Очередная ежегодная конференция Британского общества специалистов по управлению документами и информацией IRMS пройдёт 18-20 мая 2025 года

Данный пост подготовлен на основе материалов, выложенных на сайте конференции IRMS 2025, см. https://irmsconference.org.uk/

Британское общество специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) 18-20 May 2025 года  г. Брайтоне (Brighton) проводит свою очередную конференцию. Тема конференции этого года: «Тернистый путь прогресса» (The peaky path to progress).

Программа конференции доступна по адресу https://irmsconference.org.uk/programme/ . Ключевыми являются следующие темы:

• Искусственный интеллект (ИИ)
  
  
• Microsoft 365 и SharePoint
  
  
• Повышение квалификации и практические навыки
  
  
• Управление знаниями и стратегическое управление данными
  
  
• Услуги

Программа первого дня (19 мая), в частности, включает следующие доклады:

• Пленарный доклад Кевина Пери (Kevin Parry), директора по данным в Управлении уполномоченного по информации (Information Commissioner’s Office, ICO) «Путь к прогрессу: Реализация стратегии ICO в области данных и движение по пути стратегического управления данными» (A Path to Progress: Navigating ICO’s Data Strategy and Data Governance Journey), см. https://irmsconference.org.uk/session/keynote-the-keys-to-the-kingdom/
  
  
• Пленарный доклад регионального директора (Европа и Ближний восток) по этике и комплайнсу компании Dentsu Калпаны Котари (Kalpana Kothari) «Не всегда очевидно, почему управление документами имеет значение» (It is Not Always Blinding Obvious Why Records Management Matters), см. https://irmsconference.org.uk/session/dentsu/
  
  
• Руководитель службы управления документами исторических королевских дворцов Ванесса Ходж (Vanessa Hodge) «Как сражаться эффективно: Продвигаемое скрытно и незаметно (а не навязываемое) управление информацией» (Fighting the Good Fight: Sneaky (Rather than Peaky) Information Management), см. https://irmsconference.org.uk/session/fighting-the-good-fight/
  
  
• Кеннет Атума (Kenneth Atuma), преподаватель архивно-библиотечных наук в Манчестерском университете «Суверенитет данных и трансграничное управление информацией в глобализованном мире» (Data Sovereignty and Cross-Border Information Management in a Globalized World), см. https://irmsconference.org.uk/session/data-sovereignty/
  
  
• Директор и консультант компании Data Potentials Ltd д-р Дэвид Рив (Dr David Reeve), генеральный директор компании Дараг О'Брайен (Daragh O Brien) «Форсирование рек: Интеграция оперативного и стратегического управления информацией и данными» (Crossing the Streams: Integrating Information and Data Management and Governance), см. https://irmsconference.org.uk/session/crossing-the-streams/
  
  
• Джеймс Лепен (James Lappin), старший советник по политике Государственной цифровой службы (Government Digital Service) «Применение ИИ для целей управления документами: Варианты выбора и подходы» (Applying AI for Records Management Purposes: Choices and Approaches), см. https://irmsconference.org.uk/session/applying-ai-for-records-management-purposes/
  
  
• Балинт Чолей (Balint Csollei), руководитель отдела межведомственного взаимодействия Национальных Архивов Великобритании, и специалист по работе с данными Крис Ройдс (Chris Royds) «Применение ИИ для экспертизы ценности документов» (AI for Record Appraisal), см. https://irmsconference.org.uk/session/ai-for-record-appraisal/

Среди докладов второго дня (20 мая) я бы выделила следующие:

• Пленарный доклад директор по стратегическому управлению информацией и этике данных компании Protas Гейнор Далтон (Gaynor Dalton) «Роль стратегического управления и обеспечения соответствия законодательно-нормативным требованиям в раскрытии полного потенциала данных в рамках клинических испытаний» (The Role of Governance and Compliance in Unlocking the Full Potential of Data in Clinical Trials), см. https://irmsconference.org.uk/session/tuesday-morning-keynote/
  
  
• Пленарный доклад ведущего специалиста по классификации данных и продуктам по безопасности на основе технологий «нулевого доверия» компании Google Workspace Тимоти Куинни (Timothy Quinney) «Автоматизация классификации данных с помощью искусственного интеллекта в среде Google Workspace» (Automate Data Classification with Artificial Intelligence in Google Workspace), см. https://irmsconference.org.uk/session/keynote-google/
  
  
• Заключительный пленарный доклад главного облачного архитектора компании CloudWay г-жи Никки Чаппл (Nikki Chapple) и старшего специалиста по комплайнсу компании Microsoft Райана Джона Мерфи (Ryan John Murphy) «Защита Ваших высокочувствительных данных с помощью Microsoft Purview: Практическая защита информации и стратегии предотвращения утраты данных (Data Loss Prevention, DLP)» (Protecting Your Sensitive Data with Microsoft Purview: Practical Information Protection and DLP Strategies), см. https://irmsconference.org.uk/session/closing-keynote/
  
  
• Бернд Веллгут (Bernd Vellguth), специалист по управлению рисками и комплайнсу Европейско-ближневосточного регионального отделения компании Microsoft «Последние инновации, и чего ожидать в будущем в стратегическом управлении данными, информацией и документами» (The Latest Innovations and What to Expect for the Future in Data Governance, Information and Records Management), см. https://irmsconference.org.uk/session/the-latest-innovations/
  
  
• Вице-председатель IRMS Рейнолд Леминг (Reynold Leming) «Будущее управления документами» (The Future of Records Management), см. https://irmsconference.org.uk/session/the-future-of-records-management/

Источник: сайт конференции IRMS 2025
https://irmsconference.org.uk/
https://irmsconference.org.uk/programme/

ИСО: Опубликована новая, вторая редакция стандарта ISO 16363:2025 «Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ»

11 марта 2025 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации новой, второй редакции стандарта ISO 16363:2025 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве - Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» (Space data and information transfer systems - Audit and certification of trustworthy digital repositories) объёмом 77 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/87472.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87472:en .

Стандарт подготовлен техническим комитетом ИСО TC20/SC13 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве» (Space data and information transfer systems) на основе свободно доступного стандарта CCSDS 652.0-M-2 «Аудит и сертификация доверенных электронных хранилищ» (Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories) объёмом 84 страницы, см. https://public.ccsds.org/Pubs/652x0m2.pdf . О работе над этим документом я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2024/12/2-iso-16363.html . Новая редакция заменила ранее действовавший стандарт ISO 16363:2012.

В данном случае ИСО лишь предоставляет документу свою обложку. Его настоящим разработчиком является Консультативный комитет по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS) – глобальная организация, основной задачей которой является разработка и поддержка стандартов и рекомендаций, связанных с космическими исследованиями. И если стандарты ИСО платные, то идентичные по содержанию документы CCSDS свободно доступны.

Во вводной части документа отмечается:

«Настоящий документ описывает рекомендуемую практику Консультативного комитета по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS), на которой основывается процесс аудита и сертификации, выполняемый с целью оценки возможности доверять электронным (цифровым) хранилищам.

Область применения настоящего документа охватывает весь спектр электронных (цифровых) хранилищ.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
1. Введение
2. Обзор критериев аудита и сертификации
3. Инфраструктура организации
4. Управление цифровыми объектами
5. Управление рисками технической инфраструктуры и рисками безопасности
Приложение A (справочное): Вопросы безопасности, регистрации в SANA (Space Assigned Numbers Authority, https://sanaregistry.org/ - «Агентство по присвоению космических номеров» - подразделение CCSDS, ведущее разного рода реестры – Н.Х.) и патентные вопросы
Приложение B (справочное): Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/87472.html
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87472:en

Как развить знания и навыки цифрового архивиста? Часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/03/1_01899728219.html )

Цель: Нужно перенести файлы с носителя информации в место хранения, либо переместить их между местами хранения.

Методы / инструменты:

• Создание образа диска - создание точной копии устройства хранения, со всей структурой диска, включая системные файлы и порой также скрытые/удалённые файлы. Среди популярных инструментов можно назвать FTK Imager, Guymager и GNU ddrescue.
  
  
• Форматы и инструменты работы с аудиовидеоматериалами (их много)
  
  
• Библиотека Bag-It на языке Python - используется для структуризации файлов и метаданных в соответствии с широко используемыми спецификациями BagIt. Библиотека совместима с различными программами (включая валидаторы контрольных сумм), и поддерживает сохранение метаданных и отчётов вместе с файлами данных (об инструменте BagIt см. также пост на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2015/08/2_20.html - Н.Х.)

Цель: Нужно выявить / изолировать закономерности в данных; требуется нормализовать данные, очистить их и провести их пакетное редактирование.

Методы / инструменты:

• Регулярные выражения (Regular Expressions) - язык для сопоставления с образцом, встроенный во многие другие вычислительные инструменты (или совместимый с ними).
  
  
• OpenRefine - приложение с открытым исходным кодом для очистки и преобразования данных. Оно обычно используется для электронных таблиц, но способно обрабатывать и другие форматы данных.
  
  
• Python - язык программирования общего назначения, часто рекомендуемый из-за его удобочитаемости.
  
  Pandas - библиотека Python, специально разработанная для работы с «грязными» данными.

Цель: Нужно собирать веб-контент и обеспечивать его долговременную сохранность.

Методы / инструменты:

• Archive-It - сервис веб-архивирования для учреждений культурного наследия, который сканирует веб-страницы и сохраняет их копии в «Интернет-архиве» (Internet Archive), доступном через Wayback Machine.
  
  
• Conifer - веб-сервис (ранее webrecorder.io), который создает и сохраняет интерактивную копию веб-страницы, записывая Ваши взаимодействия с ней.

Цель: Нужно захватывать и сохранять сообщения электронной почты

Методы / инструменты:

• ePADD - приложение с открытым исходным кодом для проведения экспертизы ценности, обработки, поиска и просмотра архивированных сообщений электронной почты.
  
  
• Mailbag - спецификации и инструмент упаковки, который сохраняет сообщения электронной почты в пригодных для длительного хранения пакетах, включая создание PDF-файлов для удобства доступа.
  
  
• JHOVE - инструмент с открытым исходным кодом для идентификации, проверки и характеризации файловых форматов. Это популярный инструмент для идентификации редких или неизвестных файловых форматов и для встраивания в рабочие процессы архивной обработки цифровых объектов.
  
  
• PRONOM - реестр файловых форматов, программных продуктов и других технических компонентов, поддерживаемый Национальными Архивами Великобритании
  
  
• DROID - инструмент, который идентифицирует файловые форматы с использованием реестра PRONOM и извлекает другие полезные метаданные.
  
  
• Библиотека Конгресса США – поддерживает базу сведений о жизнестойкости цифрового контента и форматов.
  
  
• r/DataHoarder - Этот подфорум на сайте reddit.com — отличное место для того, чтобы задать вопросы о нишевых форматах данных, малоизвестных носителях и т.д. (следуйте полученным советам на свой страх и риск!)

Цель: Нужно понять, как работать с конкретным странным форматом.

Нельзя ли просто получить список инструментов?

Инструменты обеспечения электронной сохранности (для доступа может потребоваться VPN – Н.Х.):

• https://digitalpowrr.niu.edu/digital-preservation-101/tool-grid/
  
  
• https://coptr.digipres.org/index.php/Main_Page
  
  
• (в составе BitCurator): https://bitcurator.github.io/documentation/Tools/

Инструменты для цифровой инфраструктуры, т.е. репозиториев (хранилищ):

• https://infrafinder.investinopen.org/solutions
  
  
• Электронная таблица набора инструментов для систем управления коллекциями (Collection Management System Collection), составленная Эшли Блюэр (Ashley Blewer) с применением краудсорсинга, https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cXOug3qM0pNNeD_wssiVEv9c0W1Y5I1VDTnSPTk7fb4/edit?gid=0#gid=0

Что ещё почитать?

• https://dpconline.org/handbook
  
  
• https://www.dpconline.org/digipres/discover-good-practice/tech-watch-reports
  
  
• Тревор Оуэнс (Trevor Owens) «Теория и искусство обеспечения электронной сохранности» (Theory and Craft of Digital Preservation)
  
  
• https://digiprez.com/2020-syllabus-legacy
  
  
• https://saaers.wordpress.com/
  
  
• https://digipreslab.lib.umich.edu/
  
  
• «Технический глоссарий для электронных архивов DANNNG» (DANNNG Digital Archives Technical Glossary), https://dannng.github.io/digital-archives-technical-glossary

Ресурсы, предложенные участниками семинара:

• «Автоматизация скучной работы» (Automate the Boring Stuff), https://automatetheboringstuff.com/
  
  
• Сайт курсов повышения квалификации Library Juice Academy: https://libraryjuiceacademy.com/
  
  
• Сайт обучающих программ Udemy: https://www.udemy.com/

Эмили Хиггс Копин (Emily Higgs Kopin)

Источник: блог секции электронных документов Общества американских архивистов
https://saaers.wordpress.com/2025/02/13/how-do-i-develop-digital-archivist-skills/

Энди Поттер: Как компании могут использовать стандарты для инноваций и роста

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперт ИСО от США и сотрудника компании MetaArchivist Consulting Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 5 марта 2025 года в социальной сети LinkedIn в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».

Мы, как специалисты по работе с информацией, должны продвигать переход от ориентированного на исполнение законодательно-нормативных требований управления документами к управлению документами, ориентированному на получение деловой отдачи.

В условиях эволюционирующего цифрового ландшафта преуспеют те организации, которые будут рассматривать стандарты не как ограничения, а как описания возможных направлений инноваций и роста. Мы должны спросить себя: занимаемся ли мы просто соблюдением установленных правил или же используем стандарты для формирования более умной и гибкой информационной среды?

Мой комментарий: В своём посте Энди Поттер дал ссылку на опубликованный им для компании MetaArchivist Consulting ( https://metaarchivist.com/ ) 3-страничный аналитический отчёт «Не только соблюдение законодательно-нормативных требований: Как компании могут использовать стандарты для инноваций и роста» (Beyond Compliance: How Businesses Can Leverage Standards for Innovation and Growth), см. https://www.linkedin.com/posts/apotter_value-driven-records-management-activity-7303141503323783168-J3EP . Ниже приведен перевод ключевых разделов этого отчёта.

Преодоление препятствий на пути внедрения

Несмотря на названные преимущества, многие организации не решаются пойти на то, чтобы полностью интегрировать стандарты управления документами в своё стратегическое планирование. Препятствия для этого хорошо знакомы: отсутствие поддержки со стороны высшего руководства, сопротивление изменениям и ошибочное представление о том, что достаточно простого соблюдать существующие законодательно-нормативные требования. Специалисты по работе с информацией должны выступать в качестве пропагандистов, демонстрируя движимое стремлением получить деловую отдачу воздействие хорошо управляемых документов.

1. Сдвиг в мышлении организаций

• Вовлекайте руководство, показывая ему, каким образом управление документами снижает затраты, повышает эффективность и даёт деловую отдачу;
  
  
• Представляйте деятельность по управлению документами как инструмент, способствующий принятию стратегических решений, а не как исполнение требований законодательства.

2. Инвестирование в подходящие технологии

• Используйте ИИ и машинное обучение для интеллектуальной классификации и поиска;
  
  
• Внедряйте блокчейн для обеспечения неизменности документов и доверия к цифровым транзакциям;
  
  
• Обеспечьте соответствие используемых для управления документами облачных решений международным стандартам, чтобы избежать зависимости от поставщика.

3. Формирование культуры стратегического управления информацией

• Развивайте сотрудничество между представителями различных профессий и подразделений - между специалистами по управлению документами, ИТ-специалистами, юридическими службами и службами комплайнса;
  
  
• Встраивайте стандарты управление документами в корпоративные стратегии управления рисками и обеспечения непрерывности деловой деятельности;
  
  
• Отдавайте приоритет непрерывному обучению и повышению квалификации для поддержания вовлечённости людей.

Призыв к действию: Станьте лидерами перехода на ориентированное на деловую отдачу управление документами

Мы, как специалисты по работе с информацией, должны продвигать переход от ориентированного на исполнение законодательно-нормативных требований управления документами к управлению документами, ориентированному на получение деловой отдачи. В условиях эволюционирующего цифрового ландшафта преуспеют те организации, которые будут рассматривать стандарты не как ограничения, а как описания возможных направлений инноваций и роста. Мы должны спросить себя: занимаемся ли мы просто соблюдением установленных правил или же используем стандарты для формирования более умной и гибкой информационной среды? Предпринимая упреждающие шаги, - оценивая текущие практики, выявляя пробелы и внедряя стратегические улучшения, - мы можем добиться того, чтобы управление документами служило не только интересам аудиторов, но и выполнению в более широком плане миссии наших организаций.

Контрольный список для практической деятельности: Внедрение ориентированного на получение деловой отдачи подхода к использованию стандартов

• Оцените текущее состояние своей программы управления документами: Выявите неэффективности и пробелы в исполнении законодательно-нормативных требований,
  
  
• Согласуйте управление документами с целями деловой деятельности: Свяжите стратегическое управление информацией со стратегией организации,
  
  
• Инвестируйте в интеллектуальные / «умные» технологии: Автоматизируйте классификацию, поиск / извлечение и обеспечение безопасности,
  
  
• Вовлекайте руководство и объединенные группы нескольких подразделений: Развивайте культуру стратегического управления, а не только лишь исполнения законодательно-нормативных требований,
  
  
• Мониторинг и непрерывное совершенствование: Регулярно проводите аудит и совершенствуйте процессы, чтобы идти в ногу с эволюционирующими стандартами.

 Будущее управления документами заключается лежит в его стратегическом применении. Давайте выйдем за рамки исполнения законодательно-нормативных требований и воспримем стандарты как инструменты осуществления инноваций, повышения эффективности и обеспечения долгосрочного успеха.

Энди Поттер (Andy Potter)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/apotter_value-driven-records-management-activity-7303141503323783168-J3EP