Совет Европы опубликовал проекты рекомендаций и руководства для поставщиков услуг поиска и социальных сетей

В информации, выложенной 9 марта 2011 года на блоге фирмы Hunton & Williams LLP сообщается о том, что Комитет экспертов по новым носителям информации при Совете Европы опубликовал проекты рекомендаций и руководства, касающихся защиты прав человека поисковыми системами и поставщиками социальных сетей (всего 4 документа). В тексте проекта отмечается, что способ ведения деятельности поставщиками услуг поисковых систем и социальных сетей отражается на различных правах человека, особенно на праве на свободу выражения своих взглядов, праве на информацию, и праве на неприкосновенность частной жизни и защиту персональных данных. Тексты текущих версий документов открыты для публичного обсуждения до 18 марта 2011 года, и их можно скачать с сайта Совета Европы, см. http://www.coe.int/t/dghl/standardsetting/media/mc-nm/default_EN.asp

В рекомендациях и в руководстве для поисковых систем рассматриваются требования по уведомлению и по получению согласия в контексте поведенческой рекламы (behavioral advertising) и онлайн-профилирования. Эти документы содействуют большей прозрачности того, как поисковые системы отбирают, ранжируют, блокируют и фильтруют результаты поиска. В числе других тем, относящихся к поисковым системам, в руководстве рассматриваются права пользователей на доступ и на контроль над своими данными, минимизация сохраняемых данных (например, вопрос о максимальном сроке  хранения информации о поисковых запросах), риски цензуры и потребность в адекватных механизмах наказания в рамках инициатив коллективного и саморегулирования.

Источник: блог фирмы Hunton & Williams LLP
http://www.huntonprivacyblog.com/2011/03/articles/behavioral-advertising-1/council-of-europe-issues-draft-recommendations-and-guidelines-for-search-engines-and-social-networking-providers/

Новая Зеландия: Назначены новые руководители архивной и библиотечной служб

В пресс-релизе правительства Новой Зеландии, опубликованном 11 марта 2011 года, сообщается о новых назначениях на посты Национального библиотекаря (National Librarian) и Главного архивиста (Chief Archivist).

Новых руководителей библиотечной и архивной служб страны поприветствовал министр Натан Гай (Nathan Guy), чьё ведомство отвечает теперь за архивное и библиотечное дело - с 1 февраля Архивы и Национальная библиотека Новой Зеландии были интегрированы в состав Министерства внутренних дел.

Министр отметил, что это два очень важных официальных поста, и что он рад, тому, что их займут высококвалифицированные руководители.

Билл Макнот (William (Bill) Macnaught), шотландец по происхождению, вступит в должность Национального библиотекаря с 2 мая 2011 года. В настоящее время он руководит музейно-библиотечным центром Пьюк Арики (Puke Ariki) в Нью-Плимуте, а до этого много лет проработал в Великобритании, входил в состав высших коллегиальных органов по вопросам библиотечно-музейного дела. За заслуги в области библиотечного дела и культуры в Великобритании получил звание командора ордена Британской империи.

Грег Гулдинг (Greg Goulding) ранее исполнял обязанности Главного архивиста и генерального директора Архивов Новой Зеландии. Грег имеет большой опыт работы на высших руководящих должностях в архивной службе, он возглавлял разработку и внедрение Закона о государственных документах (Public Records Act 2005) 2005 года. Он начнёт действовать в новой роли с 4 апреля 2011 года.

«В последние два года я работал в тесном контакте с г-ном Гулдингом, и я надеюсь ещё больше укрепить наши тесные рабочие отношения. Я также рассчитываю на сотрудничество с г-ном Макнотом в его новой роли», сказал министр. «Архивы Новой Зеландии и Национальная библиотека являются знаковыми учреждениями, которых ожидает захватывающее будущее. В число основных приоритетов войдут максимизация отдачи от интеграции в состав Министерства внутренних дел, и более широкое использование современных технологий для улучшения обслуживания и для предоставления новозеландцев больших объёмов информации через Интернет».

Источник: официальный сайт правительства Новой Зеландии
http://feeds.beehive.govt.nz/release/minister-welcomes-new-national-librarian-and-chief-archivist

США: Проблемы делопроизводства в государственных органах

23 февраля 2011 года «Институт электронного правительства» (Digital Government Institute, DGI) – американский центр компетенции в этой области, работающий с 1998 года, опубликовал на своём сайте интервью Джейсоном Бэроном (Jason R. Baron – на фото), директором Национальных Архивов США по судебным спорам, посвященное тому, что же правительство должно делать в отношении мира электронных документов 21-го века.

DGI: Какие проблемы управления документами из числа тех, с которыми приходится сталкиваться федеральным органам власти, являются наиболее сложными?

JB:  Сразу же хочу подчеркнуть, что я высказываю здесь свои собственные взгляды.

Я считаю главной ту проблему, с которой правительство уже борется в течение определенного времени, - а именно, переход от бумажного мира 20-го столетия в электронный мир 21-го века. К сожалению, происходящее нередко напоминает мне День сурка (Groundhog Day – весёлый весенний праздник, отмечаемый в США и Канаде 2 февраля – Н.Х.), особенно когда я слышу, что какое-то ведомство считает своими официальными документами только документы на бумаге, а не в электронных форматах.

Второй ключевой проблемой является электронная почта. Мы так до сих пор до конца и не разобрались, что делать с электронной почтой, несмотря на то, что наступило время, когда проблемой становится уже мир «веб 2.0». Похоже, что никто не может предложить идеальное решение, обеспечивающее эффективную архивацию всех материалов. Есть, конечно, новое поколение программного обеспечения, способное помочь (например, с архивацией электронной почты). Со временем, все больше и больше государственных органов будут внедрять электронное управление документами, в том числе решения, обеспечивающие автоматизированный захват (сбор, ввод и регистрацию документов в электронной системе – Н.Х.), - а конечные пользователи будут чувствовать себя увереннее и комфортнее при применении современных технологий. Это будут перемены, связанные со сменой поколений.

DGI: Повлияли ли на делопроизводство в государственных органах судебная практика в целом, и процессы поиска и выемки электронных документов и информации (e-discovery) - в частности?

JB:  Опыт судебных споров сильно повлиял на Белый дом, где сообщения электронной почты сейчас сохраняются как документы постоянного срока хранения. Что же касается остальных органов федерального правительства, то различные учреждения по-разному решают задачи исполнения своих обязательств по обеспечению сохранности документов и представления электронных документов в случае судебных споров и расследований. Во многом всё упирается в имеющиеся у них технологии и, конечно, бюджетные ограничения. Я хотел бы призвать ИТ-директоров и ведущих руководителей ИТ-служб всех агентств поговорить с юрисконсультами своих агентств о том, какие цели являются достижимыми. Существуют способы перехода на такие формы электронного делопроизводства и на  использование автоматизированных решений, обеспечивающих захват документов, которые вписываются в бюджеты учреждений, не разоряя их.

DGI: Каким образом стремление администрации Президента заставить государственные органы двигаться в направлении облачных вычислений влияет на их обязанности по управлению документами?

JB:  Администрация ставит своей целью заставить государственные органы двигаться в сторону облачных вычислений. В рамках этих усилий, важно помнить, что основные обязанности и ответственность государственных органов по сохранению документов никуда не исчезают в том случае, если документы агентства находятся «в облаке». Национальные Архивы сотрудничает с другими государственными органами в рамках пилотных проектов по управлению электронной почтой на облачных платформах. В этой работе мы находимся пока на начальной стадии этого, и очень важно всё сделать правильно.

DGI: Что Вы могли бы в этой связи посоветовать государственным органам?

JB:  Я бы посоветовал агентствам сформировать, по сути, «группу быстрого реагирования» и продумать новые вопросы, возникающие в связи с длительным хранением электронных документов и с представлением электронных документов в случае судебных споров и расследований. Всегда есть возможность улучшить общение друг с другом и взаимный обмен мнениями,  и не замыкаться в своих офисах и кабинетах.

Подводя итоги, я хотел бы сказать следующее: Я хочу верить в то, что следующее поколение государственных служащих сделает для американского народа полезное дело, управляя изначально электронными государственными документами, обеспечивая их сохранность и непрерывный доступ к ним, с тем, чтобы история 21-го века была должным образом сохранена.

Источник: сайт «Институт электронного правительства»
http://www.digitalgovernment.com/News/Executive-Insight-Jason-R.-Baron--Governments-Record-Keeping-Challenges.shtml?sms_ss=blogger&at_xt=4d7ae77c96e8aaf0%2C0

ISO 30300, или «гламур» менеджмента документов (а также: Возможен ли «гламур» на прокрустовом ложе?)

Данная публикация стала для меня неожиданностью – до сих пор из Испании приходили, в основном, заинтересованно-положительные отзывы о стандартах системы менеджмента документов. Наверное, сказывалось и то, что представительница Испании Карлота Бустело является одним из двух основных организаторов работы над этими документами. Но, как оказывается, не все так просто в Испанском королевстве…

Несколько недель назад в рассылке появилось извещение о том, что в середине 2011 года будут опубликованы два новых международных стандарта ISO 30300 и ISO 30301, которые предполагают новую ориентацию на стратегию разъяснения высшему руководству организаций преимуществ интеграции менеджмента документов в приоритетные системы менеджмента.

По большому счету, предпринимается попытка гармонизировать управление документами с так называемыми «стандартами систем менеджмента» - компактной группой высокоуровневых стандартов, в число которых входят стандарты системы менеджмента качества (ISO 9000), системы менеджмента окружающей среды (ISO 14000) и системы менеджмента информационной безопасности (ISO 27000). Это означает, что необходимость систем менеджмента документами станет очевидной для высшего руководства, и управление документами окажется на равных с менеджментом качества и информационной безопасностью. Кроме того, у организаций будет возможность пройти у третьих сторон сертификацию свого внедрения системы менеджмента документов (СМД), что сулит совсем не маленькие деловые перспективы для некоторых организаций, тесно вовлеченных в создание нового семейства стандартов.

Заявляется, что эта новая ориентация не должна вступать в противоречие со стандартами существующего семейства  ISO 15489, главными среди которых являются стандарт хорошей практики управления документами и технический отчет, описывающий его возможную реализацию, - оба опубликованные в 2001 году.

Однако значительная часть испанских архивистов и специалистов по управлению документами, составляющая большинство в Координационном комитете ассоциаций архивистов и управляющих документацией (Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos), с тревогой отмечает эволюцию международных стандартов, и не верят, что предназначенный для использования в качестве основы для сертификации организаций стандарт – конкретно, ISO 30301 –  в котором вес и значение процессов и мер контроля и управления документами, которые были прекрасно описаны в стандарте ISO 15489 (в том числе таких важных, как захват, классификация, экспертиза ценности, обеспечение сохранности и доступа), сейчас значительно снижен, вплоть до того, что они могут и не быть обязательными (и постоянно перемещаются в приложения). Или же они не объясняются соответствующим образом, и вопросы об их сущности, сфере применения и отдаче от их реализации тонут в очень общей канве.

В этих обстоятельствах, совсем не удивительно, что часть профессионалов, работающих на переднем крае управления документами (включая участие в деятельности и инициативах подкомитета испанского национального органа по стандартизации AENOR по вопросам управлению документами), отмечает, что серия стандартов ISO 30300, - наряду с тем, что она дает нам возможность получить более существенную поддержку высшего руководства благодаря гармонизации систем менеджмента документов с другими системами менеджмента, являющимися лидерами в организациях, - одновременно открывает двери легкомысленному подходу по принципу «всё сойдёт», не заинтересованному в профессионализме, который во все времена был главным достоинством  всех тех, кто занимался управлением документами и архивным делом в наших организациях (хотя нам и не удалось быть на виду в той степени, в какой нам хотелось).

Здесь важно отметить, что нет никаких сомнений в том, что стандарт ISO 15489 стал для испанских архивистов и управляющих документами наиболее авторитетной профессиональной публикацией. Начиная с 2001 года, международный стандарт помог (несмотря на его недостатки, такие, как урезанный жизненный цикл; не учёт в качестве существенного признака документа того факта, что он является оригиналом; отсутствие описаний процессов) определить системы управления документами, на основе ясного описания процессов и мер контроля, обеспечивающих долговременную сохранность аутентичных, надежных, целостных документов и доступ к ним, в то момент, когда стали проявляться первые воздействия проблематики управления электронными документами.

Предложения большинства профессионального сообщества по пересмотру стандарта ISO 15489,  - застрявшие в мае 2007 и уточненные на встрече подкомитета ИСО по управлению документами и архивам в Сантьяго-де-Компостела, - которые предусматривали ревизию ряда его положений (помимо отмеченных выше недостатков, предполагалось упомянуть о программе защиты важнейших документов) в конце концов были реализованы на национальном уровне (по крайней мере, в Испании и в Великобритании), путем включения их в руководство по применению, которое истолковывало терминологию и принципы стандарта в соответствии с национальной архивной традицией.

Это правда, что многие архивисты и специалисты по управлению документами чувствуют себя обманутыми в своих ожиданиях относительно направленности международных стандартов по управлению документами наших организаций и общества в целом (служат ли интересам общества стандарты серии ISO 30300?). Одновременно мы видим, что в эпоху информационных технологий область управления документами становится растущим направлением, представляющим интересы для ряда секторов, заинтересованных в получении прибыли любой ценой. Но далеко не всё сойдёт.

Фактически сейчас архивисты и специалисты по управлению документами, как профессиональное сообщество, делают ставку на интероперабельность, опираясь на управление документами организаций в соответствии с положениями стандарта ISO 15489, воспринимаемого как основа для хорошей практики, в том числе для выработки политики  управления электронными документами, необходимой всем организациям. И как  профессионалам, нам нужно спешить, поскольку этого требуют от нас  изменения в законодательстве (в первую очередь, «электронное правительство») и прогресс в области стандартизации процедур и процессов.

Кроме того, мы понимаем, что строгость - одна из главных свойств интероперабельности. Именно в контексте интероперабельности наша профессия должна проявить себя и консолидироваться под флагом той строгости, которая требуется при исполнении наших обязанностей (это понятие, кстати сказать, приобретает всё большее значение в сфере обучения), особенно, когда мы координируем свои действия с руководителями, администраторами, ИТ-специалистами, юристами, специалистами по менеджменту качества в организациях (по сути дела, весь персонал организации участвует  в управлении документами).

Мы не сомневаемся в краткосрочном успехе ISO 30300 и 30301. Ведущие средства массовой информации совместно с продавцами стандартов-бестселлеров обеспечат этот успех, используя, несомненно, и фактор «модности»и «гламурности», которым не располагают  многие испанские архивисты и специалисты по управлению документами пытающиеся в своих организациях объяснить важность нашей работы. Мы понимаем, что за блестящей мишурой (кого не ослепит красота подобной упаковки?) придет потребность в укреплении взаимоотношений, и мы там будем.

Будем надеяться на то, что наши опасения необоснованны. Если это будет так, мы будем только рады, если нам покажут верный путь … но только если эта дорога будет идти через строгость.

Пока же, в такой решающий момент, мы протестуем, подобно Тезею, видя, как отдельные сектора пытаются втиснуть управление документами и архивное дело в прокрустово ложе.

Хоаким Льянсо Санхуан (Joaquim Llansó Sanjuán)
Президент Ассоциации архивистов Наварры (Asociación de Archiveros de Navarra, AAN), представитель AAN в подкомитете испанской национальной организации по стандартизации AENOR по управлению документами и бывший президент этого подкомитета

Источник: сайт Ассоциации архивистов Наварры (Asociación de Archiveros de Navarra)
http://www.archiverosdenavarra.org/?p=301