-content/uploads/2015/05/miedzy_tradycyjnym_a_wirtualnym_archiwum.pdf ) объёмом 262 страницы (на польском языке, есть аннотация на английском языке – см.стр.225-226),
Как отмечает автор работы во введении:

«Целью проведенного исследования было выявление продолжающихся изменений, связанных с процессом виртуализации (перевода в электронный вид) архивных фондов, в первую очередь текстовых документов (dokumentacja aktowa). В качестве примера взяты немецкие архивы, в которых тенденция к оцифровке начала появляться на рубеже XX и XXI веков.

Внедрение новых технологий привело к тому, что архивы начали трансформироваться, благодаря предлагаемых в Интернете сервисам, во всё более виртуальные организации в плане ресурсов и взаимодействия с пользователями. Можно утверждать, что постепенно начинает складываться новый тип архива - виртуальный, под которым следует понимать учреждение, выполняющее определенные роли и обязанности, вытекающие из управления архивными фондами как в их первоначальной форме, так и во вторичной электронной форме. Такое учреждение использует частично интегрированную электронную систему управления информацией о фондах, которая в конечном счете может быть обогащена за счёт включения в неё прошедших ретроконверсию бумажных материалов, имеющих информационную и/или доказательную ценность. Все чаще используются системы обмена и управления отсканированными образами бумажных документов и изначально-электронными документами.

Архивные учреждения все чаще используют достижения компьютерных технологий, будь то для создания и совместного использования базы данных с информацией о фондах, или для оцифровки коллекций и сбора электронных ресурсов, являющихся результатом деятельности растущего числа государственных органов, организаций и учреждений. Возможность автоматизировать работу архивиста и оцифровать архивные материалы позволяет перевести архив в новый, виртуальный мир и, как следствие, в Интернет.

Эти изменения заставляют нас задуматься о новой, электронной форме этого специфического учреждения, сохраняющего историческую память, которая приводит к формированию его новой самобытности. Помимо проблем, новые ИТ-решения открывают архивам новые возможности для выполнения своих основных задач: сбора, хранения, обработки и совместного использования архивных материалов с использованием электронных технологий. Обработка фондов на аналоговых носителях проводится с помощью специализированного программного обеспечения, а с электронных фондов - выполняется почти что автоматически, поскольку системы управления электронными документами передают в архив не только документы, но и необходимые метаданные.

Тем не менее, из-за доминирования документов на аналоговых носителях, сбор и связанное с ним формирование архивных фондов пока что могут быть выполнены в электронном виде лишь в небольшой степени. В будущем эти процессы можно будет выполнять в электронном виде посредством интероперабельных ИКТ-систем, обеспечивающих передачу данных в рамках оказываемых услуг. Точно так же выглядит вопрос о совместном использовании и хранении. При работе с электронными и оцифрованными фондами возрастает степень автоматизации как оформления запросов, так и непосредственного использования архивных материалов. При использовании традиционных, ещё неоцифрованных носителей информации, ситуация будет несколько иная, поскольку процесс в основном включает в себя управление информацией о носителях.

При выполнении данной работы изучались следующие вопросы, касающиеся немецких государственных архивов:

• В каком направлении движутся изменения в управлении архивными фондами, связанные с внедрением информационных технологий?


• Как информатизация архивов влияет на взаимодействие с пользователями и на использование аналоговых архивных материалов?


• Как прогрессирующая виртуализация архивов влияет на изменение роли и обязанностей архивов?


• В какой степени возможна виртуализация архивов?


• Каковы цели и значение перехода на использование электронных технологий?


• Какова роль стандартов архивного описания и обмена информацией?

Замечу, что текст диссертации достаточно прилично можно понять с помощью автопереводчика (например, Google – см. https://translate.google.com/#pl/#ru/ , или Яндекс - https://translate.yandex.ru/ ).

Источники: LinkedIn / сайт Национального электронного архива Польши (Narodowe Archiwum Cyfrowe, NAC)
https://www.linkedin.com/grp/post/76812-5988714767504678912
http://nac.gov.pl/files/miedzy_tradycyjnym_a_wirtualnym_archiwum.pdf  

США: Работа в Национальных Архивах по-прежнему не считается подарком судьбы

16 апреля 2015 года руководитель Национальных Архивов, Архивист США Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero - на фото) выступил с показаниями в подкомитете по оперативной деятельности государственных органов Комитета Палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления (House Oversight and Government Reform Committee).

Причиной приглашения на слушания подкомитета стали низкие показатели удовлетворенности сотрудников Национальных Архивов своей работой, в очередной раз полученные в ходе регулярно проводимого обследования «Где лучше всего работать в федеральном правительстве» (Best Places to Work in Federal Government). В частности, ведомство оказалось в числе худших по 10 позициям, отражающим оценку условий на рабочем месте, включая эффективное лидерство, навыки сотрудника и соответствие миссии агентства, оплата труда и баланс между работой и личной жизнью.

Как сообщил Ферьеро, Национальные Архивы, численность персонала которых составляет примерно 3 тысячи человек, по итогам обследования 2014 года заняли 23 место среди 25 федеральных органов исполнительной власти сопоставимой численности (от 1 до 15 тысяч сотрудников).

Ферьеро выразил своё глубокое разочарование тем, что, несмотря на принимаемые уже в течение 5 лет настойчивые меры по улучшению моральной атмосферы в ведомстве, активному вовлечению сотрудников в процессы принятия решений, сотрудничеству с профсоюзом (в США, в отличие от медленно избавляющейся от повадок дикого капитализма в этом вопросе России, оказывается, такое сотрудничество считается важным элементом совершенствования деятельности государственных органов!) и т.д. – это никак не отразилось пока на показателях в данном рейтинге.

В то же время режет глаз то, что Архивист ограничился лишь констатацией фактов и даже не попытался предположить, по каким причинам так происходит. Очень показательно, что в течение всего своего достаточно длинного выступления, текст которого занимает 13 страниц, он ни разу не заговорил про оплату труда и степень загруженности. Думаю, наши архивисты прекрасно по себе знают, что низкая оплата труда в сочетании с перегруженностью не способствуют высокой оценке своего рабочего место даже в том случае, если это любимая работа в хорошем коллективе.

Полностью текст выступления Дэвида Ферьеро доступен по адресу: http://oversight.house.gov/wp-content/uploads/2015/04/Mr.-David-Ferriero-NARA-Testimony-Bio.pdf 

Источник: сайт Комитета Палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления
http://oversight.house.gov/wp-content/uploads/2015/04/Mr.-David-Ferriero-NARA-Testimony-Bio.pdf

Уточнен порядок установления личности лица, обратившегося за совершением нотариального действия

Порядок идентификации граждан при обращении их в различные российские органы и организации за последние десятилетия претерпел серьезные изменения. Если в доэлектронную эпоху в подавляющем большинстве случаев было достаточно предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность гражданина, то сейчас даже предъявление паспорта не гарантирует того, что гражданину не будет отказано в обслуживании.

В настоящее время в ряде случаев вопрос идентификации становится очень острым, например, при оформлении нотариусами завещаний и осуществлении других нотариальных действий в отношении имущества граждан.

Мой комментарий: Я уже описывала судебное дело (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_20.html ), в котором рассматривался иск к нотариусу о возмещении ущерба от несанкционированной продажи квартиры. Этот нотариус выдала нотариально удостоверенную доверенность на совершение сделки по отчуждению этой квартиры в Санкт-Петербурге уже после смерти её хозяйки.

В ходе рассмотрения дела в суде нотариус указала, что личность посетителя устанавливается визуально. В марте месяце граждане приходят в контору в верхней одежде и головном уборе, что затрудняет идентификацию личности по фотографии в паспорте. На момент удостоверения доверенности сомнений в личности клиента у нотариуса не возникло.

Для справки: Статья 42 «Установление личности обратившегося за совершением нотариального действия» в «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» была включена изначально и была достаточно краткой: 

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (в редакции от 11 февраля 1993 года)

Статья 42. Установление личности обратившегося за совершением нотариального действия

При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившегося за совершением нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица.

Установление личности должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия.

В декабре 2013 федеральным законом от 21.12.2013 № 379-ФЗ было уточнено, как идентифицировать гражданина при регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме:

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме, личность заявителя - физического лица считается установленной при условии, что его квалифицированная электронная подпись проверена и ее принадлежность заявителю подтверждена в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Федеральный закон от 30 марта 2015 года № 67-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения достоверности сведений, представляемых при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» внес в «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» изменения, связанные с установлением личности гражданина (ст.42).

Было уточнено, что нотариусам необходимо устанавливать личность не только гражданина, но и «его представителя или представителя юридического лица». Сама процедура была регламентирована более подробно, а в статью был включен ряд дополнительных положений:

Статья 42. Установление личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия

При установлении личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица, обратившихся за совершением нотариального действия, нотариус использует соответствующие государственные информационные ресурсы, доступ к которым предоставляет федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Для установления личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица, обратившихся за совершением нотариального действия, нотариус также использует специальные технические и программно-технические средства, позволяющие удостовериться в подлинности представленных гражданином документов, при их наличии в его распоряжении. Требования к таким специальным техническим и программно-техническим средствам утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции.

При совершении нотариального действия нотариус вправе использовать средства видеофиксации в порядке, установленном Федеральной нотариальной палатой. Материалы видеофиксации подлежат обязательному хранению в порядке, установленном Федеральной нотариальной палатой.

При возникновении у нотариуса сомнений в подлинности документов, удостоверяющих личность гражданина, его представителя или представителя юридического лица, обратившихся за совершением нотариального действия, федеральные органы государственной власти, выдающие такие документы, обязаны представить по запросу нотариуса информацию об их действительности в течение десяти рабочих дней со дня получения запроса. Порядок направления и форма запроса определяются федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Мой комментарий: Таким образом, с 1 июля 2015 года процедура установления личности нотариусом будет выглядеть следующим образом:

• Гражданин предъявляет паспорт или другие документы, удостоверяющие его личность;


• Нотариус проверяет подлинность и действительность предъявленных документов с использованием государственных информационных ресурсов, к которым ему будет открыт онлайн-доступ;


• Для проверки подлинности документов нотариус может (при наличии) применять специальные технические и программно-технические средства;


• Процедуру совершения нотариальных действий нотариус вправе фиксировать на средства видеофиксации;


• При сомнениях в подлинности предъявленных документов нотариус имеет право запросить информацию о подлинности документов в государственных органах, их выдавших.

Отмечу, что, скорее всего, гражданин при попытке нотариуса запросить информацию из государственных органов не согласится ждать две недели, а просто постарается заглянуть к другому, менее подозрительному (или более сговорчивому) нотариусу.

В целом, процедура установление личности становится более серьезной, что, можно надеяться, сократит количество случаев мошенничества.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=177213 

Конференция iPRES-2014: Интеграция систем электронного правительства с электронными архивами

Статья Кульдара Ааса (Kuldar Aas, Национальные Архивы Эстонии), Джанет Делв (Janet Delve, университет Портсмута, Великобритания), Риккардо Виейра (Ricardo Vieira, университет Лиссабона, Португалия) и Росса Кинга (Ross King, Австрийский технологический институт) была опубликована в трудах конференции iPres-2014, доступных по адресу https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf (стр.267). Об этой конференции, прошедшей в октябре 2014 года в Мельбурне, Австралия, также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/11-ipres-2014-2014.html . Вниманию читателей предлагается перевод отдельных фрагментов этой статьи.

Джанет Делв (Janet Delve)  и Риккардо Виейра (Ricardo Vieira)

  

Кульдар Аас (Kuldar Aas) и Росс Кинг (Ross King)

Если интероперабельность (возможность взаимодействия) между активными системами электронного правительства была в течение последнего десятилетия важной областью исследований, то необходимость сохранять в течение длительного времени большую часть этой информации после её первоначального создания игнорировалась, а вопросу повторного использования данных придавалось второстепенное значение. В данной статье рассматриваются потребности в обеспечении долговременной сохранности изначально-электронных данных «электронного правительства», и рассказывается о том, какие дальнейшие действия предлагаются в рамках финансируемого Евросоюзом проекта E-ARK для экономически-эффективного решения этой проблемы.

До настоящего времени основное усилия были сконцентрированы на активной фазе жизненного цикла информации (т.е. на этапах создания данных и управления ими в краткосрочной перспективе), и мало внимания уделялось более поздним стадиям (обеспечение долговременной сохранности и доступа). Для того, чтобы восполнить этот пробел, Европейская комиссия финансирует трехлетний проект под названием «Электронный ковчег» или E-ARK (о проекте E-ARK см. также подборку материалов: http://rusrim.blogspot.ru/search/label/e-Ark - Н.Х.).

В рамках проекта E-ARK в начале 2014 года было проведено комплексное исследование с целью узнать больше о технических деталях доступных решений. Результаты исследования показали, что даже тогда, когда такие решения имеются, они скорее представляю собой прагматичные подходы к решению общей проблемы, в том смысле, что они нацелены лишь на удовлетворение текущих насущных потребностей в части долговременной сохранности и не принимают во внимание вопросы повторного использования и обеспечения доступа,

По существу, типичные национальные требования к обеспечению долговременной сохранности, как правило, включают ряд требований к метаданным, которые должны быть выполнены государственными органами, передающими данные на архивное хранение, а также некоторые правила форматирования как метаданных, так и самих данных (т.е. устанавливаются архивные файловые форматы). Обычным способом доступа к сохраненным данным является использование архивных каталогов, при этом на пользователей в первую очередь возлагается бремя выявления соответствующих наборов данных, прежде чем они смогут начать поиск тех битов информации, которая им на самом деле нужна.

Потребность в стандартизации

Основной выявленной нами причиной применения таких фрагментированных подходов является отсутствие стандартизации.

Цель проекта E-ARK в том, чтобы развивать дальше высокоуровневые спецификации MoReq2010 и обновлять их, добавляя в них более детальные требования, сформулированные на основе уже имеющейся национальной передовой практики. Для поддержки большей интероперабельности требуются, в частности, следующие элементы:

• Схема метаданных, предписывающая обязательное использование её основных элементов (ядра) для автоматизации рабочих процессов экспорта, проверки и передачи;


• Возможности для расширения, позволяющие добавлять в ядро метаданные, специфические для определенной страны или отрасли (примером могут служить метаданные, специфические для обмена электронными медицинскими документами или электронными счетами-фактурами);


• Спецификации на повторное использование метаданных, определяющие, как метаданные, созданные в системах «электронного правительства», могут быть повторно использованы для архивных целей;


• Модель рабочих процессов на стадиях подготовки к передаче и передачи на архивное хранение, описывающая в основных чертах действия, играющие ключевую роль для проверки (валидации) метаданных, целостности данных и аутентичности;


• Механизмы передачи, поддерживающие эффективную и защищённую массовую передачу документов и их метаданных из государственных органов в архивы.

Очевидно, что процесс экспорта документов из систем-источников с целью их передачи в долговременные хранилища концептуально не сильно отличается от обмена информацией между любыми другими системами, поэтому данная работа выполняется в тесном сотрудничестве с финансируемым Евросоюзом проектом  электронной e-SENS (Electronic Simple European Networked Services – «Простые электронные европейские сетевые сервисы»), целью которого является разработка принципов и спецификаций для трансграничных услуг, использующих данные различных европейских государств.

Открытые форматы для долговременной сохранности

Еще одним важным вопросом, который необходимо исследовать, является стандартизация архивных информационных пакетов (Archival Information Package, AIP) и дальнейшее развитие их структур и принципов.

Был проведен подробный анализ преобладающих в данный момент принципов создания AIP-пакетов. Он показал, что уже имеется большое количество стандартов и спецификаций, которые можно использовать в качестве отправной точки (например, PREMIS, EAD, описание модуля метаданных для управления документами в MoReq2010, METS и BagIt).

В ходе проекта E-ARK будет продолжен анализ уже имеющиеся стандартов и будет сформирован ограниченный набор (ядро) ключевых элементов, обязательных для всех AIP-пакетов.

Доступ к заархивированным данным

В настоящее время большинство архивов предоставляет доступ к своим электронным фондам посредством специальных архивных каталогов. Кроме того, архивы склонны организовать свой контент в соответствии с архивными иерархическими классификационными схемами и правилами описания. Это означает, что «богатыми» описательными метаданными, как правило, снабжены лишь агрегации (коллекции) данных, - но не их отдельные элементы (т.е. документы), которые как раз в основном и представляют интерес для общественности.

В рамках проекта E-ARK идёт работа над серией решений, позволяющих преодолеть перечисленные проблемы. Первый из подходов предполагает использование семантического описания и технологий «хранилищ данных» (warehousing). В результате точкой доступа к сохраняемым данным будут просто семантически обогащенные OLAP-кубы (Online Analytical Processing, OLAP – согласно Википедии, это «технология обработки данных, заключающаяся в подготовке суммарной (агрегированной) информации на основе больших массивов данных, структурированных по многомерному принципу», см. https://ru.wikipedia.org/wiki/OLAP - Н.Х.), вместо снимков реляционных баз данных с их очень сложными структурами данных.

Ещё одним способом доступа является доступ к архивным документам через «внешние» системы (такие, как порталы государственных услуг или веб-сайты государственных органов).

Наконец, практическое внедрение «Прикладного профиля CMIS для архивов» (CMIS Application Profile for Archives – о стандарте CMIS см. подборку http://rusrim.blogspot.ru/search/label/CMIS – Н.Х.)  позволит учреждениям передавать свои данные в электронные хранилища, одновременно сохраняя возможность и дальше предлагать удобные для пользователей услуги по доступу к данным.

Гармонизация знаний

Одной из целей проекта E-ARK является проектирование и реализация онлайн-центра открытого доступа к знаниям, дающего возможность загрузки, управления и консолидации существующих лучших практик, стандартов и других материалов, касающихся не только основной области управления информацией, но и взаимосвязанных областей.

В качестве ещё одной инновации, проект E-ARK будет способствовать повторному использованию архивных данных, содействуя выработке единого общеевропейского подхода к выполнению простых и сложных запросов от исследователей, организаций государственного и частного секторов, а также от граждан.

Кульдар Аас (Kuldar Aas),  Джанет Делв (Janet Delve),  Риккардо Виейра (Ricardo Vieira), Росс Кинг (Ross King)

Источник: труды 11-й международной конференции по электронной сохранности iPRES-2014
http://ipres2014.org/sites/default/files/upload/iPres-Proceedings-final.pdf