Новый технический отчет ИСО содержит рекомендации по хранению оптических носителей

В ноябре 2009 года Международная организация по стандартизации (ИСО) опубликовала технический отчёт  ISO/TR 10255:2009 «Приложения для управления контентом – Технология хранения, управление и стандарты оптических дисков» (Document management applications – Optical disk storage technology, management and standards).

Техотчет содержит рекомендации и советы по вопросам поддержания архивных коллекций оптических дисков. В нем описываются различные сервисы,  необходимые для того, чтобы менеджмент системы, построенной на основе оптических носителей информации, обеспечил успешную реализацию этой технологии.

ISO/TR 10255:2009 также:

• Содержит указания по поддержанию данных, хранящихся в цифровых оптических устройствах, как постоянно подключенных (on-line), так и подключаемых по запросу (near-line) и автономных (off-line);
  
  
• Предлагает план действий, обеспечивающий миграцию электронной информации с устаревших и ныне используемых технологий и оптических носителей на новые технологии и носители;
  
  
• Описывает непосредственные и долгосрочные последствия, связанные с конечным сроком службы цифровых оптических устройств хранения данных, и предлагает соответствующие рекомендации.

Кроме того, технический отчёт описывает все виды оптических носителей информации, включая диски однократной записи (WORM), магнитно-оптические диски (MO), компакт-диски (CD), цифровые универсальные диски (DVD), и более новые технологии.

Мой комментарий: Такого рода стандарты могут в ближайшее время оказаться востребованы и у нас, с учётом того, что ЦБ продвигает технологию хранения электронных документов бухгалтерского учёта на носителях однократной записи (см. http://www.cbr.ru/analytics/standart_acts/projects/091117_2.pdf ).

Интересно, не адаптация ли это одноимённого стандарта, разработанного ассоциацией AIIM International и утвержденного Национальным институтом стандартов США в марте 2006 года:  ANSI/AIIM TR41-2006 "Technical Report for Information and Image Management - Optical Disk Storage Technology, Management, And Standards"?

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=45936

Таможня установила очередные сроки хранения документов

Всё чаще и чаще в своих нормативных документах органы государственной власти начинают регламентировать порядок документирования исполнения тех или иных государственных функций. На этот раз моё внимание привлек «Порядок проведения проверки документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств» (утв. приказом ФТС России от 25 августа 2009 г. № 1560).

В нём говорится, что «проверка документов и сведений является формой таможенного контроля и проводится в целях установления подлинности документов, представленных при таможенном оформлении товаров и (или) транспортных средств, достоверности содержащихся в них сведений, а также правильности их оформления».

После проведения проверки «все документы, имеющие отношение к проведению проверки, нумеруются и подшиваются в отдельное дело, которое хранится в структурном подразделении таможенного органа, проводившем Проверку» (п.29). Состав дела также регламентирован:

«Порядок проведения проверки документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств»
(утв. приказом ФТС России от 25 августа 2009 г. № 1560)

30. Дело содержит:

1. Лист ознакомления с материалами Проверки;
2. Внутреннюю опись материалов дела;
3. Решение о проведении Проверки, принятое в соответствии с пунктом 12 Порядка;
4. Акт;
5. Документы, полученные в ходе проведения Проверки, с копиями соответствующих запросов;
6. Лист-заверитель дела.

Дела «хранятся в течение пяти лет. После истечения установленного срока хранения дела уничтожаются в установленном порядке» (п.28).

Кроме того предусмотрено ведение двух видов журналов: «Журнал учета проверок документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств» и «Журнал регистрации актов проверки документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств».  Что интересно, в приложении приведены формы этих журналов, и в примечании к форме «Журнала учета проверок документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств» установлен срок его хранения - пять лет (чего только не бывает на свете!).

Предусмотрено, что журнал ведется подразделением делопроизводства таможенного органа. «Страницы журнала проверок нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью таможенного органа», следовательно, вести журнал можно только в бумажном виде, что при современных требованиях к использованию информационных технологий в органах государственной власти нескольку удивительно. Ещё интереснее то, что никаких аналогичных требований ко второму вводимому в обращение журналу не установлено.

Еврокомиссия прорабатывает вопросы расширения использования электронных счетов-фактур

Европейская комиссия (правительство Евросоюза) 30 ноября 2009 года  опубликовала доклад группы экспертов по проблеме использования электронных счетов и счетов-фактур. Этой группе поручено разработать основные положения общеевропейской системы электронного обмена счетами-фактурами, и способствовать широкому использованию открытых и совместимых решений в этой области. Особое внимание уделяется потребностям малых и средних предприятий (МСП). Доклад (который не обязательно отражает официальную точку зрения Еврокомиссии) выложен для публичного обсуждения, которое продлится до 26 февраля 2010 года, см. http://ec.europa.eu/enterprise/newsroom/cf/document.cfm?action=display&doc_id=5544&userservice_id=1&request.id=0

В 111-страничном отчете сформулирована Европейская концепция по использованию электронных счетов и счетов-фактур (European Electronic Invoicing Framework, EEIF). Содержание отчета следующее:

• Введение и видение проблемы
• Общая концептуальная структура EEIF
• Бизнес-требования для всех сегментов
• Предложения об изменении нормативно-правовой базы
• Рекомендации по обеспечению совместимости
• Рекомендации по стандартам содержания счетов
• Организационные предложения по внедрению
• Ряд приложений, включая:
• Кодекс практики, рекомендованный группой экспертов
• Руководство для малых и средних предприятий
• Сведения о программе Единой евро-зоны платежей (Single Euro Payments Area, SEPA)
• Минимальное ядро набора данных счета
• Техническое задание для группы экспертов
• Особые мнения отдельных экспертов
• Глоссарий

Экспертная группа предложила следующие основные рекомендации, которые детализируются в тексте доклада:

1. Считать приоритетной задачей удовлетворение потребностей малых и средних предприятий, за счёт особого внимания к ряду специфических деловых требований.
   
   
2. Провести гармонизации и обеспечить ясности в вопросах права и уплаты НДС в масштабах Евросоюза, на основе принципа равноправия бумажных и электронных счетов и счетов-фактур, поддерживаемого подготовленным группой экспертов Кодексом практики.
   
   
3. Создать среду обмена электронными счетами, обеспечивающую максимальную интероперабельность и охват.
   
   
4. Всем заинтересованным сторонам, как из государственного, так и из частного секторов, рекомендуется принять общий стандарт содержания счета и модель данных -  UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) v.2.
   
   
5. Принять организационные меры для практической реализации EEIF в отдельных странах-членах Евросоюза и на уровне Евросоюза в целом.
   
   
6. Максимально широко распространять ключевые идей этого доклада.

Ожидаемая отдача

По сравнению с бумажными счетами, использование электронных счетов и счетов-фактур потенциально очень выгодно для компаний, поскольку электронные счета легче обрабатывать, они быстрее доставляются покупателям, и их можно хранить централизованно при очень низких затратах. В недавнем отчете консультационной фирмы Capgemini (см. http://ec.europa.eu/internal_market/payments/docs/sepa/sepa-capgemini_study-final_report_en.pdf ) в одних лишь взаимодействиях между коммерческими организациями прогнозируется ежегодная отдача в размере до 40 млрд. евро за счёт использования электронных счетов в масштабах Европы.

Источники: блог "ARMA International in Europe" / сайт Еврокомиссии
http://armaineurope.blogspot.com/2009/11/european-commission-consultation-on-e.html
http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e-invoicing/

Сайты органов государственной власти - дело серьёзное

До 1 января 2010 года, когда вступает в силу закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», остался всего месяц, и правительство уже готовится к этому этапному событию.

Постановление Правительства РФ от 24.11.2009 № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти» определило перечень информации, которую должны размещать на своих сайтах Правительство РФ и федеральные органы исполнительной власти. Перечень для ФОИВ содержит 56 пунктов самого разнообразного содержания. По моим предварительным оценкам, в настоящее время  ни один ФОИВ не размещает на сайте информацию в таких объемах!

Кроме того, интерес представляют и утвержденные одновременно с перечнями «Требования к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальным сайтом Правительства Российской Федерации в сети Интернет».  Пункт 4 содержит требования к технологическим и программным средствам ведения сайта. В частности, с 1 января требуется обеспечить «ведение электронных журналов учета операций, выполненных с помощью технологических средств и программного обеспечения ведения сайта». Кроме того, в подпункте г) содержится требование о сохранении «информации, размещенной на сайте, в течение 5 лет со дня ее первичного размещения».

Итак, в очередной раз сроки хранения электронных документов установлены Постановлением Правительства. Мне, однако, несимпатична выбранная система отсчета срока хранения – как мне кажется, было бы более логично отсчитывать срок хранения от момента, когда материал с сайта был снят, т.е. закончил выполнять свои «публичные функции». Возьмём, например, нормативные акты – они могут оставаться в силе (и, соответственно, на сайте) годами – и что, через пять лет соответствующие материалы уже будут иметь просроченные сроки хранения?

Кроме того, такой подход не учитывает, что размещаемые на сайтах государственных органов материалы и даже сам дизайн сайта представляют определенную деловую и историческую ценность даже после того, как теряют актуальность (что признано, например, архивными службами многих стран Европы и США). Было бы правильно проводить перед уничтожением экспертизу ценности этих материалов, учитывая при этом и такие факторы, как статистику посещаемости определенных страниц.

Сайт органа государственной власти – это его электронное представительство, и уничтожать его материалы без экспертизы ценности – ошибка.