Искусственный интеллект и совершенствование подходов к управлению документами

Данный пост известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) был опубликован 30 октября 2025 года на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах).

Один из способов осмыслить то, как искусственный интеллект (ИИ) может дополнить, усилить и расширить возможности управления документами, заключается в том, чтобы задаться следующими вопросами:

• Какие наиболее эффективные подходы без использования ИИ существуют уже сейчас?
  
  
• В чём заключаются сильные стороны этих наилучших подходов, и насколько далеко можно продвинуться с их помощью?
  
  
• Каковы ограничения даже самых лучших подходов?
  
  
• Какие, таким образом, имеются пробелы, которые ИИ (а также методы и алгоритмические подходы науки о данных в целом) способен эффективно закрыть?

Существующие подходы

В течение последнего десятилетия в сфере управления документами во многих странах доминировали крупные облачные пакеты (такие как Microsoft 365 и Google Workspace), предоставляющие базовые инструменты для совместной работы и приложения для обмена информацией, которые могут использоваться всеми или большинством сотрудников для выполнения практически любых стоящих перед ними задач. Наиболее эффективным подходом к управлению документами в этот период стало «управление в момент предоставления» (control at the point of provisioning).

Подход «управления в момент предоставления» включает установку прав доступа и сроков хранения по умолчанию для информационных контейнеров (таких, например, как сайты, учетные записи, привода и т.д.) в момент их предоставления группе или отдельному сотруднику. В идеале также производится захват достаточного объёма контекстной информации о контейнере, который впоследствии даст возможность специалисту по управлению информацией понять:

• кому был предоставлен данный контейнер;
  
  
• какую роль в организации выполняла группа или конкретный сотрудник.

Управление в момент предоставления является эффективной стратегией борьбы с накоплением неконтролируемых массивов цифровых данных («цифровых помоек»), поскольку:

• Контроль и управление передаются в руки специалистов по управлению документами и информацией – в этом случае успех не зависит от усилий и заинтересованности конечных пользователей. Процесс предоставления контейнеров может полностью контролироваться службами управления документами и информацией;
  
  
• Обеспечивается всесторонний охват - если для каждого сайта SharePoint установлен срок хранения по умолчанию, то этот срок наследуется всем контентом такого сайта (поскольку каждый объект располагается внутри сайта). Если задан срок хранения по умолчанию для каждой учётной записи электронной почты, то этот срок по умолчанию наследуется всеми электронными письмами в данной учётной записи (поскольку каждое электронное письмо находится в учётной записи электронной почты);
  
  
• Подход является расширяемым - данный подход применим к любому многоцелевому корпоративному приложению для совместной работы или обмена информацией, поскольку все подобные системы распределяют контент по контейнерам. Каждое приложение (рабочий сервис) в составе Microsoft 365 использует принцип распределения контента по контейнерам;
  
  
• Указания по срокам хранения применяются к осмысленным группам контента -  при использовании данного подхода управление контентом осуществляется «по месту
  
  
• Обеспечивается предсказуемость – данный подход помогает сформировать ожидания конечных пользователей в отношении того, как долго будет храниться контент, размещаемый ими в конкретном контейнере;
  
  
• Подход совместим с любым жизнеспособным вариантом информационной архитектуры - он применим как к иерархическим системам (таким, например, как SharePoint или EDRM-системы управления документами и контентом), так и к модульным системам (таким, например, MS Teams, MS Exchange, Gmail и т.д.). Модульность здесь означает, что каждая группа (team) в MS Teams и учётная запись электронной почты представляет собой самостоятельный объект, не «погружённый» в какую-либо классификационную структуру.

Расширение подхода «Управление в момент предоставления»

Представим, что организация развернула решение Microsoft 365 и применила подход «управление в момент предоставления» во всех входящих в состав этого решения приложениях. Теперь она может быть уверена в том, что для каждого контейнера (группы, сайта SharePoint, хранилища OneDrive или учётной записи электронной почты) установлен срок хранения по умолчанию. Какие дополнительные возможности организация могла бы захотеть получить от ИИ для совершенствования своих способностей по управлению контентом во времени? 

Существуют три ограничения, касающиеся контроля и управление в момент предоставления:

• Данный подход не работает с унаследованными системами - по определению «управление в момент предоставления» невозможно обеспечить ретроспективно;
  
  
• Точность подхода определяется характеристиками самих предоставляемых контейнеров;
  
  
• Как правило, отсутствует структура, позволяющая организациям группировать однотипные контейнеры и формировать целостное представление о контенте.

Эти три ограничения подсказывают, каких именно возможностей такая организация могла бы ожидать от ИИ (а также от методов науки о данных и от алгоритмических подходов в целом). Организации могут потребоваться:

• Способность анализировать и оценивать унаследованные контейнеры для поддержки ретроспективного назначения срока хранения по умолчанию таким контейнерам (например, унаследованным сайтам SharePoint, закрепленным за определенными группами унаследованным общим сетевым дискам, унаследованным учётным записям электронной почты и т.д.);
  
  
• Способность выделять подгруппы внутри контейнеров - например, организации может быть полезно иметь возможность:
  
  
• выявлять в каждом контейнере контент, к которому нецелесообразно применять установленный для этого контейнера срок хранения по умолчанию (очевидный пример - спам, тривиальные или личные сообщения в учётных записях электронной почты);
  
  
• формировать внутри контейнера подкластеры схожего контента, соответствующие различным направлениям деятельности. Это может позволить организации применять более детализированные сроки хранения и права доступа внутри контейнера;

• Способность группировать и классифицировать контейнеры - например, организации может быть полезно иметь возможность:
  
  
• группировать схожие контейнеры (присваивая таким группам названия / описания, отражающее схожие характеристики входящих в них контейнеров);
  
  
• группировать схожие группы контейнеров (итеративно повторяя этот процесс либо для построения корпоративной классификации документов «снизу вверх», либо для последующей увязки сформированных групп с отдельно разработанной ранее классификационной структурой).

Взаимосвязь с другими потенциально возможными подходами

Существует множество возможных стратегий внедрения ИИ для поддержки программ управления документами. Подход «управления в момент предоставления» предполагает установку сроков хранения по умолчанию на уровне контейнеров. ИИ открывает возможности для применения совершенно новых стратегий: например, ИИ можно использовать для назначения сроков хранения отдельным объектам, не привязываясь к контейнерам, в которых они были созданы и использовались. Также ИИ может быть использован для распределения объектов по совершенно новым группам контейнеров для целей установления сроков хранения и/или правил доступа. Данный пост исходит из следующих предположений:

• некоторые организации могут стремиться к поддержанию преемственности своей стратегии в процессе перехода к более широкому использованию ИИ для поддержки назначения сроков хранения;
  
  
• контейнеры определяют способ накопления контента в корпоративных системах для совместной работы и информационного обмена. Сохранение роли контейнеров в контексте стратегического управления контентом обеспечивает преимущества в плане поддержания предсказуемости во времени и сохранения контента в контексте его создания.

Основные идеи данного поста

Данный пост – это уже третья публикация в серии постов, посвященной разъяснению ключевых идей и принципов управления документами для специалистов по работе с данными. Основная мысль данного поста заключается в следующем:

Подход «управление в момент предоставления» подразумевает установку сроков хранения и прав доступа по умолчанию для контейнеров в тот момент, когда эти контейнеры предоставляются отдельным сотрудникам или группам. Данный подход показал свою эффективность в предотвращении накопления неконтролируемых массивов неструктурированных цифровых данных.

Предыдущие посты этой серии следующие:

• «Интуитивные соображения об управлении документами для специалистов по аналитике данных» (см. https://thinkingrecords.co.uk/2025/09/04/intuitions-about-records-management-for-data-scientists/ , а также перевод на русский язык по адресу: https://rusrim.blogspot.com/2025/10/blog-post_8.html - Н.Х.);
  
  
• «Первоначальный порядок электронных документов» (см. https://thinkingrecords.co.uk/2025/09/20/the-original-order-of-digital-records/ , а также перевод на русский язык по адресу: https://rusrim.blogspot.com/2025/12/blog-post_31.html - Н.Х.);

Все высказанные в данном посте суждения отражают исключительно моё личное мнение.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records» (Думая о документах)
https://thinkingrecords.co.uk/2025/10/30/ai-and-the-strengthening-of-records-management-approaches/