Хороший закон о делопроизводстве и архивном деле необходим даже маленькому швейцарскому кантону

В швейцарском кантоне Нидвальден будет сознана единая законодательная база для управления государственными документами. Разработан проект закона о делопроизводстве и архивном деле, который после публичных консультаций будет, как ожидается, принят к маю 2008 года.

В настоящее время архивный закон 1975 года регулирует деятельность одного лишь кантонального архива, а на муниципальном уровне законодательная база архивного дела остается рудиментарной. Делопроизводство же не регулируется законодательством вообще.

Новый закон регулирует делопроизводство и архивное дело для всего государственного сектора, на кантональном и муниципальном уровнях. У муниципалитетов будет две возможности: создавать собственные архивы или передавать документы на  хранение в  кантональные архивы, оплачивая их хранение.

Предусматривается, что доступ к государственным документам будет открываться через 30 лет (это не относится к тем документам, которые уже находятся в публичном доступе). Для документов, содержащих особо конфиденциальные персональные данные, срок ограничения доступа установлен в 100 лет.

Законодательство также регулирует процесс уничтожения архивных документов. Процесс уничтожения должен быть документированным, проводиться в соответствии с принципами архивного дела, и только после консультаций с учреждением, создавшим документы, и с Кантональными архивами.

Проект закона доступен по адресу:
http://www.nw.ch/dl.php/de/47d7cd9bec204/323.1_fassung_externe_vernehmlassung.pdf

Источник: http://archiv.twoday.net/stories/4785938/

Подготовлен новый стандарт ICA, регламентирующий процесс передачи электронных документов

Международный совет архивов ICA на своем сайте ведет публичное обсуждение проекта нового стандарта под названием "Стандарт по обмену документами" (Record Exchange Standard), который представляет собой деловые требования к процессу передачи электронных документов. Рассматриваются передача обязанностей по хранению, прав собственности и/или ответственности за электронные документы, происходящие при перемещении электронных документов из одной системы в другую (как в организациях государственного, так и частного секторов).

Ставится задача упростить процесс передачи  документов (в основном, электронных) на хранение из одной системы в другую, что достигается за счет использования простого порядка передачи и стандартного представления документа во время реальной передачи документов 

Под передачей обязанностей по хранению понимается формальная передача ответственности за электронные документы, в том числе за обеспечение их сохранности и доступа к ним. Примерами являются:

• Передача документов из создавшей их организации в архив,


• Передача документов от создавшей их организации в организацию-правопреемник,


• Возврат документов из архива в создавшую их организацию,


• Передача документов из создавшей их организации в центры хранения и обратно.

Стандарт описывает передачу обязанностей по хранению, исходя из деловой перспективы. Он совместим с такими стандартами, как ISO 15489-1, OAIS и MoReq.

Стандарт, по мнению разработчиков, может быть полезен специалистам, которые:

• Несут в организации ответственность за документы,


• Отвечают за передачу электронных документов,


• Разрабатывают или внедряют системы электронного документооборота, которые должны соответствовать данному стандарту,


• Проверяют системы электронного документооборота на соответствие требованиям данного стандарта.

Стандарт разработан группами экспертов Европейского института стандартов CEN и ООН. Разработка поддерживалась Международным советом архивов в контакте с Международной организацией по стандартизации ISO.

Обсуждение продлится до 22 февраля 2008 года. Скачать проект документа и форму для подачи замечаний можно по адресу:
http://www.ica.org/en/2007/12/21/record-exchange-standard-call-comments

Источник: сайт ИСО
http://www.ica.org/en/2007/12/21/record-exchange-standard-call-comments

ISO/PDTR 26102 «Требования по обеспечению долговременной сохранности электронных документов»

Международная организация по стандартизации ISO опубликовала для обсуждения проект технического отчета ISO/PDTR 26102 «Требования по обеспечению долговременной сохранности электронных документов» (Requirements for Long-Term Preservation of Electronic Records).

Документ объёмом 23 страницы подготовлен Техническим Комитетом 46 «Информация и документация».

Во введении подчеркивается, что «сегодня большинство документов либо изначально создаются в электронном виде, либо оцифровываются при помощи соответствующих технологий. Между электронными и традиционными документами имеется ряд фундаментальных отличий, поэтому для сохранения во времени целостности электронных документов нужны специальные меры…

Насущной проблемой, стоящей перед организациями, является обеспечение сохранения электронных документов таким образом, чтобы их аутентичность, надежность, целостность и годность к использованию не пострадали. С этой целью при определении требований к документной системе необходимо одновременно оценить ценность и будущее использование электронных документов. По итогам этой оценки следует выбирать структуру и технические решения, используемые при создании документной системы.

Всякий раз, когда возникнет нужда в электронных документах, они должны быть читаемыми, независимо от того, с использованием какого оборудования, программного обеспечения и инфраструктуры они были первоначально созданы. Этому мешает ряд факторов:

• Темпы технологического устаревания,


• Отсутствие обратной совместимости программного обеспечения,


• Использование с течением времени различных файловых форматов, форматов данных и носителей информации,


• «Хрупкость» (непригодность для длительного хранения) определенных видов носителей электронной информации.»

Отмечается также, что «существует множество различных видов цифровых данных, каждый из которых обладает уникальными характеристиками. Одни и те же технологии обеспечения долговременной сохранности не для всех из них можно использовать с равной степенью уверенности. Базы данных, электронная почта, текстовые и комбинированные документы, географические данные и графическая информация должны изучаться по отдельности с целью выбора наиболее подходящих мер обеспечения сохранности.»

Цель отчета – служить расширением и дополнением стандарта ISO 15489-2001 по вопросам, связанным с обеспечением длительной сохранности электронных документов. В нем рассматриваются только «готовые» электронные документы, и не рассматриваются документы, представленные в виде баз данных.

Описаны семь стратегий обеспечения долговременной сохранности: сохранение технологии, миграция, использование стандартных форматов, инкапсуляция, эмуляция, виртуализация, использование «виртуальных машин». В части требований к файловым форматам, сказано, что «следует, чтобы файловые форматы, где это уместно по практических соображениям, были открытыми (некоммерческими), а их опубликованные технические спецификации были публично доступны».

Отчет включает следующие главы:

• Политика и ответственность
• Требования по обеспечению долговременной сохранности
• Проблемы обеспечения долговременной сохранности
• Файловые форматы
• Хранение
• Системы обеспечения долговременной сохранности
• Резервирование и обеспечение непрерывности деловой деятельности
• Вопросы безопасности
• Управление доступом
• Прочие вопросы (включая цифровые подписи, шифрование, сжатие)
• Уничтожение и передача
• Документирование процессов
• Расходы
• Мониторинг и аудит
• Обучение

Источник: ИСО

Французский стандарт долговременного сохранения электронной информации на микропленке рассматривается в качестве кандидата в международные стандарты ИСО

Как сообщает на форуме французских специалистов делопроизводства и архивного дела президент национального технического комитета Z43C Люсьен Польяк (Lucien Pauliac), французский стандарт по электронному делопроизводству NF Z 43-400 поставлен на голосование в комитете ИСО TC 171 по вопросам управления информационными материалами. В настоящее время он претендует на получение статуса "проекта комитета ИСО" - ISO CD 11506 “Document management applications – Archiving of electronic data – Computer Output Microform (COM)/ Computer Output Laser Disc (COLD)”.

Стандарт NF Z43-400 «Архивация электронных данных с использованием технологий компьютерного вывода на микрофильм и лазерный диск» (Archivage de données électroniques - COM/COLD) объёмом 77 страниц, введенный 20 августа 2005 года, регламентирует методы и способы сохранения электронных документов и информации, позволяющие обеспечить их долговременную (свыше 100 лет) надежность, целостность, доступность и читаемость.

Стандарт также содержит рекомендации на случай, когда соответствующие документы нужно использовать в качестве доказательств. Стандарт рассматривает только технологию, при которой микропленка обрабатывается жидкими химическими реагентами.

Источники:
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/6626
http://fr.wikipedia.org/wiki/NF_Z_43-400
http://www.boutique.afnor.fr/NEL5DetailNormeEnLigne.aspx?CLE_ART=FA137216&nivCtx=NELZNELZ1A10A101A107&ts=1638387