Франция: В феврале 2013 года пройдёт конференция по электронной архивации

Как сообщается на сайте Национальных Архивов Франции, 5-6 февраля 2013 года отделение Национальных Архивов в Пьеррефит-сюр-Сен (Pierrefitte-sur-Seine) совместно с Дипломатическим архивом министерства иностранных дел проведут конференцию под названием «Когда архивация становится электронной…» (Quand l'archivage devient électronique...), рассчитанную как на французскую, так и на международную аудиторию. Тем самым организаторы конференции хотят подчеркнуть свою убежденность в том, что электронная архивация является для архивистов 21-го века одной из главных проблем.

Мой комментарий: Следует помнить, что во Франции под «архивацией» понимается и архивное дело, и управление документами/делопроизводство.

На этом форуме ряд архивистов как из государственного сектора (из министерств иностранных дел, обороны, экономики и финансов, социального обеспечения), так и из частного сектора (из таких компаний, как Orange France Telecom, группа La Poste) поделятся своим практическим опытом в области электронной архивации. Для того, чтобы на конференции был отражен и международный опыт в этой области, в частности, приглашены рассказать о своей практике и методах работы представители Федеральных архивов Швейцарии.

Помимо вопросов проектирования, развертывания и использования систем электронной архивации (под которыми понимаются ERMS-системы управления документами – Н.Х.), на конференции также пойдёт речь и о последствиях применения этой новой формы архивации: о необходимости освоения архивистами соответствующих методов, процедур и способов использования, и о пересмотре ряда фундаментальных концепций архивного дела.

Как отражение тесного сотрудничества между Национальными Архивами и Дипломатическим архивом министерства иностранных дел в ходе проекта создания платформы для обеспечения долговременной сохранности электронных документов  Vitam (название, которое по-латыни означает «жизнь», официально расшифровывается как «Передача на архивное хранение нематериальных ценностей» - Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire, о проекте Vitam  см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/ad-vitam.html ),  конференция поочередно пройдёт на площадках обоих этих учреждений: 5 февраля – В Дипломатическом архиве в Ла Курнев (La Courneuve), 6 февраля - в новом здании Национальных Архивов в Пьеррефит-сюр-Сен (Pierrefitte-sur-Seine).

Зарегистрироваться на участие в конференции можно до 10 января 2013 года. Регистрационная форма и предварительная программа выложены на сайте Национальных Архивов, см. http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/chan/english-version-colloque-archiving-2013.html  (англ.) или http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/chan/journees-colloque-archivage-electronique-2013.html (фр.).

В программу конференции (см. http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/chan/pdf/colloque-archivage-electronique-2013.pdf ) включены следующие секции:

День первый: Стратегии управления документами и глобализация

• На пути к новой практике архивации, доклад председателя научного комитета Анн Бюрнель (Anne Burnel)


• Традиции управления документами в Дипломатическом архиве и их адаптация к электронной среде


• Электронные архивы – повседневная поддержка государственного управления и обновление теоретических представлений: опыт Федеральных архивов Швейцарии


• Управление документами и информацией в контексте глобализации:  Стратегия группы Orange France Télécom и эволюция архивных концепций

День второй: Опыт электронной архивации – теория и практика

• Электронная архивация в группе La Poste, или о важности управления документами


• Электронная архивация в государственных органах: Анализ накопленного опыта

Источник: сайт Национальных Архивов Франции
http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/chan/chan/english-version-colloque-archiving-2013.html

Так как же будет формироваться Общественный совет при Федеральном архивном агентстве?

Федеральное архивное агентство (Росархив) опубликовало 21 декабря 2012 года на своем сайте обращение к общественности, в котором проинформировало о том, что начата работа по переформированию на новых принципах Общественного совета при Росархиве и внесению изменений в положение о Совете ( http://archives.ru/press/21-12-12-otkrytoe-pravitelstvo.shtml ).

Росархив начал принимать  предложения от желающих войти в расширенный состав Общественного совета и Экспертной группы при нем. Для этого предлагается заполнить анкеты кандидатов и в срок до 15 февраля 2013 г. направить их на официальный электронный адрес Федерального архивного агентства rosarhiv@archives.ru .

Анкеты сильно напоминают заявления о приеме на работу и в них, мне кажется, запрашиваются некоторые персональные данные, без которых вполне можно было бы обойтись – например, год рождения, место проживания, 3 (!) последних места работы … Зато не спрашивают о наличии публикаций, не просят сообщить сведения о своих блогах, твиттерах и т.п.

В анкете кандидата в Общественный совет при Федеральном архивном агентстве ( http://archives.ru/sites/default/files/Anketa-kandidat-Obsch-sovet.doc ) требуется, среди прочего:

• Сообщить об опыте участия в общественной работе,


• Ответить на вопрос «Чего бы Вы хотели добиться, участвуя в работе Общественного совета?»

В анкете кандидата в Экспертную группу Общественного совета при Федеральном архивном агентстве ( http://archives.ru/sites/default/files/Anketa-Expert-group.doc ) требуется, среди прочего:

• Сообщить об опыте участия в экспертной работе,


• Сказать, каким аспектам (направлениям) архивного дела и документационного обеспечения управления должно быть уделено приоритетное внимание Экспертной группы.

Мой комментарий: Интересно, будут ли опубликованы анкеты кандидатов в члены Общественного Совета и что в них напишут претенденты. Не могу в этой связи не вспомнить и о законе «О персональных данных» - в данном случае было бы полезно получить согласие кандидатов на обработку их персональных данных, особенно если часть их предполагается раскрывать.

Для справки: В Положении об Общественном совете Росархива практически ничего не сказано, каким образом он должен обеспечивать взаимодействие граждан и Росархива.

Положение об Общественном совете при Федеральном архивном агентстве (утв. приказом Федерального архивного агентства от 25.11.2011 № 96)

3. Совет обеспечивает взаимодействие граждан Российской Федерации с Федеральным архивным агентством (далее – Росархив) в целях учета интересов граждан Российской Федерации, защиты прав и свобод граждан Российской Федерации и прав общественных объединений при осуществлении функций Росархива, а также в целях осуществления общественного контроля за деятельностью Росархива.

Деятельность Экспертной группы вообще ничем пока не регламентирована, и неясно, чем конкретно она будет заниматься и будут ли её члены иметь статус членов Общественного совета, или же это нечто отдельное.

Не ясно также, каким образом из числа записавшихся кандидатов будет формироваться состав Общественного совета и Экспертной группы.

Мой комментарий: С моей точки зрения, прежде чем открывать запись кандидатов в Общественный совет и в Экспертную группу, было бы полезно объяснить всем заинтересованным сторонам, как эти органы будут формироваться и какие обязанности на их членов будут возложены. Ведь одно дело записаться в престижный клуб для участия в нечастых тусовках с фуршетом, и совсем другое – подрядиться, например, на неброскую, часто неблагодарную, отнимающую много сил и времени работу по созданию или анализу проектов нормативных документов…

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/press/21-12-12-otkrytoe-pravitelstvo.shtml 

Новая Зеландия: Опубликован отчет руководителя архивной службы о проведении аудитов государственных органов

На сайте Архивов Новой Зеландии 18 декабря 2012 года был выложен отчет Главного архивиста страны и руководителя архивной службы Грега Гулдинга (Greg Goulding) перед министром внутренних дел (которому подчинена архивная служба) о проведении в 2010-2011 годах аудитов государственных органов, в ходе которых оценивалось исполнение ими требований Закона о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005).

Документ объёмом 25 страниц под названием «Отчет Главного архивиста перед министром: Аудиты 2010-2011 гг. исполнения Закона о государственных документах 2005 года» (Chief Archivist’s Report to the Minister: Public Records Act 2005 Audits 2010/2011) доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/Ministers_Report_2010-2011__-_Public_Records_Act_Audits_-_FINAL_COPY.pdf 

Во введении в отчет Грег Гулдинг отметил, что в нем отражены 38 аудитов, проведенных в период с июля 2010 по июнь 2011 года. В проверенные государственные органы были направлены индивидуальные отчёты.

Главный архивист подчеркнул, что с момента принятия Закона о государственных документах, Архивы Новой Зеландии сотрудничали с государственными органами с целью выработки методологии аудита, способствующей достижению тех целей, которые поставлены в законе. Сейчас действует программа аудита, согласно которой аудит государственных органов будет проводиться один раз в пять лет. На первое пятилетие запланирован аудит 200 государственных органов.

В число основных целей архивного законодательства входит обеспечение подотчетности государственных органов благодаря документированию их деятельности,  а также повышение доверия общественности к целостности государственных документов. Достижению этих целей способствует аудит практики управления документами конкретных органов государственной власти и сообщение результатов аудита парламенту страны.

В отчетном году в ходе проверок особое внимание обращалось на выполнение требований выпущенных в соответствии с законом обязательных стандартов, на ведомственные руководства по управлению документами и соответствующие возможности служб управления документами, и на понимание связанных с управлением документами деловых рисков.

Каких-либо существенных нарушений законодательства выявлено не было. В то же время отмечается, что ряд организации не соблюдает в полной мере требования стандарта хранения, и что в соответствующих государственных органах были приняты меры для устранения выявленных недостатков.  Все 38 проверенных государственных органов добились значительных успехов в повышении качества управления документами, и знают о своих обязанностях и предъявляемых к ним требованиях.

Сделан вывод о том, что в целом проверенные организации хорошо осведомлены о требованиях к управлению документами, видно, что идет работа по совершенствованию этого направления деятельности, которая поддерживается высшим руководством этих организаций.

Мой комментарий: Проведение такого рода аудита – интересный опыт, который стоит взять на заметку. В результате не только есть возможность выявить и устранить какие-то недостатки в управлении документами в министерствах и ведомствах и обеспечить единообразие подходов, но и возрастает статус архивной службы. Сама архивная служба при этом тоже может много интересного узнать о реальной современной практике работы.

Когда-то давно и в нашей практике было нечто подобное, но с тех пор уже много воды утекло…

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/public-records-act-2005/chief-archivist-s-report-minister-public-records-act-2005-audits-2010 

Федеральная налоговая служба рассказала о том, что она понимает под «должной осмотрительностью»

В последнее время достаточно часто суды оценивают, проявили ли организации должную осмотрительность при выборе контрагентов, и отсутствие должной осмотрительности  рассматривается как отягчающее обстоятельство. Сильным аргументом против организации служат сведения о том, что её контрагент, с которой она состоит в гражданско-правовых отношениях, сдает нулевую налоговую отчетность.

Пример: При рассмотрении в июле 2012 года в Арбитражном суде города Санкт-Петербурга и Ленинградской области дела № А56-25506/2012 о правомочности включения организации в реестр недобросовестных поставщиков, одним из аргументов, который использовал заказчик, была информация из налогового органа о том, что организация, заключившая с победителем договор поручительства, за последние два года сдавала нулевую отчетность. В итоге суд согласился с позицией Управления Федеральной антимонопольной службы (УФАС) о том, что эта организация не соответствует требованиям Закона № 94-ФЗ о государственных закупках.

В результате организации стали массово запрашивать у Федеральной налоговой службы (ФНС) информацию о надлежащем исполнении своими контрагентами обязанностей по уплате налогов и сборов.

ФНС в своем письме от 17 октября 2012 года № АС-4-2/17710 отметила, что Налоговым кодексом «не установлена обязанность налоговых органов предоставлять налогоплательщикам по их запросам информацию об исполнении контрагентами налогоплательщиков обязанностей, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, или о нарушениях ими законодательства о налогах и сборах».

Кроме того, в соответствии с пунктом 1 статьи 102 Налогового кодекса любые полученные налоговым органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений, указанных в названном пункте, составляют налоговую тайну. Налоговая тайна не подлежит разглашению налоговыми органами, их должностными лицами и привлекаемыми специалистами, экспертами, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

В этой связи Федеральная налоговая служба рекомендует организациям при оценке налоговых рисков, которые могут быть связаны с характером взаимоотношений с некоторыми контрагентами, исследовать, среди прочих, следующие признаки:

• Отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента (его представителя), копий документа, удостоверяющего его личность,


• Отсутствие информации о фактическом месте нахождения контрагента, производственных и (или) торговых площадей,


• Отсутствие информации о государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ (официальный сайт ФНС России www.nalog.ru ),


• Отсутствие очевидных свидетельств возможности реального выполнения контрагентом условий договора,


• Наличие обоснованных сомнений в возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.

Также рекомендовано внимательно изучать размещенные на сайте ФНС России:

• Сведения об адресах, указанных при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами (так называемые адреса «массовой» регистрации, характерные, как правило, для «фирм-однодневок»),


• Наименования юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.

При этом ФНС напомнила, что регистрирующий орган не проверяет содержащиеся в представленных документах сведения, в связи с чем наличие выписки из ЕГРЮЛ в отношении какого-либо контрагента подтверждает только факт его государственной регистрации и не исключает факт его создания не в целях осуществления реальной предпринимательской деятельности.

ФНС также отметила, «что даже в случае представления налоговой отчетности контрагентами ее достоверность, а также реальность осуществления ими финансово-хозяйственной деятельности можно подтвердить только после проведения выездной налоговой проверки. В этой связи сведения налогового органа о представлении вашим контрагентом налоговой декларации, в том числе не «нулевой», не являются подтверждением его благонадежности».

Мой комментарий: Как мне кажется, в данном случае, возникает вопрос, почему государственным органам эта содержащую налоговою тайну информация доступна и  часто используется для того, чтобы отказаться от заключения контракта с неугодным поставщиком, - в то время, как коммерческая организация не может запросить такую же информацию для того, чтобы минимизировать свои коммерческие риски…

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=139031