вторник, 28 сентября 2021 г.

Защита важнейших документов организации от катастроф

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 13 сентября 2021 года на сайте компании Lucidea.

Традиционно, важнейшие документы (т.е. документы организации, которые являются абсолютно необходимыми для реагирования на чрезвычайные ситуации и для восстановления деловой деятельности после катастроф – Н.Х.) были наименее интересной и желательной коллекцией для курирования в рамках архивной работы и управления документами. Важнейшие документы появились ещё до цифровой эры, и работа по обеспечению их сохранности началась тогда, когда специалисты по работе с информацией стали микрофильмировать важнейшие материалы и хранить их в безопасном удаленном месте.

Уроки из практики

Архивисты, возможно, и раньше время от времени занимались упорядочением и обеспечением сохранности важнейших документов, но проблема здесь в том, что заниматься такими документами следует постоянно, а не разово. К сожалению, события 11 сентября 2001 года (террористическая атака на Нью-Йорк и уничтожение башен Всемирного торгового центра – Н.Х.) изменили это восприятие американских архивистов, поскольку угроза внезапных катастрофических потерь стала реальной. Новообретённое чувство неотложности управления важнейшими документами усилилось после урагана «Катрина», когда документы многих организаций были уничтожены из-за наводнения. В последнее время в новостях не раз упоминалось о потере данных в результате стихийных бедствий, случайных ошибок, кражи и злонамеренного уничтожения. В результате вопрос защиты важнейших документов привлек внимание больших и малых организаций.

Своевременное реагирования решает всё

В состав важнейших входят документы, обеспечивающие непрерывность операций и правоустанавливающие документы. Документы, обеспечивающие непрерывность операций, должна быть охвачены как часть процесса скорейшего возвращения к нормальной работе после ЧП. К правоустанавливающим относят те документы, которые необходимы для документирования и реализации прав организации, её сотрудников и клиентов.

Сразу после чрезвычайной ситуации немедленный доступ к правоустанавливающим документам может не потребоваться, однако организация будет нуждаться в них в более длительной перспективе, и планирование усилий по их защите является важной частью программы управления важнейшими документами. Например, документы, касающиеся выплат и льгот сотрудникам, могут не понадобиться немедленно, но они необходимы для обеспечения прав сотрудников.

В настоящее время большинство правоустанавливающих документов являются электронными, и обеспечение их защиты и доступности должно быть частью плана восстановления деловой деятельности после чрезвычайных ситуаций и катастроф. В то же время могут существовать документы, обладающий юридической силой экземпляр которых (т.е. официальный подписанный оригинал) все ещё хранится на бумажном носителе - это, например, документы о собственности и договоры ссуды. В таком случае необходимо позаботиться о сохранности этих документов.

Роли, выполняемые в рамках обеспечения защиты документов

Архивисты и специалисты по управлению документами исполняют ряд ролей при защите документов, включая, в том числе:

  • Смягчение последствий стихийных бедствий;

  • Резервное копирование документов и данных;

  • Обеспечение непрерывности деловых операций (Continuity of operations, COOP);

  • Восстановление документов.

Выделение важнейших документов

Важнейшие документы следует идентифицировать с указанием владельца, оператора, типа информации и уровня защиты. Специалистам по работе с информацией следует проводить периодические аудиты процесса защиты физических и электронных документов с тем, чтобы обеспечить надлежаще функционирование всех его компонентов. Аудиты – дело болезненное, но необходимое, поскольку архивисты учатся на ошибках и упущениях, допущенных в ходе учебных упражнений. Архивисты также должны правильно поддерживать среду, в которой хранятся важнейшие документы, и следить за тем, чтобы использовалось надлежащее оборудование для транспортировки, хранения и размещения важнейших документов.

Первым шагом в рамках любых из этих усилий является понимание того, какие информационные активы существуют и какого уровня защиты они заслуживают в зависимости от рисков и возможных последствий их утраты. В число угроз входят стихийные бедствия, такие как наводнения, ураганы, торнадо; а также катастрофы, связанные с деятельностью человека, такие как пожары, сбои систем, хакерские атаки и человеческие ошибки.

Смягчение последствий стихийных бедствий и катастроф

Программа смягчение последствий стихийных бедствий - это программа, направленная на минимизацию ущерба в случае катастрофического события. Выявив существенные угрозы (такие как, например, ураганы или наводнения), архивисты планируют действия по смягчению последствий стихийных бедствий, если те случатся.

План включает внесение изменений в текущие методы ведения деловой деятельности (например, хранение резервных копий в месте, не подверженном ураганам) и располагаемые возможности (например, заключение контракта на поддержание активной или пассивной резервной площадки за пределами зоны ураганов). План также может включать заключение контракта с фирмой, специализирующейся на восстановлении данных и/или восстановлении поврежденных водой документов.

Специалисты информационных профессий могут создать программу, дающую сотрудникам возможность выполнять ключевые по важности функции из удаленного места или предусматривающую перемещение ключевых служб на другую площадку. Ключом к смягчению последствий стихийных бедствий является не только составление плана, но и освоение в ходе тренировок умения отыскивать в плане скрытые недостатки и устранять их, - с тем, чтобы важнейшие документы организации не были навсегда утрачены.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/protecting-vital-records-from-disaster/  

Комментариев нет:

Отправить комментарий